09 – App-Nutzung: So dokumentiert dein Team effizient

Deine Baustellen sind das Herzstück deines Unternehmens. Mit der MemoMeister App stellst du sicher, dass dein Team vor Ort alle wichtigen Informationen sauber erfasst und du jederzeit den Überblick behältst.

Dieses Video ist Teil unseres MemoMeister OnBoardings.

Was bringt dir das?

Dein Unternehmen gewinnt an Struktur und Verlässlichkeit, wenn alle Mitarbeiter wissen, wie sie Fotos, Lieferscheine und Rapporte digital erfassen. Du kannst besser delegieren, weil die Dokumentation von alleine funktioniert und du nicht mehr jedem Mitarbeiter erklären musst, wie er die Kamera richtig bedient. Das fördert die Qualitätsführerschaft und schafft Ruhe im Unternehmensalltag.

Worum geht es?

Das Problem ist oft nicht, dass dein Team nicht dokumentieren will, sondern dass es an klaren Prozessen und dem richtigen Werkzeug fehlt. Ohne eine intuitive App, die jeder Mitarbeiter versteht, entstehen Fotochaos und fehlende Nachweise, die dich im Nachhinein viel Zeit und Nerven kosten. Diese Funktion löst das Führungsproblem, indem sie deinem Team ein selbsterklärendes System für die Dokumentation an die Hand gibt und so die Qualität der Baustellendokumentation sicherstellt.

So funktioniert's – Schritt für Schritt

1. App installieren & anmelden: Ladet die MemoMeister App aus dem Apple oder Play Store herunter und meldet euch mit euren Login-Daten an. Es sind dieselben wie für die Webanwendung.
2. Fotos und Videos erstellen & beschriften: Navigiert in eine Mappe, nutzt die Kamera-Funktion, nehmt Fotos und Videos auf und beschriftet diese direkt in der App. Fügt auch mehrere Perspektiven hinzu.
3. Memos bearbeiten & kommentieren: Bearbeitet hochgeladene Fotos direkt in der App (z.B. mit Markierungen), schreibt Kommentare unter Memos und erwähnt Kollegen mit dem @-Zeichen.
4. Reactions nutzen: Setzt oder fügt Reactions zu Kommentaren hinzu, um den Austausch mit dem Büro zu vereinfachen.
5. Lieferscheine scannen & markieren: Nutzt den integrierten Scanner, um Lieferscheine, Rechnungen oder Typenschilder zu digitalisieren. Bearbeitet die gescannten Dokumente bei Bedarf direkt in der App.
6. Berichte aus Vorlagen erstellen & teilen: Wählt ein Formular aus der Vorlagensammlung aus, füllt es direkt in der App aus (z.B. Bautagesbericht) und ladet es hoch. Erstellt aus ausgewählten Fotos Berichte mit eurem Logo und teilt diese (z.B. per WhatsApp oder E-Mail).
7. Aufgaben aus Memos erzeugen & zuweisen: Erstellt aus einem Memo eine Aufgabe, setzt ein Fälligkeitsdatum und weist sie einem Kollegen zu. Den Status der Aufgabe könnt ihr im Dashboard verfolgen.
8. Labels zuweisen: Fügt Memos nachträglich Labels hinzu, um sie zu kategorisieren (z.B. „Reklamation“ oder „Lessons Learned“). Mappen können Labels auch automatisch setzen.
9. Mappen und Memos mehrfach selektieren: Wählt mehrere Memos oder Mappen aus, um sie gemeinsam zu verschieben, zu teilen oder ins Offline Wallet zu laden. (Das Löschen von Mappen ist nur für Mappenmeister möglich.)
10. 360-Grad-Ansichten nutzen: Öffnet 360-Grad-Fotos in der App, um euch virtuell im Raum umzusehen und Markierungen zu setzen.
11. Dashboard-Funktionen anpassen: Nutzt das Dashboard, um Mappen in eurer Nähe, Favoriten, zugewiesene Aufgaben und zuletzt verwendete Memos schnell zu finden. Passt die Widgets individuell an.
12. Offline-Funktionen & Bildeinstellungen verwalten: Konfiguriert die Bildqualität für den Upload (wir empfehlen „Sehr hoch“). Nutzt die Offline-Mappenstruktur-Aktualisierung und das Offline Wallet, um auch ohne Internetverbindung weiterarbeiten zu können.

