Berichte, die Geld bringen: Deine Baudokumentation als Gewinnfaktor

Fotochaos, Zettelwirtschaft und fehlende Dokumentation auf der Baustelle kosten dich nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. In diesem MacherMittwoch zeigen wir dir, wie du mit strukturierten Berichten diese Probleme löst und deine Baudokumentation zu einem echten Gewinnfaktor machst.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem MacherMittwoch beleuchten wir, wie du Berichte in MemoMeister effektiv einsetzt, um direkt und indirekt Geld zu verdienen. Wir zeigen dir praktische Tipps und Workflows, mit denen du die Dokumentation in deinem Betrieb professionalisierst, die Kommunikation mit Kunden verbesserst und deine Mitarbeiter befähigst, wertvolle Daten zu erfassen.

Die wichtigsten Learnings

• Scanner-Einstellungen optimal nutzen: Erfahre, wie du mit den Scanner-Settings in MemoMeister auch gewölbte oder verzerrte Dokumente wie Typenschilder gerade und lesbar scannen kannst. Die Volltexterkennung hilft dir, später schnell nach Artikel- oder Seriennummern zu suchen.
• Vielfältige Berichtsvorlagen für jeden Meilenstein: Wir haben sechs neue Berichtsvorlagen (Bestandsaufnahme, Deinstallation, Rohinstallation, Extra-Leistung/Sonderwunsch, Bereit zur Abnahme und Abschlussdokumentation) integriert, die perfekt zu den Meilensteinen deiner Projekte passen. Nutze diese, um mobil Berichte direkt auf der Baustelle zu erstellen und sie sofort mit Kunden oder internen Mappen zu teilen.
• Berichte als direkter und indirekter Gewinnfaktor: Lerne, wie du durch strukturierte Dokumentation das Vertrauen deiner Kunden stärkst und sie bereitwilliger für Dokumentationsleistungen bezahlen. Zudem minimierst du Gewährleistungsrisiken und Nacharbeiten, indem du den Projektverlauf lückenlos festhältst.
• Den "Kunden des Kunden" im Blick haben: Verstehe, wie detaillierte Berichte, z.B. für Hausverwaltungen, ihnen die Argumentation gegenüber Wohnungseigentümern erleichtern. Dies positioniert dich als bevorzugten Partner für zukünftige Projekte.
• Berichtsvorlagen anpassen und speichern: Du kannst bestehende Berichtsvorlagen einfach herunterladen, an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen (z.B. feste Auftraggeberdaten) und wieder hochladen. So sparst du bei häufigen Berichten wertvolle Zeit.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Neue Berichtsvorlagen testen: Lade die sechs neuen Berichtsvorlagen herunter und überlege, welche davon du in deinen Projekten als Meilenstein-Berichte einführen möchtest.
2. Mobiles Berichtserzeugen etablieren: Zeige deinem Team, wie es Berichte direkt von der Baustelle aus mobil erstellt und in den passenden MemoMeister-Mappen ablegt, um Zeit zu sparen und die Dokumentation zu zentralisieren.
3. Prozesse für Sonderwünsche definieren: Überprüft euren Umgang mit Nachträgen und Sonderwünschen. Nutzt die spezielle Berichtsvorlage, um diese transparent zu dokumentieren und Missverständnissen vorzubeugen.
4. Kundenkommunikation optimieren: Erklärt euren Kunden proaktiv den Wert eurer Dokumentation und nutzt Berichte, um Vertrauen aufzubauen und eure Qualitätsführerschaft zu untermauern.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Herzlich willkommen zum Macher Mittwoch. Heute geht es um Berichte, die Geld bringen – direkt und indirekt. Bevor wir in die Tipps und Tricks rund um MemoMeister eintauchen, möchten wir uns kurz vorstellen. Markus, unser Experte im Customer Success, ist heute ebenfalls dabei.

Markus ist im Customer Success tätig und sorgt dafür, dass unsere Nutzer erfolgreich mit MemoMeister starten und bleiben. Er sammelt auch wertvolles Feedback für uns.

Im Anschluss an dieses Webinar erhaltet ihr eine E-Mail mit weiteren Informationen, unter anderem zur Einladung zu unserem KI Update 2025. Dort sprechen wir über KI-Tools, die Handwerker nutzen können und wie man diese im Unternehmen umsetzt. Das KI Update findet regelmäßig statt, um euch über aktuelle Entwicklungen im Handwerk mit KI auf dem Laufenden zu halten. Dieses Mal geht es um Präsentationen und KI-Systeme für die unternehmensinterne Einführung.

Nun kommen wir zu unseren Tipps und Tricks, die ihr direkt in eurem Unternehmen weitergeben könnt, damit auch eure Kollegen von den neuen Möglichkeiten profitieren. Der erste Tipp betrifft die Scanner-Einstellungen.

