05 – Aufgaben: So vergisst dein Team nichts mehr

Freitagnachmittag, und du fragst dich, ob auch wirklich alle Aufgaben erledigt sind, bevor das Wochenende beginnt? Wir zeigen dir, wie du mit MemoMeister sicherstellst, dass dein Team nichts mehr vergisst und du jederzeit den Überblick behältst.

Dieses Video ist Teil unseres MemoMeister OnBoardings.

Was bringt dir das?

Dein Unternehmen gewinnt an Verlässlichkeit und Transparenz, wenn Aufgaben nicht mehr in Chatnachrichten oder Sprachmemos untergehen. Du kannst besser delegieren und nachvollziehen, wer welche Aufgabe bis wann erledigen muss. Das schafft Ruhe im Arbeitsalltag und sichert die Qualität deiner Projekte.

Worum geht es?

Oft ist es nicht das Sachproblem, dass eine Aufgabe vergessen wird, sondern das Führungsproblem der fehlenden Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Ohne ein zentrales System verliert dein Unternehmen wertvolle Zeit durch Rückfragen, unvollständige Arbeiten und unnötige Kontrollfahrten. Wir lösen das, indem wir die Aufgabenverwaltung direkt an den Projekten verankern.

So funktioniert's – Schritt für Schritt

1. Aufgabe aus Memo erstellen: Wir zeigen dir, wie du mit nur einem Klick aus jedem Memo (Foto, Plan, Chatnachricht etc.) eine konkrete Aufgabe machst.
2. Verantwortlichkeiten & Fälligkeiten festlegen: Weise die Aufgabe dem richtigen Teammitglied zu und setze ein klares Fälligkeitsdatum.
3. Details ergänzen & Kollegen markieren: Füge Kommentare hinzu, um die Aufgabe genauer zu beschreiben, und markiere Kollegen mit @, um sie direkt zu informieren.
4. Aufgaben im Dashboard überwachen: Behalte den Überblick über alle Aufgaben deines Teams und deine eigenen im übersichtlichen Dashboard.

Das bringt's deinem Unternehmen

• Klare Delegation: Dein Team weiß jederzeit, wer für welche Aufgabe zuständig ist und bis wann sie erledigt sein muss. Das reduziert Rückfragen und Missverständnisse.
• Umfassender Überblick: Du siehst im Dashboard auf einen Blick, welche Aufgaben fällig oder überfällig sind – sowohl deine eigenen als auch die deines Teams. Das schafft volle Transparenz ohne Kontrollfahrten.
• Effizientere Prozesse: Durch die zentrale Erfassung und Zuweisung von Aufgaben vermeidest du, dass wichtige Punkte im Alltag untergehen. Dein Unternehmen spart Zeit und Ressourcen.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält, das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos von dem Video wiederfindest.

Es ist Freitagnachmittag, ihr wolltet die Projekte eigentlich alle abschließen, die Rechnung verschicken und stellt fest: „Oh, in irgendeiner WhatsApp-Nachricht habe ich von einem Kollegen noch eine Aufgabe bekommen“ oder „Eine Sprachnachricht hat mich jemand gebeten, noch einen Kostenvoranschlag zu erstellen“ oder, oder, oder.

Im Alltag entsteht unglaublich viel und in MemoMeister können wir das ein für allemal für dich lösen. Du kannst aus jedem Sachverhalt, egal ob es ein Rapportzettel ist, der noch ausgefüllt werden muss, ob es ein Video ist, das dir jemand geschickt hat, eine Checkliste oder Planunterlagen, die noch eine Änderung brauchen, aus jedem Memo eine Aufgabe machen. In diesem Video zeigen wir dir, wie einfach das geht. Das ist nämlich nur ein einziger Klick. Dann vergisst dein Team Dinge, die im Alltag entstehen, einfach nicht mehr und ihr könnt nachvollziehen, wer hat was noch zu tun – und zwar auch bis wann.

