07 – Dashboard: Behalte den Überblick über dein Team

Dein Unternehmen wächst und du verlierst den Überblick, was dein Team macht? Das MemoMeister Dashboard ist das zentrale Steuerungselement, mit dem du Strukturen schaffst und die Kontrolle behältst, ohne ständig selbst vor Ort sein zu müssen.

Dieses Video ist Teil unseres MemoMeister OnBoardings.

Was bringt dir das?

Wenn dein Team das Dashboard effektiv nutzt, kann es Abläufe im Unternehmen eigenverantwortlich strukturieren und automatisieren. Du erhältst einen zentralen Überblick über alle relevanten Informationen und den Arbeitsfortschritt, was die Delegation vereinfacht. Dies stärkt die Verlässlichkeit deiner Prozesse und entlastet dich im Alltag.

Worum geht es?

Ohne ein strukturiertes Dashboard kann es passieren, dass dein Team den Überblick über wichtige Aufgaben und Projekte verliert. Dies führt zu fehlender Dokumentation, unnötigen Kontrollfahrten und einem Kontrollverlust für dich. Das Dashboard löst dieses Führungsproblem, indem es dir ermöglicht, relevante Informationen für alle sichtbar zu machen und die Arbeitsweise deines Teams zu steuern.

So funktioniert's – Schritt für Schritt

1. Dashboard öffnen und Kategorien anlegen: Wir zeigen dir, wie du über das Haus-Symbol ins Dashboard gelangst und dir individuelle Kategorien für regelmäßig gesuchte Informationen (z.B. Aufgaben, Rapportzettel, Reklamationen) anlegst.
2. Widgets nutzen: Wir zeigen dir, wie du mit Widgets die neuesten Aktivitäten einsehen kannst, zum Beispiel zuletzt erstellte Mappen, hochgeladene Memos oder neue Kommentare. Du siehst auch, wo Memos erstellt wurden.
3. Kategorien teilen: Wir zeigen dir, wie du einmal erstellte Kategorien (z.B. offene Tagesberichte für die Buchhaltung) mit einzelnen Teammitgliedern teilen kannst, damit jeder die für ihn relevanten Übersichten erhält.

Das bringt's deinem Unternehmen

• Gezielte Führung: Du kannst deine Projektleiter und Mitarbeiter besser führen, indem du ihnen klare Strukturen und relevante Informationen direkt im Dashboard bereitstellst, was die Eigenverantwortung fördert.
• Lückenlose Kontrolle: Du behältst den Überblick über alle wichtigen Unternehmensabläufe und siehst sofort, welche Aufgaben von deinem Team erledigt wurden oder noch offen sind, ohne ständig nachfragen zu müssen.
• Effiziente Abläufe: Dein Unternehmen spart unnötige Kontrollfahrten und Suchzeiten, da alle relevanten Informationen zentral und auffindbar sind. Dies reduziert Reibungsverluste und erhöht die Produktivität deines gesamten Teams.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält, das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos von dem Video wiederfindest.

Willkommen im Kapitel 7 vom Onboarding, dem Dashboard. Das Dashboard baut natürlich darauf auf, dass du verstanden hast, was ein Memo ist, wie die Projektvorlage funktioniert und ganz wichtig, das Kapitel 06, die Suche. Denn im Dashboard behältst du einen Überblick über deinen MemoMeister Account und die Aktivitäten deines Teams.

Das Dashboard findest du, indem du hier oben auf das Haus-Symbol klickst. Dort kannst du dir verschiedene Kategorien anlegen, quasi alles, was du in MemoMeister regelmäßig suchen möchtest.

Das können zum Beispiel Aufgaben sein. Es sind im Prinzip gespeicherte Suchen. So kannst du zum Beispiel alles finden, was deinem Team zugewiesen wurde, was diese Woche fällig wird, alle Rapportzettel oder alle Reklamationen. Dazu ist das Dashboard da.

Du kannst hier unten aber auch bei den MemoMeister Widgets nachsehen. Dort siehst du, welche Mappen zuletzt erstellt, welche Memos zuletzt hochgeladen, welche Kommentare ganz neu sind und welche Aufgaben oder Memos zuletzt geändert wurden. Auf der Karte kannst du außerdem sehen, wo und an welcher Stelle Memos erzeugt worden sind.

