04 – Projektvorlagen: So standardisierst du die Baudokumentation für dein Team

Inkonsistente Dokumentation auf der Baustelle führt zu Chaos, Suchaufwand und fehlenden Informationen. Mit MemoMeister Projektvorlagen schaffen wir eine einheitliche Struktur, die dein Team zuverlässig durch jeden Projektschritt führt.

Dieses Video ist Teil unseres MemoMeister OnBoardings.

Was bringt dir das?

Wenn dein Team bei jedem Projekt auf klare Strukturen zugreifen kann, eliminierst du Unsicherheiten und Fehlinterpretationen. Dein Unternehmen profitiert von standardisierten Abläufen, einer erhöhten Qualität der Dokumentation und der Gewissheit, dass alle relevanten Informationen immer verfügbar sind. Das stärkt die Delegation und gibt dir als Führungskraft mehr Ruhe und Kontrolle.

Worum geht es?

Viele Unternehmen kämpfen mit der Herausforderung, dass jeder Mitarbeiter auf der Baustelle anders dokumentiert. Das ist kein Sachproblem der Mitarbeiter, sondern ein Führungsproblem: Es fehlen klare Vorgaben und Strukturen. Ohne diese Einheitlichkeit kostet es dich wertvolle Zeit für Rückfragen, Kontrollen und das Suchen nach wichtigen Informationen. Projektvorlagen sind das Instrument, um diese Führungslücke zu schließen und deinem Team einen klaren Rahmen zu geben.

So funktioniert's – Schritt für Schritt

1. Projektvorlagen verstehen: Wir zeigen dir, wie du Vorlagen als wiederkehrende Projektstrukturen für dein Unternehmen anlegst und individuell anpasst – egal ob für Neubau, Sanierung oder spezifische Serviceleistungen.
2. Vorlagen anpassen und importieren: Wir erklären dir, wie du unsere Beispiel-Projektstrukturen importieren und anschließend nach deinen Wünschen bearbeiten kannst, um sie perfekt an die Prozesse deines Unternehmens anzupassen.
3. Zugriffsrechte festlegen: Wir zeigen dir, wie du steuerst, welche Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Mappen innerhalb einer Vorlage erhalten, um sensible Informationen zu schützen oder die Ansicht zu fokussieren.
4. Automatische Reports und Aufgaben integrieren: Lerne, wie du Reports (z.B. Abnahmeprotokolle) oder automatische Aufgaben direkt in deine Vorlagen einbindest, die bei jedem neuen Projekt automatisch erstellt werden.
5. Vorlagen im Alltag nutzen: Wir führen dich durch den Prozess, wie du im Büro oder unterwegs neue Projektmappen auf Basis einer Vorlage anlegst und die korrekte Projektadresse hinterlegst, damit dein Team vor Ort sofort das richtige Projekt zur Hand hat.
6. Projektinfos hinterlegen und navigieren: Wir zeigen dir, wie du wichtige Ansprechpartner im Projekt hinterlegst und dein Team die Navigationsfunktion direkt aus der App nutzen kann, um zur Baustelle zu gelangen.

Das bringt's deinem Unternehmen

• Dein Team weiß immer, wo was hingehört: Klare Strukturen beseitigen Unsicherheiten und ermöglichen effizientes Arbeiten, da jeder im Unternehmen weiß, wie die Dokumentation auszusehen hat.
• Du behältst den Überblick über alle Projekte: Einheitliche Dokumentation erleichtert die Kontrolle und Berichterstattung über den Projektfortschritt und die Qualität der Arbeit deines Teams.
• Weniger Kontrollfahrten und Rückfragen: Dein Unternehmen spart wertvolle Zeit und Kosten, da alle Informationen zuverlässig und vollständig vorliegen und du nicht ständig persönlich auf der Baustelle sein musst.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält, das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos von dem Video wiederfindest.

