08 – Mitarbeiterverwaltung: Dein Team effizient organisieren

Dein Unternehmen wächst, und damit steigen die Anforderungen an klare Strukturen und eine verlässliche Delegation. Nur wenn dein Team weiß, wer was zu tun hat und welche Zugriffe es benötigt, funktioniert die Dokumentation auf der Baustelle reibungslos.

Dieses Video ist Teil unseres MemoMeister OnBoardings.

Was bringt dir das?

Wenn dein gesamtes Team diese Funktion beherrscht, etablierst du eine klare Hierarchie der Verantwortlichkeiten in deinem Unternehmen. Du stellst sicher, dass jeder Mitarbeiter genau die Zugriffe erhält, die er für seine Aufgaben benötigt, und dass niemand unbefugt Änderungen vornimmt. Dies führt zu einer konsistenten Dokumentation, weniger Rückfragen und einer deutlich effizienteren Zusammenarbeit. Dein Unternehmen gewinnt an Verlässlichkeit und kann sich voll auf Qualitätsführerschaft konzentrieren.

Worum geht es?

Ohne klare Rollen und Gruppenstrukturen entsteht schnell Chaos, sobald dein Team wächst. Mitarbeiter haben entweder zu viele oder zu wenige Berechtigungen, was zu Fehlern in der Dokumentation oder unnötigen Kontrollfahrten für dich führen kann. Diese Funktion löst das Führungsproblem, indem sie dir ein Werkzeug an die Hand gibt, mit dem du Zugriffe einmal einrichtest (in der Projektvorlage) und deinem Team gleichzeitig maximale Eigenverantwortung ermöglichst.

So funktioniert's – Schritt für Schritt

1. Mitarbeiter einladen: Wir zeigen dir, wie du neue Nutzer einfach über E-Mail in deinen MemoMeister-Account einlädst und ihnen direkt eine Rolle zuweist.
2. Rollen verstehen & zuweisen: Wir erklären die Unterschiede zwischen Eigentümer, Admin, Mappenmeister, Mitarbeiter und Gast, damit du jedem Teammitglied die passenden Berechtigungen gibst. Achte darauf, dass Projektverschiebungen die Rolle Mappenmeister erfordern.
3. Gruppen anlegen & verwalten: Wir zeigen dir, wie du Gruppen wie "Alle Azubis" oder "Alle Monteure" erstellst und Mitarbeiter zuweist. MemoMeister bietet auch Systemgruppen wie "Alle Mitarbeiter" und "Alle Gäste".
4. Gruppen in Projektvorlagen nutzen: Wir erklären, wie du diese Gruppen direkt in deinen Projektvorlagen hinterlegst, um Zugriffe für neue Projekte automatisch zu regeln und damit viel Zeit zu sparen.
5. Teamkommunikation & Aufgaben: Wir zeigen dir, wie du über Aufgaben und Kommentare direkt in Memos kommunizierst, einzelne Kollegen oder ganze Gruppen mit @-Erwähnungen benachrichtigst und Fälligkeiten setzt.

Das bringt's deinem Unternehmen

• Effektive Führung: Dein Unternehmen profitiert von klar definierten Zuständigkeiten und Berechtigungen, was die Führung deines Teams erheblich vereinfacht und unnötige Kontrollgänge reduziert.
• Verbesserter Überblick: Du behältst jederzeit den Überblick über die Aktivitäten deines Teams, ohne dich im Mikromanagement zu verlieren, dank strukturierter Dokumentation und gezielter Benachrichtigungen.
• Zeitersparnis & Fehlerminimierung: Durch die automatische Zuweisung von Zugriffsrechten über Gruppen in Projektvorlagen und eine effiziente interne Kommunikation spart dein Unternehmen wertvolle Zeit und minimiert Fehlerquellen.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält, das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos von dem Video wiederfindest.

