10 – Weitere Funktionen: Projekt-Dokumentation smart verwalten
Dein Unternehmen wächst, und damit die Komplexität der Projekte. Um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die Dokumentation stets auf höchstem Niveau ist, zeigen wir dir in diesem Artikel weitere Funktionen von MemoMeister.
Dieses Video ist Teil unseres MemoMeister OnBoardings.
Was bringt dir das?
Wenn Ihr Team diese Funktionen beherrscht, sichern Sie die lückenlose Dokumentation Ihrer Projekte. Sie können Informationen gezielt mit Kunden teilen, abgeschlossene Projekte sauber archivieren und haben jederzeit die Kontrolle über gelöschte Inhalte. Das stärkt die Verlässlichkeit Ihres Unternehmens, minimiert rechtliche Risiken und entlastet Sie von unnötigen Kontrollaufgaben.
Worum geht es?
Ohne klare Strukturen für spezialisierte Aufnahmen, externe Freigaben oder die Archivierung besteht die Gefahr von Informationsverlust und Missverständnissen. Das kostet Ihr Unternehmen wertvolle Zeit bei der Suche nach Informationen und kann zu Haftungsrisiken führen, wenn wichtige Dokumente nicht auffindbar sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Führungsprobleme proaktiv lösen.
So funktioniert's – Schritt für Schritt
- 360° Aufnahmen nutzen und teilen: Wir zeigen dir, wie dein Team 360°-Bilder in MemoMeister aufnimmt, bearbeitet und mit Kunden oder Partnern teilt, um Projektfortschritte eindrücklich zu kommunizieren.
- Cloud-Freigaben für Memos und Mappen: Wir erklären, wie du einzelne Memos oder ganze Projektmappen sicher per Link, QR-Code oder Passwortschutz extern freigeben kannst, ohne dass dein Team einen MemoMeister-Zugang benötigt.
- Projekte archivieren und wiederherstellen: Wir zeigen dir, wie dein Team abgeschlossene Projekte ins Archiv verschiebt, um die Oberfläche übersichtlich zu halten, und wie archivierte Projekte bei Bedarf wiederhergestellt oder exportiert werden können.
- Gelöschte Elemente im Papierkorb verwalten: Wir erläutern, wie der Papierkorb funktioniert, wer Zugriff darauf hat und wie sichergestellt wird, dass keine wichtigen Informationen unwiderruflich verloren gehen, bevor sie nach 90 Tagen endgültig gelöscht werden.
Das bringt's deinem Unternehmen
- Verbesserte Kommunikation: Dein Team kann visuelle Projektfortschritte transparent mit Kunden und Partnern teilen, was das Vertrauen stärkt und Rückfragen reduziert.
- Lückenlose Dokumentation: Sie sichern wichtige Projektdaten durch Archivierung und den Papierkorb, minimieren so rechtliche Risiken und behalten auch nach Projektende den Überblick.
- Effiziente Zusammenarbeit: Durch gezielte Cloud-Freigaben und klare Ablagestrukturen spart Ihr Unternehmen Zeit bei der Informationssuche und vermeidet Kontrollfahrten zu Baustellen.
Transkript
Hier ist das geglättete Transkript. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält, das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos von dem Video wiederfindest.
Ja, in MemoMeister gibt es noch viel mehr zu entdecken, und ein paar dieser Highlights haben wir dir hier zusammengefasst. Unter anderem geht es um die 360°-Aufnahmen. Dazu haben wir ein YouTube-Video verlinkt. An dieser Stelle drei Hinweise: Erstens haben wir im Onboarding für die Map App für unterwegs ein kleines Video, das zeigt, wie man mobil die 360°-Funktion nutzen kann. Zweitens gibt es im Onboarding-Demoprojekt auch 360°-Bilder. Diese findest du, wenn du oben in die Suche gehst, das „360°“-Label eingibst und dann herunterscrollst. Sie sind immer mit einem dreidimensionalen Kreis gekennzeichnet. Öffnet man ein Bild, kann man es sich ansehen, mit dem Stift hineinzeichnen und Markierungen setzen. Drittens kannst du diese 360°-Bilder auch mit Kunden und Partnern teilen, um zu zeigen, wie es auf dem Projekt damals aussah. Zum Beispiel: „Die Rigipsplatten hier waren grün, die wurden verwendet, die größeren zum Beispiel nicht.“ Solche Informationen lassen sich in einem 360°-Bild wunderbar und schnell kommunizieren. Wenn du wissen möchtest, wie man solche Bilder aufnimmt und wie sie in MemoMeister funktionieren, schau dir gerne das entsprechende YouTube-Video an.
