11 – Erweiterte Mappenfunktionen: Mehr Struktur und Kontrolle

Als Geschäftsführer musst du darauf vertrauen können, dass dein Team effizient und strukturiert arbeitet. Mit den erweiterten Mappen-Funktionen von MemoMeister gibst du deinem Team die Werkzeuge an die Hand, um dies sicherzustellen, und bewahrst dabei den Überblick über alle Projekte.

Dieses Video ist Teil unseres MemoMeister OnBoardings.

Was bringt dir das?

Ein gut strukturiertes digitales Ablagesystem ist die Grundlage für reibungslose Abläufe. Wenn dein Team klare Strukturen hat und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind, verbessert sich die Delegation von Aufgaben erheblich. Du verbringst weniger Zeit mit Nachfragen und Korrekturen, weil die Prozesse selbsterklärend sind und die nötigen Informationen immer am richtigen Ort liegen. Das schafft mehr Ruhe in deinem Unternehmen und macht dein Team unabhängiger.

Worum geht es?

Fehlende Strukturen und unklare Verantwortlichkeiten führen oft zu Chaos und Ineffizienz auf der Baustelle. Ohne klare Berechtigungen und Vorlagen verschwendet dein Team Zeit mit Suchen und dein Unternehmen riskiert Fehler durch unvollständige Dokumentation. Das kostet dich nicht nur Nerven, sondern auch wertvolle Ressourcen.

So funktioniert's – Schritt für Schritt

1. Zugriffsberechtigungen anpassen und vererben: Du kannst genau festlegen, welche Mitarbeiter auf bestimmte Mappen zugreifen dürfen. Änderungen lassen sich entweder nur auf eine Mappe anwenden oder auf alle Untermappen übertragen und überschreiben. Das sorgt für klare Zuständigkeiten in deinem Team.
2. Schlagwörter hinzufügen und vererben: Ähnlich wie bei den Zugriffsberechtigungen kannst du Schlagwörter auf Mappen anwenden. Auch hier kannst du entscheiden, ob das Schlagwort nur für die aktuelle Mappe oder für alle zugehörigen Untermappen gilt. Das vereinfacht das Wiederfinden von Inhalten erheblich.
3. Mappen als Projektvorlage speichern: Wenn du im Laufe eines Projekts eine perfekte Mappenstruktur entwickelt hast, kannst du diese einfach als neue Projektvorlage speichern. So profitieren alle zukünftigen Projekte von deinen Best Practices.
4. Mappen als ZIP-Datei exportieren: Lade komplette Mappen inklusive aller Unterstrukturen und Memos als ZIP-Datei herunter. Das ist ideal für Archivierungszwecke oder zur externen Weitergabe und gewährleistet, dass die Verzeichnisstruktur erhalten bleibt.
5. Mehrere Mappen markieren und verschieben: In der Weboberfläche kannst du gleichzeitig mehrere Mappen auswählen, um sie zu verschieben, zu archivieren oder zu löschen. Das spart dir und deinem Team viel Zeit bei der Projektpflege.
6. Mappenaktivitäten nachvollziehen: Verfolge revisionssicher, welcher Mitarbeiter wann welche Änderungen in einer Mappe vorgenommen hat. Das ist extrem hilfreich für die Ursachenforschung und wenn du wissen möchtest, wer wann was gemacht hat.
7. Emojis setzen für bessere Übersicht: Weise deinen Mappen Emojis zu, um sie optisch voneinander zu unterscheiden. So erkennen deine Mitarbeiter auf den ersten Blick, um welche Art von Projekt oder Dokument es sich handelt – zum Beispiel alle Sanitärprojekte mit einem blauen Icon.

Das bringt's deinem Unternehmen

• Geregelte Zuständigkeiten: Du stellst sicher, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf sensible Informationen haben und dein Team weiß, wo welche Dokumente hingehören. Das vereinfacht die Delegation und schützt vor Fehlern.
• Standardisierte Prozesse: Dein Unternehmen arbeitet mit bewährten Strukturen. Durch Projektvorlagen und klare Regeln für die Dokumentation etablierst du Best Practices, die dein Team automatisch anwendet. Das erhöht die Qualität und Zuverlässigkeit der Projektabwicklung.
• Weniger Suchzeiten: Durch Schlagwörter und eine visuell verbesserte Ordnerstruktur finden deine Mitarbeiter benötigte Informationen schneller. Das spart wertvolle Arbeitszeit, die sie produktiver in die eigentliche Wertschöpfung investieren können.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält, das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos von dem Video wiederfindest.

