MM#63 Vorlagen schneller einsetzen: Effiziente Dokumentation für dein Team

Dein Team kämpft mit ineffizienter Dokumentation und ungenutzten Vorlagen? In diesem MacherMittwoch zeigen wir, wie ihr die digitalen Vorlagen in MemoMeister optimal einsetzt und so eure Prozesse auf der Baustelle beschleunigt.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem MacherMittwoch tauchen wir tief in die Welt der MemoMeister-Vorlagen ein. Wir zeigen dir, wie dein Team PDF-Vorlagen, Bildqualitätseinstellungen und Zugriffsrechte optimal nutzt, um die tägliche Dokumentation auf der Baustelle zu beschleunigen und zu standardisieren. So vermeidet ihr Zettelwirtschaft und stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen strukturiert erfasst werden.

Die wichtigsten Learnings

• Memos mit mehreren Bildern beschreiben: Ermöglicht es deinem Team, komplexe Situationen aus verschiedenen Perspektiven zu dokumentieren und eine einheitliche Beschreibung für alle Bilder zu hinterlegen. Das spart Zeit und vermeidet Missverständnisse.
• Bildqualität & Hintergrund-Upload optimieren: Stelle die Bildqualität in der App an die Bedürfnisse deines Betriebs an. Dank des Hintergrund-Uploads kann dein Team größere Bilder machen und das Handy sofort wieder wegstecken, ohne auf den Upload warten zu müssen.
• Zugriffsrechte für Vorlagen steuern: Weise Vorlagen gezielt bestimmten Teams oder Mitarbeitern zu. So stellst du sicher, dass jeder nur die Formulare sieht, die für seine Aufgaben relevant sind, und die Vorlagensammlung übersichtlich bleibt.
• Vorlagen mit Firmenlogo und Adresse: Beim Importieren von Vorlagen aus unserer Sammlung werden dein Firmenlogo und deine Adresse automatisch eingefügt. Das sorgt für ein professionelles Erscheinungsbild und spart manuelle Arbeit.
• Projektvorlagen nutzen: Lege wichtige Formulare wie Abnahmeprotokolle oder Projektcover direkt in Projektvorlagen ab. Beim Anlegen eines neuen Projekts sind diese dann automatisch vorhanden und können bei Bedarf auch als "zu erledigen" markiert werden.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Doku-Richtlinie implementieren: Nutze unsere Dokumentationsrichtlinie aus der Vorlagensammlung. Passe sie an deine Bedürfnisse an und lass dein Team unterschreiben, um klare Erwartungen an die Baustellendokumentation zu definieren.
2. Vorlagen-Zugriff optimieren: Überprüfe die Zugriffsrechte deiner bestehenden Vorlagen und zeige deinem Team, wie sie Favoriten nutzen können. So finden alle schnell die relevanten Formulare und arbeiten effizienter.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Herzlich willkommen zum Macher Mittwoch Nummer 63. Heute geht es darum, wie ihr Vorlagen schneller einsetzen könnt – insbesondere PDF-Vorlagen und welche Scanner wir euch dafür empfehlen. Wir teilen dazu wie immer unseren Bildschirm.

Wie immer können ab 12 Uhr eure Fragen gestellt und im Austausch besprochen werden. Wir bitten euch, diese in den Chat zu schreiben. Sollte eine Frage jedoch so dringend sein, dass sie sofort beantwortet werden muss, könnt ihr euer Mikrofon einschalten. Nun starten wir mit unserer Tipps-und-Tricks-Sektion. Zuerst geht es um die Beschreibung von Memos. Viele Mitarbeiter wissen nicht, wie einfach das ist. Daher haben wir ein kurzes Video vorbereitet, das ihr auch eurem Team zeigen könnt. Darin zeigen wir, wie man in MemoMeister mehrere Bilder aufnimmt, zum Beispiel aus verschiedenen Perspektiven einer Situation, und dann eine einzige Beschreibung für alle Bilder hinterlegt. So wird der Sachverhalt klar dokumentiert und alle relevanten Informationen sind den Bildern zugeordnet. Das ist besonders nützlich, wenn ein Raum oder eine Situation aus mehreren Blickwinkeln erfasst werden muss.

