MM#62 Aufgaben: Delegiere smarter und behalte den Überblick

Dein Team vergisst wichtige Schritte und du verlierst den Überblick über ausstehende Aufgaben? Mit der neuen Aufgabenfunktion im MemoMeister schaffst du klare Verantwortlichkeiten und sorgst für lückenlose Dokumentation.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem MacherMittwoch dreht sich alles um die neue Aufgabenfunktion im MemoMeister. Wir zeigen dir, wie du aus jeder Information eine Aufgabe erzeugst, sie zuweist und den Status verfolgst. Zusätzlich werfen wir einen Blick auf weitere wichtige Neuerungen des Jahres, die dir helfen, die Qualität deiner Dokumentation zu sichern und die Effizienz deines Teams zu steigern.

Die wichtigsten Learnings

• 360°-Bilder mobil nutzen und bearbeiten: Dein Team kann vor Ort Details erfassen und im Büro nachbereiten, ohne dass du selbst vor Ort sein musst. Dies sichert die Qualität der Dokumentation und ermöglicht eine effiziente Kommunikation mit Kunden via Memolink.
• Formulare und Checklisten einfacher finden und nutzen: Deine Mitarbeiter finden benötigte Vorlagen ohne Schulungsaufwand, was die Einhaltung von Prozessen und die standardisierte Dokumentation im Betrieb fördert. Das spart dir Zeit für Einarbeitung und Kontrolle.
• Doku-Scanner für unterwegs und im Büro: Dein Team kann Lieferscheine, Rechnungen oder Etiketten direkt vor Ort oder im Büro scannen. Die integrierte Texterkennung ermöglicht es dir, gesuchte Dokumente jederzeit schnell über die Volltextsuche zu finden und so den Überblick zu behalten.
• Berichte direkt in MemoMeister speichern: Erstellte Berichte bleiben zentral im Projekt abgelegt und können direkt für Kunden freigegeben werden. So schaffst du eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentationskette, die dein Team entlastet und dir Sicherheit gibt.
• Aufgaben aus Memos erstellen und delegieren: Jedes Memo kann mit einem Klick in eine Aufgabe umgewandelt, zugewiesen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Dadurch schaffst du klare Verantwortlichkeiten in deinem Team und behältst den Überblick über alle offenen Posten im Betrieb.
• Automatisierung mit Make-Modulen: Nutze Make, um wiederkehrende Aufgaben oder Checklisten automatisch zu erstellen und deren Erledigung zu überwachen. Dies entlastet dein Team von Routineaufgaben und stellt sicher, dass wichtige Prozesse termingerecht und vollständig ausgeführt werden.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Führe die Aufgabenfunktion ein: Nutze die Möglichkeit, aus jedem Memo eine Aufgabe zu erstellen, um klare Verantwortlichkeiten in deinem Team zu schaffen und den Überblick über alle offenen Punkte im Betrieb zu behalten. Weise Aufgaben gezielt zu und setze Fälligkeitsdaten.
2. Teste die neuen Berichte und Formulare: Schau dir die neuen Berichtsvorlagen und die vereinfachte Formularsammlung an. Dies professionalisiert deine Dokumentation und erleichtert deinem Team die Einhaltung wichtiger Prozesse.
3. Erkunde Automatisierungsmöglichkeiten mit Make: Wenn dein Betrieb wiederkehrende Prozesse hat (z.B. regelmäßige Kontrollen, Onboarding-Checklisten), überlege, wie du diese mit Make automatisieren könntest, um dein Team zu entlasten und die Prozesssicherheit zu erhöhen.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Herzlich willkommen zum Macher Mittwoch Nummer 62! Der heutige Macher Mittwoch dreht sich um Aufgaben. MemoMeister kann nämlich aus jeder beliebigen Information eine Aufgabe erzeugen. Das schauen wir uns heute genau an. Bevor wir dazu kommen, haben wir aber ein paar interessante Dinge für euch vorbereitet.

Wir beleuchten eine Reihe nützlicher Funktionen in MemoMeister, die dieses Jahr besonders hervorgehoben wurden und generell sehr praktisch sind.