Wir haben den Scanner bereits in einem früheren MacherMittwoch vorgestellt. Heute zeigen wir euch die Scanner-Einstellungen. Wenn ihr in einer Mappe seid und etwas scannen möchtet, öffnet sich der Scanner-Dialog. Hier könnt ihr Bilder zuschneiden, um unerwünschte Elemente zu entfernen. Besonders nützlich ist die Funktion des Gitternetzes: Sie entzerrt gewölbte Objekte wie Typenschilder auf Rohren oder Geräten, sodass sie gerade und lesbar werden. Ihr könnt auch verschiedene Farboptionen wie Monochrom oder Schwarz-Weiß wählen, um den Hintergrund zu bereinigen und die Lesbarkeit zu verbessern. Mit der "Hinzufügen"-Funktion könnt ihr mehrere Seiten oder Typenschilder zu einem Scan hinzufügen. Sobald der Scan hochgeladen ist, erkennt MemoMeister den Text mittels Volltexterkennung, sodass ihr später nach Artikelnummern, Herstellern oder Seriennummern suchen könnt.

Unser zweiter Tipp betrifft die verschiedenen Berichtsvorlagen in MemoMeister. Ihr findet diese unter dem Zahnrad in den Einstellungen.

Wir haben dieses Thema aufgegriffen, weil wir oft Anfragen erhalten, beispielsweise wenn Mitarbeiter direkt von der Baustelle Berichte mit größeren Bildern benötigen. Dafür haben wir spezielle Berichtsvorlagen wie "Baudokumentation große Bilder" entwickelt. Wir fügen kontinuierlich neue Vorlagen hinzu, schaut also regelmäßig vorbei.

Wir haben kürzlich sechs neue Berichtsvorlagen eingeführt: Bestandsaufnahme, Deinstallation, Rohinstallation, Extra-Leistung/Sonderwunsch, Bereit zur Abnahme und Abschlussdokumentation. Diese Vorlagen sind darauf ausgelegt, jeden wichtigen Meilenstein in euren Projekten abzubilden. Der nächste Tipp zeigt euch, wie ihr mobil Berichte erzeugt. Viele fragen sich, wie man Berichte direkt vom Handy in MemoMeister speichert – das ist ganz einfach. Wir zeigen euch das am Beispiel einer Bestandsaufnahme in einem Projekt.

Nachdem ihr die gewünschten Bilder ausgewählt habt, könnt ihr über die Option "Bericht erzeugen" eine passende Vorlage wählen, zum Beispiel "Bestandsaufnahme". Nach der Eingabe relevanter Informationen wie Empfänger und Adresse erstellt MemoMeister ein PDF. Diesen Bericht könnt ihr direkt von der Baustelle aus mit Architekten, Subunternehmern oder dem Kunden teilen. Noch besser: Speichert den Bericht direkt in MemoMeister ab, zum Beispiel in der jeweiligen Projektmappe. So ist nicht nur der Bericht selbst dokumentiert, sondern auch, wann und mit wem er geteilt wurde. Wir empfehlen euch, die neuen Vorlagen genau anzuschauen und anzupassen. Sie enthalten bereits Erklärungen, warum Bestandsaufnahmebilder wichtig sind – sowohl für den Kunden, um den Fortschritt nachzuvollziehen, als auch intern für Angebote oder Mitarbeiterbriefings. Überlegt euch, wie ihr den Wert dieser Dokumentation intern und extern kommuniziert.

Die Meilenstein-Berichte sind ein Beispiel, wie Dokumentation direkt Geld bringen kann. Wenn ihr im Privatsegment tätig seid, arbeitet ihr an den größten Vermögenswerten eurer Kunden. Ähnlich wie beim Auto, wo niemand auf ein gepflegtes Scheckheft verzichten würde, um 200 € zu sparen, ist der Kunde auch bei seinem Haus oder seiner Wohnung an der Werterhaltung interessiert. Argumentiert gegenüber euren Kunden, dass sie durch eure Meilenstein-Berichte einen Nachweis erhalten, dass ihr Objekt ordentlich und werterhaltend bearbeitet wurde. So sind Kunden bereit, für diese hochwertige Dokumentation zu bezahlen.

Neben dem direkten Nutzen gibt es auch einen indirekten Gewinn durch Gewährleistungssicherung. Auf der Baustelle sind oft mehrere Gewerke tätig. Wenn ihr oder eure Mitarbeiter wichtige Projektmeilensteine sauber dokumentieren, habt ihr später bei unberechtigten Gewährleistungsansprüchen oder Schuldzuweisungen klare Nachweise. Eine konsequente Dokumentation reduziert Nacharbeiten und erspart euch langwierige Diskussionen. Es ist wichtig, dass eure Mitarbeiter genau wissen, wann und welche Fotos sie machen sollen, um die richtigen Situationen zu erfassen. Das hilft sowohl bei der Meilenstein-Dokumentation als auch bei der Gewährleistungssicherung.

