02 – Formulare & Vorlagen: So standardisiert ihr die Baustellendokumentation

Dein Unternehmen kämpft mit Zettelwirtschaft und uneinheitlicher Dokumentation auf der Baustelle? Hier zeigen wir dir, wie du mit MemoMeister Formulare und Vorlagen zentral verwaltest und sicherstellst, dass dein Team stets korrekt arbeitet.

Dieses Video ist Teil unseres MemoMeister OnBoardings.

Was bringt dir das?

Als Inhaber oder Geschäftsführer brauchst du verlässliche Prozesse und eine lückenlose Dokumentation, um dein Unternehmen erfolgreich zu führen. Mit MemoMeister stellst du sicher, dass dein Team auf der Baustelle immer mit den aktuellsten und richtigen Formularen arbeitet. Das spart nicht nur Zeit bei der Kontrolle, sondern fördert auch die Qualität und Professionalität deines gesamten Unternehmens.

Worum geht es?

Dein Team verliert Zeit mit der Suche nach den richtigen Formularen oder verwendet veraltete Dokumente? Ohne zentrale Vorlagen riskierst du nicht nur Fehler in der Dokumentation, sondern auch unnötige Kontrollaufwände und eine mangelnde Nachvollziehbarkeit. Wir zeigen dir, wie du diese Herausforderungen meisterst.

So funktioniert's – Schritt für Schritt

1. Unternehmensdaten hinterlegen: Lege euer Logo und die Anschrift in den Firmeneinstellungen ab, damit alle importierten Vorlagen automatisch gebrandet werden.
2. Vorlagen importieren: Greife auf unsere Sammlung von über 60 praxiserprobten Formularen (PDF oder Checklisten) zu und importiere die relevanten Vorlagen in euer System.
3. Zugriffsrechte festlegen: Definiere, welche Mitarbeiter oder Gruppen welche Formulare sehen und nutzen dürfen, um eine gezielte und übersichtliche Nutzung zu gewährleisten.
4. Eigene PDFs hochladen: Integriere bereits vorhandene PDF-Formulare deines Unternehmens in MemoMeister, um sie zentral zu verwalten und digital verfügbar zu machen.
5. Formulare nutzen: Erstelle in deinen Projekten Memos aus den importierten oder eigenen Vorlagen und fülle die digitalen Formularfelder direkt am Handy oder PC aus, inklusive Unterschriften.

Das bringt's deinem Unternehmen

• Klare Delegationsstrukturen: Dein Team hat immer Zugriff auf die korrekten und aktuellen Formulare, was die eigenverantwortliche Dokumentation fördert und deine Führungsaufgabe vereinfacht.
• Lückenloser Überblick: Du behältst die Kontrolle darüber, welche Dokumente auf welcher Baustelle genutzt werden und stellst eine einheitliche und nachvollziehbare Projektdokumentation sicher.
• Effizientere Prozesse: Durch digitale Formulare vermeidet dein Unternehmen Zettelwirtschaft, spart Zeit bei der Datenübertragung und reduziert Fehlerquellen, die sonst manuelle Kontrollfahrten erfordern würden.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält, das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos von dem Video wiederfindest.

In diesem Video zeigen wir dir, wie ihr Zugriff auf über 60 praxiserprobte Vorlagen erhaltet. Diese stammen von Anwendern, die täglich mit ihnen arbeiten. Wenn ihr sie in euren Account importiert, werden sie automatisch mit eurem Logo und eurer Anschrift versehen. Das zeigen wir dir jetzt ganz genau.

Wir zeigen dir hier aber nicht nur, wie du die Vorlagen importierst, sondern auch, wie du sie verwendest und dabei einstellst, wer welche Vorlage sehen darf. Dazu starten wir direkt in MemoMeister und gehen auf das Zahnrad. Das ist der zentrale Ort für alle Firmeneinstellungen, auf den nur Administratoren und Eigentümer Zugriff haben.