Mappen in MemoMeister können einiges mehr, als du es vielleicht von deinem Netzlaufwerk oder Windows Explorer kennst. In diesem Kapitel erklären wir dir die Hintergründe und wie das funktioniert. Der erste Punkt ist, Zugriffsberechtigungen hinzuzufügen und zu überschreiben. Wir erklären dir das am besten an einem Beispiel.

Du hast vielleicht in deiner Projektvorlage an irgendeiner Stelle schon Untermappen erzeugt und möchtest zum Beispiel bei den Rapporten, dass nur die Mitarbeiter in dieser Mappe etwas sehen. Im Unterkapitel möchtest du vielleicht, dass nur das Büro und die Abrechnung Zugriff hat. Dafür kannst du auf das Drei-Punkte-Menü gehen, auf „Bearbeiten“ klicken und hier die Zugriffsberechtigung ändern und zum Beispiel sagen: nicht „Alle Mitarbeiter“, sondern hier sollen bloß die Bauleiter Zugriff haben.

Diese Änderung, die man auf einer Mappe macht, bleibt genau an der einen Mappe, an der man es macht. Das heißt, wenn ich jetzt hier auf „Änderung speichern“ gehe, dann ist die Vorlage für den Reportzettel mit dieser Zugriffsberechtigung verändert. Manchmal möchtest du aber auch, dass eine Änderung über alle Mappen und deren Untermappen hinweg übernommen wird. Dafür gibt es in diesem Menü die Einstellung „Nur für diese Mappe“ – das ist die oberste und standardmäßig angehakt. Du kannst aber auch sagen, du möchtest es bei den zugehörigen Mappen, also bei den Submappen oder Untermappen, hinzufügen.

Dann fügst du quasi den Bauleiter hinzu. Oder du möchtest es überschreiben. Dann fügst du ihn nicht hinzu, sondern dann ist es nachher bei der Mappe und allen Untermappen die Zugriffsberechtigung, die du hier gesetzt hast. Genau das gleiche Prinzip haben wir auch bei den Labels, bei den Schlagwörtern. Das heißt, da kannst du ein Schlagwort ändern, nur für die eine Mappe, die du gerade offen hast. Das ist die Standardeinstellung. Oder du kannst es eben für die Untermappen hinzufügen oder überschreiben. Damit können wir diesen Punkt abhaken und zum nächsten gehen. Weitere Optionen sind Mappen als Projektvorlage speichern oder als Zip-Datei exportieren.

Das funktioniert so: In einer Mappe, zum Beispiel jetzt der Onboarding-Mappe hier oben, kannst du bei den weiteren Optionen sagen: „Ich möchte diese als Projektvorlage speichern.“ Im Alltag passiert es immer wieder, dass man im Tun, im Arbeiten in einem Projekt die Struktur leicht verändert, vielleicht neue Mappen hinzufügt und irgendwann sagt: „Das ist eigentlich eine perfekte Mappe“, vielleicht durch die Unterstruktur der Förderunterlagen sagt man: „Das möchte ich eigentlich als Projektvorlage haben.“ Und dafür ist dieser Punkt dann gedacht, dass man aus einer bestehenden Mappe eben eine neue Projektvorlage erzeugen kann.

Eine andere Option hier ist, dass du die Mappe einfach als Zip-Datei herunterladen kannst. Das ist ähnlich wie im Archiv. Dann packt MemoMeister alles, was in der Mappe ist, in eine Zip-Datei mit der Unterstruktur, mit den Untermappen, mit den Memos und stellt es dir als Zip-Datei zur Verfügung. Die kannst du herunterladen, bei deiner Branchensoftware speichern, auf dem Netzlaufwerk speichern und wenn du sie so auspackst, ist auch die Verzeichnisstruktur wie in MemoMeister wieder da und die Memos sind genau an der richtigen Stelle. Das einfach gern auch mal ausprobieren.

