01 – Memos: So behältst du den Überblick über alle Baustelleninfos

Dein Team erstellt täglich unzählige Fotos, Pläne und Notizen auf der Baustelle. Doch wie stellst du sicher, dass diese Informationen nicht verloren gehen, sondern strukturiert und nachvollziehbar für dein gesamtes Unternehmen nutzbar sind?

Dieses Video ist Teil unseres MemoMeister OnBoardings.

Was bringt dir das?

Wenn dein Team Memos konsequent nutzt, schaffst du eine zentrale Informationsquelle für alle Projekte. Du ermöglichst es deinen Projektleitern, Informationen selbstständig und nachvollziehbar zu dokumentieren. Das stärkt die Delegation, reduziert Kontrollfahrten und gibt dir die Sicherheit, dass dein Unternehmen stets auf aktuelle und vollständige Daten zugreifen kann.

Worum geht es?

Viele Führungskräfte im Handwerk stehen vor dem Problem, dass wichtige Bauinformationen auf einzelnen Mitarbeiter-Handys verstreut sind. Ohne eine zentrale Ablage gehen Details verloren, die Nachvollziehbarkeit leidet und die Suche nach dem richtigen Dokument kostet wertvolle Arbeitszeit deines Teams. Das führt zu Unsicherheit in der Führung und erschwert die Einhaltung von Qualitätsstandards.

So funktioniert's – Schritt für Schritt

1. Memos erstellen: Egal ob Bild, PDF, Video, Checkliste oder Formular – jedes Dokument wird zu einem Memo.
2. Informationen ergänzen: Füge Beschreibungen hinzu, diktiere Notizen ein oder markiere Kollegen mit Kommentaren.
3. Versionen nutzen: Jede Änderung wird protokolliert. Du kannst jederzeit frühere Versionen eines Memos einsehen oder wiederherstellen.
4. Aufgaben ableiten: Erstelle direkt aus einem Memo eine Aufgabe für dein Team, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.
5. Vielfältige Memo-Typen: Nutze Fotos, Pläne, Berichte aus Vorlagen, Checklisten oder Videos – alles zentral in deinem Projekt.

Das bringt's deinem Unternehmen

• Dein Team arbeitet selbstständiger: Klare Dokumentation ermöglicht sicheres Delegieren und reduziert deinen Aufwand für Nachfragen.
• Vollständige Nachvollziehbarkeit: Du siehst jederzeit, wer wann was erstellt oder geändert hat. Alle Informationen sind zentral und leicht auffindbar.
• Dein Unternehmen spart Zeit und Nerven: Kein Suchen mehr nach Fotos oder Plänen, keine Doppelarbeit und weniger Kontrollfahrten.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält, das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos von dem Video wiederfindest.

Hallo und herzlich willkommen. Das Allerwichtigste, was du bei MemoMeister verstehen solltest, ist natürlich: Was hat es mit diesen ominösen Memos auf sich? Als wir 2018 mit der ersten MemoMeister-Version gestartet sind, war unsere Beobachtung, dass unglaublich viele Informationen auf den Baustellen entstehen. Diese liegen jedoch verstreut auf den verschiedenen Handys und heißen überall IMG 328, Plan neu oder Schema neu.

Wir hatten als Chef die Anforderung: Wir wollten wissen, gibt es eine frühere Version? Wenn jemand in ein Bild zeichnen möchte, wollten wir sehen, wer hat da reingezeichnet. Wenn wir ein Bild finden, wollten wir eine Beschreibung dazu eingeben können, die wir auch später noch verstehen. Und wenn ein Mitarbeiter eine Frage hat, sollte er dazu kommentieren können.

Damit du das alles verstehst und es keine Trockenschwimmübung wird, zeigen wir es dir jetzt einfach an einem Beispiel. Wir gehen dazu hier in das Demo Projekt, das auch in deinem Account liegt. Unter Baustellenfotos findest du viele Elemente – alle davon sind Memos. Wir schauen uns jetzt dieses eine Memo genauer an, da wir es daran wunderbar erklären können.

Sobald jemand in MemoMeister ein Memo speichert – egal ob Bild, PDF, Video, Checkliste oder Formular – wird protokolliert, wer es erstellt hat. Wenn es draußen am Handy gemacht wurde, speichern wir auch, wo es erstellt wurde. Die Beschreibung kannst du unterwegs einfach diktieren: Handy rausnehmen, Bild machen, diktieren, was du auf dem Bild siehst.

Wir haben die Möglichkeit, Labels zu setzen, und diese Labels können sogar automatisch gesetzt werden. Aus jedem Memo kannst du mit einem Klick eine Aufgabe erstellen, um sicherzustellen, dass dein Team nichts vergisst. Dazu gibt es im Onboarding aber ein extra Kapitel. Zudem hast du im Memo die Möglichkeit, Kommentare zu schreiben.

