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#69 Eine gut organisierte Projektstruktur für dein Team

Erfahre, wie du mit einer klaren Projektstruktur den Überblick über alle Auftragsphasen deines Teams behältst und so die Kontrolle über dein Handwerksunternehmen stärkst.


Im Macher Mittwoch #69 sprechen Markus und ich darüber, wie wichtig eine saubere und gut organisierte Projektstruktur in MemoMeister ist. Viele Betriebe, gerade wenn sie wachsen, stehen vor der Herausforderung, den Überblick über den Projektstatus zu verlieren.


Dein Team braucht klare Ablagen und ein System, damit keine Angebotsphase vergessen wird oder Projekte ohne die nötige Vorbereitung starten. Wir zeigen dir heute eine „Menükarte“ mit sieben wichtigen Ideen, wie du die oberste Ebene deiner Projektakten so aufbaust, dass dein Unternehmen effizienter arbeitet und du jederzeit weißt, was dein Team gerade leistet.


Das nimmst du mit


  • Ein Kanban-ähnliches System in MemoMeister hilft dir und deinem Team, jederzeit den aktuellen Projektstatus auf einen Blick zu erfassen.
  • Strukturierte Angebots- und Auftragsphasen ermöglichen deinem Team ein effizientes Vertriebsmanagement und verhindern, dass Leads verloren gehen.
  • Durch die Nutzung der Favoritenfunktion können deine Mitarbeiter wichtige Projekte priorisieren und direkt im Dashboard verfolgen.


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Inhalt



Dein Weg zu einer klar strukturierten Projektübersicht


Dein Unternehmen wächst, und mit jedem neuen Projekt wird es anspruchsvoller, den Überblick zu behalten. Oft liegt das Problem nicht darin, dass einzelne Dokumente fehlen, sondern dass die Gesamtstruktur fehlt, um den Status und Fortschritt deiner Bauvorhaben auf einen Blick zu erfassen. Markus und ich sehen immer wieder in den Power Moves, dass großes Potenzial in einer besseren Organisation der obersten Ebene der Projektakten steckt.


Wir zeigen dir heute nicht, wie dein Team das Projekt selbst aufbaut, sondern wie die "Schränke" organisiert sind, in die deine Projektmappen später einsortiert werden. So stellst du sicher, dass dein Team effizient arbeiten kann und du als Chef den Überblick behältst, ohne ständig nachfragen zu müssen.


Angebotsphasen managen: So verlierst du keine Aufträge mehr


Stell dir vor, du hast eine Pipeline für deine Angebote, in der dein Team jederzeit den Status jedes potenziellen Auftrags sieht. Viele Handwerksbetriebe kämpfen damit, den Überblick zu behalten, welche Angebote raus sind, welche auf eine Rückmeldung warten oder welche in die Auftragsbestätigung übergehen.


Mit einer einfachen Ordnerstruktur in MemoMeister, wie sie etwa bei Angelika als "Pipeline" genutzt wird, kann dein Team Projekte durch verschiedene Status schieben: von der "Anfrage" über "Angebot versendet" bis hin zu "Warten auf Auftragsbestätigung". Dies ist ein Kanban-orientiertes System, das dir und deinem Team sofort zeigt, wo Handlungsbedarf besteht. Dein Vertriebsteam kann so gezielt Reminder senden und die Abschlussquote deines Unternehmens aktiv beeinflussen.


Favoriten und strategische Umsetzung: Dein Team arbeitet effizienter


Um die Effizienz deines Teams weiter zu steigern, ist die Favoritenfunktion in MemoMeister ein entscheidendes Werkzeug. Jedes Teammitglied kann sich die Projekte, an denen es aktiv arbeitet, als Favorit markieren. Diese Projekte erscheinen dann direkt im Dashboard, was deinem Team einen schnellen Zugriff und eine bessere Übersicht ermöglicht, ohne lange suchen zu müssen.


Wenn dein Team ein Projekt in eine neue Phase verschiebt, aktualisiert sich auch der Favoritenstatus. Ein wichtiger Hinweis für dich als Geschäftsführer: Baue neue Strukturen nicht über Nacht um. Mache dir einen Termin mit Markus für einen Power Move aus, schaut euch den Macher Mittwoch noch einmal an und entwickelt eine Strategie. Überlege, wen du im Team mitnehmen musst, damit die Umstellung reibungslos funktioniert und alle im Geschäft am Ball bleiben.


Was dein Team jetzt tun kann




Vollständiges Transkript


[00:00] So, aber jetzt offiziell. Heute herzlich willkommen zum Macher Mittwoch 69 und der Markus und ich haben uns beim Vorbereiten von dem Macher Mittwoch einfach wie immer überlegt, welches Thema ist denn eins, wo neue, die dabei sind, interessiert, aber vielleicht auch den ein oder anderen, der schon eine Weile dabei ist, auch interessiert. Und Markus macht ja regelmäßig die Power Moves, also diese halbstündigen Termine, zu der ihr alle auch eingeladen seid, wenn ihr ein Thema habt, euch bei Markus zu melden.