Im Dashboard kannst du dich so organisieren, dass du für verschiedene Bereiche im Unternehmen Kategorien erstellen kannst. Für die Mitarbeiter in der Buchhaltung könntet ihr zum Beispiel eine Kategorie für offene Tagesberichte, Rapportzettel oder Regiezettel anlegen.

Ihr könnt auch definieren, was "offen" bedeutet: also die noch zu erledigen sind als eine Suche, die bereits erledigt wurden als zweite Suche, und die blockiert sind, weil vielleicht unklare oder komische Aussagen darauf stehen. Diese landen dann einfach unter "blockiert".

Das Schöne ist: Wenn eine Kategorie einmal angelegt wurde, kann sie einfach mit den Kollegen geteilt werden. So können zum Beispiel alle zu erledigenden Rapportzettel als Widget gespeichert und angezeigt werden. Und wenn wir so eine Kategorie erstellt haben, können wir hier auch noch weitere Widgets hinzufügen.

Wir können hier Widgets hinzufügen, die Kategorie bearbeiten oder die Reihenfolge der Widgets verändern. Wir können die Kategorie auch teilen. Wenn wir das Dashboard zum Beispiel gerade aufbauen und möchten, dass ein bestimmter Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin dies macht, wählen wir einfach "teilen" aus, suchen den Mitarbeiter und weisen ihm die erstellte Kategorie zu. Diese enthält dann zum Beispiel offene, zu erledigende, fällige oder überfällige Memos. Einfach auf "teilen" drücken, und schon hat der Mitarbeiter die Kategorie quasi in seinem Dashboard.

Damit kann man in MemoMeister für die verschiedenen Abteilungen oder Zuständigkeiten bestimmte Strukturen schaffen und Abläufe generalisieren. Das hilft uns zum Beispiel bei einer Mitarbeitermappe, in der es Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Bestellungen für Arbeitskleidung gibt. Oder wie jetzt gerade offene Rapportzettel. Es gibt noch einiges mehr. Wir machen regelmäßig Macher Mittwochs und erklären verschiedene Themen. Schau einfach mal auf unserer Webseite unter "Macher Mittwoch" nach, denn dort gibt es immer wieder Impulse, wie du dir dein Dashboard aufbauen oder bestimmte Abläufe in deinem Unternehmen strukturieren, ein Stück weit automatisieren und auf jeden Fall gut kontrollieren kannst. So wissen wir, dass alles erledigt ist, nichts mehr offen ist und die entsprechenden Menschen, die das bearbeiten sollen, ein System an die Hand bekommen haben, mit dem sie selbst kontrollieren können, ob sie die Dinge vollständig abgearbeitet haben.

Nachdem das gesagt ist, schauen wir jetzt einfach mal nach, ob wir denn alles erklärt und unsere Aufgabe erledigt haben. Wir gehen einfach ins Onboarding, ins Kapitel zum Dashboard und schauen, ob wir ein Häkchen setzen können. Das mit der Kategorie haben wir erklärt, damit organisiert man im Dashboard quasi einfach Themenfelder.

Das mit den Labels haben wir im Kapitel 06 schon erklärt. An dieser Stelle sei so viel gesagt: Wenn wir Labels im Unternehmen für Projekte und Mitarbeitermappen aufbauen, können wir im Dashboard Memos auch anhand des Labels filtern.

Wir haben erklärt, was ein Widget ist, also quasi gespeicherte Suchen, und wie man eine Kategorie anlegt, wie man sie teilt und auch wie man ein Widget anlegt. Im Prinzip ist alles erledigt. Wenn du trotzdem dazu noch Fragen hast, kannst du dich natürlich jederzeit an uns wenden an support@memomeister.com. Mach aber auf jeden Fall mit dem Onboarding weiter, denn es gibt noch ein paar richtig interessante Aspekte – vor allem auch, wie wir das alles, was wir jetzt schon im Büro gelernt haben, auch für unterwegs nutzen. Wie sieht das Ganze in der App aus? Das kommt dann im Kapitel 09. Da schauen wir uns dann an, dass alles, was wir hier im Dashboard so gesammelt bekommen, von den Jungs und Mädels, die draußen jeden Tag arbeiten und in den Projekten dokumentieren, ganz einfach erstellt wird und wir trotzdem im Büro mit Einblick den Überblick haben.

→ Nächstes Kapitel: 08 – Mitarbeiterverwaltung: Dein Team effizient organisieren

Aktualisiert am: 01/04/2026