Gruppen & Zugriffsrechte

Du willst Verantwortung delegieren, ohne die Kontrolle zu verlieren und sicherstellen, dass sensible Infos nur dort landen, wo sie hingehören?

Warum gibt es diese Funktion?

• Dein neuer Azubi hat Zugriff auf interne Kalkulationen oder Stundenlöhne, die er nicht sehen sollte.
• Ein Mitarbeiter verschiebt oder löscht aus Versehen Dokumente, die er gar nicht sehen oder bearbeiten sollte.
• Jedes Mal, wenn ein neuer Monteur anfängt oder ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt, musst du mühsam alle Zugriffe einzeln anpassen.
• Wichtige Informationen gehen im Team unter, weil du nicht weißt, wen du konkret für eine bestimmte Info ansprechen musst.

So richtest du es ein

1. Gruppen anlegen: Erstelle in den MemoMeister-Einstellungen sinnvolle Gruppen für deinen Betrieb, zum Beispiel "Monteure", "Büro", "Auszubildende", "Projektleiter".
2. Mitarbeiter zuordnen: Weise jedem deiner Teammitglieder die passenden Gruppen zu. Ein Projektleiter kann beispielsweise in "Monteure" und "Projektleitung" sein.
3. Zugriffsrechte pro Mappe festlegen: Lege in deinen Mappenvorlagen oder direkt in Projekten fest, welche Gruppen auf welche Mappen zugreifen dürfen. So sieht die "Abrechnung" zum Beispiel nur "Büro" und "Chef".
4. Standardrechte definieren: Überlege, welche Basisrechte für jede Gruppe gelten sollen (z.B. "Monteure" dürfen Fotos hochladen und Notizen erstellen) und passe diese einmalig an.
5. Projektvorlagen anpassen: Hinterlege die definierten Gruppen und ihre Zugriffsrechte direkt in deinen Projektvorlagen. So starten neue Projekte immer mit der richtigen Rechteverteilung.
6. Kommunikation nutzen: Ermutige dein Team, bei Nachrichten die @-Erwähnung zu nutzen, um ganze Gruppen zu informieren, z.B. @Alle Monteure für eine wichtige Baustelleninfo.

Was dein Betrieb davon hat

• Entlastung bei der Delegation: Du gibst deinem Team klare Verantwortlichkeiten und ermöglichst eigenständiges Arbeiten, ohne ständig manuell nachjustieren zu müssen.
• Erhöhte Datensicherheit: Sensible Informationen bleiben geschützt und du minimierst das Risiko von ungewolltem Datenzugriff oder -verlust.
• Massive Zeitersparnis: Weniger Aufwand beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei der Projektanlage, da die Rechte in Zukunft automatisch richtig gesetzt sind.

Weiterführende Artikel

• MM#57 Gruppen & Zugriffsrechte: So delegierst du sicher und effizient

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Aktualisiert am: 07/04/2026