MM#51 Ziele 2025: Prozesse & Team effizient mit MemoMeister steuern

Dein Unternehmen wächst, aber die Prozesse hängen hinterher? In diesem Webinar zeigen wir dir, wie du mit MemoMeister deine internen Abläufe straffst und dein Team zu mehr Effizienz führst.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

Dieser MacherMittwoch #51 konzentriert sich auf die Unternehmensziele für 2025 und stellt dir leistungsstarke neue MemoMeister-Funktionen sowie bewährte Best Practices für die Team-Dokumentation vor. Wir gehen der Herausforderung nach, wie du deine Betriebsabläufe skalierst und eine gleichbleibende Qualität sicherstellst, indem du dein Team durch optimierte Prozesse und Tools stärkst.

Die wichtigsten Learnings

• Neue Vorlagen-Sammlung mit Favoriten: Wir haben die Vorlagen-Sammlung in der App überarbeitet. Dein Team findet wichtige PDF- und Textvorlagen jetzt wesentlich schneller und kann häufig genutzte Dokumente als Favoriten markieren. Das spart wertvolle Suchzeit und sorgt für eine konsistente Dokumentation auf der Baustelle.
• Anpassbare Checklisten & Dokumentationsrichtlinien: Spezifische Checklisten wie die Fahrzeug-Checkliste oder Dokumentationsrichtlinien sind jetzt direkt im Tool editierbar. So passen sie perfekt zu den individuellen Anforderungen deines Unternehmens und unterstützen deine Mitarbeiter bei der Einhaltung klarer Standards.
• Der Key User als Hebel für deine Unternehmensziele: Wir zeigen, wie ein dedizierter Key User in deinem Betrieb als Multiplikator für Best Practices und neue Funktionen fungiert. Er sorgt dafür, dass dein Team das volle Potenzial von MemoMeister ausschöpft und du als Chef den Überblick über die Prozesse behältst, um deine Ziele für 2025 zu erreichen.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Buche einen Power-Move: Nutze die 30-minütigen Power-Moves mit unserem Team, um individuelle Fragen zu klären, einen Key User in deinem Betrieb zu etablieren oder spezifische Workflows (z.B. die Fahrzeug-Checkliste) optimal zu implementieren.
2. Trage die MacherMittwoch-Termine in den Kalender ein: Sorge dafür, dass du und dein Key User keine zukünftigen Webinare verpasst. Alle Termine für dieses Jahr findest du über den bereitgestellten Google Kalender/iCal-Link, den wir dir gerne im Chat zur Verfügung stellen.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Herzlich willkommen zum MacherMittwoch Nummer 51, dem ersten im Jahr 2025, nachdem wir letztes Jahr unser Jubiläum Nummer 50 gefeiert haben. Es macht uns immer noch unglaublich viel Spaß, diesen MacherMittwoch jeden Monat für euch zu veranstalten. Wir haben im Team besprochen, dass wir ihn gerne genauso weiterführen und ausbauen möchten. Wenn du Fragen hast, können wir diese nach dem offiziellen Teil um 12 Uhr in Ruhe besprechen. Markus und ich bleiben gerne noch im Raum für einen Austausch, denn oft entstehen dabei interessante Gespräche. Fühl dich also eingeladen, noch zu bleiben, es sei denn, das Essen steht schon auf dem Tisch. Wir haben diesen MacherMittwoch heute unter das Motto „Ziele 2025“ gestellt. Diese Ziele betreffen uns alle: uns bei MemoMeister, euch in euren Unternehmen mit euren Mitarbeitern, aber auch eure Kunden, Bauherren und die kommenden Bauprojekte. Es ist uns ein großes Anliegen, eine Win-Win-Win-Situation zu schaffen, sodass eure Kunden am Ende begeistert sind, weil ihr euch mit Themen wie besserer Dokumentation und Mitarbeitereinbindung beschäftigt. Viele Unternehmen kümmern sich nicht um diese Aspekte, daher ist es uns wichtig, gemeinsam zu überlegen, wie wir euch dabei unterstützen können, im Markt zu glänzen und voranzukommen. In dieser Folge des MacherMittwochs starten wir wie immer mit ein paar „Good to Know“-Punkten: Neuigkeiten in MemoMeister, Änderungen oder auch Funktionen, die schon länger existieren, aber vielleicht noch nicht bekannt sind. So bekommst du sofort einen Einblick ins Tool und kannst etwas für dich mitnehmen. Wir gehen direkt auf das ein, was aus unserer Perspektive eine der coolsten Änderungen in MemoMeister seit Langem sein wird. Markus stimmt dem absolut zu und nutzt es bereits intern mit vielen Mehrwerten.