[00:29] Und dann schaut er ja immer mal wieder in die Accounts rein, und weil dann natürlich jemand sagt, du äh Markus, ich habe das Problem X oder das Problem Y publiziert Z und wenn er dann in einen Account reinschaut, dann sieht er, ah, der ist ja äh noch hat ja noch das eine oder andere Potenzial, sagen wir mal, wenn man es aufbauen kann.


[00:48] Und dann sage ich jetzt, jetzt haben wir ein gemeinsames Problem.


[00:52] Jetzt haben wir ein gemeinsames Problem, genau. Und deswegen möchte ich euch jetzt eine Sache zeigen, nämlich äh wir haben eine Struktur hier heute für euch dabei. Ich hoffe, ihr seht die alle, bei der wir zusammengetragen haben, was man in Memomeister machen kann. Das hier ist eine Menükarte in einem Restaurant. Das bedeutet nicht, dass ihr jetzt dahingehen müsst und sagt, ich bestelle jetzt einfach mal das komplette Menü, komplett durch und mache alles, sondern das ist sind verschiedene Ideen, die da drin äh Platz finden und über die Ideen, die heute leider Platz finden, sprechen wir, das sind nämlich insgesamt sieben, damit es nicht zu es gibt noch viel mehr, aber wir haben es jetzt mal auf sieben beschränkt, weil es sind sieben ganz wichtige und diese sieben Ideen, die besprechen wir heute im Macher Mittwoch und schauen uns dann dazu einfach auch immer an, warum wir hier das in der Projektstruktur hier eben so aufgebaut haben, wie man es hier sieht. Und ganz wichtig, heute geht's nicht darum, wie ihr das Projekt im Projekt selbst aufbaut, sondern vielleicht an zwei Stellen, ja, aber ansonsten nicht, sondern es geht tatsächlich darum, es ein bisschen zu organisieren. Also die Schränke aufzubauen, indem wir nachher die Projektmappen, die Baustellenmappen reinstellen, dass ihr einen besseren Überblick bekommt.


[02:13] So viel vorab gesagt. Markus, habe ich den Einstieg jetzt so gemacht, wie wir es besprochen hatten?


[02:19] Yes, sehr Exakt!


[02:22] Sehr gut. Also, dann schalten wir mal direkt hier rüber. Der ein oder andere von euch schreibt ja Angebote, ja, verschickt die Angebote und die der Kunde bestellt die Angebote dann manchmal, manchmal auch nicht. Und jetzt will ich da nicht drauf eingehen, dass das auch an zwei, drei Stellen schlaue Prozesse gibt, wie man den Vertriebsweg besser machen kann oder also wir haben Kunden, die die Gäste einfach äh die Gäste, die potenziellen Interessenten dann einfach zur Angebotspräsentation ins Firmengebäude einladen oder die eine Präsentation äh per Memolink verschicken, darum soll es heute nicht gehen, sondern es soll darum gehen, wie ihr im Unternehmen diese erste Mappenstruktur hier nutzen könnt, damit ihr eben genau wisst, okay, dort wartet noch jemand auf ein Angebot, dort warten wir auf die Auftragsbestätigung und dort warten wir auf dann das kommt der nächsten Schritt weiter unten. Also, wenn ihr die Bauvorhaben hier oben habt, Angelika, bei euch ist es die Pipeline. Ihr erinnerst dich, wenn ihr diese Anfrage hier habt, wie gesagt, bei Angelika heißt es Pipeline, da kommen die neuen rein, die quasi noch nicht im Angebot sind. Dann liegen die da drin und dann sieht man da äh gerade aktuell haben wir drei in der Anfragephase. Und wenn ich sag, ich warte auf die Auftragsbestätigung, dann habe ich hier aktuell keine in diesem Account, wo ich auf eine Auftragsbestätigung warte. Wenn ich jetzt quasi hier das Angebot verschickt habe, äh und dann sagt, okay, ich verschiebe das dann, das ist quasi, ich nehme noch zum einen Aktenschrank des Haus und stell's einen anderen oder ich leg quasi die Baumappe eine andere Ablage, dann lege ich die jetzt hier auf warten auf Auftragsbestätigung. Und das haben wir äh im Vorfeld zu diesem Macher Mittwoch, Markus und ich ein paar mal gemacht und dann hat Markus gesagt, hey Achim, das ist doch auch total cool, wenn wir das im Zusammenhang mit den Favoriten auch zeigen.


[04:21] Also, der ein oder andere von euch nutzt ja die Favoritenfunktion. Favoriten sind alles die Mappen, die hier dieses Sternchen haben. Das heißt, wenn bei euch im Unternehmen der ein oder andere Mitarbeiter derjenige eben ist, der in der Phase Vertriebsphase oder der in der Ausführungsphase oder später in der mal Abrechnungsschlussphase ähm mit dem Kunden arbeitet, dann kann er sich eine Mappe als Favorit setzen. Das hat den Vorteil, dass sie im Dashboard dann hier drin sind. Das hat aber auch den Vorteil, dass wenn ich eine Mappe verschieb', also jetzt z.B. verschiebe ich die hier, dass ich dann hier natürlich die Mappen raussuchen kann, ich kann aber auch hier zu den Favoriten gehen und sagen, ha, jetzt warten wir bei dem Projekt auf die Auftragsbestätigung, weil wir haben es gerade das Angebot verschickt. Das heißt, in der Pipeline warten wir jetzt quasi hier auf die Auftragsbestragsbestätigung, und wir sehen es sofort.


