MM#46 Projektvorlagen: Für einheitliche Abläufe in deinem Betrieb

Dein Team kämpft mit inkonsistenten Projektstrukturen und verliert den Überblick über die Baustellendokumentation? Mit klaren Projektvorlagen schaffst du einheitliche Abläufe und entlastest deine Mitarbeiter.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem MacherMittwoch zeigen wir, wie ihr Projektvorlagen in MemoMeister optimal nutzt. Wir adressieren die häufigsten Fragen rund um Strukturierung, Benennung und den Umgang mit Vorlagen, um euer Team effizienter zu machen und die Dokumentation zu professionalisieren.

Die wichtigsten Learnings

• Einheitliche Nomenklatur für Projekte: Wir zeigen dir, wie eine klare und konsistente Benennung von Projekten und Ordnern deinem Team hilft, sich schnell zurechtzufinden und die Auffindbarkeit von Informationen zu gewährleisten.
• Entwurfsvorlagen für Experimente nutzen: Wir erklären, wie ihr den „Entwurfsmodus“ für Projektvorlagen nutzt, um neue Strukturen oder Ideen risikofrei zu testen und Feedback von eurem Team einzuholen, bevor Änderungen ausgerollt werden.
• „Weniger ist mehr“ bei der Ordnerstruktur: Wir geben die Empfehlung, Projektvorlagen nicht zu tief zu verschachteln. Eine einfachere Struktur reduziert Klicks für dein Team und fördert die schnelle und intuitive Dokumentation direkt auf der Baustelle.
• Veränderungen frühzeitig und transparent kommunizieren: Wir betonen, wie wichtig es ist, Änderungen an Projektvorlagen oder Workflows nicht einfach auszurollen, sondern proaktiv per Video-Tutorial oder Besprechung an das gesamte Team zu kommunizieren, um Akzeptanz zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden.
• Emojis für schnelle visuelle Orientierung: Wir zeigen, wie ihr durch den Einsatz von Emojis in euren Projektvorlagen visuelle Anker schafft, die eurem Team helfen, die richtigen Ordner auf einen Blick zu erkennen und schneller zu navigieren.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Überprüfe deine aktuelle Projekt-Nomenklatur: Diskutiere im Team, ob die aktuellen Benennungsregeln klar und einheitlich sind. Definiert einen Standard, der für alle Projekte gilt.
2. Lege eine Entwurfsvorlage an: Importiere eine unserer Standardvorlagen und passe sie im Entwurfsmodus an. Sammle Feedback von deinem Team, bevor du sie produktiv einsetzt.
3. Optimiere die Tiefe deiner Ordnerstrukturen: Prüfe, ob deine Projektvorlagen zu viele Unterordner enthalten. Versuche, die Struktur zu vereinfachen, um Klicks für dein Team zu reduzieren und die Dokumentation zu beschleunigen.
4. Kontaktiere uns für eine individuelle Beratung: Wenn du unsicher bist oder spezielle Fragen zu deinen Vorlagen hast, vereinbare einen Termin mit unserem Team. Wir helfen dir gerne, deine Strukturen zu optimieren.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Hallo und herzlich willkommen zum Macher Mittwoch Nummer 46. Wir sind heute aus dem schönen Schwarzwald zugeschaltet, wo wir unser jährliches Team-Event abhalten. Heute sprechen wir über Projektvorlagen. Ihr seid bereits fleißige MemoMeister-Nutzer, daher ist das Thema Projektvorlagen für euch nicht neu. Doch wir wissen aus vielen Nachfragen, dass Unsicherheiten bestehen: Wie setzt man sie richtig ein? Mache ich es zu kompliziert? Wir zeigen euch heute Best Practices. Wir haben das Format des Macher Mittwochs leicht umstrukturiert: Nach einer Einführung zeigen wir euch nützliche Funktionen im Tool. Gegen Ende gibt es ein Takeaway, eine Orientierungshilfe, und wir informieren über den nächsten Macher Mittwoch. So habt ihr direkt etwas zum Umsetzen.

Wir empfehlen für Neukunden eine gleichbleibende Namensgebung für Projekte. Oft werden Projekte unterschiedlich benannt, je nach Gewerk oder Mitarbeiter. Das führt zu Unübersichtlichkeit. Wir raten euch, einen klaren Prozess für die Nomenklatur zu definieren. Ob mit Komma, Plus oder Bindestrich – wichtig ist ein einheitliches Vorgehen, das als Prozess festgehalten wird. Das mag trivial erscheinen, aber es schafft eine klare Struktur und sofortige Übersicht. Später gehen wir noch auf Projektnummern und Labels ein, da es hierzu oft Fragen gibt.