Was wir euch jetzt zeigen, wird in den nächsten Tagen in den App Stores für euch und eure Mitarbeiter auf allen Endgeräten verfügbar sein: eine wichtige Änderung zum Thema PDF- und Textformulare. Die Änderungen betreffen die App. Wenn du in einem Projekt in die Mappe „Checklisten“ gehst und auf das Plus-Symbol drückst, findest du dort direkt die neue Vorlagen-Sammlung. Du musst nicht mehr im Dateisystem suchen. MemoMeister lädt die Vorlagen zwar weiterhin herunter, aber du hast einen wesentlich eleganteren Überblick über alle verfügbaren PDF- und Textvorlagen. Ein Highlight ist die Favoritenfunktion: Mitarbeiter können häufig genutzte Vorlagen, wie zum Beispiel ein Gesprächsprotokoll, mit einem Herzchen markieren. Diese Favoriten werden dann oben in der Liste angezeigt oder können über den Favoriten-Filter direkt aufgerufen werden. So müssen deine Mitarbeiter nicht mehr lange suchen, sondern haben ihre wichtigsten Formulare immer griffbereit. Wenn du neue PDFs einstellst, synchronisiert sich die Vorlagen-Sammlung automatisch, sobald du sie öffnest. Dies ist eine phänomenale Vereinfachung für viele. Wir wissen, dass sich einige von euch eine automatische Ausfüllung der Kopfzeile gewünscht haben. Dazu hat Markus einen super Pro-Tipp: Wenn ihr auf einer Baustelle seid, die ihr öfters besucht, oder für einen Auftraggeber arbeitet, für den eure Mitarbeiter regelmäßig tätig sind, könnt ihr die Kopfzeile einmal ausfüllen und diese Vorlage dann in die Vorlagen-Sammlung hochladen. Eure Mitarbeiter können diese vorausgefüllte Vorlage dann mit einem Herzchen markieren und täglich immer wieder verwenden, ohne jedes Mal die Kopfzeile neu ausfüllen zu müssen.