Wir starten direkt mit einem Überblick über die 360°-Kamera. Für alle, die noch nie eine gesehen haben: So sieht sie aus. Wir hatten dieses Jahr bereits einen Macher Mittwoch dazu. Man stellt sie hin, schaltet sie ein, drückt den Knopf, und schon ist das Bild gemacht. Das war in Echtzeit – aufgestellt, Bild gemacht, fertig. Das geht blitzschnell. Eine solche Kamera kostet keine 1000 € und kann jedem Chef oder Projektleiter mitgegeben werden. Wir empfehlen dazu aber immer diese Schutzkäppchen, da die exponierten Linsen bei einem Sturz leicht beschädigt werden können. Bei der neuesten X5 sind die Linsen standardmäßig auswechselbar, bei der X4 kann man Schutzkäppchen nachkaufen. Viele haben so eine Kamera gekauft, aber nie wirklich genutzt. Deshalb haben wir in einem früheren Macher Mittwoch auch Prozesse erklärt, wie man sie einsetzen kann, denn seit diesem Jahr unterstützen wir die 360°-Bilder auch in der App.

Jeder eurer Mitarbeiter kann die 360°-Bilder am Handy anschauen. Das Bild wurde auf der Baustelle aufgenommen, wir sind jetzt im Büro. Am Handy kann man sich die Bilder ansehen. Mit dem Kompass-Knopf oben kann man sich zeitlich zurückversetzen, egal wo man gerade ist. So kann man zum Beispiel im Büro überprüfen, wo Leitungen lagen, auch wenn jetzt Estrich darüber ist. Wir können uns das auch im Büro ansehen, wie im nächsten Teil des Videos gezeigt wird.

Im Büro können wir dieses Bild öffnen, Screenshots daraus erstellen, weitere Detailaufnahmen speichern, zusätzliche Memos aufnehmen und Berichte aus dieser einen Sekunde Bildmaterial erzeugen. Sowohl im Büro als auch in der mobilen App kann man in diese Bilder hineinskribbeln, Pfeile oder Markierungen setzen. Wir haben hier zum Beispiel einen Bereich markiert und auch vermerkt, in welcher Farbe eine bestimmte Wand zu streichen ist. Das ist besonders nützlich, wenn wir dies im Büro vorbereiten und die Mitarbeiter später wissen, was zu tun ist.

Vielleicht haben wir sogar schon das Kundenangebot mit den gewünschten Wandfarben im Bild markiert. Dieses 360°-Bild kann man dem Kunden auch schicken – mit Memolink, dem letzten Teil dieses 360°-Features. Man gibt dem Kunden einfach ein 360°-Bild frei. Wenn wir bereits etwas eingezeichnet haben, sieht der Kunde es genauso. Das bedeutet, Mitarbeiter sehen es, Kunden sehen es, ihr seht es im Büro, und wir können daraus auch Fotos für einen normalen Bericht erstellen.

Eine weitere Neuerung, die vielen von euch aufgefallen sein dürfte, ist das geänderte Menü in der mobilen Anwendung. Wir haben hier noch einiges vor und dachten, dass eine aufgeräumtere und anders gestaltete Oberfläche die Nutzung intuitiver macht. Dieses Jahr wurde es geändert und über den "Formular"-Knopf oben erhält man Zugriff auf die Formularsammlung. Früher war es nötig, über die Einstellungen zur Vorlagensammlung zu gehen, diese zu synchronisieren und den Mitarbeitern zu erklären, wie sie Vorlagen finden. Mit dem Update kann jeder Mitarbeiter alle für ihn freigegebenen Vorlagen über diesen einen Knopf im Menü finden, auf "Vorlagen" drücken und ist sofort da. Man kann Vorlagen auch als Favoriten markieren, um sie bei häufiger Nutzung noch schneller zu finden. Das ist eine extreme Erleichterung, da die Mitarbeiter an dieser Stelle keine zusätzliche Schulung mehr benötigen. Wir sagen einfach: "Lege eine Vorlage in diese Mappe, und du findest sie, wenn du auf 'Formular' drückst."

Ein wichtiger Hinweis dazu: Wenn ein Mitarbeiter anruft und sagt, ein Formular funktioniert nicht oder er findet das aktuellste nicht, liegt es oft daran, dass er die App nicht aktualisiert hat. Die Neuerung im Menü mit dem Punkt "Formular" ist erst mit dem Update verfügbar. Solltet ihr also solche Rückmeldungen erhalten, prüft bitte, ob ein Update verfügbar ist.