Das bringt's deinem Unternehmen

• Verbesserte Delegation: Dein Team kann selbstständig und nach klaren Prozessen dokumentieren, wodurch du weniger Mikromanagement betreiben musst.
• Lückenloser Überblick: Du behältst jederzeit die volle Kontrolle über alle Projekte und Dokumente, selbst wenn du nicht persönlich vor Ort bist.
• Effizientere Kommunikation: Durch Kommentare, @-Erwähnungen und Reactions im Team wird der Informationsfluss beschleunigt und Missverständnisse reduziert.
• Rechtliche Sicherheit: Saubere, digitale Dokumentation von Lieferscheinen, Rapporten und Baustellenfotos schafft Nachvollziehbarkeit und minimiert Risiken bei Reklamationen.
• Zeit- und Kostenersparnis: Dein Unternehmen spart manuelle Nachbearbeitung, vermeidet doppelte Wege und profitiert von schnellen Prozessen auf der Baustelle.

Video-Guides: App-Funktionen im Detail

1. Fotos & Videos erstellen

2. Kommentare & Erwähnungen

3. Benachrichtigungen

4. Dokument scannen

5. Formulare aus Vorlagensammlung

6. Aufgaben erstellen

7. Mehrfachselektion

8. Bericht erstellen

9. Labels erstellen

10. 360° Grad Viewer

11. Dashboard

12. Einstellungen & Offlinemodus

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält, das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos von dem Video wiederfindest.

In MemoMeister geht es nicht nur darum, was wir in der Webanwendung sehen, sondern auch, wie alles für das Team auf der Baustelle funktioniert. Genau das schauen wir uns in diesem Kapitel an. Zuerst ladet ihr die MemoMeister App im Apple Store oder Play Store herunter und installiert sie. Meldet euch dann mit euren Login-Daten an, es sind dieselben wie für die Webanwendung. Nach der Anmeldung sieht die App etwa so aus, wie wir es euch jetzt einblenden. Wir zeigen euch nun detailliert die einzelnen Funktionen. Für jeden Punkt dieser Checkliste gibt es ein eigenes kleines Tutorial, sodass ihr bei Bedarf auch nur spezifische Kapitel (z.B. „Memo erstellen“ oder „Lieferschein scannen“) nutzen könnt.

Der erste Schritt ist, wir gehen in MemoMeister hier unten auf die Mappe. Wenn wir doppelt darauf drücken, sind wir immer im obersten Element, also auf der obersten Ebene. Hier haben wir unter Onboarding unser Demo-Projekt. In diesem Demo-Projekt haben wir für die verschiedenen Unterlagen, die wir uns der Reihe nach anschauen, schon Mappen vorbereitet. Jetzt möchten wir im ersten Schritt Fotos und ein Video machen. Dazu gehen wir auf „Baustellen Fotos“ und drücken unten auf das Plus. Wenn wir auf „Kamera“ gehen, öffnet sich direkt die Kamera und justiert sich in aller Regel von selbst mit dem Scharfstellen. Dann machen wir ein Foto. Wir können auch eine andere Perspektive wählen oder lange auf den Auslöser drücken, um ein Video aufzunehmen, in dem wir eine Besonderheit erklären, wie zum Beispiel, dass man das hier auch so hinstellen kann.