[05:15] Es gibt's immer wieder, dass man einfach sagt, ich gehe eigentlich immer wieder durch dieselben Projekte durch, sag, was ist ja eigentlich mit dem Projekt oder was ist eigentlich mit dem Projekt oder was passiert eigentlich hier gerade und mit der Struktur von heute könnt ihr euch die die Idee mitnehmen, die wir euch mitgeben, weil es kann ist für jeden leicht anders aufgebaut später, aber wenn er sagt, wir haben immer wieder dasselbe Thema, dass wir nicht genau wissen, was ist der Projektstand von dem Projekt, dann ist dieses Kanban orientiertes System hier, das wir euch heute zeigen, ein ganz guter Ansatz, einfach mal die Projektaktenstruktur der obersten Ebene sich anzuschauen. Falls bei irgendjemand von euch da eine Unsicherheit aufkommt, was total normal ist,


[06:00] Dann baut es bitte nicht heute Abend irgendwie um so mit heißer Nadel und sagt, hey, ich habe jetzt schon mal drei Ideen, ich mache das jetzt und morgen sind alle irgendwie im Fragezeichen im Geschäft, sondern macht euch einen Termin mit Markus aus, schaut euch vielleicht den Macher Mittwoch noch mal an, macht den Power Move aus. Überlegt kleine Strategie, wie ihr das umbaut, wen ihr mitnehmen müsst, also jetzt nicht bitte nachher hingehen und sagen, boah, hey, das war super, ich baue jetzt alles auf einmal um.


[06:29] Also damit hat man automatisch mit dem simpelsten Modus überhaupt eine Überwachung von dem Auftragsstatus. Man hat automatisch ein ganz simples Konzept für ein Angebotsmanagement und im Vertrieb vom Handwerk kann man sich jetzt natürlich sagen, hey, am Freitag in der Woche gucken wir einfach bei allen, wo wir auf Auftragsbestätigung warten, noch mal rein und schicken den lieben Leuten einfach noch mal einen kleinen Reminder, dass das Angebot eigentlich nur drei Tage gültig ist und falls sie doch noch Fragen haben, Sie sich bitte schnell Anfang der Woche melden müssen, weil sonst die Einplanung des Projekts verzögert wird. Also damit kann man dann natürlich im Unternehmen sagen, die sollen ja nicht in dem Status verharren, sondern wir will die ja eigentlich am am will die eigentlich so durchschieben, dass sie am Schluss irgendwann abgerechnet sind, erledigt sind und die Kohle auf dem Konto landet.


[07:22] Ja, also erster Punkt, Angebote Phase einfach mal anschauen, so wie die Angelika das gemacht hat, mit mit einer Pipeline und das im Prinzip dort ein Punkt dazu. Dann gibt's die zweite Idee, die hinter diesem hinter diesem Struktur steckt und das ist die Projekte starten ohne gute Vorbereitung, wenn man es nicht macht. Also die Punkte ist es ja immer sagen wir mal leicht negativ äh umschrieben. Ja, wir es um, also wenn man wenn man das jetzt uns hier anschauen, gut macht, dann starten eure Projekte zukünftig mit einer besseren Vorbereitung.


[08:01] Nämlich genau wie das mit dem Angebot, gibt's hier auch die Möglichkeit eine Vorbereitungsmappe zu machen. Und für die Vorbereitungsmappe, da habe ich hier ein Text Memo. Das heißt, wenn ein Projekt in der Vorbereitung ist, heißt es noch nicht, dass es in der Ausführung ist, sondern dass man da vielleicht noch Material bestellen muss, dass man vielleicht noch die Verkehrs äh äh Absperrung machen muss oder noch mal klären muss, wo man den Kran hinstellt oder den Kran überhaupt bestellen oder was auch immer. Das heißt, jeder von euch hat in aller Regel eine kleine Übersicht von den Dingen, die man tun muss, bevor das Projekt läuft und dann Terminausmachen ist da zwar das wichtigste, aber eben nicht alles. Und wenn ihr so eine Liste macht, die gibt's bei uns auch in der Vorlagensammlung, da könnt ihr die auch für euch anpassen und dann sagt er, für die Projekte, die in der Vorbereitungsphase liegen, müssen wir einfach das kurz durchgehen und mit kann ja auch hingehen und sagen, ja, das da ist tatsächlich in dem Fall nicht relevant, weil wir das nicht haben, dann streichst du es durch oder nimmst es raus, aber ich mache mir kurz Gedanken drüber. Wenn man das macht, als Chef, als Projektleiter, als Obermonteur, wer auch immer das macht, dann reduziert genau diese Übung die ganzen Rückfragen, die die Kollegen auf der Baustelle haben und wenn ihr merkt, okay, die haben trotzdem noch Rückfragen, dann könnt ihr diese Checkliste anpassen und sagen, na, werden wir in Zukunft einfach noch mal überlegen, äh ob ob wir dann äh keine Ahnung, äh Toilettenhäuschen brauchen, ja, nein, weil die haben jetzt schon zum dritten Mal nicht verstanden, wie sie es machen sollen. Was auch immer, ich glaube, das Problem an sich ist verstanden. Wenn Projekte aus der Vorbereitungsphase raus wollen, dann sollte man dieses Projektvorbereitungsbriefing fertig machen. Hat man auch schon mal einen Macher Mittwoch dazu gemacht den ganzen und wenn ihr das auch wollt und tracken wollt, dann hat man da auch schon einen Macher Mittwoch dazu und da kann man nämlich sagen, das ist eine Aufgabe, die ist blockiert, solange sie eben rot ist, äh solange da noch Häkchen drin sind, die nicht erledigt sind. Und da weiß ich, ich kann eigentlich nicht ein Projekt in aktive Projekte rüberlegen, wenn die Projektvorbereitung noch blockiert ist. So, kleiner Einblick da am Rande.


