06 – Suchen: Blitzschnell wichtige Projektinfos finden und delegieren

In einem wachsenden Unternehmen ist es entscheidend, dass dein Team jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen hat. Mit der Suchfunktion in MemoMeister sorgen wir dafür, dass nichts mehr verloren geht und du stets den Überblick behältst.

Dieses Video ist Teil unseres MemoMeister OnBoardings.

Was bringt dir das?

Wenn dein Team alle Memos schnell findet, wird die Zusammenarbeit deutlich effizienter. Du kannst besser delegieren, weil du weißt, dass relevante Informationen für jeden zugänglich sind. Das spart deinem Unternehmen wertvolle Zeit bei der Suche nach Details und minimiert Fehler, die durch fehlende Informationen entstehen können. Dein Unternehmen gewinnt an Verlässlichkeit und kann sich auf die Qualität der Arbeit konzentrieren.

Worum geht es?

Oftmals entsteht ein Führungsproblem, wenn im Unternehmen wichtige Informationen nicht schnell gefunden werden können. Dein Team weiß dann nicht, wo es nachsehen soll oder braucht zu lange, um benötigte Memos zu finden. Das kostet dein Unternehmen unnötig Zeit, verzögert Entscheidungen und kann im schlimmsten Fall zu Fehlern oder Nacharbeiten führen, die vermeidbar gewesen wären.

So funktioniert's – Schritt für Schritt

1. Suche starten und Kontext wählen: Öffne die Suche direkt in einem spezifischen Projekt oder einer Kategorie, um den Suchbereich einzugrenzen. Oder starte die Suche global, um unternehmensweit zu suchen.
2. Filter präzise einstellen: Nutze die Filteroptionen, um Memos nach Ersteller, Bearbeiter, Status (z.B. "zu erledigen"), Fälligkeitsdatum oder Erstellungsdatum zu durchsuchen. Kombiniere diese Filter für exakte Ergebnisse.
3. Suchanfragen als Widget speichern: Wenn dein Team eine Suche regelmäßig benötigt, speichere diese als Widget im Dashboard. So wird sie automatisch ausgeführt und relevante Ergebnisse sind sofort sichtbar, sobald das Dashboard aufgerufen wird.
4. Memos mit Labels (Hashtags) kategorisieren: Verwende Labels, um Memos mit spezifischen Schlagworten zu versehen. Diese Labels können auch automatisch durch Ordner gesetzt werden und erleichtern das Wiederfinden themenbezogener Informationen.

Das bringt's deinem Unternehmen

• Bessere Delegation: Dein Team hat alle notwendigen Informationen jederzeit griffbereit, wodurch Aufgaben klarer delegiert werden können und Rückfragen minimiert werden.
• Volle Kontrolle & Überblick: Du behältst den Überblick über den Status von Aufgaben und Projekten in deinem gesamten Unternehmen, auch wenn du nicht vor Ort bist.
• Massive Zeitersparnis: Dein Unternehmen spart wertvolle Arbeitszeit, da die Suche nach Dokumenten oder Status-Updates von Mitarbeitern entfällt.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält, das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos von dem Video wiederfindest.

Das Schöne daran, wenn dein Team viele Memos in MemoMeister speichert, ist, dass es dann blitzschnell wieder Zugriff darauf hat. Wir haben bereits gelernt, wie eine Projektvorlage funktioniert, wie diese ganzen PDF-Vorlagen funktionieren und was ein Memo ist. Manchmal braucht dein Team einen Blick auf Unterlagen und es geht nicht nur darum zu wissen, in welchem Projekt sich etwas befindet. Manchmal muss es darum gehen, alle offenen Aufgaben eines Mitarbeiters zu sehen oder alle Protokolle vom letzten Jahr zu finden. Oder vielleicht sucht dein Team etwas Bestimmtes auf der Karte, weiß aber gerade nicht, in welchem Projekt wir das gemacht haben. In der Suche kann dein Team MemoMeister blitzschnell durchsuchen – und zwar nach jedem Attribut eines Memos.

Das zeigen wir dir jetzt. Wir gehen jetzt im Beispielprojekt, hier, ins Demoprojekt und klicken hier oben auf die Suche. Die Suche durchsucht immer tiefer, abhängig davon, wo du dich gerade befindest. Das heißt, du kannst logischerweise ein Projekt durchsuchen, wie hier das Demoprojekt. Du kannst aber auch hier hingehen und sagen, du möchtest in einer Kategorie etwas suchen, zum Beispiel alle unsere aktiven Bauvorhaben durchsuchen. Das bedeutet, dann fragt MemoMeister nicht nach Anfragen, schaut nicht nach abgesackten oder erledigten Memos und auch nicht in die Mitarbeitermap, sondern prüft nur in aktuell laufenden Bauvorhaben, ob eine Situation von einem Mitarbeiter X oder Y noch offen oder zu erledigen oder fällig ist.