Die Alltagssituation kennt jeder: Wir geben euch und euren Kollegen den Tipp, immer schon direkt mehrere Perspektiven zu fotografieren. Drückt einfach öfter auf den Auslöser und dann auf „Weiter“. Dann öffnet sich ein Dialog, in dem wir diese Fotos beschriften können. Solange wir unten auf dem Auswahlfeld „Für alle“ sind, können wir eine Beschreibung für die gesamte Auswahl eingeben. Wenn wir darauf drücken, öffnet sich die Tastatur. Dort können wir auch über das Mikrofon diktieren, was wir sagen möchten, in diesem Fall eben die verschiedenen Perspektiven für die Bausteine. „Ich bin im Erdgeschoss und habe hier verschiedene Einbauperspektiven für die Puzzlesteine.“ Drückt auf „Bestätigen“ und wenn ihr dann auf „Upload“ drückt, lädt er all diese Sachen auf einmal hoch und sie sind automatisch beschriftet. Wir möchten aber noch eine Kleinigkeit ergänzen: Wenn wir auf ein Foto gehen, können wir durch Wischen die Fotos noch einmal anschauen. Falls etwas unscharf war oder wir etwas doch nicht haben möchten, können wir es über den Mülleimer auch wieder löschen. Wir können auch, wenn wir auf das Foto drücken, dieses noch bearbeiten, indem wir zum Beispiel oben auf „Zeichnen“ und dann auf den Stift gehen und sagen, wir möchten dieses Element markieren. Dann umkreisen wir es, es ist jetzt markiert, und dann drücken wir auf „Upload“. Dann öffnet sich in MemoMeister die Upload-Warteschlange und es lädt im Hintergrund diese Bilder und auch dieses Video hoch. Dann haben wir es in der Sekunde auch in der Webanwendung hinterlegt. Wir können uns das jetzt für alle, die das Video anschauen und in der Webanwendung prüfen, im Demo-Projekt unter „Fotos“, „Baustellen Fotos“ ansehen. Dort sehen wir, dass das Video angekommen ist, dass die Markierungen da sind und dass wir diese Puzzlesteine eben auch bekommen haben.

Gehen wir zurück zum nächsten Teil. Wir können jetzt an der Stelle den Haken schon mal setzen für das Demo-Projekt. Wir sind reingegangen und haben das Memo mit zwei Fotos, einem Video und der Beschreibung erstellt. Jetzt haben wir die Memos gespeichert, also das Video mit der Markierung. Dann können wir hier unten auch darauf gehen und einen Kommentar schreiben. Beim Kommentarschreiben haben wir dieses @-Zeichen und können den entsprechenden Kollegen, den wir markieren möchten, erwähnen und ihm etwas schreiben. Wir können hier auch Emojis einsetzen oder wieder etwas diktieren: „Bitte überprüfe das mit dem Architekten, ob das wirklich so richtig ist.“ Dann schicken wir das weg und in der Sekunde bekommt der Kollege im Büro eine Push-Benachrichtigung. Wenn der Kollege das dann sieht, kann er auch entsprechend reagieren und eine Reaction darauf machen, wenn er zum Beispiel sagt: „Habe ich gesehen, habe ich erledigt.“ So funktioniert der Austausch von unterwegs mit den Kollegen im Büro.

Das mit dem @-Zeichen haben wir jetzt gelernt, das heißt, jetzt können wir hier ein Häkchen dran machen. Jetzt kommen wir zum nächsten Punkt: Benachrichtigungen und Reactions. Wenn wir in der App unten bei „Mitteilungen“ sind, sehen wir, wenn wir etwas geschrieben oder erwähnt worden sind. Wenn wir auf einen Kommentar gehen, können wir durch langes Drücken Reactions setzen. Wir können selbst auch Reactions hinzufügen, indem wir lange darauf drücken und sagen: „Das war super.“ So funktioniert das mit den Reactions. Jeder im Unternehmen kann, wenn er möchte, auf einen Kommentar eine Reaktion setzen. Man kann aber auch im Team Reaktionen für bestimmte Sachverhalte einfordern. Wenn ihr dazu mehr wissen wollt, könnt ihr auch gerne in der Webanwendung unter Onboarding bei den Kommentaren und Benachrichtigungen nachschauen, wie es geht.