[10:06] So, das was bedeutet das? Ihr reduziert das Thema, dass ihr die Vorgaben klarer habt. Ihr guckt euch das Thema Arbeitsvorbereitung an und äh natürlich logischerweise auch die Baustellenplanung noch ein bisschen genauer an. Also ist in der Projektakte sind die relevanten Sachen da drin. Und genau, das tut ihr quasi automatisch, indem ihr hier einen kleinen Status einfügt und sagt, ja, die warten nicht direkt von Kunde hat bestellt in aktiv, sondern die verharren da, bis eben das ist kleine Go gibt, weiterzugehen. Es kann auch ein kleines sein, es muss nicht über kompliziert sein, aber dann kann man hier eben da weitergehen.


[10:46] Aber das ist tatsächlich ganz kurz, das ist tatsächlich äh wo ich sag, einer der äh wichtigsten Punkte oder oder Schritte, bei dem, was wir heute zeigen. Und ähm ich würde sagen, der macht äh fast für für jeden Sinn, natürlich ohne jetzt, dass wie Achim gesagt hat, dass jetzt gleich hinzufügt. Ähm aber weil es einfach auch noch mal so ein so ein Sicherheitsschritt ist und viele, das sehe ich ja auch immer, nicht nur tatsächlich welche, wo jetzt neu starten, sondern auch, wo schon länger dabei sind, haben viele einfach nur dieses vielleicht ähm von Auftrag kommt rein und dem machen gleich ein aktives Projekt dann draus und haben diesen Zwischenschritt gar nicht, ja, und das ist einfach nur mal so, man man schaut sich noch mal an, man checkt noch mal, hat man alles, kann man dann auch noch mal agieren, äh und dann wenn es losgeht, dann ist dann wirklich alles sauber vorbereitet und die und die Mitarbeiter äh können da guten Gewissens starten. Genau, also das ist ja als Achim. Marcus hat eine Idee, wir machen so. Wenn jemand da dazu ein Power Move machen will, dann soll er sich vorher den Macher Mittwoch anschauen, den wir da dazu gemacht haben. So, ähm es ist auf jeden Fall sehr sehr sehr cool und äh guck mal aber weiter, das Thema alte Projekte, keine Ahnung, wie es dort aussieht, das ist dann Klammer da hinten, das soll Kundendienst heißen. Äh kann man kann es aber auch Wartungsvertrag nennen oder äh Notdienst oder wie auch immer. Das sind im Prinzip jetzt hier darum, dass wenn ihr mit einem Projekt fertig seid und der ihr wisst, da müssen wir regelmäßig wieder hin. Aus Gründen, dass ihr dann sagt, hey, wir könnten ja die Projekte einfach in eine und das ist hier unten diese Struktur in die Anlagen oder ins Kundenverzeichnis verschieben.


[12:25] Ja, das Projekt ist abgerechnet, es ist erledigt, ist alles safe, dann legt man das darüber und dann hat man, das Problem haben einige einfach, ähm die Möglichkeit in dieses Projekt noch z.B. reinzulegen, die Telefonnummer von dem Hausmeister oder in welchem dieser drei Gebäude ist denn wo eigentlich der Haustechnikraum oder äh wenn einer am Samstagabend um 22 Uhr den Notdienst anruft und dahin muss, ja, dass man dann sagt, okay, wir dokumentieren einfach einmal mit vielleicht sechs, sieben Bildchen der Reihe nach, wie man da hinkommt, wo der Schlüssel ist, wie man anrufen muss oder kann, wenn es nicht funktioniert. Und dann kann, dann hat man legt man das einfach in der Anlage in dem Kundenprojekt mit ab.