Wir schauen uns gleich auch die Webanwendung an, denn dort haben wir für den Bereich "Sternstunden im Büro" einige Formulare und Dinge für euch hinterlegt. Jetzt starten wir das Video: Hier sehen wir Paul, einen Monteur, der noch nie von der Scannerfunktion gehört hatte. Er bekam einen Lieferschein und sollte diesen mit der Scanner-App scannen, obwohl er sie noch nie benutzt hatte. Er probierte es aus, und das ist quasi das Live-Video davon. Man sieht, er ging einfach auf das Menü und wählte den Scanner aus.

Er hielt den Lieferschein in der Hand, machte das Foto und bemerkte dann, dass das Dokument zwei Seiten hatte. Wir mussten ihm kurz zeigen, dass er auf "Hinzufügen" drücken muss. Dann drehte er die Seite um, und das Gerät machte automatisch ein weiteres Foto. Er musste nur noch kurz beschriften, betiteln und hochladen. Das ist wirklich praktisch. Zum Scanner hatten wir dieses Jahr auch schon einen Macher Mittwoch. Es gibt viele Anwendungsgebiete neben dem Scannen von Lieferscheinen oder Etiketten. Es ist spannend zu überlegen, wie man dem Team am besten zeigt, dass der Scanner jetzt in MemoMeister integriert und sehr einfach zu bedienen ist. Ein kleines Thema dazu schauen wir uns gleich auch noch in der Webanwendung an.

Ein weiteres Feature, das wir an diesem Tag nicht aufgenommen haben, aber kurz erwähnen möchten, ist der Background Upload. Wenn ihr Bilder mit MemoMeister auf dem Handy oder Tablet macht und auf "Upload" drückt, werden die Bilder jetzt im Hintergrund hochgeladen, auch wenn das Handy ausgeschaltet oder in der Hosentasche verstaut wird. Früher musste die App offen bleiben, oder man musste sie im Büro wieder öffnen, um den Upload abzuschließen. Diese Funktion ist so selbstverständlich, dass man sie kaum bemerkt, wenn sie da ist, aber umso mehr vermisst, wenn sie fehlt.

In der Webanwendung, im Kapitel "Büro Sternstunden", haben wir euch ein paar neue Berichte hinterlegt. Wenn ihr auf das Zahnrad und dann auf "Berichtsvorlagen" geht, findet ihr sechs neue Berichte. Für alle, die bereits den Workshop "Mit Dokumentation Geld verdienen" gemacht haben, sind dies die Berichte zu den entsprechenden Meilensteinen. Im Text ist immer kurz beschrieben, warum man einen solchen Bericht erstellen kann oder sollte, sowohl für Kunden als auch für die eigenen Mitarbeiter. Diese Berichte stehen allen von euch zur Verfügung. Schaut einfach unter "Berichtsvorlagen" rein und überlegt, wie ihr eure Kunden zukünftig mit noch mehr Dokumentation überzeugen und eure Mitarbeiter dazu motivieren könnt, ordentlich beschriftete Bilder in MemoMeister abzulegen.

Das passt wunderbar zu den Berichtsfunktionen. Kurz zum Bericht: Wir nehmen hier ein paar Bilder. Wie gewohnt gehen wir auf "Bericht" und erzeugen einen Bericht, in diesem Fall einen Bericht zur Bestandsaufnahme. Wir erstellen ihn schnell, denn worum es uns jetzt geht, ist eine Funktion, die der eine oder andere vielleicht schon entdeckt oder in einem Macher Mittwoch mitbekommen hat: Ihr könnt den Bericht jetzt herunterladen, klar. Aber ihr könnt ihn auch direkt in MemoMeister speichern. Ihr wählt aus, als was ihr ihn speichern möchtet. Wenn wir ihn zum Beispiel als PDF-Datei in unserem Projekt unter "Weitere Unterlagen" speichern, wird er nicht erst heruntergeladen. Wenn wir die Mappe "Weitere Unterlagen" zum Beispiel für den Kunden freigegeben haben, können wir ihn direkt in MemoMeister speichern. So wissen wir, dass wir an einem bestimmten Tag dem Kunden diesen Bericht mit Fotos freigegeben und dort abgelegt haben. Das bedeutet einen super sauberen Dokumentationsprozess vom Erstellen der Bilder über den Bericht bis zum Ablegen und der Bereitstellung für den Kunden. Einfach auf das MemoMeister-Icon drücken, und der Bericht wird nicht mehr heruntergeladen. Viele haben ihn zuerst heruntergeladen und dann wieder hochgeladen. Dies ist die Abkürzung dafür.