Wenn dich das Thema Rollen und Gruppen interessiert, gibt es dazu ein extra Kapitel im Onboarding. Als Eigentümer oder Administrator siehst du hier alles und kannst bei den Firmeneinstellungen euer Logo sowie die Anschrift hinterlegen. Sobald du das getan hast, findest du etwas weiter unten die Vorlagensammlung. Wenn du dort auf "Vorlage importieren" klickst, habt ihr Zugriff auf über 60 Vorlagen, wie bereits erwähnt.

Wenn ihr eine oder mehrere dieser Vorlagen importiert, erhalten sie automatisch direkt beim Import euer Logo. Wir suchen uns jetzt hier einfach einen Rapporzettel aus und importieren diesen. Der Rapporzettel wird dann in die Vorlagensammlung importiert und steht ab diesem Moment allen in eurem Unternehmen auch mobil zur Verfügung. Allerdings benötigt nicht jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle Formulare.

Deswegen könnt ihr in MemoMeister bei den Zugriffsberechtigungen einfach alle Mitarbeiter herausnehmen und beispielsweise nur die Gruppe "Bauleiter" hinzufügen. Wir speichern das, und jetzt haben nur Mitarbeiter, die in der Gruppe "Bauleiter" sind, Zugriff auf dieses Formular. Auch hier ein kleiner Hinweis: Das Thema Gruppen und Rollen gehört ebenfalls zum Onboarding und wird in einem anderen Kapitel ausführlicher erklärt.

Wenn die Vorlage importiert ist, könnt ihr sie natürlich verwenden. Das schauen wir uns gleich an. Zuvor möchten wir aber noch einen kleinen Ausflug machen: Es gibt nämlich nicht nur Formulare im Sinne von ausfüllbaren PDFs. Ausfüllbare PDFs können rechnen, enthalten Unterschriftenfelder oder Drop-down Listen. Es gibt aber auch sogenannte Checklisten-Vorlagen. Wenn ihr auf "Vorlagen importieren" geht und oben statt "PDF" einfach "Text" auswählt, bekommt ihr Zugriff auf kleine, einfache Checklisten, die ihr sehr elegant und schnell anpassen könnt.

Stöbert dort einfach ein wenig herum. Die Funktionsweise ist genau gleich: Sie sind in der Vorlagensammlung, ihr könnt Zugriffsrechte setzen und sie dann unterwegs oder im Büro als Vorlage auswählen und loslegen. Das schauen wir uns jetzt als Nächstes an. Zuvor prüfen wir schnell in der Onboarding-Checkliste, ob wir alle Punkte erklärt haben: Logo und Anschrift in den Einstellungen hinterlegen, dass die Vorlagensammlung für Formulare und Checklisten gilt, eine Vorlage importieren und Zugriffsrechte setzen – alles erledigt.

Im zweiten Teil dieses Videos geht es darum, wie ihr diese PDFs benutzt und was der Unterschied zwischen ausfüllbaren PDF-Formularen und normalen PDFs ist – wie ihr sie vielleicht von Lieferscheinen, Katalogen oder eurem PDF-Drucker kennt. Wir zeigen dir außerdem, wie ihr eigene Vorlagen hinterlegen könnt und geben einen kleinen Einblick, wie MemoMeister mit diesen PDFs, zumindest in der Webanwendung, umgeht.

Das machen wir jetzt. Dazu gehen wir einfach in ein Demoprojekt und schauen dort nach den Materialien. Materialien sind zum Beispiel Lieferscheine, Einkaufslisten, Preislisten oder Auszüge aus Regelwerken – also alles, was ein normales PDF ist, wie ihr es beispielsweise aus Word exportiert, wenn ihr auf "Datei" -> "Drucken" -> "Speichern als PDF" geht.