Und dann kommen wir zum nächsten Teil, nämlich zum Umgang mit dem Lieferschein. Wie können wir verschiedene Zettel – das können Lieferscheine, Rechnungen, Etiketten von Typenschildern oder Thermotransferpapier von Messgeräten sein – verwalten? All das geht über den MemoMeister Scanner, und den zeigen wir euch jetzt. Dazu gehen wir in die Mappe „Lieferschein“ und hier dann auf dieses Plus. Jetzt wählen wir nicht die Kamera, sondern den Scanner aus. Wenn wir den ausgewählt haben, öffnet sich der Scanner. Wenn wir jetzt den Lieferschein oder etwas Ähnliches haben, funktioniert das komplett automatisch. Der Scanner erkennt den Rahmen, scannt ihn. Wir können dann entsprechend noch eine weitere Seite hinzufügen, falls wir eine zweite Seite haben. Ansonsten drücken wir auf „Fertig“ und dann haben wir wieder den Dialog wie vorher. Wir können hier eingeben, worum es geht: „Lieferschein für das Erdgeschoss.“ Und drücken dann hier auf „Upload“, und dann ist der Lieferschein auch in MemoMeister hochgeladen. Was wir dann auch machen können, sobald er hochgeladen ist, es dauert ganz kurz, dann bekommen wir hier den Lieferschein, den wir gerade gescannt haben. Dann können wir ihn auch öffnen, ihn uns hier noch einmal anschauen und haben dann auch hier die Möglichkeit, entsprechende Markierungen zu setzen, Sachen anzuhaken, abzuhaken und zu speichern. Auch das wird dann direkt wieder hochgeladen. Nachdem es mit dem Lieferschein funktioniert hat, können wir ihn uns natürlich im Büro schnell anschauen. Das heißt, wir sehen hier jetzt schon, dass der Lieferschein gescannt worden ist. Wir öffnen ihn, sehen auch, dass die Markierungen drin sind, können jetzt genauso wieder Kommentare schreiben, falls etwas unklar wäre, und sehen, dass er schon in zwei verschiedenen Versionen da ist, nämlich einmal das gescannte und einmal das von uns bearbeitete mit dem Strich darin.

Und jetzt können wir zurückgehen ins Onboarding und zur App für unterwegs und schauen, was die Checkliste uns als Nächstes bereithält. Wir haben den Lieferschein-Scanner erklärt, und im nächsten Schritt holen wir uns ein Formular aus der Vorlagensammlung. Wenn ihr das noch nicht habt, schaut euch auf jeden Fall das Kapitel im Onboarding an, wie das mit den Formularen und der Vorlagensammlung funktioniert. Wir holen uns da jetzt gleich eins in der App raus, füllen das aus und schauen uns dann auch wieder an, wie das in der Webanwendung aussieht. Logischerweise gehen wir in der App jetzt nicht mehr in die Mappe „Lieferschein“, sondern in die Mappe „Rapporte“ und drücken hier jetzt auf dieses Plus, weil wir jetzt nicht die Kamera und auch nicht den Scanner auswählen, sondern ein Formular. Sobald wir das tun, haben wir automatisch Zugriff auf alle Vorlagen, die in unserem Unternehmen uns freigegeben worden sind. Wir haben hier jetzt den Bautagesbericht, drücken darauf und dann haben wir den Bautagesbericht. Wir können eingeben, mit wie vielen Obermonteuren und wie vielen Stunden wir da waren, wie viele normale Monteure mit wie vielen Stunden da waren und sehen, dass es dann automatisch das auch schon zusammenrechnet.

Wir können beim Material eingeben, welches Material wir benutzt haben, wie viel Menge und mit welcher Einheit. In diesem Fall haben wir 15 Stück Dachziegel benutzt. Wir können die Maschinenzeit, LKW-Zeit und die Zeitdaten dafür eingeben. Hier oben noch das Wetter markieren und hier unten dann eben unterschreiben, das Datum setzen, die Unterschrift darunter machen, die klassische Unterschrift von Dagobert Duck. Und dann können wir das Ganze speichern, und es wird dann automatisch, wenn wir auf „Upload“ drücken, auch wieder hochgeladen. Dann haben wir den Rapportzettel aus der Vorlage ausgefüllt, in MemoMeister gespeichert, versioniert und für alle Kollegen direkt einsehbar. Wir schauen uns das jetzt auch wieder in der Webanwendung an, wie das aussieht. Wir machen hier schon mal ein Häkchen dran, dass das mit dem Formular für unterwegs wunderbar funktioniert hat. Gehen zurück zu unserem Onboarding-Projekt, zum Demo-Projekt und sehen unter „Rapporte“, dass eben dieser Rapportzettel, den wir gerade ausgefüllt haben, mit der Unterschrift sichtbar ist. Auch hier können wir jetzt wieder eine Aufgabe daraus erstellen, einen Kommentar schreiben, das Ganze speichern, drucken, anderen Leuten freigeben – all das, was ihr im Onboarding auch schon gelernt habt.