Dann kommen wir zum Doku-Scanner. Ja, den gibt es auch in der Webanwendung! Einige von euch haben uns berichtet, dass es toll wäre, wenn der Doku-Scanner auch in der App verfügbar wäre, um Büromitarbeitern den Gang zum physischen Scanner zu ersparen. Wir zeigen euch hier kurz, wie es funktioniert. Wir haben eine Rechnung der IHK. Wir drücken darauf, gehen auf "Scannen", und schon ist das Bild gemacht, hochgeladen, fertig. Der Upload ist abgeschlossen.

Diese IHK-Rechnung haben wir als Büromitarbeiter gescannt, ohne zum Scanner gehen zu müssen. Für alle, die es nicht wissen: Wenn wir in "Alle Memos" sind und oben in die Suche gehen und zum Beispiel die Artikelnummer oder in diesem Fall die Belegnummer der IHK (973215150) eingeben, wird diese gefunden. Das bedeutet, es ist eine Texterkennung integriert. Lieferscheine, Anschriften, Kundennamen – alles, was gescannt wurde, kann MemoMeister sofort über die Volltextsuche finden.

Frage: "Die Scanfunktion läuft nur so auf ihrer Maschine? Das geht nicht bei Bildern, oder?" Antwort: "Nein, bei normalen Bildern nicht. Das muss man mit dem Scanner machen." Frage: "Und wenn ich ein gescanntes Dokument, das ja dann ein PDF ist, einfüge, was passiert dann?" Antwort: "Wenn du ein gescanntes Dokument...?" Frage: "Ich habe im Büro einen Scanner, da läuft alles durch, und wenn ich dann Dokumente in MemoMeister hochlade, werden die gelesen?" Antwort: "Wenn der Scanner die Texterkennung einbettet, ja." Frage: "Dann muss man das so verstehen, okay." Antwort: "Viele Scanner erkennen auch Buchstaben."

Soweit dazu. Und jetzt kommen wir zum Thema Aufgaben. Für Aufgaben nehmen wir zum Beispiel diese IHK-Rechnung, die noch bezahlt werden muss. Mit einem Klick darauf wird sie zu einer zu erledigenden Aufgabe. Wir drücken darauf und haben die Aufgabe erstellt. Wir können auch ein Fälligkeitsdatum setzen, zum Beispiel den 24., und sie einem Mitarbeiter zuweisen, hier dem Markus. Markus: "Dich wieder bezahlen." Wir drücken "Speichern", und schon hat Markus eine neue Aufgabe: die IHK-Rechnung bezahlen. In jedem Projekt, bei jedem Bild von der Baustelle, wo etwas zu tun ist, können wir eine Aufgabe erstellen, ein Kommentar, Fälligkeitsdatum und Benutzer hinzufügen. Wenn ein Mitarbeiter die Bearbeitung nicht fortsetzen kann, kann er den Status auf "blockiert" setzen. Wir haben uns fünf verschiedene Zustände überlegt: "keine" (Standard für jedes Memo), "zu erledigen", "in Bearbeitung", "erledigt" und "blockiert". Durch das Setzen dieses Status wandeln wir ein Memo in eine Aufgabe um.

Diese Aufgaben können wir an allen Stellen filtern. Wenn wir in einer Mappe oben auf den Filter drücken, können wir zum Beispiel alle "zu erledigenden" oder "blockierten" Aufgaben auswählen. Das funktioniert wie immer in MemoMeister auf Projektebene und auch eine Ebene höher, sodass wir beispielsweise alle offenen Aufgaben sehen können. Im Beispiel ist es sogar ein Video, das verschiedene Situationen zeigt, bei denen Aufgaben offen oder zu erledigen sind. Und vor allem auch auf dem Dashboard.

Markus ergänzt: "Viele Kunden freuen sich auf die neue Aufgabenfunktion und das Dashboard, das viele noch nicht kennen. Das ist eine richtig gute Möglichkeit, das Dashboard genauer zu nutzen." Diese Filter sind erweitert, sodass wir alle Memos sehen können, die einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen sind, einen bestimmten Status haben oder deren Fälligkeitsdatum in einem bestimmten Bereich liegt. Solche Filter können wir auch im Dashboard speichern. Das muss nicht immer projektbezogen sein, sondern kann auch firmenbezogen sein, zum Beispiel für Arbeitsunterweisungen oder jährliche Aufgaben. Wir haben dazu später noch ein kleines Geschenkchen, das zeigt, was man mit den Aufgaben noch alles machen kann.