Auch in MemoMeister könnt ihr diese PDFs öffnen und darin Anmerkungen machen. Unterwegs mit dem iPad oder am Computer könnt ihr an jeder Stelle Kommentare schreiben, etwas einfügen, markieren oder unterstreichen. So habt ihr Anmerkungen in diesen PDFs gesetzt. Was hier nicht geht: Ihr könnt keine Sachen eindiktieren, Formularfelder ausfüllen oder den Kunden über ein Signaturfeld unterschreiben lassen.

Das ist der wesentliche Unterschied zu den ausfüllbaren Vorlagen, wie dem Rapporzettel, den wir uns gerade importiert haben. Im Demoprojekt haben wir dazu die Mappe "Rapporte", dort klicken wir auf "Memo erstellen". Dort findet ihr den Punkt "Aus Vorlage" und seht alle importierten Vorlagen, unter anderem eben diesen Rapport.

Wir öffnen den Rapport, bearbeiten ihn oben mit dem Stift und können ihn dann ausfüllen. Zoomen wir ein bisschen rein, um es besser zu verstehen: Das sind die Formularfelder, in die ihr unterwegs diktieren könnt. Es gibt ein Datumsfeld, bei dem ihr am Handy sofort Start- und Endzeit festlegen könnt. Die Pause wird automatisch berechnet.

Der Monteur kann hier die Tätigkeit eintippen, die Stunden werden automatisch erfasst. Es gibt ein Häkchen, wenn ihr etwas kontrolliert und erfasst habt, und ganz unten in der Liste kann man dann einfach unterschreiben lassen. Das sind ausfüllbare PDFs, und so funktioniert es in der Webanwendung. Wenn ihr sehen möchtet, wie das mobil funktioniert, gibt es dazu Kapitel 99 im Onboarding: "Umgang mit PDF-Formularen", wo ein Video die Funktion am Handy zeigt.

Wir schauen schnell zurück in die Checkliste und speichern das Memo jetzt nicht. Wir prüfen, ob wir alles erledigt haben. PDF-Formulare haben wir erklärt, den Unterschied auch, eigene Vorlagen noch nicht – zum Glück haben wir die Checkliste! Das Verwenden im Büro haben wir ebenfalls gezeigt. Zum Thema "eigene Vorlagen" schauen wir uns das noch kurz an.

Für eigene Vorlagen geht ihr in der Vorlagensammlung auf "Vorlagen importieren" und dann auf "Neue Vorlage". Dort könnt ihr einfach eure eigenen PDFs hochladen. Eigene PDFs können beispielsweise Formulare sein, die ihr von Partnern erhaltet – Zollvereinbarungen, Mindestlohnabrechnungen oder Ähnliches. Wählt einfach eine Datei aus, ladet sie hoch, und schon sind eure bestehenden Formulare genauso in MemoMeister hinterlegt.

Wenn ihr bestehende Formulare in volldigitale Formulare umwandeln möchtet, wie die in unserer Vorlagensammlung, nehmt einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir schauen uns gemeinsam an, wie wir eure Formulare auf dieses Niveau heben können. Das ist immer individuell und manchmal etwas komplex. Wir haben einen Dienstleister für solche Angebote. Meldet euch einfach bei uns, dann schauen wir gemeinsam, was wir tun können.

Gut, dann können wir diesen Punkt in der Onboarding-Checkliste abhaken und die Aufgabe als erledigt setzen. Eigene Vorlagen haben wir dir erklärt. Wir speichern die Änderung und markieren diese Aufgabe als erledigt. Somit können wir uns im Onboarding dem nächsten Kapitel widmen.

Das nächste Kapitel im Onboarding ist "Berichte erzeugen". Dort zeigen wir euch, wie ihr wieder mit eurem eigenen Logo und unseren Berichtsvorlagen aus dem Baustellenalltag, zum Beispiel aus dem Demoprojekt, mit wenigen Klicks umfangreiche Berichte erstellen könnt, die automatisch die kompletten Beschreibungen der Memos enthalten.

→ Nächstes Kapitel: 03 – Berichte: Schnelle und strukturierte Baudokumentation für dein Team

Aktualisiert am: 01/04/2026