03 – Berichte: Schnelle und strukturierte Baudokumentation für dein Team

Dein Unternehmen muss regelmäßig Berichte erstellen – sei es für Kunden, Versicherungen oder zur internen Qualitätskontrolle. Wir zeigen dir, wie dein Team diese Aufgabe mit MemoMeister nicht nur automatisiert, sondern auch revisionssicher und nachvollziehbar erledigt, ohne Zeit im Büro zu verlieren.

Dieses Video ist Teil unseres MemoMeister OnBoardings.

Was bringt dir das?

Wenn dein Team die Berichterstellung automatisiert und zentralisiert, gewinnt dein Unternehmen an Effizienz und Professionalität. Du stellst sicher, dass alle Projekte einheitlich und lückenlos dokumentiert werden, was die Kommunikation mit Kunden und Partnern erheblich verbessert. Das schafft Vertrauen, spart deinem Unternehmen wertvolle Kontrollzeit und stärkt deine Position als Qualitätsführer in der Branche.

Worum geht es?

Oft verlieren deine Projektleiter und Mitarbeiter viel Zeit damit, Fotos und Informationen manuell zu Berichten zusammenzustellen. Das führt zu uneinheitlichen Dokumentationen, Fehlern und unnötigem Kontrollaufwand für dich als Chef. Mit MemoMeister eliminieren wir dieses Führungsproblem, indem wir die Berichterstellung für dein Team standardisieren und automatisieren.

So funktioniert's – Schritt für Schritt

1. Berichtsvorlagen importieren: Wir haben für dich eine Vielzahl an Vorlagen hinterlegt, die du über das Zahnrad-Symbol und dann unter „Berichtsvorlagen" importieren kannst. Wähle eine passende Vorlage aus, z.B. „Baudokumentation mit großen Bildern".
2. Bilder für den Bericht auswählen: Navigier in das gewünschte Projekt und wähle die Bilder aus, aus denen du einen Bericht erstellen möchtest. Dies funktioniert über das Selektionswerkzeug.
3. Berichtseinstellungen anpassen und erzeugen: Klicke auf „Bericht erstellen", wähle deine importierte Vorlage und passe weitere Optionen an, wie z.B. die Anzeige von Uhrzeit, Schlagwörtern oder Kommentaren. Trage Auftraggeber und Adresse ein und klicke dann auf „Bericht erzeugen".
4. Bericht im Projekt ablegen: Nach der Erstellung kannst du den Bericht als PDF oder Word-Datei herunterladen. Wir empfehlen, ihn direkt im MemoMeister-Projekt zu speichern. So dokumentierst du nicht nur für den Kunden, sondern auch im Projekt selbst, dass dieser Bericht erstellt wurde – wichtig für die Nachvollziehbarkeit.

Das bringt's deinem Unternehmen

• Effiziente Delegation: Dein Team kann selbstständig professionelle Berichte erstellen, ohne dass du jede einzelne Dokumentation prüfen musst.
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Alle Berichte werden automatisch im Projekt abgelegt. So hast du jederzeit den Überblick, was wann dokumentiert wurde, und kannst die Qualität deiner Arbeit beweisen.
• Erhebliche Zeitersparnis: Dein Unternehmen spart Kontrollfahrten und wertvolle Arbeitszeit, da der manuelle Aufwand für die Berichterstellung wegfällt und dein Team sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält, das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos von dem Video wiederfindest.

Wenn dein Team in der Vergangenheit regelmäßig Berichte erzeugen musste – sei es für die Hausverwaltung, für Auftraggeber, weil ihr VOB-Projekte macht, es Teil der Ausschreibung ist, ihr Versicherungen bedienen müsst oder weil ihr einfach am Ende dem Kunden beweisen wollt, dass ihr einen richtig coolen Job gemacht habt – dann wird dein Team die Funktion unserer Berichte lieben. Denn anstatt, dass dein Team wie in der Vergangenheit aus WhatsApp, aus E-Mails, aus irgendwelchen Netzlaufwerken Fotos in ein Word-Dokument zusammenfasst, macht es MemoMeister mit einem Klick komplett alleine.

Und das Schöne ist: Egal ob es ein Bild ist, ob es fünf Bilder sind oder 500 Bilder, und egal, ob ihr MemoMeister mit Unterordnern aufgebaut habt – du kannst mit einem Klick schöne, kapitelstrukturierte Berichte mit Beschreibung erstellen. Dabei kann man auch einstellen, was alles sichtbar sein soll, und genau das schauen wir uns in diesem Video an.

