MM#24 Eigene Berichtsvorlagen: So sichert dein Betrieb Qualität & Beweise

Das Problem fehlender oder unstrukturierter Dokumentation kostet deinen Betrieb Zeit und Geld. Mit eigenen Berichtsvorlagen in MemoMeister sorgst du für klare Prozesse und professionelle Kommunikation mit deinem Team und deinen Kunden.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem MacherMittwoch zeigen wir dir, wie du die neue Funktion für eigene Berichtsvorlagen in MemoMeister optimal nutzt. Wir gehen darauf ein, wie du diese Vorlagen importierst, anpasst und daraus schnell und einfach aussagekräftige Berichte erstellst. So löst du das Führungsproblem der lückenhaften Dokumentation und stellst sicher, dass die Leistungen deines Teams transparent und nachvollziehbar sind.

Die wichtigsten Learnings

• Eigene Berichtsvorlagen erstellen und importieren: Wir zeigen dir, wie du vorgefertigte Vorlagen importierst oder eigene Word-Vorlagen mit Platzhaltern für Fotos und Daten hinterlegst, um sie firmenweit zu nutzen. Das ermöglicht deinem Team, Berichte passend zu jedem Anwendungsfall zu erstellen – ob für die Mängelrüge oder die Projektnachbesprechung.
• Berichte schnell aus Fotos generieren: Wähle einfach die relevanten Fotos aus einem Projekt aus, ordne sie in der gewünschten Reihenfolge und MemoMeister generiert dir in Sekunden einen professionellen Bericht. Wir erklären, wie du relevante Informationen wie Kommentare oder Schlagwörter direkt in den Bericht übernimmst und diesen bei Bedarf direkt als PDF speicherst.
• Mitarbeiter motivieren und Prozesse stärken: Berichte sind mehr als nur Dokumentation. Wir zeigen dir, wie du sie als Führungsinstrument nutzt, um deinem Team den Sinn hinter der Fotodokumentation zu vermitteln. Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihre Fotos für wichtige Kundenkommunikation, Versicherungsfälle oder die Projektnachbesprechung genutzt werden, steigt die Qualität der Dokumentation automatisch.
• Vielfältige Einsatzmöglichkeiten für deinen Betrieb: Entdecke, wie du Berichte für Schadensmeldungen, die Kommunikation mit Versicherungen, zur Kundenbegeisterung (z.B. als „Baustellen-Tagebuch“), zur Mängel- und Behinderungsanzeige oder zur Qualitäts- und Beweissicherung einsetzt. Wir geben dir praktische Beispiele, wie dein Betrieb davon profitiert.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Eigene Vorlagen hinterlegen: Importiere unsere Beispielvorlagen oder erstelle erste eigene Berichtsvorlagen in Word und lade sie in MemoMeister hoch, um sie deinem Team zur Verfügung zu stellen.
2. Mitarbeiter einbinden: Erkläre deinem Team den Wert der Fotodokumentation für die Berichte. Zeigt ihnen fertige Beispiele und sprecht darüber, welche Fotos für welche Berichte wichtig sind, um die Qualität der Aufnahmen zu steigern.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Wir sind heute im MacherMittwoch Nummer 24 und sprechen über Berichte und Vorlagen. Wir haben festgestellt, dass viele Unternehmen sehr viele Fotos machen, aber relativ wenige Berichte erstellen. Deshalb möchten wir euch zeigen, wie ihr jetzt eigene Berichtsvorlagen hinterlegen und nutzen könnt. Viele MemoMeister-Anwender machen täglich gute Arbeit und sind stolz darauf. Mit Berichten könnt ihr diese Qualität transparent dem Kunden gegenüber zeigen. Es geht darum, die Geschichte eines Projektes zu erzählen und zu demonstrieren, dass eure Mitarbeiter einen guten Job machen. Berichte machen dies einfach und unkompliziert.

Als Administrator oder Eigentümer könnt ihr unter dem Zahnrad in den Berichtsvorlagen eure Vorlagen verwalten. Ihr könnt vorgegebene Beispielvorlagen wie 'Mängelrüge' importieren oder eigene Vorlagen hochladen. Um eine Vorlage zu bearbeiten, ladet ihr sie herunter – sie ist eine Word-Datei. Dort könnt ihr euer Firmenlogo einfügen, Texte anpassen und Variablen nutzen, die MemoMeister automatisch befüllt. Wichtig ist ein spezieller Block, den ihr unverändert lassen solltet, da MemoMeister hier die Bilder automatisch formatiert und einfügt. Nach der Bearbeitung speichert ihr die Datei und ladet sie als 'neue Berichtsvorlage' wieder hoch. Diese steht dann sofort zur Verfügung, wenn ihr Berichte aus Fotos erstellt.

Um einen Bericht zu erstellen, geht ihr in ein aktives Projekt, beispielsweise zu den Baustellen-Fotos. Wählt die gewünschten Fotos aus, auch in der Reihenfolge, in der sie im Bericht erscheinen sollen. Ihr könnt die Auswahl auch über den 'Auswählen'-Knopf rechts starten oder mit der Shift-Taste mehrere Bilder gleichzeitig auswählen. Unten erscheint eine Leiste, über die ihr die Option 'Bericht erstellen' wählt. Im folgenden Dialog wählt ihr eure gewünschte Berichtsvorlage aus. Unter 'weiteren Optionen' könnt ihr festlegen, welche Informationen zu den Fotos (Uhrzeit, Standard, Schlagwörter, Kommentare) im Bericht erscheinen sollen. Wir haben auf vielfachen Wunsch die Möglichkeit hinzugefügt, direkt eine PDF-Datei zu erzeugen, falls ihr keine Word-Dateien verschicken möchtet. Hier könnt ihr auch Auftraggeber, Ansprechpartner und Adresse eingeben, die dann in die Kopfzeile der Vorlage übernommen werden. Nach dem Klick auf 'Bericht erstellen' generiert MemoMeister den Bericht in Sekunden. Ihr könnt ihn herunterladen und habt sofort ein professionelles Dokument mit euren Bildern und Beschreibungen. Alternativ könnt ihr auch über das Dreipunkte-Menü direkt einen Bericht für eine ganze Fotodokumentation oder eine Untermappe erstellen, wobei alle Bilder und Untermappen mit Abschnitten in der Word-Datei berücksichtigt werden.