Ein weiterer unternehmerischer Tipp ist, immer an den Kunden des Kunden zu denken. Viele von euch arbeiten beispielsweise für Hausverwaltungen, die wiederum Wohnungseigentümergemeinschaften betreuen. Eine Hausverwaltung schätzt es sehr, wenn sie für Eigentümerversammlungen detaillierte Berichte über Bestandsaufnahme, Rohinstallation und Abnahme erhält. Dies ermöglicht es ihnen, transparent zu argumentieren und Kosten nachvollziehbar darzulegen. Wenn ihr es schafft, die Sachbearbeiter bei Hausverwaltungen mit solchen Berichten zu überzeugen, seid ihr bei zukünftigen Projekten ganz oben auf der Liste. Wir bei MemoMeister agieren ähnlich: Wir sprechen mit euch, unseren Kunden, über eure Kunden, um euch erfolgreicher zu machen.

Eine häufig gestellte Frage ist, warum Infos wie Empfänger und Adresse nicht automatisch in den Bericht übernommen werden. Dieses Feature ist in Entwicklung, aber bis dahin gibt es einen einfachen Trick: Wenn ihr regelmäßig Berichte für denselben Kunden erstellt, ladet die entsprechende Berichtsvorlage herunter, ergänzt die Infos direkt in der Word-Datei und ladet sie wieder hoch. So habt ihr eine spezifische Vorlage für diesen Auftraggeber. Grundsätzlich gehen alle Infos, die am Foto hinterlegt sind (Standard, Kommentare), in den Bericht ein. Wenn ihr einen Bericht auf Basis einer ganzen Mappe erstellt, wird auch die Mappenbeschreibung übernommen – besonders nützlich für Brandschutzdokumentationen. Wo lege ich den Bericht ab? Wir empfehlen, Berichte in einem öffentlichen Bereich wie "Info für Extern" innerhalb des Projekts abzulegen. Dort sind sie sauber dokumentiert und für alle Beteiligten sichtbar. Berichte können direkt in MemoMeister gespeichert werden, ohne sie erst herunterladen und dann wieder hochladen zu müssen. Wählt einfach das MemoMeister-Icon nach der Erstellung. Wie passe ich den Bericht an? Ladet die gewünschte Berichtsvorlage herunter (es ist eine Word-Datei), bearbeitet sie nach euren Wünschen (Text, Look & Feel) und ladet sie als neue Vorlage wieder hoch. Achtet darauf, die Platzhalter in den geschweiften Klammern beizubehalten, da diese von MemoMeister automatisch mit den entsprechenden Informationen gefüllt werden.

Nun widmen wir uns weiteren Workflows. Besonders spannend ist die Dokumentation von Sturmschäden, Leckagen oder Wasserschäden. Mit Fotos, Markierungen und Beschriftungen in MemoMeister könnt ihr dem Kunden schnell einen Bericht für seine Versicherung bereitstellen. Dies ist besonders bei vielen Kundenbesuchen nach Starkwetterereignissen hilfreich, da ihr so effizient arbeiten und sogar Neukunden gewinnen könnt, indem ihr schnell und zufriedenstellend agiert. Der Kunde benötigt diese Informationen in der Regel für seine Versicherung. Dies bestätigt sich auch in Gesprächen mit unseren Kunden, die Berichte und Links zur Dokumentation von Wasserschäden nutzen. Für Versicherungen ist es entscheidend, die erbrachten Leistungen nachvollziehen zu können.

Ein weiterer wichtiger Workflow betrifft Sonderwünsche und Extra-Leistungen. Wir empfehlen euch dringend, eure Prozesse für Nachträge und Sonderwünsche zu überprüfen. Die Berichtsvorlage "Extra-Leistung Sonderwunsch" hilft euch, diese transparent zu dokumentieren und Missverständnisse mit dem Kunden zu vermeiden. Eine klare Routine in diesem Bereich schafft Klarheit für alle Beteiligten – für euch, eure Mitarbeiter und den Kunden. Dies ist auch entscheidend, wenn technische Gründe gegen einen Sonderwunsch sprechen. Zuletzt möchten wir den Workflow Angebotserstellung erwähnen. Wenn ihr Bestandsaufnahmebilder in MemoMeister habt, erstellt doch ein kurzes Video, in dem ihr das Angebot anhand dieser Bilder erklärt. So versteht der Kunde die Positionen besser, hat weniger Fragen und kann euch schneller beauftragen.

Hört auch gerne in den Bauimpulse Podcast rein, der jeden Freitag erscheint. Im Macher Überblick findet ihr immer ein kurzes Video zu den letzten Folgen. Achtet auf die Macher Überblick E-Mail, denn dort sind alle wichtigen Informationen zu kommenden MacherMittwochen, neuen Funktionen und Vorlagen enthalten. Den Macher Überblick und unseren Blog findet ihr auch direkt auf unserer Homepage.

Wir werden auch die Termine für die MacherMittwoche des nächsten Jahres vorbereiten, die ihr in euren Outlook- oder Google-Kalender integrieren könnt. Vielen Dank für eure Zeit beim Theorieteil dieses MacherMittwochs.

Aktualisiert am: 27/04/2026