Wir zeigen euch Workflows für Projektvorlagen. Die Funktion 'Mappe neu' führt euch zu euren Projektvorlagen. Hier findet ihr auch den Knopf 'Projektvorlagen importieren', über den ihr auf elf verschiedene Standardvorlagen zugreifen könnt, wie z.B. die 'Archimedes Projektstruktur', 'Bau Mappe' oder 'Mitarbeiter Mappe'. Wir empfehlen euch, diese Vorlagen zu importieren und zu testen. Ein wichtiger Prozess-Tipp ist die Nutzung des 'Entwurfs'-Modus. Eine Vorlage mit 'Entwurf' im Namen ist nicht für den produktiven Einsatz gedacht, sondern dient als Experimentierraum. Hier könnt ihr Ideen sammeln, Feedback von Mitarbeitern einarbeiten und neue Strukturen testen, bevor Änderungen ausgerollt werden. Zum Beispiel, wenn ihr eine 'Arbeitssicherheit'-Mappe hinzufügen möchtet: Statt sie sofort für alle Projekte zu aktivieren und euer Team zu überraschen, testet ihr im Entwurfsmodus, welche Inhalte dort sinnvoll wären. Ihr könnt auch aus einem bestehenden Projekt, das sich bewährt hat, eine neue Entwurfsvorlage erstellen. Fügt dabei ein Emoji, wie ein Stoppschild, hinzu, um die Entwurfsnatur visuell zu kennzeichnen. Dies verhindert, dass Mitarbeiter diese Vorlage versehentlich für aktive Projekte verwenden. So entwickelt ihr eure Vorlagen kontinuierlich weiter, ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Unsere klare Empfehlung ist: Weniger ist mehr in der Projektstruktur. Die umfassenden Vorlagen, die wir neuen Kunden zeigen, um das Potenzial von MemoMeister zu demonstrieren, können für Mitarbeiter in den ersten Wochen und Monaten zu komplex sein. Reduziert die Struktur auf das Wesentliche, zum Beispiel Baufortschritt, Pläne und Tagesberichte. Benennt die Mappen so, wie euer Team intern spricht, ob 'Kosten Voranschläge' oder 'Angebote' – es muss zu euch passen. Wir haben viele Vorlagen unserer Kunden gesehen, und jede ist auf ihre Weise richtig und falsch, weil sie individuell angepasst sein muss. Unsere Orientierungshilfe, die wir euch später zur Verfügung stellen, betont ebenfalls diesen Punkt. Ein schönes Beispiel für eine sinnvolle Erweiterung ist die 'Kundenzufriedenheitsmappe'. Wenn Mitarbeiter Nacharbeiten oder Reklamationen erfassen wollen, bietet diese Mappe einen zentralen Ort. Auch eine 'Notizen'-Mappe ist sehr hilfreich, um projektbezogene handschriftliche oder digitale Notizen zentral zu teilen. Das spart Rückfragen und ermöglicht allen Teammitgliedern den Zugriff. Achtet darauf, die Ordnerstrukturen nicht zu tief zu gestalten. Mehr Klicks bedeuten mehr Aufwand für euer Team auf der Baustelle. Wenn ihr eure Mitarbeiter dazu trainiert, Fotos direkt mit einer Beschreibung ('Wo bin ich und was sehe ich?') zu versehen, könnt ihr viele Unterordner überflüssig machen. Eine flachere Struktur kommt dem 'WhatsApp-Erlebnis' näher: schnell, direkt und effizient.

Plant ihr Veränderungen an euren MemoMeister-Vorlagen, ist es wichtig, diese frühzeitig und umfassend zu kommunizieren. Ein kleines Video-Tutorial oder eine Mitarbeiterbesprechung sind effektiver als eine stumme Einführung neuer Mappen. Videos sind besonders wertvoll, da sie als Wissensdatenbank für neue Mitarbeiter dienen. Ein häufiges Problem sind leere Mappen in Projektstrukturen. Wenn ihr leere Mappen findet, fragt euch: Welcher Prozess sollte dahinterstehen? Was wollten wir damit erreichen? Hatte es einen Nutzen für Kunden oder Mitarbeiter? Wenn die Antwort 'Nein' ist, entfernt sie. Wenn es eine gute Idee war, die nicht richtig umgesetzt wurde, kopiert sie in den Entwurfsmodus und entwickelt einen klaren Prozess, um sie mit Leben zu füllen. Leere Mappen weisen oft auf Lücken in den Abläufen hin. Es gibt aber auch eine andere Sichtweise: Ein Kunde von uns nutzt eine einzige Projektvorlage für alle Projektarten (z.B. Neubau, Sanierung). Wenn eine Mappe für ein bestimmtes Projekt nicht relevant ist (z.B. 'Förderung' bei einem Projekt ohne Förderung), bleibt sie einfach leer. Das schafft für die Mitarbeiter eine gleichbleibende Struktur, da sie wissen, dass die Dokumentation immer an derselben Stelle zu finden ist. Die Kommunikation ist hier entscheidend: 'Wenn das Thema nicht relevant ist, bleibt die Mappe leer.' Wenn ihr das Gefühl habt, eure Mappenstruktur ist zu kompliziert oder ihr habt Fragen zum Entwurfsmodus, könnt ihr jederzeit einen persönlichen Termin mit uns vereinbaren. Wir schauen uns eure individuellen Strukturen an und bieten Unterstützung.