[13:07] Hat dann den Vorteil, dass auch mal ein Kundendienstmitarbeiter neuer kommt, ein alter geht, jemand krank ist, jemand übernimmt oder man das Unternehmen vielleicht irgendwann mal jemand anders veräußern will oder an seinen Sohn weitergeben will oder an seine Tochter, wem oder an wen auch immer. Und dann ist sind diese alte Projekte, wenn man das so dokumentiert hat, natürlich auch wertvoll. Ja, dann schauen wir uns an, was neue Mitarbeiter brauchen, wenn sie anfangen sich zurechtfinden zu wollen. Da gibt's zwei Antworten. Das eine ist natürlich, wenn ihr eine Struktur habt und gemeinsam im Unternehmen diese Struktur lebt, dann ist dann macht nicht der eine Hüh, der andere Hot und der dritte, der macht dann gar nichts, sondern dann ist es für jeden leichter das nachzuvollziehen. Wir haben aber auch hier oben, denn für den ein oder anderen ist es vielleicht neu, hier eine Onboarding Mappe. Jeder Memomeister Nutzer Anwender Kunde, der diese Mappe in seinem Account nicht hat, meldet sich bitte einfach ganz informell schnell bei Markus. Wir brauchen den API Key von euch und dann spielen wir euch diese Mappe ein. Dies ist nämlich eine Mappe, wo kleine Erklärvideos Memomeister erklären. Ja, und das hilft natürlich, wenn neuer Mitarbeiter kommt, dass man ihm sagen kann, hey, du bist jetzt jemand, der auf der Baustelle unterwegs ist, dann guckst du dir bitte hier diese zwölf kleinen Videos an oder zumindest mal das Video, wie das geht mit dem 360° Viewer, mit dem Bericht erstellen und mit dem äh Lieferschein scannen, hier Document scannen oder Foto erstellen. Also, wenn ihr das nicht habt, wenn es jetzt für euch gerade ein böhmisches Dorf ist, einfach schnell melden und dann könnt ihr diese diese Onboarding Sache in eurem Account eingespielt bekommen. Also, das sind die zwei Perspektiven. Neuer Mitarbeiter, der kommt, dem könnt ihr die Projektstruktur relativ schnell erklären. Und der kann diese Onboarding Videos anschauen, damit er die Funktionen in Memomeister schnell versteht.


[15:03] Und ein Punkt mit dem Demoprojekt ist ja bei uns ein Beispiel, aber das könnt ihr natürlich dieses Demoprojekt auch zu eurem eigenen Demoprojekt ähm machen, ja, und das ist dann auch schön zu sehen, unabhängig von der ersten Struktur, die wir hier sehen, wie ist wirklich ein Projekt bei euch aufgebaut, dass das kann man dann auch anpassen, aber auch das äh bei mir melden und dann können wir auch das mal durchgehen, wie ihr da so ein Best Practice Demoprojekt wirklich für für euch habt.


[15:32] Da ähm da da hatten wir das auch, der vielleicht kleiner Einweber da, weil du es gerade angesprochen hast. Der Markus spricht von diesem Demoprojekt hier. Und das Demoprojekt ist natürlich dazu da, damit man die Sachen, die hier unten gezeigt werden, auch ausprobieren kann, weil der ein oder andere Mitarbeiter, der tut sich am Anfang schwer, weil er das Gefühl hat, oh, wenn ich da jetzt was mache, dann mache ich aus Versehen was kaputt. Und das kann man dem Demoprojekt einfach sagen, du weißt du was, geh da rein, mach da deine fünf Bilder von deiner Kaffeetasse rein, das können wir nachher wieder aufräumen oder probier dich doch dort aus. Also, das hier einfach da dazu noch gesagt.


[16:08] Nächster Punkt: Jeder organisiert seine Projekte anders. Ist ein kleines bisschen natürlich das gleiche wie vorher, aber ein anderer Blickwinkel, denn wenn ich jetzt eine Struktur schaffe, wie diese und wir uns im Unternehmen dran halten, wie die wie wir das haben mit so einer vielleicht kleinen Checkliste, dann ist es nicht ganz so tragisch, wenn einer mal äh zwei Tage ausfällt, weil sich keine Ahnung, den kleinen Zeh verstaucht hat oder wenn er zwei Monate ausfällt, äh weil er dann doch noch spontan auf die Idee gekommen ist, Elternzeit zu machen oder oder oder. Wenn ihr so eine Struktur habt, dann seid ihr im Unternehmen einfach besser aufgebaut, ist Übergabefähiger, Vertretungsfähiger und ihr hockt nachher nicht daran und sagt, in welchem Stadium befindet sich eigentlich das Projekt tralala gerade, weil unabhängig, wie gesagt, von dem was im Projekt drin ist, es spielt da auch eine Rolle, ist das hier einfach einen super Überblick, dass ihr sagen könnt, hey, guck mal, bevor du gehst nächste Woche, lass uns doch mal kurz gucken, bei den erledigten Bauvorhaben, ähm okay, das ist jetzt ein schlechtes Beispiel. Bei den erledigten Bauvorhaben, äh da müssen wir, da müssen wir noch mal über die zwei Sachen sprechen, äh da sind noch noch zwei Punkte offen. Ja, dann kann man das einfach machen und dann hängt man die einfach weiter auf die nächsten, also z.B. auf Anlage Kundenverzeichnis.