Aktuell ist die Aufgabenfunktion aus Sicht des Projektleiters oder Chefs gedacht, um das Unternehmen besser zu organisieren. Bevor eine Rechnung rausgeht, haben wir so die offenen Punkte im Blick. Ruft ein Mitarbeiter an, können wir eine Aufgabe erstellen und auf "offen" oder "erledigt" setzen. Sobald unsere Entwickler die letzten Wartungsarbeiten über Weihnachten abgeschlossen haben (da kaum jemand damit arbeitet), wird die Aufgabenfunktion für alle live geschaltet. Betatester haben diese Funktion bereits. Für alle anderen wird sie zum neuen Jahr, spätestens am 31.12., verfügbar sein, sodass ihr direkt damit arbeiten könnt. Sobald die Funktion live ist, sehen die Mitarbeiter auf ihren Handys und im Dashboard ihre zugewiesenen und fälligen Memos und können diese als "erledigt" markieren. Die nächste Phase dieses Features wird die mobile Erstellung von Aufgaben erleichtern. Aktuell sollte man es eher aus Projektleiter-Sicht betrachten: die Dinge müssen getan werden, und die Mitarbeiter können sie abhaken.

Anfang nächsten Jahres folgen dann App-Updates, die es ermöglichen, beim Erstellen eines neuen Memos direkt festzulegen, dass es sich um eine Aufgabe handeln soll. Das ist der nächste Schritt.

Eine weitere Neuerung dieses Jahres: Wir haben euch sehr viele neue Vorlagen in die Vorlagensammlung gelegt. Dazu gehören Vorlagen wie "Baustellenbegehung" oder "Baustelleneinrichtung". Wir haben generische Checklisten erstellt, die man speichern kann, besonders für Arbeitssicherheitsthemen. Schaut dort immer wieder mal rein oder lest regelmäßig den "Macher Überblick" oder kommt zum "Macher Mittwoch", da wir immer über die neuesten Baustelleneinrichtungs- und Bautagebuch-Vorlagen sprechen. Es ist sicherlich inspirierend zu sehen, was man mit einer entsprechenden kleinen Checkliste alles machen kann.

Den Macher Überblick haben wir bereits erwähnt. Markus ergänzt: "Kurzer Hinweis: Das wird auch das erste Thema für den ersten Macher Mittwoch nächstes Jahr sein." Ja, das stimmt. Kommt unbedingt dazu, denn dazu gibt es eine sehr coole Neuerung. Der erste Macher Mittwoch im neuen Jahr zum Thema Vorlagen wird ein Update dazu vorstellen. Die Termine stehen bereits im Kalender.

Den "Macher Überblick" haben wir schon mehrfach erwähnt. Schaut ihn euch an, wenn er kommt, und meldet euch für den Macher Mittwoch an, um zu sehen, ob es neue Vorlagen, Berichtsvorlagen oder Erklärvideos gibt. Einige von euch haben den Workshop "Mit Dokumentation Geld verdienen" über unseren Bauimpulse Podcast bereits gemacht. Wir haben bisher kein negatives Feedback erhalten, nur ein paar Ergänzungsvorschläge, die wir noch einarbeiten werden. Eine der Ergänzungen sind die Berichtsvorlagen, die ihr bereits gesehen habt. Eine weitere ist ein kleiner Videoblog für die Mitarbeiter, sodass die Lerninhalte auch als Schulung genutzt werden können. Wer Interesse hat, kann sich gerne an uns wenden. Die Early-Bird-Phase ist zwar vorbei, aber wir haben noch einen Gutscheincode für das Jahresende. Wer die Feiertage nutzen möchte, um sich mit diesem Thema zu beschäftigen, kann sich gerne an uns wenden. Wir geben euch den Gutscheincode. Wir sind uns sicher, dass dies ein sehr spannendes Thema ist, das man sich über die Feiertage bei einer Tasse Tee oder Kaffee ansehen kann, um sich inspirieren zu lassen, was man im nächsten Jahr vielleicht anders angehen möchte. Im Zusammenhang mit den Aufgaben gibt es auch Updates zu unseren Make-Modulen. Das Thema ist vielleicht etwas "nerdig", passt aber gut zu unserem Weihnachtsgeschenk. Unsere Make-Module können jetzt auch Aufgaben setzen, Aufgaben lesen, Memos mit offenen Aufgaben finden und Kommentare schreiben.