Alle bisherigen Kapitel leben davon, dass wir im Alltag natürlich Kollegen haben, die mitarbeiten – sowohl im Büro als auch draußen auf den Baustellen. Deswegen geht es in diesem Kapitel darum, wie wir Teammitglieder in deinen Account integrieren, sie in Gruppen konfigurieren und die verschiedenen Rollen verstehen. Das alles erklären wir dir in diesem Video. Es ist nicht kompliziert, wenn man es einmal verstanden hat. Du musst nur wissen, was es ist und wie es geht. Wir gehen gemeinsam diese Checkliste durch.

Wenn du mit Mitarbeitern arbeiten und sie in MemoMeister integrieren möchtest, lädst du sie zunächst ein. Das geht ganz einfach rechts über das Männchen mit dem Pluszeichen oder über das Zahnrad und die Nutzerverwaltung. Dort findest du die Funktion „Nutzer einladen“. Wir geben die E-Mail-Adresse ein, wählen die Rolle aus und klicken auf „Einladen“. Der eingeladene Anwender erhält eine E-Mail, nimmt die Einladung an, setzt sein Passwort und ist anschließend in MemoMeister angemeldet.

Wir haben gerade kurz die Rollen erwähnt und schauen uns diese nun genauer an. Es gibt die Rolle Eigentümer. Höchstwahrscheinlich hast du als Ersteller deines Accounts diese Rolle inne. Der Eigentümer legt fest, wohin die Rechnungen gesendet werden, wie viele Nutzer es gibt und gibt die Bezahldaten ein (Kreditkarte oder Lastschriftverfahren). Darüber hinaus verfügt der Eigentümer über Administrationsrechte.

Die Rolle Admin kann, wie der Name schon sagt, in MemoMeister fast alles – mit Ausnahme der Eingabe von Rechnungsdaten, die dem Eigentümer vorbehalten ist. Dann gibt es die Rolle Mappenmeister (im Prinzip der Projektleiter). Ein Mappenmeister kann Memos von anderen löschen, Mappen und Projekte anlegen sowie unterwegs verschiedene Aufgaben ausführen. Er kann jedoch prinzipiell in den Einstellungen von MemoMeister, wie zum Beispiel in den im vorherigen Kapitel besprochenen Berichtsvorlagen und Projektvorlagen, keine Änderungen vornehmen. Mappenmeister besprechen Änderungswünsche an Vorlagen oder Strukturen normalerweise mit einem Admin, der diese dann im Admin-Account anpassen kann. Mappenmeister sehen im Zahnrad also nicht die Unterkategorien für Vorlagen, sondern nur die administrativen Einstellungen.

Die letzte interne Rolle ist die klassische Mitarbeiterrolle. Diese ist typisch für gewerbliche Mitarbeiter, Monteure, die mit der App unterwegs sind, oder auch für Büroangestellte mit Sachbearbeitertätigkeiten. Ein wichtiger Hinweis: Wenn ein Mitarbeiter Projekte verschieben muss – zum Beispiel von einer Projektanfrage in „aktive Projekte“ oder in den Status „erledigt“ – benötigt er die Rolle Mappenmeister. Ein normaler Mitarbeiter kann Projekte nicht von einem Ort zum anderen verschieben. Achte also darauf: Wenn dein Unternehmen Abläufe hat, bei denen jemand ein Projekt in einen anderen Status setzt, sollte diese Person in aller Regel die Rolle Mappenmeister haben.

Zuletzt gibt es noch die Rolle Gast. Gäste sind externe Subunternehmer, Partner oder Dienstleister, die temporär mit deinem Unternehmen zusammenarbeiten. Ein Gast kann ebenfalls Memos anlegen, Videos erstellen und Pläne einsehen. Da es sich um eine externe Rolle handelt, gibt es Besonderheiten im Bereich der Gruppenverwaltung, die wir uns gleich ansehen werden. Möglicherweise hast du in Zukunft verschiedene Mitarbeiter, Mappenmeister und Administratoren in deinem Account. Daher ist es sinnvoll, diese zu kategorisieren und zu organisieren. Wir wechseln jetzt von der Nutzerverwaltung zur Gruppenverwaltung. Hier kannst du Gruppen erstellen, zum Beispiel für „Alle Azubis“, „Alle Bauleiter“ oder „Alle Monteure“, so wie es für die Organisation deines Unternehmens sinnvoll ist.