Gehen wir zurück zu unserer Checkliste im Onboarding für die App für unterwegs und schauen uns das nächste Häkchen an: Wie erzeugen wir eine Aufgabe? Ihr erkennt die Aufgabe daran, dass sie dieses Icon hat. Wir können sagen, sie ist in Bearbeitung, oder wir können den Status auch wechseln und sagen, sie ist blockiert oder erledigt, dann wird sie entsprechend grün. Aus einem Memo können wir eine Aufgabe machen, indem wir auf das Drei-Punkte-Menü gehen, dann auf „Memo Details“, auf den Status und dann können wir sagen, „zu erledigen“. Wir legen fest, bis wann es erledigt werden muss, und weisen es jetzt einfach mal uns selbst zu, weil wir sagen, wir müssen diesen Rapportzettel noch prüfen. Das heißt, wir haben jetzt aus diesem Rapportzettel eine Aufgabe gemacht, sie uns zugewiesen, und wir wollen sie heute noch erledigen. Das finden wir dann im Dashboard. Wenn wir darauf gehen, sehen wir, was fällig ist innerhalb von 30 Tagen. Wir gehen auf das Memo und sehen genau: „Ah, das ist noch von mir zu erledigen.“ Und wenn wir es dann erledigt haben, gehen wir einfach wieder darauf, setzen es auf „erledigt“, und dann sehen wir auch im Büro, dass wir diesen Zustand von diesem Memo jetzt schon erledigt haben. Das schauen wir uns jetzt in der Webanwendung nicht noch einmal im Detail an; dafür haben wir einen extra Abschnitt im Onboarding gemacht. Wir gehen jetzt direkt zur Mehrfach-Selektion von Memos und Mappen, um sie zum Beispiel zu verschieben und zu löschen. Wenn wir in der App sind, kommt es immer mal wieder vor, dass wir in einem Projekt sagen: „Hey, wir haben jetzt hier zum Beispiel diese zwei Rapportzettel, die sind erledigt.“ Dann können wir lange darauf drücken, dann kommt ein Rahmen darum, dann nehmen wir den nächsten, können auch lange darauf drücken, und dann haben wir hier unten die Möglichkeit, diese zu verschieben, zu teilen oder zu löschen. Wenn wir sie verschieben, könnten wir zum Beispiel auf „Verschieben“ drücken und sie in eine andere Mappe verschieben, weil wir sagen, die Rapportzettel sind erledigt, die können wir woanders hinlegen. So kann man Mehrfach-Selektion machen und verschieben. Wir können auch, wenn wir in dem Projekt drin sind, jetzt zum Beispiel in diesem Projekt, und wir sagen, wir möchten jetzt mehrere Mappen hier selektieren, weil wir sie zum Beispiel im Offline Wallet haben möchten, dann gehen wir lange auf die Mappe, dann haben wir hier die Möglichkeit, diese zu selektieren, und dann können wir sie hier unten auch wieder verschieben oder wir können sie offline verfügbar machen. Das Löschen funktioniert nur in der Rolle „Mappenmeister“ aufwärts. Dazu haben wir aber auch ein extra Kapitel im Onboarding. Das heißt, mehrere Mappen löschen können die Mitarbeiter unterwegs in aller Regel nicht selbst ausführen, aber so markieren wir viele auf einmal und können sie eben verschieben oder herunterladen. Können wir abhaken, haben wir erklärt. Dann ist das nächste Thema: Bericht erstellen.