Du kannst in einem Bauvorhaben ein vorausgefülltes Abnahme-Protokoll oder einen Rapportzettel auswählen und direkt ausfüllen. Nach dem Ausfüllen kannst du optional Fotos hinzufügen, die den Bericht unterstützen, beispielsweise bei einer Schadensmeldung oder defekten Lieferung. Diese Fotos werden dann in MemoMeister zusammen mit dem Formular abgelegt. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zugriffsverwaltung für Formulare. Du musst nicht allen Mitarbeitern alle Formulare zur Verfügung stellen, sondern kannst die Berechtigungen gezielt nach Mitarbeitern oder Gruppen organisieren, etwa nur für E-Monteure. Wenn du mehr über die Gruppenfunktion erfahren möchtest, sprich uns gerne für einen Power-Move an. Wir haben auch ein neues Formular eingeführt: die Fahrzeug-Checkliste. Diese Checkliste ist, anders als viele andere, änderbar. Das bedeutet, wenn dir die vorgegebenen Felder nicht passen, kannst du sie anpassen und beispielsweise eine „Ausnahme-Genehmigung Gewerbe“ hinzufügen. Diese Änderbarkeit gilt auch für die Dokumentationsrichtlinie. Wenn du Texte in anderen Formularen ändern möchtest, gib uns einfach über die Feedback-Funktion Bescheid, und wir prüfen eine Anpassung. Aktuell arbeiten wir an einer direkten Bearbeitungsfunktion für PDF-Texte innerhalb der Vorlagen-Sammlung, sodass du nicht mehr extern bearbeiten und neu hochladen musst. Diesen Wunsch haben wir bereits aufgenommen, du brauchst ihn also nicht mehr zu melden. Wir kommen nun zu den Zielen und Best Practices. Eines unserer Hauptziele ist, dass jedes Unternehmen einen Key User hat. Wir sehen den Key User als zentralen Engpass in vielen Betrieben. Neue Funktionen, Tutorials und Best Practices erreichen oft nicht alle Mitarbeiter. Der MacherMittwoch ist eine Community-Veranstaltung, bei der wir uns mit Chefs und Key Usern treffen, um Änderungen zu kommunizieren und Fragen zu beantworten. Jeder von euch kann einen Power-Move mit Markus buchen, um individuelle Themen zu besprechen, wie die Nutzung des Mitarbeiterbereichs, die Implementierung der Fahrzeug-Checkliste oder die Etablierung eines Key Users. Markus kann dabei direkt in eure Accounts schauen und weitere Nutzungsmöglichkeiten aufzeigen. Ein Beispiel ist der Power-Move mit Thomas Hese, bei dem es um Automatisierungsmöglichkeiten ging, die wir jetzt weiterverfolgen und sogar in einem Bauimpulse-Podcast thematisieren werden. Wir bieten auch neue Services an, wie individuelle Mitarbeiterschulungen. Wenn ihr neue Mitarbeiter habt, die eine Schulung benötigen, oder ihr euch für einen Offline-Workshop interessiert, meldet euch gerne bei uns. Wir prüfen Möglichkeiten für Online- oder Präsenzveranstaltungen. Die Idee eines jährlichen Live-MacherMittwochs, vielleicht sogar auf Mallorca, begeistert uns sehr.

Für 2025 haben wir uns vorgenommen, unsere Tutorials auf ein neues Level zu heben. Wir möchten es für eure Mitarbeiter einfacher machen, neue Funktionen, Best Practices und alle wichtigen Informationen schnell über kleine, smarte Tutorials zu erlernen. Wenn ihr merkt, dass sich ein Mitarbeiter bei etwas schwertut, gebt uns Bescheid, und wir erstellen gerne ein passendes Tutorial. Wir nutzen euer Feedback auch, um das Tool so zu optimieren, dass im Idealfall gar kein Tutorial mehr nötig ist. Ein wichtiges Entwicklungsziel dieses Jahres ist die Erweiterung von MemoMeister um Funktionen für Zuständigkeit, Fälligkeit und Status für Memos. So könnt ihr festlegen, dass ein Bild, ein Rapportzettel oder eine Mängelmeldung noch offen ist und von einem bestimmten Mitarbeiter bis zu einem Stichtag erledigt werden muss. Im Dashboard erhaltet ihr dann eine Übersicht über alle offenen Punkte im gesamten Account und in einzelnen Projekten. Einige von euch haben diese Funktion bereits in der Entwicklung gesehen und werden sie in den nächsten Wochen auf Projektleiterebene testen können. Wenn ihr Interesse habt, an solchen Entwicklungen teilzuhaben, meldet euch gerne bei uns. Eine weitere wichtige Entwicklung ist der Memo-Link. Wir nehmen uns vor, dieses Thema genau zu analysieren und die Freigabefunktion so zu verbessern, dass sie sowohl für die interne Nutzung als auch für die Zusammenarbeit mit Kunden, Auftraggebern, Subunternehmen und Dienstleistern ideal ist. Wir laden euch ein, uns Feedback und Ideen zum idealen Memo-Link zu geben, damit wir eine Lösung entwickeln, die den meisten von euch zugutekommt.