Der erste Schritt ist, wir haben im MemoMeister für dich wieder Vorlagen hinterlegt, sodass der Einstieg dir leicht fällt. Die Vorlagen findest du über das Zahnrad und dann hier unten auf Berichtsvorlagen. Auch hier hast du die Möglichkeit, die Vorlagen zu importieren. Das sind 20 Stück, du kannst einfach mal durchstöbern und dir irgendeine Vorlage importieren. Wir importieren jetzt die Baudokumentation mit großen Bildern. Die Bilder sind nachher im Bericht einfach groß. Und das Schöne ist: Wir haben ja im Kapitel vorher, in dem Kapitel mit Vorlagen für Formulare, schon das Logo und die Anschrift hinterlegt. Die werden dann einfach hier auch direkt eingefügt.

Diese Vorlage ist jetzt importiert, die kann benutzt werden, und das machen wir jetzt. Wir gehen dazu in das Onboarding-Projekt und da in das Demo-Projekt und in die Bestandsaufnahme. Wir machen nämlich jetzt einen kleinen Bericht von den Bildern der Bestandsaufnahme. Das heißt, wenn dein Team beim Kunden war und dem Kunden zeigen will: 'Guck mal, wir haben heute über dein Vorhaben gesprochen', und du willst ihm am Ende des Tages oder vielleicht direkt nach dem Wegfahren schon einen Bericht erzeugen, dann suchst du hier die Bilder aus. Das geht hier über dieses Selektionswerkzeug rechts und dann drückst du hier unten auf ‚Bericht erstellen‘.

Hier bei den Berichtsvorlagen, da kannst du dann die Vorlagen aussuchen. Du wählst hier die Vorlage ‚Baudoku große Bilder‘. Und bei den weiteren Optionen hier, kannst du einstellen, ob auf dem Bericht nachher auch die Uhrzeit erscheinen soll, ob du die Schlagwörter von MemoMeister haben willst oder sogar die Kommentare, die deine Kollegen gemacht haben, darin haben möchtest. Und hier oben kannst du noch auswählen, ob du den Bericht direkt als PDF haben möchtest. Bei Auftraggeber und Ansprechpartner füllst du den entsprechenden Ansprechpartner aus, gibst die Adresse ein und drückst dann hier unten auf ‚Bericht erzeugen‘.

MemoMeister baut den Bericht dann zusammen, und wie wir es vorher gesagt haben, das ist dann auch tatsächlich egal, ob es fünf oder 500 Bilder sind, weil das machen wir auf unserem Server und liefern dir dann, wenn er fertig ist, direkt den Bericht. Den kannst du jetzt hier, wenn du möchtest, herunterladen oder aber, wenn du auf das MemoMeister-Icon drückst, direkt in MemoMeister speichern.

Du hast hier unten rechts jetzt diesen Bericht erzeugt und kannst ihn, wenn du auf das MemoMeister-Icon drückst und sagst, du möchtest das als Doc (also als Word-Datei) oder als PDF speichern – du kannst beides auswählen –, dann wählst du hier im Projekt den Ort für die Berichte aus und speicherst ihn hier. Wie du so eine Vorlage aufbaust von den Projekten, also ob es Berichte gibt, wie die heißt und wo die sind, das lernst du alles im nächsten Kapitel beim Umgang mit den Vorlagen.

Hier an der Stelle einfach nur der Hinweis: Wir haben den Bericht jetzt erzeugt und haben ihn im Projekt abgelegt. Das heißt, wir haben nicht nur die Dokumentation für deinen Kunden erzeugt, sondern wir haben auch im Projekt selbst dokumentiert, dass wir diesen Bericht erstellt haben. Das ist manchmal auch später notwendig, um zu sagen: 'Hey, an dem Tag X haben wir diesen Bericht erzeugt, und da stand es genau exakt so drin.' Also haben wir als Dokumentationswerkzeug hier auch noch mal die Möglichkeit geschaffen, dass du nicht nur Berichte exportierst, sondern dass du in MemoMeister selbst dokumentierst, dass dein Team diese Berichte erzeugt hat.

Gehen wir noch mal zurück zur Checkliste. Wir haben den Bericht importiert. Wir haben im Demo-Projekt Bilder ausgewählt. Wir haben den Bericht gespeichert und wir haben ihn im Demo-Projekt abgelegt. Und das speichern wir jetzt und setzen diese Aufgabe vom Onboarding auch als erledigt. Und da freuen wir uns darauf, dir im nächsten Kapitel zu zeigen, wie ihr Projektvorlagen verwendet. Das ist im Prinzip die letzte Vorlagen-Kategorie in MemoMeister und die sorgt dafür, dass ihr in eurem Unternehmen ab sofort die Projekte immer mit gleicher Struktur macht. Dieses Kapitel solltet ihr euch auf jeden Fall anschauen, weil das ist für viele einfach der zentrale Dreh- und Angelpunkt, diese Projektvorlage zu verstehen.

→ Nächstes Kapitel: 04 – Projektvorlagen: So standardisierst du die Baudokumentation für dein Team

Aktualisiert am: 01/04/2026