Das ist ein bisschen wie bei YouTube, LinkedIn, Instagram oder TikTok. Es gibt den Content, also den Inhalt, und du kannst deine Kollegen markieren. Diese bekommen dann eine Push-Benachrichtigung, können antworten, und du siehst es heute, in fünf Tagen oder auch in fünf Jahren noch, wer wann an diesem Memo was kommentiert hat.

Hier in der Mitte siehst du, dass jemand etwas reingezeichnet hat. Unten links sehen wir, dass es verschiedene Versionen gibt. In MemoMeister wird alles protokolliert, und wenn du später für einen Bericht dieses Bild vielleicht ohne Text und Pfeil brauchst, kannst du es über die Version wiederherstellen. Das sind Eigenschaften, die alle Memos besitzen.

Es gibt aber jetzt Besonderheiten bei den verschiedenen Memo-Arten. Wir gehen kurz zurück zu der Checkliste und erklären dir diese Besonderheiten noch. Im Onboarding, bei Kapitel 01 'Das sind Memos', siehst du oben die Checkliste. Wir haben bereits die allgemeinen Eigenschaften erklärt: dass ein Memo einen Status, also Aufgaben, haben kann, dass es Kommentare gibt, dass man eine Beschreibung angeben kann und dass es versioniert wird.

Jetzt erklären wir dir noch ganz kurz die verschiedenen Arten von Memos, indem wir dir zeigen, in welchen Unterordnern sie im Beispielprojekt gespeichert sind. Zurück zum Demo Projekt: Wir waren gerade bei den Baustellenfotos. Logisch, dass dort in aller Regel Fotos landen.

Du hast aber auch genauso die Möglichkeit, Pläne abzulegen. Das ist ein Memo auf Basis eines PDFs, einfach ein Plan. Auch hier kannst du markieren und reinzeichnen, es werden Versionen erstellt, und du kannst deine Kollegen mit dem @-Zeichen markieren. Alle Eigenschaften eines Memos gelten also auch für Pläne.

Dann gibt es die Rubrik 'Reporte'. 'Reporte' ist ein Ordner, in dem Reporte landen. Diese Reporte kommen aus Vorlagen. Es gibt in der Onboarding-Sektion ein weiteres Kapitel, in dem wir zeigen, wie du diese Protokolle erhältst, dass wir über 60 Vorlagen haben und wie diese automatisch mit einem Logo versehen werden.

Hier ist nur wichtig: Alle haben gleiche Eigenschaften, sind versionierbar, und du siehst, wer wann was verändert hat und so weiter. Es geht hier runter bis zu den Checklisten. Die Checkliste ist auch die Checkliste, die wir im Onboarding gerade gemacht haben. Das ist ebenfalls ein Memo, im Prinzip eine Textdatei, in der du Checklisten oder Ergebnisse einer Baubesprechung festhalten kannst. Auch wenn du ein Transkript einer Baustellenbesprechung hast, kannst du es einfach per Copy-and-Paste einfügen und kleine Punkte daraus machen.

Das ist etwas, das man sich zum Beispiel auch von einer KI generieren lassen kann. Es geht so weiter, bis wir hier unten die Materialliste haben. Das sind zum Beispiel gescannte PDFs. Deine Mitarbeiter können also unterwegs in MemoMeister mit dem PDF-Scanner einfach einen Lieferschein oder eine Preisliste abscannen.

All das sind die verschiedenen Memo-Arten. Eine weitere gibt es noch, das ist ein Video. Im Prinzip ist das auch ein Stück weit das, was du gerade siehst. Das können die Mitarbeiter draußen einfach erstellen, indem sie auf das Pluszeichen in der App gehen und dann unten den Kamera-Knopf lang drücken. Das ist aber im Prinzip auch schon von den meisten bekannt.

Dann kann man diese Videos hochladen und hat ein Video als Basis in dem Memo. Wir möchten noch kurz zurückgehen und prüfen, ob wir alles abgehakt haben. Ja, wir haben alles abgehakt. Jetzt setzen wir die Aufgabe auf 'erledigt' und speichern das. Damit wissen wir, dass der erste Teil im Onboarding erledigt ist.

Im zweiten Teil geht es dann um Formulare und Vorlagen. Wir haben über 60 Stück, und wir erklären dir, wie du diese mit deinem Logo und deiner eigenen Anschrift versehen kannst, wie sie funktionieren und wie du sie in deinem Unternehmen nutzen kannst.

→ Nächstes Kapitel: 02 – Formulare & Vorlagen: So standardisiert ihr die Baustellendokumentation

Aktualisiert am: 01/04/2026