Wer sich dafür näher interessiert, bleibt bitte dran, denn wir packen gleich unser Weihnachtsgeschenk aus. Bleibt also kurz hier, wir spielen jetzt Christkind. Markus: "Gerade hängt deine Kamera nicht. Jetzt hängt sie mit Absicht." Markus greift das Thema auf, wer schon Beta-Tester für die Aufgabenfunktion ist. Wer sich gefragt hat, wie man Beta-Tester wird: Das sind alle, die mindestens zehnmal im Jahr beim Macher Mittwoch live dabei waren. Wer dabei sein möchte, kann gerne Kontakt mit uns aufnehmen. Dann können wir euch vielleicht auch aufnehmen.

Wir möchten euch unser Geschenkchen zeigen: ein Memolink, der ein PDF enthält. In diesem PDF könnt ihr zwei Dinge herunterladen: zwei Blueprints (Szenarien), die wir euch gleich zeigen werden, sowie eine Checkliste zur Planung von Weihnachtsfeiern für nächstes Jahr. Außerdem haben wir als Make-Partner die Möglichkeit, euch einen zwei Monate kostenfreien Make Pro Account zur Verfügung zu stellen. Dieser ist ebenfalls enthalten, sodass ihr die gleich gezeigten Szenarien einfach importieren oder selbst damit experimentieren könnt. Auch wenn ihr nicht der Typ seid, der gerne Bausätze spielt, bleibt dran, denn ihr erhaltet den Link und könnt euch die Checkliste ansehen. Sie ist eine sehr gute Grundlage für Firmen-Weihnachtsfeiern, die man als Aufgabe erstellen, an einen Mitarbeiter delegieren und mit einem Fälligkeitsdatum versehen kann. Ein wunderbares, weihnachtliches Szenario zum Thema Aufgaben. Regelmäßige Aufgaben im Unternehmen.

Wir zeigen euch ein Szenario. Für alle, die es nicht wissen: Make ist eine Automatisierungsplattform. Es klingt komplizierter, als es ist. Wer Erfahrung mit Heimautomatisierung hat oder davor zurückschreckt: Hier ist es einfacher, etwas zu bauen. Es handelt sich um eine Automatisierung für MemoMeister, die aus zwei Modulen besteht. Diese findet ihr im Memolink und könnt sie einfach importieren, um sie direkt bei euch zu nutzen. Ihr müsst also nichts nachbauen, sondern könnt es einfach ausprobieren. Wichtig und interessant ist die Uhr, denn dort legen wir fest, wann dieses Szenario ausgeführt werden soll. In unserem Beispiel starten wir die Planung der Weihnachtsfeier am 3. September.

Am 3. September führt Make dieses Szenario automatisch aus, weil wir es so konfiguriert haben, und legt die Aufgabe "Checkliste Weihnachtsfeier" an. Das ist die Checkliste, die wir gerade gesehen haben. Nach dem Anlegen legt das Szenario fest, dass diese Weihnachtsfeier-Checkliste bis zum 24.12.2026 zu erledigen ist. Wenn wir das ausführen (wir simulieren den 3. September), wird die Checkliste als Text-Memo angelegt, in dem wir Häkchen setzen und speichern können. Es ist eine Aufgabe, die bis zum 24.12.2026 zu erledigen ist. So simpel ist diese Automatisierung, die die Aufgabenfunktion bereits nutzt. Betatester können dies schon verwenden; für alle anderen wird die Ansicht zwischen Weihnachten und Neujahr freigeschaltet.

Für alle, die sagen: "Das ist ja super, aber ich möchte noch mehr", haben wir noch etwas in das Geschenk gepackt. Wenn du als Mitarbeiter die Aufgabe hast, die Weihnachtsfeier zu planen und denkst, du bist fertig und hast alles erledigt, dann haben wir noch ein zweites, etwas größeres Szenario. Das ist die "Weihnachtsfeier-Kontrolle". Dieses Szenario ruft die Checkliste ab und überprüft sie mit KI, indem es fragt: "Ist die Checkliste fertig?" Wenn sie fertig ist, wünscht es uns viel Spaß; wenn nicht, vermerkt es, was noch zu tun ist. Wir haben die Checkliste so vorbereitet, dass sie fertig ist, und führen das Szenario jetzt aus.