Im Alltag hattest du in deinem Baustellenordner früher ja auch schon unglaublich viele wichtige Informationen drin. Also von Angeboten über Pläne, über Fotos, wie es dort aussieht, bis zu den Rechnungen oder irgendwelchen Nachträgen, extra Wünschen, Sonderleistungen, Schemata – und all das soll eine digitale Projektakte für dich abbilden. Und wir haben uns Gedanken darum gemacht, wie es euch später im Alltag gelingt, dass es super leicht von der Hand geht, dass ihr sagt: Jeder im Unternehmen weiß, wie es aussieht. Jeder weiß, wo was hingehört. Jeder weiß, wo er was wiederfindet. Jeder weiß, wo er beim Kollegen gucken kann, wie es bei seinen Projekten aussieht. Und das ist auf der Basis von Projektvorlagen ein Kinderspiel. Allerdings muss man sich davor einmal ein kleines bisschen Gedanken machen, wie wollen wir denn unser Projekt aufbauen? Und ich habe jetzt hier in diesem Video ein, zwei Beispiele dabei und zeig dir dann auch, wie du deine eigene Projektvorlage anlegen, verändern und im zweiten Teil von dem Video auch, wie du mit den Vorlagen im Alltag umgehen kannst. Als allererstes hast du ja im Onboarding bestimmt schon ein paar Mal dieses Demoprojekt gesehen. Und dieses Demoprojekt basiert logischerweise einfach auf einer Projektvorlage. Und in der Projektvorlage hier, da geht's von der Bestandsaufnahme über die Baupläne, Checklisten bis hier runter zu Restarbeiten und Versicherung. Also all das, was man im Alltag in seinen Projekten braucht. Es kann aber sein, dass die Projektvorlage so, wie sie jetzt hier da steht und wie wir sie benannt haben und wie sie im Alltag bei vielen auch funktioniert, bei euch im Unternehmen vielleicht anders aufgebaut sein muss oder anders funktioniert. Vielleicht habt ihr noch eine Werkstatt dazu, vielleicht habt ihr noch eine Mappe, wo ihr Kundendienst drin haben wollt oder ist es euch besonders wichtig, dass wir diese Lieferschein-Mappe woanders haben oder anders benennen, weiter oben haben. Und das Schöne ist, du kannst es in MemoMeister so anpassen, dass es zu euch und eurem Alltag passt. Und du bist auch nicht darauf limitiert, dass du nur eine einzige Vorlage hast. Wenn du jetzt verschiedene Arten von Projekten machst und du sagst: Wir haben Projekte in der Sanierung, wir haben Projekte im Neubau, wir haben Projekte, wo wir vielleicht Förderunterlagen brauchen, wir haben Badsanierung, Heizung, energetische Dachsanierung, was auch immer. Du kannst in MemoMeister verschiedene Vorlagen anlegen, auch auf Basis von einer Vorlage. Das klingt zwar alles jetzt vielleicht ein kleines bisschen kompliziert. Ich bringe da jetzt aber ein bisschen Licht ins Dunkel. Projektvorlagen organisierst du hier in der Mappe mit dem Zahnrad. Und hier siehst du all die Vorlagen, die in diesem Account schon hinterlegt sind. Ich habe hier eine Vorlage für Wärmepumpe, ich habe hier eine Vorlage für Badprojekte, ich habe hier eine Vorlage für einstufige Projekte. Wenn ich da reingehe, sehen wir, dass wir hier nur eine Hierarchieebene haben. Es gibt aber auch hier eine Vorlage für mehrstufige Projekte, wo man reingeht und sagt: Ah, da gibt's noch entsprechende Untermammen in den entsprechenden Kapiteln. Das muss man bei sich im Unternehmen einfach überlegen, wie rum man das aufbauen möchte. Wenn dich interessiert, wie das andere machen, oder du Unterstützung von uns möchtest, dann schau im Onboarding ein bisschen weiter unten. Da haben wir ein Kapitel über Möglichkeiten, wie man mit uns zusammenarbeiten kann und welche Hilfestellung wir dir in dem Bereich Prozessoptimierung, Gestalten von solchen Projektakten, einfach auch helfen können. Jetzt aber zum Anpassen und zum Verwenden der Projektvorlage. Du gehst im Zahnrad auf Projektvorlage importieren und in deinem Account klickst du jetzt hier auf Achims Projektstruktur und importierst sie. Die hast du dann hier drin und das ist dann eine Projektvorlage, die du einfach mit dem Dreipunktemenü bearbeiten, für dich und deine Zwecke bearbeiten kannst. Du kannst auch einstellen – ein Beispiel Abrechnung habe ich das – wer Zugriff hat nachher auf diese Mappe, wenn du zum Beispiel bestimmten Mitarbeitern Freigabe geben möchtest für so eine Mappe oder bestimmte Mitarbeiter eben ausschließen möchtest aus so einer Mappe. Dann gehst du einfach auf Bearbeiten und bei Zugriffsberechtigung nehme ich jetzt die alle Admin Eigentümer raus und sag hier haben auch Bauleiter Zugriff und nur die Eigentümer dieses Accounts. Ach, viel mehr musst du jetzt an der Stelle erstmal da nicht einstellen. Du kannst einfach dir jetzt merken: Die Projektvorlage einmal konfiguriert sorgt dann dafür, dass in Zukunft jeder bei jedem Projekt das sieht, was er sehen soll und die Dinge nicht sieht, die du eben nicht willst, dass er sie sieht. Dann drücke ich auf Änderung speichern und dann ist die Projektvorlage auch quasi für dich angepasst. Es gibt noch eine Besonderheit. Ich habe hier unter Reports ein