[17:28] So, dann haben wir ein Thema natürlich, dass WhatsApp teilweise die Projektakten ersetzt, wenn man die Strukturen nicht in ein Stück weit so aufbaut, dass es der Mitarbeiter auch verstehen und nachvollziehen kann. Wenn ich jetzt sag, okay, liebe Leute, schickt mir einfach zu dem Baufortschritt eine WhatsApp oder die der Kunde schickt irgendwas per WhatsApp und ich sag, ich antworte dem Kunden, dann habe ich auch schon Macher Mittwoch dazu, dann habe ich so eine Schattenkommunikation und ich habe so eine keine klare Verantwortung, wenn ich aber sag, hey, solange das Projekt in Auftragsbestätigung ist, äh brauchen wir auf jeden Fall ähm diese Phase X oder diese Phase Y und hier an der Stelle, wenn ich in der App oder in Memomeister in der Webanwendung nach einem Kunden such, ich suche jetzt hier oben nach Meyer. Dann kommt, dass Meyer ein Projekt hat hier und das noch Mitarbeiter habt, der heißt Anton Meyer, aber hier habe ich ein Projekt in der Schießhausstraße und das ist gerade in Vorbereitung. So sehen es auch die Mitarbeiter. Das heißt, wenn die dann nachher ein Projekt suchen und sie haben Freigabe, ist ja immer die Frage, haben Freigabe, dann sehen die natürlich auch, hey, das ist ja schon ein erledigtes Projekt oder das ist eins, wo gerade in Vorbereitung ist oder das ist eins, wo wir gerade in Ausführung haben. Das heißt, ich sehe auch schnell und verstehe auch schnell den Überblick, warum ich vielleicht nicht 300 Projekte aktiv habe und so noch schlimmer, wie früher manche sich organisiert haben nach Jahreszahlen und Monaten oder sonst irgendwie, es braucht ihr alles nicht, wenn ihr so eine Struktur hier in die Richtung aufbaut.


[19:08] Logischerweise sieht man natürlich trotzdem nachher äh welches Projekt wurde angelegt von wem und in welchem Datum und welchem Zeitbereich haben wir das dann abgearbeitet. Aber das sind alles ja dann Funktion von Memomeister. Ich glaube, ich bin jetzt ein bisschen, habe mich ein bisschen verhaspelt, allerdings vielleicht an der Stelle nur kurz gesagt, wenn ihr so eine Struktur so aufbaut und den Mitarbeitern anfängt zu erklären, dann entwickeln die auch noch mehr das Verständnis, dass man eben eine Organisation braucht für die vielen Infos und dass man, wenn man die so aufgebaut hat, dass alle alle Beteiligten leichter ist nachzuvollziehen, leichter ist es an die richtige Stelle zu legen und leichter ist nachher zu zu gucken, was fehlt denn vielleicht an der ein oder anderen Stelle noch.


[19:50] So, dann einen Punkt vielleicht noch, also ich fand jetzt nicht äh dass du dich verhaspelt hast, aber bei dem WhatsApp Thema noch mal klar, wir haben da auch den Macher Mittwoch zugemacht. Wir wissen aber auch, dass es in der Praxis natürlich mal auch noch zu WhatsApp Geschichten kommen kann und sei es auch der Kunde schickt schickt Bilder und da ist es umso wichtiger, da geht's jetzt gar nicht um die oberste Ebene, die wir gerade euch zeigen, sondern wirklich dann bei einem Projekt die Strukturen, das äh nur kurz drauf eingegangen, wenn dann bei WhatsApp reinkommt und dann aus WhatsApp teilen, dass man dann auch beim Projekt genau weiß, okay, das waren jetzt eben äh Bilder zu Baustellenfotos oder bei der Bestandsaufnahme. Also, dass derjenige oder der Mitarbeiter auch in Memomeister beim Projekt selber dann den richtigen Ort haben, wo sie diese WhatsApp äh Bilder, die da reinkommen, ablegen können, weil wir wissen natürlich auch, dass in der Praxis äh dann manchmal trotzdem noch äh noch vorkommen und da ist es umso wichtiger, dass man dann diese Informationen beim Projekt teilt und dann jeder auch Christus bereit hat, dann ist es nämlich auch keine Schattenkommunikation. Genau.


[20:50] Genau, das war die Schattenkommunikation, genau. Ja, und äh das was ich vorher gezeigt habe auf der oberen Ebene hier mit diesen Sternchen, das haben die Kollegen und Kolleginnen auf der Baustelle genauso, das heißt, wenn ihr sagt, hey, du arbeitest eigentlich immer unter aktive Bauvorhaben, dann kannst du dir ein Sternchen setzen, hat er das in seinem Dashboard. Und wenn er dann in WhatsApp z.B. drin ist und eine eine eine Information weiterleiten will, dann kann er auf Teilen drücken, dann kommt automatisch der gleiche Dialog, den den den ich hier gerade hatte mit äh such deine Mappe oder teils doch mit Favoriten und am Handy kommt sogar noch, wenn er die Adresse eingegeben hat, teils mit dem Projekt in deine Nähe. Also das ist noch mal einfacher das ähm dazu an der Stelle noch, genau.