Eine neue Gruppe erstellst du einfach, indem du oben auf „Neue Gruppe“ klickst und die entsprechenden Mitarbeiter zuweist. Zusätzlich gibt es Systemgruppen, die MemoMeister automatisch anlegt: „Alle Mitarbeiter“ (alle internen Kollegen), „Alle Mappenmeister“ und „Alle Gäste“. Wenn du standardmäßig unsere Projektvorlagen nutzt, sind dort in der Regel „Alle Mitarbeiter“ hinterlegt. Das bedeutet, wenn du einen Gast einlädst, kann dieser in diesen Projekten normalerweise nichts tun. Arbeitest du also mit Gästen, solltest du dir das Gruppenkonzept noch einmal genauer ansehen.

Der Vorteil dieses Systems ist, dass du bei Personalwechseln oder Teamumbesetzungen nicht jeden einzelnen Mitarbeiter in allen Projekten manuell umbuchen musst. Du kannst einfach die Gruppenzugehörigkeit ändern, zum Beispiel einen Azubi, der jetzt Monteur ist, der Gruppe „Monteure“ zuweisen. Schlagartig hat er dann überall Zugriff, wo auch die anderen Monteure Zugriff haben. Dies erleichtert den Arbeitsalltag enorm. Für größere Unternehmen kannst du auch Untergruppen anlegen, etwa „Monteure Bad“, „Monteure Photovoltaik“ oder „Monteure Heizung Kundendienst“, und diese entsprechend zuweisen.

Nun machen wir einen kurzen Exkurs zurück zu den Projektvorlagen aus einem früheren Onboarding-Kapitel. Wenn dein Unternehmen das Konzept der Gruppen nutzen möchte, kannst du diese Gruppen direkt in den Projektvorlagen hinterlegen. Anstatt beispielsweise standardmäßig „Alle Mitarbeiter“ zuzulassen, kannst du festlegen, dass bei einer Badsanierung nur „Alle Monteure“ und „Alle Bauleiter“ Zugriff haben sollen, während die Buchhaltung ausgeschlossen bleibt. Sobald du dies in der Projektvorlage gespeichert hast, sind bei jeder neuen Badsanierung automatisch nur diese spezifischen Gruppen zugriffsberechtigt. Das ist äußerst elegant, denn du kannst auch gezielt Gruppen ausschließen, etwa die Azubis vom Report-Bereich. Diese Überlegungen triffst du nur einmalig bei der Erstellung der Vorlagen.

Solltest du an irgendeiner Stelle Fragen haben oder das Gefühl haben, dass es ein bisschen viel war, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Wir haben viel Erfahrung darin, wie man diese Konzepte auf verschiedene Unternehmen anpassen kann. Rufe uns gerne an, schicke uns eine E-Mail, und wir vereinbaren einen Termin, um alles im Detail zu besprechen. Wir wünschen dir viel Spaß, denn wenn du dieses Kapitel verstanden und umgesetzt hast, wird es im nächsten Kapitel um den Umgang mit der App gehen – wie du sie im App Store findest und die verschiedenen Funktionen nutzt. Dann können wir die Brücke zwischen Büro und Baustelle schlagen, und es macht richtig Spaß, alles auszuprobieren. Wenn du die Gruppen- und Mitarbeiterverwaltung eingerichtet und vielleicht schon den ein oder anderen eingeladen hast, kannst du direkt testen, was man mit MemoMeister alles tun kann. Im vorherigen Kapitel haben wir bereits Aufgaben und Kommentare in Memos kennengelernt. Wir zeigen dir jetzt in einem Demo-Projekt, wie du diese Funktionen nutzt, um Teammitglieder zu erwähnen.