Memo, nämlich einen Report. Und dieser Report wird beim Anlegen eines neuen Projekts automatisch mit in dem Projekt ausgerollt. Das könnte zum Beispiel ein Abnahmeprotokoll sein, das können Reports sein, das kann aber auch genauso eine Unterschrift für die Förderanträge sein oder Garantiebestimmungen für gewisse technische Einrichtungen. Einfach die Dinge, wo du sagst: Die müssen in jedem Projekt gemacht werden. Und das Schöne ist, du kannst daraus auch direkt eine Aufgabe machen, schon in der Vorlage und sagen: Hey, wenn wir ein neues Projekt auf Basis dieser Struktur anlegen, dann ist immer eine offene Aufgabe drin, nämlich Ausführen von dem Report oder Unterschreiben von dem Abnahmeprotokoll oder was auch immer ihr im Alltag da haben möchtet. Gehen wir schnell zurück im Onboarding und schauen mal nach, ob ich zum Thema Projektvorlagen alles erklärt habe. Was ist eine Projektvorlage? Also wiederkehrende Projektstruktur, die ihr im Unternehmen für euch anpassen könnt. Wir haben gesehen, wie man es importieren kann. Ich habe dir gezeigt, wie man es anpassen kann, dass man Zugriffsrechte setzen kann und dass man Dokumente hinterlegen kann. Im nächsten Schritt zeige ich dir jetzt, wie man diese Vorlagen im Alltag verwendet. Das ist nämlich ziemlich einfach und die kann man im Büro anlegen, also hier in der Webanwendung. Man hat aber auch die Möglichkeit, unterwegs in der Projektmappe anzulegen, dazu mehr in dem Kapitel für die App für unterwegs. Jetzt schauen wir uns an, wie man eine Projektvorlage benutzt. Dazu gehe ich in Anfrage Bauvorhaben, drücke hier unten auf neue Mappe und habe hier oben die Möglichkeit, eben eine Projektvorlage auszusuchen. Wähle jetzt Achims Projektstruktur aus, gib dir einen Namen, Achims Demo, und gib hier unten eine Adresse ein. Das ist ganz wichtig, dass das die Adresse ist von dem Ort, wo nachher die Kollegen das Bauvorhaben oder das Sanierungsprojekt umsetzen. Also nicht unbedingt die Anschrift vom Kunden, sondern der Ort, wo die nachher sind, weil wenn man dann mit dem Handy mit der MemoMeister App auf dieser Baustelle ist, dann schlägt es automatisch dieses Projekt vor und dann können die direkt die Unterlagen sehen, Pläne reinschauen, Fotos anschauen, wie es da aussah, Fotos reindokumentieren, die Abnahmeprotokolle ausfüllen – einfach alles das machen, bezogen auf den Ort der Adresse. Also hier eingeben quasi der Ort des Geschehens. Dann drückt man Mappe erstellen und dann ist diese Mappe erstellt und man hat eine offene Aufgabe, nämlich diesen Report als offene Aufgabe auszuführen. Das heißt, ab dem Zeitpunkt könnt ihr in Zukunft, bevor ihr dem Kunden die Schlussrechnung schickt oder die Abnahme macht, auch einfach noch mal checken: Haben wir in diesem Projekt noch irgendwelche offenen Punkte? Dazu gibt's aber im nächsten Kapitel mehr, da geht's nämlich tatsächlich einfach um diese Aufgaben, was sind Aufgaben, wie erstelle ich die, wie mache ich das im Dashboard und wie sortiere ich mein Projekt so, dass ich eben offene Aufgaben tracken kann und weiß, wer von meinen Kollegen ist gerade dann für was zuständig oder bis wann muss das erledigt werden. Alles das im nächsten Kapitel, wo es drum geht um die Aufgaben. Gehen wir schnell zurück und gucken, ob wir jetzt hier den ganzen Job erledigt haben zum Thema Projektvorlagen. Wir haben geguckt, ja, Bezeichnung kann ich eingeben, Adresse kann ich eingeben. Projektinfos habe ich nicht gemacht. Zum Glück haben wir wieder in diese Checkliste geguckt und ich habe dir erklärt, wie der Einsatz von unterwegs ist. Die Projektinfos schulde ich dir noch, das schauen wir uns schnell an. Ich gehe also wieder zurück zu der Mappe von gerade unter Anfrage Bauvorhaben, Achims Demo, und hier habe ich oben die Projektinfos und da gebe ich einfach Ansprechpartner ein. Und das heißt, die Jungs und Mädels können dann von unterwegs in dem Projekt einfach auch zum Beispiel den Architekten anrufen oder den Bauherren anrufen oder den Partner anrufen, die stehen dann einfach hier drin. Die können auch von unterwegs mit dieser Adresse, die wir hier vorher hier eingegeben haben, einfach sagen: Ich möchte dahin, ich möchte dahin navigieren. Dann würden sie auch im Navi direkt mit Google Maps oder was ihr immer als Navi habt, dorthin navigieren. Jetzt wünsche ich dir auf jeden Fall viel Spaß beim Ausprobieren. Wenn du Fragen dazu hast, kannst du gerne im Kapitel weiter unten nachschauen, da erklären wir ganz genau noch mal, welche Möglichkeiten ihr habt, um jetzt mit uns zusammenzuarbeiten. Wenn du Unterstützung zum Beispiel in dem Bereich von uns möchtest, gibt's da unten ein paar Erklärungen, wie man mit uns auch als Team und persönlich zusammenarbeiten kann. Gut, dann an der Stelle einfach viel Spaß beim Ausprobieren und wir sehen uns wieder in Kapitel fünf mit dem Thema Aufgaben.

→ Nächstes Kapitel: 05 – Aufgaben: So vergisst dein Team nichts mehr

Aktualisiert am: 01/04/2026