Wir hören immer wieder die Frage: Wie nutze ich MemoMeister am besten, um meine Jahresziele zu verfolgen? Die erste Frage ist dabei: Was ist dein Jahresziel? Wir bitten dich, dir zu überlegen, wofür du dich am Ende des Jahres feiern würdest, wenn du mit MemoMeister oder unserem Team und Services etwas erreicht hast. Ob es darum geht, einen Key User zu etablieren, den Mitarbeiterbereich zu nutzen oder Formulare richtig einzusetzen – buche anschließend einen Power-Move. Denn Wege entstehen, indem man sie geht. Ein Power-Move ist der erste logische Schritt, um dein Ziel anzugehen. Im Power-Move und auch in zukünftigen MacherMittwochs wirst du Funktionen kennenlernen und entdecken, die dein Unternehmen voranbringen. Du kannst beispielsweise das Ideenmanagement mit MemoMeister organisieren, sodass Vorschläge anonym abgegeben werden können und nicht von anderen bewertet werden. Wie bleibst du bei MemoMeister auf dem Laufenden? Indem du dich in den MacherMittwoch einwählst! Wir haben die Termine für dieses Jahr festgelegt und bieten sie als Google Kalender und iCal an. Den Link dazu posten wir gerne im Chat oder senden ihn dir zu. Füge alle MacherMittwoch-Termine für dieses Jahr deinem Kalender hinzu, damit sie nicht überbucht werden. Oder leite die Termine an deinen Key User weiter. Abonnieren unseren YouTube-Kanal für weitere Videos und höre in den Bauimpulse Podcast rein, wo wir Best Practices und Anwendungsbeispiele von Kunden vorstellen. Markus berichtet von einem Power-Move mit Thomas, der den Mitarbeiterbereich perfekt nutzt, auch für Auszubildende. Thomas hat in seinem Team einen regelmäßigen Austausch etabliert, ähnlich dem MacherMittwoch, um über die Nutzung von MemoMeister zu sprechen, Optimierungspotenziale zu finden und Ideen an uns heranzutragen. Wir empfehlen dir, einen regelmäßigen Team-Austausch, zumindest mit deinen Führungskräften, zu etablieren, um die Umsetzung eurer Ziele zu überprüfen. Auch für Projektnachbesprechungen vor der Rechnungsstellung kann MemoMeister als Kommunikationsinstrument dienen. Mit einem Apple TV im Mitarbeiterraum kannst du die Bauakte vom Smartphone oder iPad auf einem Monitor teilen und besprechen. Die Regelmäßigkeit ist hier entscheidend. Klar definierte Arbeitsabläufe, die mit MemoMeister dokumentiert werden, sind ebenfalls essenziell. Es geht darum, Erwartungshaltungen klar zu kommunizieren, wie im Beispiel des Projekt-Briefings. Aus Fehlern lernen wir und können Prozesse verbessern. Eine Checkliste zur Projektvorbereitung entwickelt sich ständig weiter. Was schieflief, soll nie wieder passieren. Dokumentiere und verbessere es. Ein Beispiel: Räume einmal im Jahr das Lager auf, mache Fotos vom aufgeräumten Zustand und nutze diese als Arbeitsbeschreibung für einen monatlichen Check. Dasselbe gilt für die Fahrzeug-Checkliste. Wiederkehrende Prozesse helfen, aus Erfahrungen zu lernen und Systeme im Unternehmen zu schaffen. Investiere einmal im Monat eine halbe Stunde in den MacherMittwoch, anstatt dich jahrelang über unbekannte Funktionen zu ärgern. Der MacherMittwoch ist selbst ein wiederkehrender Prozess – wir laden dich herzlich ein, ihn in deinen Kalender einzutragen. Unsere Takeaways für dieses Jahr sind klar: Aus Kundensicht möchten wir, dass du noch besser und termingerechter wirst, mit weniger Reibungsverlusten. Die Mitarbeiter sollen verstehen, dass Dokumentation ihnen selbst hilft, reibungsloser zu arbeiten und Ad-hoc-Überstunden oder unnötigen Baustellen-Tourismus zu vermeiden. Aus Unternehmersicht soll MemoMeister als zentrales Dokumentations- und Kommunikationsinstrument dienen. Die nächsten MacherMittwochs finden am 26. Februar, 26. März und 30. April statt, immer am Ende des Monats.

Aktualisiert am: 27/04/2026