Oft werden wir gefragt, ob man die Bildgröße in MemoMeister ändern kann. Ja, das ist in der App als Eigentümer oder Administrator möglich. Ihr könnt zwischen den Bildqualitäten 'Normal', 'Hoch', 'Sehr Hoch' und 'Original' wählen. Wir empfehlen 'Sehr Hoch', da 'Original' zu sehr großen Dateien führt, was den Upload verlangsamt und das Datenvolumen eurer Mitarbeiter unnötig belastet. 'Sehr Hoch' bietet eine ausgezeichnete Qualität mit geringer Kompression. Ein weiterer Vorteil ist der Hintergrund-Upload, den wir vor einiger Zeit eingeführt haben. Das bedeutet, dass euer Team auch bei größerer Bildqualität die Fotos aufnehmen, den Upload starten und das Handy dann direkt wegstecken kann. Die Bilder werden im Hintergrund hochgeladen, was auf iOS- und Android-Geräten reibungslos funktioniert und die Effizienz auf der Baustelle deutlich steigert.

Im Upload-Tab könnt ihr zudem sehen, wer in den letzten 48 Stunden welche Inhalte hochgeladen hat – eine nützliche Funktion zur Übersicht. Nun kommen wir zu den Zugriffsrechten für Vorlagen, die uns direkt zum heutigen Thema 'Vorlagen schneller einsetzen' führen. Wir haben eine kurze Umfrage im Chat gemacht, um zu sehen, wie viele von euch unsere ausfüllbaren PDF-Vorlagen bereits nutzen. Die Antworten zeigen eine gute Mischung aus erfahrenen Nutzern und solchen, die es noch planen oder eigene Vorlagen verwenden. Dies bestätigt, wie wichtig das Thema ist.

Wenn ihr Vorlagen in MemoMeister verwendet, könnt ihr für jede Vorlage Zugriffsberechtigungen einstellen. Das ist besonders nützlich, da nicht alle Vorlagen für jeden Mitarbeiter relevant sind. Ihr könnt Teams oder einzelne Mitarbeiter zu Gruppen hinzufügen und dann festlegen, welche Vorlagen nur für bestimmte Gruppen sichtbar sind – zum Beispiel ein 'Abnahmeprotokoll Heizung' nur für das Heizungsteam. So bleibt die Vorlagensammlung auf dem Handy eurer Mitarbeiter übersichtlich und relevant. Diese Funktion ist bereits für PDF-Vorlagen verfügbar und wird auch für Berichtsvorlagen entwickelt.

Bevor wir zu einer spannenden Neuerung kommen, möchten wir euch die Dokumentationsrichtlinie ans Herz legen. Diese findet ihr in unserer Vorlagensammlung. Nach dem Importieren dient sie als eure verbindliche Vorgabe für die Mitarbeiter, in der ihr festhaltet, welche Erwartungen ihr an die tägliche Dokumentation im Unternehmen habt. Ihr könnt den Text individuell anpassen und sie als verbindliches Dokument nutzen, das eure Mitarbeiter unterschreiben. Das ist ein wertvolles Tool, um sicherzustellen, dass alle im Team die Bedeutung und die Standards der Dokumentation verstehen und einhalten.

Die Dokumentationsrichtlinie kann direkt in der App vom Mitarbeiter aufgerufen und unterschrieben werden. Die Texte sind anpassbar. Ein weiterer praktischer Tipp für die Vorlagensammlung ist die Favoritenfunktion. Euer Team kann häufig genutzte Formulare als Favoriten markieren. So sind diese wichtigen Dokumente beim nächsten Aufruf der Formularsammlung sofort griffbereit und müssen nicht erst gesucht werden. Das spart wertvolle Zeit im Arbeitsalltag.

Für Mitarbeiter, die noch nicht vollständig auf digitale Formulare umsteigen möchten, gibt es eine praktische Übergangslösung: den Scanner. Euer Team kann ausgefüllte Papierformulare einfach mit der MemoMeister App scannen, eine kurze Beschreibung diktieren und hochladen. So werden auch physische Dokumente digital erfasst, zentral abgelegt und sind jederzeit nachvollziehbar – das verhindert den Verlust wichtiger Zettel und spart aufwendiges Suchen. Dies bringt uns zum Thema, wie ihr Vorlagen noch schneller einsetzen könnt.

Ein tolles Feature, um Vorlagen noch schneller zu nutzen: Wenn ihr euer Firmenlogo und eure Anschrift in den MemoMeister Firmeneinstellungen hinterlegt habt, werden diese beim Importieren von Vorlagen aus unserer Sammlung automatisch in die Dokumente eingefügt. Das betrifft alle unsere aktuell 64 Vorlagen und sorgt dafür, dass jedes importierte Formular sofort euer Branding trägt. Sollte es dabei zu Problemen kommen, etwa weil das Logoformat nicht passt, wird das MemoMeister-Logo als Fallback verwendet. In diesem Fall meldet euch gerne bei uns, damit wir euch bei der Optimierung eures Logos (idealerweise PNG, JPEG oder SVG) unterstützen können.