Die Effektivität von Berichten hängt stark von der Qualität der Fotos ab. Wenn eure Mitarbeiter wissen, dass ihre Fotos nicht nur irgendwo abgelegt werden, sondern aktiv für Übergabeunterlagen, zur Dokumentation von Baufortschritten oder zur Kundenkommunikation genutzt werden, geben sie sich mehr Mühe und sehen einen tieferen Sinn in ihrer Arbeit. Zeigt ihnen fertige Berichte, zum Beispiel aus Projektnachbesprechungen, um ihnen zu demonstrieren, wie ihre Fotos weiterverwendet werden und welche Mehrwerte sie schaffen. So schafft ihr ein Bewusstsein, dass die Bilder wichtig sind und nicht 'für die Tonne'.

Was wir gerade in der Webanwendung gezeigt haben, ist auch in der App möglich, wenn auch mit ein paar Einschränkungen. Ihr könnt in der App auf ein Bild länger drücken, mehrere auswählen und dann ebenfalls 'Bericht erstellen' wählen. Die App erzeugt dann direkt eine PDF, die ihr per E-Mail oder Memolink teilen könnt. Es ist also auch unterwegs und auf dem iPad möglich, Berichte zu erstellen.

Für was könnt ihr diese Berichte nutzen?

• Schadensmeldungen: Bei Lieferschäden oder anderen Mängeln könnt ihr mit Fotos schnell und professionell Reklamationen an Großhändler weiterleiten.
• Versicherung: Besonders bei Sturmschäden oder Wasserschäden können Dachdecker und andere Gewerke mit Berichten viel schneller Versicherungsfälle abwickeln, da alle relevanten Informationen und Fotos gebündelt vorliegen.
• Kunden begeistern und Unterlagen bereitstellen: Nehmt eure Kunden mit auf die Reise des Projekts. Gebt ihnen Unterlagen mit Fotos, die zeigen, was ihr Unterputz oder in der Werkstatt geleistet habt. Das schafft Vertrauen, bietet dem Kunden etwas zum Erzählen und kann sogar eine Einnahmequelle sein. Euer Firmenlogo ist natürlich auf jedem Bericht.
• Mängel- und Behinderungsanzeigen: Dokumentiert nicht nur eigene Mängel, sondern auch die von anderen Gewerken. Bei Behinderungen ist es wichtig, nicht nur das Problem zu fotografieren, sondern auch alternative Optionen festzuhalten, die nicht umgesetzt werden konnten.
• Projektnachbesprechung: Nutzt Berichte als Chance für ein Projekt-Feedback-Gespräch mit eurem Team. Zeigt, wie gut das Projekt lief oder wo es gehakt hat, und gebt den Mitarbeitern Feedback zu ihrer Dokumentation.
• Qualitäts- und Beweissicherung: Eine gute Fotodokumentation, gebündelt in Berichten, kann euch vor rechtlichen Auseinandersetzungen schützen oder diese vereinfachen, da die Beweislage klar ist.
• Förderungen: Für Förderanträge, die oft eine Dokumentation erfordern, könnt ihr relevante Fotos in Berichten zusammenfassen und einreichen.

All dies funktioniert nur, wenn die richtigen Fotos gemacht werden. Sprecht mit euren Mitarbeitern über typische Situationen auf der Baustelle, für die ihr später Berichte benötigt. Haltet diese Erwartungen auch in euren Projektvorlagen fest. Wir haben in unseren Beispielprojektstrukturen Ordner wie 'Behinderungen', 'Gefährdungen' oder 'Nachträge' geschaffen, damit der Mitarbeiter genau weiß, wohin welches Bild gehört. Redet über die Erwartungshaltung: Welche Bilder wollt ihr wann von ihnen? Macht nicht zu viele und nicht zu wenige Vorgaben, sondern seid präzise. Die Dokumentation ist Teil eurer Leistung und kann dem Kunden als Mehrwert kommuniziert werden. Wenn ihr das tut, müssen die Erwartungen an die Fotos natürlich klar sein. Wenn ihr diese Fotos habt, wird alles, was wir besprochen haben, möglich.

Zum Abschluss noch ein Tipp: Zeigt das Feature unbedingt euren Mitarbeitern im Büro. Viele verbringen Stunden mit dem Zusammentragen von Fotos. Wenn sie sehen, wie schnell das mit MemoMeister geht, fällt ihnen ein Stein vom Herzen. Und ein cooler Tipp: Erstellt für neue Mitarbeiter einen Bericht ihres ersten Projekts als Erinnerung. Oder nutzt Berichte für Jubiläen oder die Weihnachtsfeier, um die Wertschätzung für ihre Arbeit zu zeigen und ihnen etwas zum Erzählen für zu Hause zu geben.

Aktualisiert am: 27/04/2026