Dazu gehen wir jetzt, wie gesagt, in das Demoprojekt. Wir klicken hier oben in die Suche und dann auf Filter. Denn hier in diesem Filter kannst du genau das einstellen, wovon wir gerade gesprochen haben. Das heißt, du kannst filtern nach: Wer hat das Memo erstellt? Wer hat die Aufgabe zu erledigen? Wie ist der Status der Aufgabe? Wann wurde es erstellt? Wann ist die Aufgabe fällig? Wann wurde ein Memo zuletzt geändert? Und das kannst du immer nach Tagen einstellen, also absolut, wenn du hier auf das Datum gehst, zum Beispiel "letzten Sommer". Oder du kannst hingehen und sagen, du möchtest alle offenen Aufgaben sehen, die in den letzten sieben Tagen zuletzt geändert wurden und den Status "zu erledigen" haben. Wenn du darauf drückst, findest du in deinen Projekten die entsprechende Aufgabe. Der ein oder andere erinnert sich vielleicht daran, wie wir das Memo erklärt haben. Die Aufgabe ist zu erledigen. Du findest sie blitzschnell in einer Sekunde, egal ob dein Team 10, 10.000 oder 100.000 Memos in MemoMeister gespeichert hat. Du weißt: In Zukunft kannst du alle offenen Aufgaben über alle Projekte finden oder zum speziellen Projekt oder, oder, oder.

Wenn du eine Suche öfter aufrufst, kannst du sie auch im Dashboard speichern. Die einzige Sache, die wir dazu wissen müssen, ist, dass wir eine Suche nur ins Dashboard speichern können, wenn sie auf der obersten Ebene gestartet wurde. Wenn du jetzt hier reingehst und sagst, du willst alle Aufgaben finden, die zu erledigen sind, dann findet MemoMeister diese. Wenn du dann auf "Suche als Widget speichern" klickst, legt MemoMeister diese Suche im Dashboard ab und führt sie automatisch aus, sobald du ins Dashboard gehst. Das können wir uns auch anschauen, denn wir haben so ein Dashboard aufgebaut.

Zum Dashboard, wie man das anlegt und konfiguriert, gibt es ein eigenes Kapitel. Das ist der nächste Schritt. Hier sei nur so viel gesagt: Wenn du eine Suche regelmäßig ausführst, kannst du sie dir im Dashboard speichern. Schauen wir mal schnell zurück, was wir dir im Onboarding noch zum Thema Suche erzählen: Wie du an die Suchfunktion kommst, haben wir besprochen. Wir haben ein Memo mit dem Status "Erledigen" gesucht und wir haben dir gezeigt, wie du das ins Dashboard speichern kannst. Auch in der App für unterwegs gibt es die Suche. Dort kannst du genau wie hier, abhängig davon, wo du dich gerade befindest, abwärts suchen. Es gibt auch den Knopf "alles durchsuchen" in ganz MemoMeister. Wichtig an dieser Stelle: MemoMeister kann natürlich nur das durchsuchen, worauf du Zugriff hast. Wenn du in irgendeiner Mappe keinen Zugriff hast oder nicht in der Gruppe bist, die das Memo überhaupt sieht, dann kann die Suche es logischerweise auch nicht finden. Dazu gibt es aber auch ein extra Kapitel, wo es um deine Mitarbeiter, Gruppen, wie du Mitarbeiter einlädst und wie du deine Gruppen organisierst, geht. Das ist im Prinzip einfach der nächste Punkt. Hier machen wir einen Haken dran.

Und setzen das auf erledigt. Dann haben wir die Suche miteinander abgeschlossen. Wenn du die Suche benutzt, kommst du auch automatisch bei den sogenannten Labels vorbei. Labels sind diese Hashtags. Das heißt, jedes Memo in MemoMeister kann einen Hashtag haben, also eine Kategorie, über die du dieses Memo wiederfindest. Wir haben das in MemoMeister so eingebaut, dass Mappen automatisch Labels setzen können. Das ist von Anfang an ein kleines bisschen komplexer und würde im Onboarding den Rahmen sprengen. Deswegen haben wir dazu einen "Macher-Mittwoch" gemacht, den du dir gerne anschauen kannst. Wenn du Fragen hast, komm einfach auf uns zu. Wichtig für dich an dieser Stelle ist nur: Du kannst in deiner Projektvorlage definieren, dass sobald ein Memo in einer Mappe landet, es automatisch ein solches Schlagwort bekommt. Wir haben auch in weiteren Videos Hinweise gegeben, dass du zum Beispiel von unterwegs mit einer Mehrfachselektion oder auch in der Web-Anwendung mit einer Mehrfachselektion ein Schlagwort setzen kannst. Wenn du zum Beispiel etwas mit "Social Media" oder "Reklamation" oder "Wiedervorlage" verschlagworten willst, dann kannst du das tun und die Sachen über dieses Label wiederfinden.

Wir freuen uns darauf, dir im nächsten Kapitel das Dashboard etwas näherzubringen und im übernächsten Kapitel dann, wie wir deine Kollegen einladen und wie wir das mit den Zugriffsberechtigungen und Gruppen einigermaßen vernünftig einstellen und vor allem, wie es funktioniert.

→ Nächstes Kapitel: 07 – Dashboard: Behalte den Überblick über dein Team

Aktualisiert am: 01/04/2026