Neben der zentralen Vorlagensammlung könnt ihr auch in euren Projektvorlagen wichtige Formulare hinterlegen. Beim Anlegen eines neuen Projekts aus einer Vorlage werden diese Dokumente, wie etwa das Projektcover oder Abnahmeprotokolle, automatisch in das Projekt kopiert. Seit Anfang des Jahres können diese Vorlagen auch als 'zu erledigen' markiert werden, sodass sie direkt als Aufgabe im Projekt erscheinen. Für längerfristige Projekte könnt ihr Mitarbeitern auch vorausgefüllte Vorlagen zur Verfügung stellen. Das bedeutet, ihr füllt im Büro die relevanten Header-Informationen einmal aus, ladet die Vorlage herunter und hinterlegt sie dann in der Vorlagensammlung oder als Favorit für den spezifischen Mitarbeiter. So spart euer Team auf der Baustelle wertvolle Zeit, da die Basisdaten bereits eingetragen sind.

Wir bieten auch einen Service für individuelle Vorlagen an. Grundsätzlich unterscheiden wir zwei Arten: Vorlagen, die für die gesamte MemoMeister-Community nützlich sein könnten (wie unsere 64 bestehenden Formulare), und rein individuelle Vorlagen für spezifische betriebliche Anforderungen. Wenn ihr eine bestehende Vorlage aktualisieren oder eine neue, allgemein nützliche Vorlage entwickeln lassen möchtet, beteiligen wir uns an den Kosten und nehmen sie dann in unsere Vorlagensammlung auf. Hierfür erheben wir eine kleine Schutzgebühr. Für rein individuelle Formulare, die nur für euren Betrieb relevant sind, könnt ihr unseren Dienstleister beauftragen. Er ist spezialisiert auf unsere Anforderungen und kann schnell und effizient arbeiten. Wichtig ist hierbei ein präzises Briefing von eurer Seite. Je klarer eure Anforderungen formuliert sind – zum Beispiel durch Anmerkungen in einem bestehenden PDF oder einem kurzen Video – desto schneller und kostengünstiger kann die Umsetzung erfolgen, da unnötige Rückfragen vermieden werden.

Wir empfehlen euch, die Dokumentationsrichtlinie und die Einwilligung Fotos aus der Vorlagensammlung zu prüfen. Diese sind für interne Teamprozesse relevant. Wenn ihr Fragen dazu habt, wie ihr solche internen Unterweisungen oder Gefährdungsbeurteilungen in MemoMeister abbilden könnt, sprecht uns gerne an. Mit unserem neuen Aufgaben-Feature ist es jetzt noch einfacher, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter notwendige Dokumente unterschreiben. Zum Abschluss möchten wir noch auf den Bauimpulse Podcast hinweisen, falls ihr noch nicht reingehört habt. Wir freuen uns über Feedback zu den Themen. Achtet außerdem auf den Macher Überblick, der immer eine Woche vor dem nächsten MacherMittwoch erscheint und alle wichtigen Updates sowie den Anmeldelink enthält. Die Termine für die kommenden MacherMittwochs sind bereits im Kalender auf unserer Homepage verfügbar und können direkt in euren Outlook- oder Google-Kalender importiert werden.

Markus erinnert uns noch an das Thema Berichtsvorlagen. Wir haben verschiedene Vorlagen für Berichte, darunter auch eine 'Bau Doku große Bilder', die eine größere Darstellung der Fotos ermöglicht. Wenn euer Team also Berichte aus der Fotodokumentation erstellt und die Bildgröße anpassen möchte, schaut euch diese Vorlage an. Insgesamt bieten unsere sechs neuen Berichtsvorlagen, die im Rahmen des Workshops 'Dokumentation Geld verdienen' entstanden sind, viel Potenzial. Sie dienen als Leitfaden für die Dokumentation von Meilensteinen und helfen euch, gezielt die richtigen Fotos zu erfassen. Bei Fragen zu den Berichtsvorlagen oder dem Workshop stehen wir euch gerne zur Verfügung.

Damit ist der offizielle Teil des MacherMittwochs beendet. Wir freuen uns jetzt auf eure Fragen, Meinungen und Anregungen.

Aktualisiert am: 31/03/2026