Wir hatten im Onboarding von MemoMeister ja schon das Kapitel, wie man Berichte aus Vorlagen erhält, dass diese automatisch mit eurem Logo versehen werden und wie man sie in der Webanwendung zum Beispiel aus mehreren Fotos erstellt. Das können wir auch in der App machen, und das machen wir jetzt am Beispiel der Fotos, die wir vorher hier erstellt haben. Das heißt, wir gehen jetzt hier auf dieses Foto, drücken länger darauf, dann markiert sich das eine Foto, dann markieren wir noch das zweite Foto. Jetzt können wir sie hier unten verschieben, teilen oder einen Bericht erzeugen. Wichtig an dieser Stelle: Berichte erzeugen können wir nur mit Fotos; Videos, PDFs, 360-Grad-Bilder oder Rapporte kommen in diesem Bericht nicht automatisch mit hinein. Wir drücken auf „Bericht erzeugen“, dann schlägt er uns hier die verschiedenen Vorlagen vor, für die wir die Freigabe haben. Wir möchten jetzt eine Baudokumentation mit großen Bildern machen, könnten noch die Adresse eingeben und an wen das gehen soll, und drücken auf „Bericht erstellen“. Dann erzeugt MemoMeister automatisch einen Bericht und gibt uns dann die Möglichkeit, diesen zu teilen, und zwar genauso, wie man es schon immer kennt. Das heißt, wir können es jetzt per WhatsApp verschicken, per AirDrop verschicken, wir können es kopieren, wir können es drucken, wir können es den anderen Leuten mailen. Wir können jetzt all das machen, was unser Handy mit so einem geteilten Bericht machen kann.

Jetzt haben wir gelernt, wie man den Bericht erstellt und wie man ihn teilt. Man kann ihn logischerweise auch von der App unterwegs mit MemoMeister selbst teilen, einfach dann beim Teilen MemoMeister aussuchen, und dann können wir es in die Mappe teilen, zum Beispiel unter „Berichte“ oder „Schriftverkehr“. Im nächsten Punkt haben wir die Möglichkeit, ein Label nachträglich hinzuzufügen. Wenn wir an irgendeinem Memo eine Besonderheit feststellen und sagen: „Hey, das ist zum Beispiel eine Reklamation“ oder „Das ist bestimmt ein Lessons Learned, weil wir hier einen Fehler gemacht haben“, dann können wir auf das Drei-Punkte-Menü gehen, auf „Memo Details“ gehen und dann haben wir die Möglichkeit, hier Labels hinzuzufügen. Je nachdem, welche Labels ihr im Unternehmen habt, kann man das einfach hinzufügen, bestätigen, und dann ist dieses Memo, das hier aufgenommen worden ist, eben gespeichert worden mit diesem Label „Lessons Learned“. Da gibt es zum Beispiel „Reklamationen“. In MemoMeister können verschiedene Mappen auch automatisch Labels setzen, wie zum Beispiel „Baufortschritt“ oder „Fotos“ oder „Lieferschein“ – das macht dann die Mappe. Das heißt, manchmal kommen diese Labels hier unten einfach von alleine, wenn man es in der entsprechenden Mappe oder Vorlage definiert hat.

Jetzt können wir das abhaken, dann kommen wir zum nächsten Punkt, zum 360-Grad-Viewer. In der MemoMeister Anwendung kann man auch 360-Grad-Fotos speichern. Die sehen so aus, dass ihr an irgendeiner Stelle so ein kleines dreidimensionales Icon darüber habt. Wir schauen mal schnell, wo eines ist. Hier. So sieht es dann aus. Wenn man das öffnet, dann haben wir den 360-Grad-Viewer, und dann können wir uns hier in diesem Raum umschauen. Man kann Markierungen setzen, das kann man auch in der Webanwendung machen, und dann können wir sagen: „Hier, guck mal, für den grünen Bereich können wir die Ripsplatten nehmen, die anderen sind die breiteren, die brauchen wir hier nicht.“ Wenn wir oben auf „Kompass“ gehen, dann können wir uns sogar in dem Raum noch mit Augmented Reality umschauen und einfach gucken, wie es in dem Raum hier ausgesehen hat, und dann können wir uns darin eben umschauen, als ob wir da wären in dem Raum. Das war der 360-Grad-Viewer. Den gibt es als extra Kapitel auch noch mal in der Webanwendung, ein bisschen später im Onboarding. Da haben wir noch ein kleines Kapitel mit besonderen zusätzlichen Funktionen, wenn es darum geht, zu lernen, wie das mit den 360-Grad-Bildern konkret geht. Schaut euch einfach im Onboarding noch die nächsten oder übernächsten Schritte dazu an.