Das Szenario wird am 2. November ausgeführt, da eine spätere Kontrolle die Weihnachtsfeier gefährden würde. In Make habt ihr Zugriff auf KI, hier wurde zum Beispiel Chat GPT 5.2 verwendet. Das Szenario durchläuft die Kategorisierung und setzt die entsprechenden Punkte. Wir hatten die Checkliste nicht gespeichert. Jetzt führen wir sie noch einmal aus. Gerade wurde ein Kommentar geschrieben, was noch fehlt. Jetzt prüft das Szenario und meldet, dass alles ausgeführt ist, markiert die Aufgabe als erledigt und schreibt einen Kommentar mit "Viel Spaß beim Feiern!". Zuvor hatte es angezeigt, dass noch etwas fehlte. So kann man, wenn man möchte, nicht nur Weihnachtsfeiern, sondern auch andere Prozesse wie die Kontrolle von Führerscheinen automatisieren und Szenarien bauen. Für jeden, der das ausprobieren möchte, haben wir diese zwei Szenarien ("Planen" und "Kontrolle"), die Checkliste und den Zugang zu einem Make-Konto sowie den entsprechenden Link bereitgestellt.

Den Memolink dazu posten wir euch jetzt in den Chat als kleines Weihnachtsgeschenk von uns. Für alle, die Lust haben, mit dem Thema zu experimentieren, oder für diejenigen, die sagen, das ist zwar cool, aber überfordert mich oder ich habe keine Lust dazu: Wichtig ist die Information, dass solche Automatisierungen möglich sind. Es gibt genügend Experten, die solche Automatisierungen bauen können. Wenn ihr eine Idee habt, was ihr automatisieren möchtet, wendet euch gerne an uns. Wir stellen dann auch gerne den Kontakt her. Wir planen auch im Rahmen des Bauimpulse Podcasts im Laufe des nächsten Jahres ein Online-Webinar zu diesem Thema, bei dem wir an einem Nachmittag viele Prozesse durchgehen und die Hintergründe etwas technischer erklären. Markus: "Da nehme ich dann teil." Markus nimmt auch teil, da es für ihn manchmal ein Buch mit sieben Siegeln ist. An dieser Stelle ist es wichtig: Nehmt das mit und macht etwas daraus. Wenn ihr beim Umsetzen Probleme oder Fragen habt, schreibt uns einfach eine kurze E-Mail. Je schneller ihr uns schreibt, desto schneller erstellen wir ein kurzes Erklärvideo dazu, das wir dann auch im Memolink ablegen, sodass jeder, der später daran arbeitet, die Antwort finden kann, falls jemand anderes ein ähnliches Thema hatte.

Zurück zum Macher Mittwoch: Auf der Macher Mittwoch Webseite, die übrigens neu ist, haben wir sie vor ein paar Tagen neu gestaltet. Wenn ihr herunterscrollt, findet ihr ein Video, das die neuesten Folgen erklärt, und direkte Links dazu. Letzte Woche war Lars dabei. Wir empfehlen euch die Podcast-Folge mit ihm. Lars, als Antwort auf deine E-Mail: Natürlich darfst du diese Podcast-Folge teilen, denn das ist ja das Ziel eines Podcasts. Achtet dann auf den 28.01.2026. Markus: "Der ist drei Tage nach meinem Geburtstag."

So, das haben wir erledigt. Wir sehen uns spätestens dann wieder. Wenn ihr uns vorher sehen wollt, bucht den Workshop oder schaut euch das Make-Szenario an und stellt uns Fragen. Wir werden dann ein kurzes Video dazu aufnehmen und die Fragen beantworten. Speichert euch das auf jeden Fall ab. Wir werden aber, Markus, das machen wir, im Nachgang zum Macher Mittwoch, wenn die Aufzeichnung verfügbar ist, euch auch wieder eine E-Mail schreiben, wie letztes Mal, in der wir den Link zu diesem Weihnachtsgeschenkchen noch einmal beifügen. Falls jemand seinen Zoom-Chat verliert oder den Memolink nicht gespeichert hat, schicken wir euch noch einmal eine E-Mail.

Der offizielle Teil des Macher Mittwochs und von MemoMeister 2025 ist beendet. Jetzt kommt der inoffizielle Teil: Wenn ihr Fragen habt, stellt sie gerne. Und zweitens möchten wir euch noch das Thema mit dem Lidar-Scanner zeigen.

Aktualisiert am: 31/03/2026