Das schauen wir uns am besten wieder im Demoprojekt an. Wir gehen jetzt ins Demoprojekt und gucken uns das an. Ich hatte ja vorher schon mal ein Foto, nämlich dieses „5 cm kürzen, müssen wir noch tun“. Bin ich bei diesem Foto und merke, „oh, hier müssen wir noch 15 cm kürzen“, trage ich das ein und kann dann direkt mit einem Klick – das ist das, was wir gesagt haben, dieser eine Klick reicht – fertig. Jetzt ist aus diesem Sachverhalt eine gespeicherte Aufgabe.

Wir können aber auch noch sagen, wir wissen, wer es tun muss, und weisen es einfach mal uns zu. Und wir können auch noch sagen, das müssen wir unbedingt heute noch tun, weil der entsprechende Mensch, der da oben die Arbeitsplatte drauflegt, kommt morgen. Dann haben wir das fertig, haben es gesetzt und wissen: Jetzt ist es in MemoMeister gespeichert. Jeder, der sich dieses Memo anschaut, weiß, es ist noch zu tun, er weiß, wer zuständig ist, und er weiß, es muss bis heute Abend noch erledigt werden.

Was man natürlich auch tun kann, ist hier unten in den Kommentaren noch eine Beschreibung dieser Aufgabe zu ergänzen. Sozusagen: „Hey, wir haben dir eine Aufgabe gesetzt, wir müssen es auf jeden Fall auch noch im Plan kürzen“ oder „Das muss in die Werkstatt“ oder „Die in der Werkstatt wissen schon Bescheid, das muss gekürzt werden“. All das geht natürlich hier unten über das Kommentarfeld. Dann kannst du auch, wenn ein entsprechender Kollege markiert werden muss, einfach mit diesem @-Zeichen den Kollegen markieren und ihm hier dann das reinschreiben, was er eben tun muss.

So haben wir im Handumdrehen nicht nur eine Aufgabe, sondern auch eine Aufgabenbeschreibung erstellt. Jetzt ist einfach die Frage: Wie überwachen wir das? Wie sehen wir das, dass es diese Aufgabe gibt und dass diese Aufgabe noch getan werden muss? Zum Beispiel kurz bevor wir eine Rechnung schreiben, können wir schauen: „Hey, haben wir noch auf der Punkteliste von dem Kunden etwas zu erledigen?“

Das geht in MemoMeister ganz einfach in unserem Dashboard, weil da gibt es schon die Kategorie „Meine Aufgaben“. Da sehen wir, was uns zugewiesen ist, wir sehen, was fällig ist, wir sehen, was überfällig ist, und wir können auch sagen, welche Aufgaben wir schon erledigt haben. Das kann man auch noch für sich konfigurieren, das kann man noch anpassen. Da kann man auch Aufgaben von Kollegen überwachen.

Wir können also auch sagen, wir möchten alle Aufgaben sehen, die für Markus notwendig sind. Das ist alles aber dann in einem extra Kapitel „Umgang mit dem Dashboard“. Dazu müssen wir vorher auch noch kurz erfahren und lernen, wie die Suche in MemoMeister funktioniert. Das ist aber, wie gesagt, ein anderes Kapitel.

Wir gehen jetzt mal schnell zurück zu den Aufgaben und gucken, ob wir das alles gemacht haben. Aufgaben verstehen – haben wir; Aufgaben gefiltert – haben wir auch; und das Dashboard verstanden – haben wir auch. Das können wir jetzt speichern. Dann sagen wir, wir möchten die Aufgabe, dass wir dieses Aufgaben-Video gemacht haben, auch auf erledigt setzen, weil jetzt haben wir im Onboarding das Kapitel 05 erledigt. Jetzt können wir schauen, was der nächste Punkt ist.

Im nächsten Video geht es dann um die Suche, um den Filter und um die Schlagwörter in MemoMeister, weil damit können wir dann tatsächlich auch Aufgaben filtern, aber auch noch viel mehr. Dazu müssen wir kurz verstanden haben, was es mit den Schlagwörtern und Labels in MemoMeister auf sich hat.

→ Nächstes Kapitel: 06 – Suchen: Blitzschnell wichtige Projektinfos finden und delegieren

Aktualisiert am: 01/04/2026