Der vorletzte Schritt ist das Dashboard. Das schauen wir uns jetzt auch noch einmal an. Wir haben die Mitteilungen schon erklärt in dem Video, wie man mit Benachrichtigungen umgeht, wir haben uns das mit Mappen angeschaut, und jetzt geht es noch mal kurz zurück zum Dashboard. Denn im Dashboard haben wir hier oben die Möglichkeit, zu den Mappen in unserer Nähe zu gehen. Das heißt, wenn ihr jetzt auf einer Baustelle seid, dann sind hier alle Mappen in der Nähe. Für jeden, der die MemoMeister App auf einem Projekt benutzt, kann einfach über das Dashboard gehen und findet dann hier oben die Mappen in seiner Nähe, aber nur dann, wenn sie im Büro auch mit der entsprechenden Projektadresse angelegt worden sind. Wenn wir hier auf „Mehr“ gehen, dann finden wir hier eben eine Übersicht von den Projekten, die im Umkreis stattfinden. Im Dashboard gibt es noch weitere Widgets. Das heißt, neben den Mappen in unserer Nähe haben wir auch die Möglichkeit, uns Favoriten zu setzen. Das bedeutet, wir können uns Mappen, zu denen wir regelmäßig fahren oder bei denen wir öfter zu tun haben, als Favorit setzen. Das geht so, indem wir bei einer beliebigen Mappe hier oben auf das Drei-Punkte-Menü gehen und dann hier „Aus Favorit entfernen“ (in diesem Fall entfernen) oder eben hingehen und sagen: „Ich möchte es zum Favorit hinzufügen.“ Das ist genau der gleiche Punkt. Wenn es ein Favorit ist, können wir es entfernen, wenn das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde. Wenn wir zum Dashboard gehen, sehen wir hier unten die zugewiesenen Memos, das sind quasi Memos und Aufgaben, genau wie bei den Fälligkeiten innerhalb von 30 Tagen. Zuletzt verwendete Mappen, falls ihr genau wisst, ihr habt da gestern oder vorgestern schon mal in den Mappen etwas reingelegt, findet ihr die auch hier. Ihr könnt die zuletzt hochgeladenen Memos benutzen und habt hier unten das Offline Wallet. Das heißt, Mappen, die ihr offline dabei habt. Wir haben hier oben noch die Möglichkeit, unser Dashboard anzupassen, die Widgets in verschiedener Reihenfolge einzusortieren und zum Beispiel zu sagen: „Ich möchte auch die neuesten Kommentare sehen.“ Dann gehen wir auf „Speichern“, und dann haben wir hier eben die neuesten Kommentare auch und können sie uns hier anschauen.