Nehmen wir einen unausgefüllten Report als Beispiel. Wir können diesen einem Kollegen zuweisen, zum Beispiel Markus, den wir als Gast eingeladen haben und von dem wir möchten, dass er den Tagesrapport ausfüllt. Wir weisen ihm die Aufgabe zu, die wir über das Pluszeichen hinzugefügt haben, und setzen ein Fälligkeitsdatum. Eine solche Zuweisung können wir mit Nachdruck versehen, indem wir im Kommentarfeld den Mitarbeiter noch einmal mit „@“ markieren und hinzufügen: „Bitte unbedingt erledigen.“

Wenn wir das tun, erhält der Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung: Das Handy vibriert oder, wenn er ein Büroanwender ist, erscheint ein Pop-up im Browser mit dem Hinweis, dass er erwähnt wurde. Im Benachrichtigungsbereich erscheint eine Glocke, die signalisiert, dass jemand eine Diskussion starten möchte. Der Kollege, in diesem Fall Markus, hat diese Push-Benachrichtigung sowohl auf dem Handy als auch im Büro erhalten und weiß, dass er darauf antworten kann. Dies ist anders als bei Gruppenchats in WhatsApp, Teams oder Telegram, wo alle ständig gestört werden. Nur mit dem @-Zeichen erhalten wir ein gezieltes Feedback. Wir sehen dann, dass der Kollege kommentiert und reagiert hat, zum Beispiel mit einem Häkchen.

Apropos Reaktionen: Wenn du im Unternehmen eine Umfrage zu einem Thema starten und mehrere Personen ansprechen möchtest, kannst du auch ganze Gruppen erwähnen. Wähle zum Beispiel „Alle Mitarbeiter“, die Gruppe „Büro“ oder die Gruppe „Azubis“ aus. Du kannst dann von diesen Personen eine Reaktion auf deinen Kommentar einfordern und so kleine Umfragen durchführen. Zu diesem Thema haben wir bereits einen „Macher Mittwoch“-Beitrag – schau dort gerne rein.

Da das nun viele Informationen waren, fassen wir kurz zusammen und kehren zu unserer Checkliste zurück. Im Bereich „Mitarbeiter“ haben wir gelernt, wie du Mitarbeiter einlädst und ihnen eine Rolle zuweist. Wir haben die verschiedenen Rollen kennengelernt und erfahren, wie du Gruppen anlegst und Mitarbeiter diesen Gruppen zuweist, zum Beispiel der Gruppe „Büro“. Außerdem haben wir im Demo-Projekt am Beispiel eines Rapports gesehen, dass man einem Memo einen Status und eine Fälligkeit setzen kann und wie man Mitarbeiter in Kommentaren mit dem @-Zeichen markiert, damit sie eine Push-Benachrichtigung erhalten. Wir haben zudem ein eigenes Onboarding für Mitarbeiter vorbereitet. Wenn du dein Onboarding als Eigentümer oder Administrator abgeschlossen hast, gibt es ein spezielles Kapitel nur für Mitarbeiter. Dort lernen sie die wichtigsten Funktionen von MemoMeister kennen und werden nicht einfach vor dem Tool „alleingelassen“. Sie können eine ähnliche Liste durcharbeiten wie wir hier. Dort findest du auch Videos, die du ihnen empfehlen kannst. Sage deinen Mitarbeitern einfach: „In deinem Mitarbeiterbereich gibt es eine Mappe namens Onboarding, dort habe ich dir einige Videos hinterlegt, die du durcharbeiten kannst.“ So weiß jeder Mitarbeiter, wie MemoMeister funktioniert.

Damit ist diese Aufgabe erledigt und gespeichert. Wenn du möchtest, sehen wir uns im nächsten Kapitel zum Thema „App für unterwegs“ wieder.

→ Nächstes Kapitel: 09 – App-Nutzung: So dokumentiert dein Team effizient

Aktualisiert am: 07/04/2026