Im nächsten Punkt zeigen wir dir, wie man Mappen, und zwar mehrere Mappen auf einmal, markiert und verschiebt. Das funktioniert in der Weboberfläche. Dazu gehen wir jetzt in die Mappe „Erledigte Bauvorhaben“, weil wir da jetzt zwei Bauvorhaben haben, die wir ins Archiv schieben möchten. Wir sehen hier unten unter weiteren Mappen zwei exakt die gleichen Mappen, die wir hier auch sehen. Wenn ich hier auf „Auswählen“ drücke, können wir die beiden auswählen, das können auch viel, viel, viel mehr sein. Und dann hast du hier die Möglichkeit, die auf einmal zu verschieben, auf einmal zu archivieren oder auf einmal zu löschen. Wir möchten die erledigten Projekte jetzt einfach archivieren, drücken „Archivieren“. Dann fragt er uns noch mal, ob wir die wirklich archivieren möchten. Wenn wir jetzt auf „Ja“ drücken, dann verschiebt er die beiden von „Erledigte Bauvorhaben“ ins Archiv. Wenn es dich interessiert, was es mit dem Archiv auf sich hat und du das Kapitel 1 vorher im Onboarding noch nicht gemacht hast, dann empfehlen wir dir einfach, schau dir das Kapitel vorher im Onboarding an.

Dann kommen wir zum Thema Mappenaktivitäten. In MemoMeister passiert im Alltag ja oft relativ viel. Manchmal ist man aber ein kleines bisschen auf Spurensuche, weil vielleicht der eine Mitarbeiter zu einem gewissen Zeitpunkt eine bestimmte Sache gemacht hat und dann ist es gut, wenn man ein revisionssicheres Tool hat. Und in MemoMeister habt ihr hier rechts den Knopf „Mappenaktivitäten“. Das heißt, wenn du da drauf drückst und in die Mappenaktivitäten gehst, wenn du jetzt zum Beispiel ins Onboarding gehst, dann siehst du genau, welcher Mitarbeiter hat wann im Onboarding was gemacht und was getan. Und das ist natürlich unglaublich hilfreich, dass du nicht über einen gesamten Account schauen musst, sondern auch im einzelnen Projekt einfach ein bisschen mehr in die Detailtiefe gehen kannst und da ein bisschen Ursachenforschung betreiben kannst, wenn es dich interessiert, was wurde in einem gewissen Zeitraum von welchem Mitarbeiter denn in MemoMeister verändert. Damit haken wir das mit den Mappenaktivitäten ab.

Und dann kommt noch ein kleines cooles Feature, nämlich Emojis setzen bei Mappen, und da haben wir noch zwei Tipps für dich dabei. Also, Emojis setzen bei Mappen bedeutet – das kennst du vom Onboarding vielleicht schon – die Emojis bei Mappen sind vorne. Das könnte aber auch in eurer Projektvorlage machen, zum Beispiel wenn ihr sagt: „Hey, unsere Badprojekte-Vorlage, die hat einen blauen Emoji da vorne und unsere Wärmepumpen, die hat vorne so ein orangenes.“ Das heißt auch für die Kollegen und Kolleginnen, die später mit den Projekten arbeiten, haben alle Sanitärprojekte direkt ein blaues Icon und alle Wärmepumpenprojekte direkt dieses orangene Icon als kleines Beispiel. So kann man Projekte auch direkt ein bisschen unterscheiden. Wir empfehlen auf jeden Fall immer – deswegen ist in unserer Vorlagenstruktur das auch hinterlegt – dass ihr in eurer Projektvorlage entsprechend gute Emojis auswählt, weil das macht auf jeden Fall die Mappen auch im Handy interessanter, spannender und für den Mitarbeiter ist dieser optische Anker auch dann klar: In dem Bereich geht's zu einem Reportzettel, in dem Bereich findet er die Pläne, in dem Bereich legt er die Fotos ab. Einfach Best Practice mit diesen Emojis zu arbeiten.

Das war dann das Kapitel 11. Dann setzen wir die Aufgabe als erledigt und dann schauen wir uns noch kurz an, was uns noch erwartet in den nächsten Kapiteln. Das ist das Kapitel 12 „Out of the Box“, da geht's um Schulungen rund um MemoMeister, was wir dir noch an die Hand geben können, damit es heute, aber auch in ein, zwei Jahren bei dir mit MemoMeister einfach richtig rund läuft. Und im letzten Punkt, im 13. Punkt, erklären wir dir die Philosophie hinter MemoMeister zum Thema Schnittstellen, zum Thema Konnektivität mit anderen Anbietern und auch wie du daran kommst und wie du an die Beschreibung und die Dokumentation der Schnittstelle kommst.

→ Nächstes Kapitel: 12 – Dein Support nach dem Onboarding: So bleibt dein Team dran

Aktualisiert am: 01/04/2026