Damit haken wir die 360°-Funktion ab und gehen zu den Cloud-Freigaben an Externe, dem Memo-Link. Du kannst jedes beliebige Memo über den Teilen-Knopf als Cloud-Freigabe konfigurieren. Du kannst die E-Mail-Adresse deines Geschäftspartners oder Kunden eingeben. Du kannst aber auch den Link aktivieren und ihn zum Beispiel als QR-Code drucken oder so anderen Leuten zur Verfügung stellen. Falls es nicht ausreicht, dass der Zugang nur über die kryptische URL erfolgt, kannst du unter den Einstellungen auch ein Passwort hinterlegen. Es gibt verschiedene Einstellmöglichkeiten, da du vielleicht nicht alle Infos des Memos extern freigeben möchtest. Zum Beispiel sind Kommentare standardmäßig schon deaktiviert. Du kannst auch unter „Läuft ab“ einstellen, wie lange die Freigabe gültig sein soll. Standardmäßig haben wir hier ein Jahr hinterlegt.
Einzelne Memos können per Cloud freigegeben werden, aber auch ganze Mappen. Oft haben wir in unseren Demoprojekten eine Untermappe „Berichte“. Wenn ich diese Untermappe nehme und auf „Mappe als Link teilen“ drücke, kann jeder, der den Link hat, die entsprechenden Berichte des Projekts sehen. Auch die 360°-Bilder, wie zuvor erwähnt. Dafür benötigt man nicht einmal einen MemoMeister-Zugang, der Link reicht, denn auch im Memo-Link ist ein 360°-Viewer enthalten. Wir empfehlen dir, das einfach mal auszuprobieren und dir selbst eine Mappe freizugeben, um von unterwegs die 360°-Bilder aus dem Demoprojekt anzuschauen.
Wenn dein Unternehmen MemoMeister im Alltag häufiger nutzt, kann es sein, dass ihr die Archivfunktion braucht oder dass sie nützlich ist. Die Archivfunktion macht eine zentrale Sache: Sie nimmt abgeschlossene Projekte aus dem normalen Oberflächenbereich von MemoMeister und verschiebt sie ins Archiv. Wir zeigen dir, was es damit auf sich hat. Wenn ich zum Beispiel diese Onboarding-Mappe über das Drei-Punkte-Menü ins Archiv legen würde, fragt MemoMeister noch einmal, ob ich das wirklich machen möchte. Danach ist die Mappe mobil nicht mehr sichtbar, und die Infos aus diesen Mappen tauchen weder in der Standardsuche noch im Standard-Dashboard auf. Wenn ich aber links ins Archiv gehe, habe ich standardmäßig wieder die Suche, kann filtern und finde im Archiv auch alle Informationen wieder. Es geht sogar so weit, dass ich archivierte Bereiche auch wiederherstellen kann, falls ein Kundenprojekt doch wieder aktiv wird oder wir einen Wartungsvertrag mit dem Kunden haben. Ich kann sie aber auch als ZIP-Datei exportieren, wenn ich mein ganzes Archiv auch lokal speichern möchte. Ich kann aber auch sagen: „Nee, ich möchte das Archiv tatsächlich löschen.“ Dann verschiebe ich es einfach in den Papierkorb.
Der Papierkorb ist der letzte Punkt in diesem Kapitel 10 des Onboardings. Egal, was in MemoMeister gelöscht wird, egal von wem, ob am Handy oder in der Webanwendung, es landet zuerst im Papierkorb. Den Papierkorb selbst sehen aber nur Administratoren und Eigentümer. Er ist unten links zu finden und listet alles auf, je nachdem wie lange es dort liegt. Gelöschte Memos werden nach 90 Tagen komplett und vollständig entfernt. Das System ist also vergleichbar mit dem Papierkorb auf deinem Computer oder Handy. Wichtig ist: Egal welcher Mitarbeiter etwas löscht, es landet immer im Papierkorb, und Zugriff darauf haben im Prinzip nur Administratoren und Eigentümer.
Damit haben wir Kapitel 10 erledigt. Im nächsten Kapitel geht es darum, was Mappen noch können, und vor allem laden wir dich ein, mit uns zu interagieren, wenn du Verbesserungsvorschläge für MemoMeister hast. Im Kapitel 12 zeigen wir dir Möglichkeiten, wie du über uns zu Schulungen, neuen Vorlagen und Best-Practice-Beispielen kommst. Im letzten Kapitel erklären wir noch, wie man MemoMeister mit anderen Softwarelandschaften verbindet, was unsere Schnittstellenphilosophie ist und wie du an deine API-Keys kommst und welche Limitierungen es dabei gibt. Jetzt auf jeden Fall viel Spaß beim Ausprobieren.
→ Nächstes Kapitel: 11 – Erweiterte Mappenfunktionen: Mehr Struktur und Kontrolle
Aktualisiert am: 01/04/2026
Danke!