[21:35] Dann, schlussendlich letzter Schritt, Projekte bleiben im falschen Status hängen und das ist genau eigentlich der so beißt sich die Katze in Schwanz an der Stelle, weil der Markus eben in den Power Moves das immer wieder gesehen hat. gesagt haben, wir müssen euch da drüber informieren, dass man sich so organisieren kann, weil sonst hat man tatsächlich nachher Projekte, wo man sagt, ja, weiß ich jetzt gerade auch nicht. Ich hab guckt man noch mal rein und dann guckt man irgendwann noch mal rein und dann sagen wir, wo muss das jetzt eigentlich hin? Muss das jetzt ins Archiv oder fehlt da die Rechnung oder ist es jetzt äh eigentlich ein Projekt, das im Kundendienst in Zukunft läuft und mit der Struktur können ihr das schön abhandeln. Und wenn dann mal wieder so ein Starkwetterereignis ist, wie jetzt die letzten Tage des öfteres mal vorkommt, dass man sagt, ich fahre raus und ich mache viele Projekte der Reihe nach, dann ist genau dieses, was wir heute besprochen haben und angeschaut haben, diese Anfrage Bauvorhaben, das Füllen der Pipeline, dann kann natürlich auch der Kollege, der rausfährt, sich dort schnell eine Mappe anlegen, die Bilder reinmachen von den Dachziegeln oder von einem kaputten Carport oder von dem von den umgefallenen Mülleimer oder was auch immer, ja, und dann habt ihr hier die Pipeline gefüllt und könnt dann eben daraus Projekte generieren und das dann so Stück für Stück der Reihe nach hier durchreichen.


[22:55] Ich habe anfangs eine Kleinigkeit vergessen, Markus. Ich wollte ja will ja noch dazu sagen, dass wir um 12 Uhr die Fragen beantworten, weil im Chat gibt's glaube ich eins zwei weiß, ich hab es noch nicht angeschaut, aber da gab's auf jeden Fall Nachrichten, dass wir ab 12 Uhr immer beieinander bleiben, der Markus und ich bleiben immer da und ihr könnt dort eure Fragen stellen, die ihr so habt und das ist nämlich eine weitere Mappe, die man hier sieht. Offene Fragen an Memomeister. Diese Mappe, die ihr hier anlegen könnt, die die Kickstart mit uns machen, die kriegen es in aller Regel immer angelegt. Diese Mappe, die legt ihr so an, dass da drin nur Zugriff habt, genau nicht wie ich jetzt alle Mitarbeiter, sondern im Prinzip bloß die äh die die eben in Macher Mittwoch kommen, also die Key User und die Chefs. Und dann habt ihr eine Mappe, wo ihr reingehen könnt und sagen könnt, ich erstelle hier eine Frage, Frage an Memomeister Team. Und da dann schreibe ich da eben meine Fragen rein, dass ihr die am nächsten Macher Mittwoch oder am übernächsten, wenn ihr halt Zeit findet, sagen könnt, hey, ich bleibe bis um 12 Uhr da, kann ich mit den beiden da einfach mal das durchdiskutieren, was ihr euch da aufgeschrieben habt. Ihr müsst es nicht mal als Text machen. Ihr könnt es auch als kleines Video machen oder eure Kollegen können es auf der Baustelle ein kleines Video machen, wenn die eine Frage haben, sagen, hey, ich interessiere mich darum, wie das mit den Favoriten geht, dann kann er ein kleines Video machen, das gibt euch, ihr liegt's da rein und beim nächsten Macher Mittwoch bleibt ihr einfach bis um 12 Uhr da, dann schauen wir uns das an und dann gucken wir, ob wir es direkt beantworten können oder ob wir so einen Power Move Termin damit ausmachen können. Und das ist schlussendlich äh der äh ein weiterer kleiner Tipp an der Stelle, das hat natürlich nicht nur mit Memomeister zu tun, weil man hat ja im Alltag immer wieder irgendwelche Themen, die aufpoppen, wo man sagt, an an welchen Stelle soll ich denn bei mir im Alltag den Knoten ins Taschentuch machen, ja? Soll ich das als Post an meinen Monitor hängen, aber was mache ich, wenn ich im Auto fahr und dort die Idee bekommen? Also wie wie gehe ich da damit um? Und das ist für mich jetzt im Prinzip der kleine das kleine Werbe Jingle für die letzte Podcast Folge mit dem Jens, der ist glaube ich auch da, genau mit Jens, weil da haben wir auch einen kleinen Ausflug über so Sprachaufnahmen mit Plot gemacht und wie man diese Sprachaufzeichnung einfach in Memomeister speichern kann, so dass ihr die Notizen, die so im Alltag entstehen eben Projekt zuordnen könnt, für euch selbst zuordnen könnt, es wiederfinden könnt und vielleicht sogar mit Chat GPT oder wer was auch immer ihr benutzt aus einer Sprachnachricht so eine Checkliste machen könnt, wie diese hier, dass ihr einfach wisst, wir haben einen Platz, da können die Informationen, da können die Ideen, da können die Fragen hin und die sind da, ob ich heute Gemini benutzt, Chat GPT benutzt oder Claude benutzt oder Langdog benutzt oder was ihr auch immer benutzt, die Information zu einem Kundenprojekt ist natürlich wunderbar aufgehoben beim Kundenprojekt. Und das ist hier ein guter Ort. Einfach den Podcast anhören, da gibt's auch einen kleinen Trick, wie man das automatisieren kann, dass diese Infos automatisch in Memomeister landen. So, das war ein kleiner Werbe Jingle für den Bauimpulse Podcast, der einfach gern reinhören. Wenn ihr da Fragen habt, dann dazu bitte nicht an Markus wenden, weil der kann euch der Markus wahrscheinlich nicht weiterhelfen, das einzige, was er machen wird, ist zu sagen, da musst du mal vielleicht kurz mit dem Kollegen quatschen. Also das dazu einfach da reinhören. Ich glaube, also ich super, danke Jens, dass du Jens ist extra nach Stuttgart gekommen, um die Podcast Aufnahme zu machen von von Dortmund aus mit dem Camper rübergefahren, aber ich Spoiler jetzt den Podcast, das ist auch da schon drin. Also einfach Bauimpulse digital die letzte Folge dazu anhören. Und ähm dann, wenn ihr wollt, jederzeit und immer, gerne auch Themenvorschläge zu einem Macher Mittwoch bringen. Also wenn ihr irgendwas habt, wo euch unter den Nägeln brennt oder wo ihr sagt, das verstehe ich nicht so ganz oder möchte ich noch mal von vielleicht einer anderen Sicht beleuchtet haben, zögert nicht uns anzuschreiben, uns anzurufen, äh und eure Not, euren Wunsch oder eure äh vielleicht auch komisch anmutende Idee mit uns zu teilen, dann können wir gucken, ob wir daraus einen Macher Mittwoch machen, weil die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass wenn einer von euch ein Thema im Kopf hat, dass das Thema auch andere haben und dass wir sogar eine Lösung dazu haben oder vielleicht sogar eine klare Aussage haben, wie mach das nicht mit Memomeister. Kann ja genauso sein. Aber zögert einfach nicht, kommt da auf uns zu und das ist jetzt eine schöne Brücke auf den 12 Uhr, weil er hat gerade mein Handy auch geklingelt, jetzt ist 12 Uhr, der offizielle Teil vom Macher Mittwoch 69 ist an sich schon gleich rum, ich muss nur noch kurz da runter. Nächstes Mal ist, wie ich eingangs schon gesagt habe, das ist da gibt's eine Terminänderung, also für die, die sich die Macher Mittwoch schon in ihren Terminkalender geschrieben haben, der Macher Mittwoch 70 ist nicht am 26. August, sondern am 19. August ist eine Woche vorverlegt.