So, dann können wir hier auch ein Häkchen setzen, weil das Video ja erklärt ist. Und jetzt gehen wir zu den Einstellungen der Bildqualität und noch einer kleinen Erklärung zu den Offline-Funktionen. Wenn man draußen unterwegs ist, hat man immer wieder das Thema, dass die Netzverbindung vielleicht nicht die beste ist oder vielleicht sogar ganz weg ist. In den MemoMeister Einstellungen hier hinten könnt ihr firmenweit einstellen, welche Bildqualität ihr haben möchtet. Je höher wir die Qualität einstellen, desto mehr Datenmenge habt ihr, desto länger müssen wir natürlich warten. Wenn wir normale Bilder machen, dann sind sie von der Qualität her etwa wie WhatsApp-Bilder. Wenn wir höher gehen, dann entsprechend höher. „Sehr hoch“ ist noch komprimiert, aber schon sehr detailgetreu. „Original“ würden wir auf jeden Fall nicht empfehlen, weil bei Originalbildern hat man teilweise 40 Megabyte große Bilder. „Sehr hoch“ ist ganz gut, wenn ihr eine einigermaßen akzeptable Internetverbindung habt, vor allem eben auch, weil MemoMeister im Hintergrund über den Upload-Tab ja die Memos hochlädt, auch wenn ihr zum Beispiel das Handy wieder in die Hosentasche gesteckt habt. Wir haben hier noch die Punkte „Offline Mappenstruktur aktualisieren“ und „Offline Wallet aktualisieren“. Wenn ihr genau wisst, ihr geht in eine Gegend oder in den Keller oder irgendwohin, wo ihr kein Internet habt, dann könnt ihr hier die Offline Mappenstruktur aktualisieren. Das bedeutet, ihr habt die komplette Struktur von MemoMeister auf dem Handy dabei und könnt die Fotos machen, die im eventuellen Keller entstehen. Wenn ihr die Unterlagen wirklich haben möchtet, müsst ihr – das haben wir in dem anderen Video vom mobilen Onboarding schon angeschaut – mehrere Mappen selektieren, ins Offline Wallet legen, und wenn ihr hier darauf drückt, dann aktualisiert er euch eben entsprechend das Offline Wallet. Das heißt, hier darauf drücken macht logischerweise nur Sinn, wenn ihr auch irgendwo seid, wo ihr einigermaßen gutes Internet habt. Warum haben wir uns für dieses Konzept entschieden? Weil wir explizit sagen wollten: Wenn jemand genau jetzt gerade Daten braucht, wie zum Beispiel Pläne, dann ist es so wichtig, dass man sagen kann: „Ich möchte jetzt diese Mappe haben.“ Bei anderen Diensten, bei anderen Cloud-Anbietern, ist es teilweise so, dass er eben alles synchronisiert, was auch nur vorhanden ist, und dann kann es sein, ich brauche jetzt fünf Pläne, muss aber abwarten, bis er 2 Gigabyte Daten heruntergeladen hat. Das macht keinen Spaß, deswegen haben wir uns für das Konzept „Offline Wallet“ entschieden. Einfach da, wenn ihr Internetprobleme habt, dass Offline Wallet ausprobieren. Und ansonsten gibt es in der mobilen App noch ein paar Kleinigkeiten zu entdecken, aber mit diesen wenigen Videos habt ihr jetzt einen guten Rundumschlag und wir sind uns sicher, damit könnt ihr MemoMeister in eurem Alltag schon ziemlich gut nutzen. Also dokumentiert, macht die Bilder, beschriftet die Bilder immer vernünftig, schaut in die Pläne rein, schaut euch die Rapporte an, geht in die Checklisten. Das können wir uns auch mal schnell noch im Rundumblick ansehen. Einen Plan können wir uns anschauen, hineinzoomen, logischerweise auch hineinzeichnen. Wir können die Checklisten hier abarbeiten, ergänzen und erstellen – all das könnt ihr aber einfach selbst ausprobieren, es ist nicht wirklich kompliziert. Wir wünschen euch viel Spaß dabei, und wenn ihr Fragen habt, wendet euch gerne an euren Key User oder an uns. So, jetzt können wir hier auch ein Häkchen dran machen, die Einstellungen speichern, und dann haben wir tatsächlich den Umgang mit der App erledigt. Dann können wir da ein Häkchen dran machen. Dann kommt im nächsten Kapitel die weiteren Funktionen, eben kleine Erklärungen zu, was in MemoMeister noch möglich ist. Die gute Nachricht ist, mit diesem Kapitel 09 haben wir das Wichtigste erledigt, sodass ihr in den nächsten Tagen MemoMeister einfach direkt live einmal ausprobieren könnt. Und in den nächsten Kapiteln kommen noch auf jeden Fall weitere Funktionen, die super spannend für euch sind, unter anderem eben auch neben dem Kapitel „Weitere Funktionen“ hier unten noch, wie wir euch helfen können und wie das mit den Schnittstellen rund um MemoMeister aussieht. Jetzt viel Spaß beim Ausprobieren.

→ Nächstes Kapitel: 10 – Weitere Funktionen: Projekt-Dokumentation smart verwalten

Aktualisiert am: 02/04/2026