Eine klare Empfehlung ist die Verwendung von Emojis in euren Projektvorlagen. Sie dienen als visuelle Unterscheidungsmerkmale, ähnlich wie Gruppenbilder in Messenger-Diensten, und helfen eurem Team, den richtigen Bereich schnell zu identifizieren. Ein weiterer Workflow betrifft die Verknüpfung von MemoMeister mit lokalen Netzlaufwerken. Jedes MemoMeister-Projekt hat eine einzigartige URL. Diese könnt ihr per Drag-and-Drop in eure lokalen Projekte auf dem Netzlaufwerk ziehen. So habt ihr eine direkte Verbindung von euren CAD-Daten oder Angeboten zu den baustellenbezogenen Informationen in MemoMeister. Ein Klick auf den Link führt euch direkt in die richtige Mappe. Zum Thema Labels: Wenn ihr in eurem Account viele 'Platzhalter'-Labels findet, meldet euch bitte bei uns. Wir zeigen euch einen neuen Workflow, um dies in Zukunft einfacher zu gestalten und aufzuräumen. Als Administrator könnt ihr in der Labelverwaltung sehen, wie oft ein Label verwendet wird und Labels umbenennen oder zusammenführen, um Konsistenz zu schaffen. So könnt ihr beispielsweise 'Reklamation' und 'Nacharbeiten' zu einem einheitlichen Label zusammenführen.

Als Takeaway für diesen Macher Mittwoch möchten wir euch die Möglichkeit geben, Termine mit Markus zu vereinbaren, um individuelle Fragen zu klären. Aus Kundensicht schafft eine klar strukturierte Projektvorlage Vertrauen in eure Leistung und Organisation. Zeigt euren Kunden im Verkaufsgespräch, wie eure Mitarbeiter die Dokumentation digital durchführen – das löst viele Unsicherheiten. Aus Mitarbeitersicht bietet eine einheitliche Struktur Sicherheit und klare Erwartungen. Jeder weiß, wo Pläne und Bautagesberichte zu finden sind und dass die Mappen immer digital verfügbar sind, ohne im Auto vergessen zu werden. Aus Unternehmersicht ermöglicht eine etablierte Projektstruktur Auffindbarkeit ohne Rätselraten. Ihr seht sofort den Baustand und könnt Prozessprobleme identifizieren, wenn zum Beispiel Fotos fehlen. Zudem können digitale Mappen nicht vergessen, verloren oder gestohlen werden, und der Zugriff lässt sich bei Mitarbeiterwechseln schnell entziehen. Die Orientierungshilfe, die wir euch versprochen haben, ist im Chat verfügbar. Solltet ihr zwischen den Macher Mittwochen Fragen haben, legt einfach eine Mappe 'Fragen an MemoMeister' an und notiert dort eure Anliegen. Wir besprechen diese dann im Anschluss an den nächsten Macher Mittwoch. Der nächste Macher Mittwoch findet am 14.08. statt. Wir haben zwei Themen zur Auswahl: 360-Grad-Kameras (inkl. Einkaufsempfehlungen und Anwendungsbeispiele) oder 'Bessere Fotos als Gewohnheit' (wie etabliert man eine tägliche Fotodokumentation). Die Umfrage zeigte ein großes Interesse an 'Bessere Fotos als Gewohnheit'. Wir hatten auch kürzlich einen zweitägigen iPad-Workshop. Wer Interesse an einem solchen Workshop hat, kann sich bei uns oder unter Bauimpulse.digital/iPad melden. Im iPad-Kurs geht es darum, wie man mobil-digital mit dem iPad und unterstützenden Apps sowie KI strukturierter und sinnvoller arbeiten kann, auch abseits von MemoMeister-spezifischen Themen. Solltet ihr weitere Fragen oder Anregungen haben, sprecht uns gerne an.

Aktualisiert am: 27/04/2026