[28:11] Ansonsten diese ganzen Macher Mittwoch Termine, das ist jetzt glaube ich das erste Mal, seitdem wir die schon vorplanen, äh sind immer wir planen das immer am Anfang vom Jahr schon vor, sind normalerweise fest. Ja?


[28:25] Habe ich sonst was vergessen, Markus?


[28:29] Nee, da oben halt noch ganz normal äh auf Bauimpulse Podcast und hat den den den Macher Überblick, aber ich glaube, da weiß hoffentlich mittlerweile auch, also die wo neu dabei sind mit dem Macher Überblick, dass das auch die Einladung immer ist zum nächsten. Vor allem, die und stimmt. muss man dazu sagen noch immer wieder. Immer wieder wiederholen. Man müssen davon ausgehen, dass es die meisten äh nicht gehört haben. Also Macher Überblick, wenn der bei euch im Posteingang landet, auf jeden Fall aufmachen. Da werden neue Funktionen vorgestellt, da gibt's manchmal ein Video vom Markus, manchmal ein Video vom Jan, wo er einfach oder wo die beiden schon irgendwelche coolen neuen Sachen zeigen. Da gibt's Vorlagen, wenn wir neue Vorlagen drin haben und da ist immer auch der Link drin zum Anmelden vom nächsten Macher Mittwoch. Genau.


[29:17] Und wie gesagt, diese Podcast Folge auf jeden Fall anhören. Die anderen sind auch cool hier, BG Bau mit Ergonomie. Ah ja, genau, das ist auch noch ein Punkt. Im Macher Überblick mache ich immer ein kleines Recap Video von den letzten Bauimpulse Folgen. Das heißt, wenn ihr es nicht dazu gekommen seid, die Bauimpulse Folgen alle anzuhören, dann können Macher mit Block Macher Überblick die drei Minuten investieren und mal einfach reinhören, was ich zu diesen einzelnen Folgen sag. So, das ist auch noch im Macher Überblick immer mit drin. Genau. Dann machen wir jetzt offiziell Schluss und wechseln die Brille. So. Jetzt sind wir für euch da, für eure Fragen, feuerfrei, Mikros an und und gern Fragen oder gern einfach zuhören.

Aktualisiert am: 20/08/2026

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