MM#32 PDF Formulare: Prozesse digitalisieren & Fehler vermeiden

Schluss mit Zettelwirtschaft und unklaren Prozessen! In diesem MacherMittwoch zeigen wir dir, wie du mit intelligenten PDF-Formularen in MemoMeister die Kontrolle über deine Projekte zurückgewinnst und dein Team effizienter führst.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem Webinar tauchen wir tief in die Welt der ausfüllbaren PDFs ein. Wir zeigen dir, wie diese Formulare zu einem unverzichtbaren Werkzeug für deinen Handwerksbetrieb werden, um die Dokumentation zu vereinfachen, die Kommunikation zu verbessern und dein Team effektiver zu steuern. Wir diskutieren die Vorteile, zeigen praktische Beispiele von MemoMeister-Kunden und geben dir konkrete Handlungsempfehlungen für die Digitalisierung deiner Prozesse.

Die wichtigsten Learnings

• Langlebigkeit & Versionierung: PDFs sind ein bewährtes Format, das auch in vielen Jahren noch lesbar sein wird. Innerhalb von MemoMeister werden alle Änderungen an einem PDF automatisch versioniert. Das bedeutet, du kannst jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Informationen eingetragen oder geändert hat – ein entscheidender Faktor für Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit im Projekt.
• Intelligente Formulare, die mitdenken: Moderne PDFs können weit mehr als nur Felder zum Ausfüllen bieten. Sie lassen sich so konfigurieren, dass sie Informationen validieren, bedingte Logik anwenden (z.B. Felder nur bei bestimmten Auswahlmöglichkeiten einblenden) oder sogar automatische Berechnungen durchführen. Das führt deine Mitarbeiter durch den Prozess, minimiert Fehler und spart wertvolle Zeit im Büro und auf der Baustelle.
• Strategische Qualitätssicherung & Team-Bewusstsein: Nutze Formulare nicht nur zur Datenerfassung, sondern auch als Führungsinstrument. Eine frühzeitige "50%-Checkliste" im Projekt ermöglicht es, Kundenfeedback einzuholen, wenn noch Zeit zur Korrektur ist. Indem dein Team weiß, dass Kundenbewertungen abgefragt werden, steigt das Bewusstsein für Pünktlichkeit, Sauberkeit und Qualität. So verankert ihr Qualitätsführerschaft aktiv im Betriebsalltag.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Starte mit unseren Vorlagen: Nutze unser umfangreiches PDF-Vorlagenpaket. Lade es herunter, passe es mit Adobe Acrobat Pro an die spezifischen Bedürfnisse deines Betriebs an (z.B. Logo, Farben, individuelle Felder) und integriere es in deine MemoMeister-Projekte. Ein Erklärvideo auf unserem YouTube-Kanal hilft dir beim Start.
2. Denke den gesamten Prozess durch: Bevor du ein neues Formular einführst, überlege dir genau, wo die Daten herkommen, wer sie bearbeitet und wo sie am Ende archiviert werden. Ein durchdachter digitaler Workflow stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen und alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf die benötigten Dokumente haben.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Hallo und herzlich willkommen zum MacherMittwoch Nummer 32. Heute geht es um ausfüllbare PDFs und Ideen dazu. Wir hatten euch letztes Mal gefragt, welches Thema euch mehr interessiert, und die meisten von euch fanden Ideen zu PDFs am spannendsten. (Wir haben kurz eine technische Abstimmung zur Ko-Moderation vorgenommen.)

Wir haben uns heute drei Hauptthemen vorgenommen: Wir sprechen über die Vorteile von PDFs, dann über Ideen – denn viele von euch haben uns PDF-Vorlagen geschickt, auf die wir eingehen – und zum Schluss machen wir noch einen kleinen Tech Talk. Da freue ich mich, dass Andrea dabei ist, denn PDFs sind zwar cool und man kann viel damit machen, aber es gibt auch ein paar Limitationen, auf die wir eingehen möchten. Wir können höchstwahrscheinlich nicht die ganze Welt mit PDF-Vorlagen retten.

Zum Einstieg: Vorteile. Ein Vorteil, den man manchmal übersieht, ist, dass PDFs ein Format sind, das schon ewig existiert. Es ist ziemlich sicher, dass es auch in Monaten und Jahren noch lesbar und öffenbar sein wird. Wenn ihr ein PDF von vor 20 Jahren habt, könnt ihr es genauso öffnen, wie ihr in Zukunft einen alten Bericht oder ein altes Protokoll öffnen werdet. Das ist ein nicht zu unterschätzender Faktor. Das ist wahrscheinlich einer der Hauptvorteile von Papier im DIN-A4-Format: Ich kann es immer angucken und öffnen, egal wie und wo und was.

PDFs, zumindest wenn sie in MemoMeister gespeichert sind, werden automatisch versioniert. Das heißt, ihr könnt nachvollziehen, wann wer was verändert hat. Als wir diese Funktion entwickelt haben, waren wir in Hamburg auf der Get Nord. Da war ein Kollege von euch dabei und hat gesagt: "Ich habe ein paar Protokolle, und neben dem, dass ich wissen will, was die Jungs draußen gemacht haben, ist es für mich auch wichtig zu wissen, wann sie das Formular ausgefüllt haben." Er hatte das Gefühl, manche füllen diese Papierzettel abends aus, wenn sie wieder zu Hause sind, oder kurz fünf Minuten, bevor sie es abgeben müssen. Das ist nicht Sinn der Übung, wenn du ein Abnahmeprotokoll machst, dann willst du, dass es vor Ort ausgefüllt wird und du nachvollziehen kannst, wer es wann verändert hat.

Dann haben wir einen Punkt: Diese PDF-Formulare können mitdenken. Einige von euch nutzen das schon. Wir wollten euch fragen, ob ihr PDFs schon aktiv nutzt oder noch nicht. Viele, die schon dabei sind, nutzen sie bereits. Das heißt, wir müssen auf jeden Fall noch ein bisschen "missionieren" bei denen, die es noch nicht nutzen, damit sie sich diesen MacherMittwoch anschauen, denn die Vorteile sind ja für alle da. Wir haben da auf jeden Fall noch Potenzial.

Wir hatten auf unserem YouTube-Kanal bereits ein Video erstellt, das zeigt, wie man Adobe Acrobat Pro nutzt, um PDF-Vorlagen anzupassen und wie man zum Beispiel das Logo austauscht, wenn ihr damit starten wollt. Wir haben den Link dazu im Chat geteilt.

Ein wichtiger Teil ist dieses "mitdenken". Es besteht im Prinzip aus zwei Teilen. Der eine ist, ihr könnt Felder definieren und sagen: Eine E-Mail-Adresse muss eine gültige E-Mail-Adresse sein, eine Währung eine gültige Währung und eine Telefonnummer sollte eine Zahl oder eine Telefonnummer sein. Wenn ihr einen Text eintragen lassen wollt, könnt ihr auch sagen, nicht mehr als so und so viele Zeichen sind gültig. Das ist der eine Teil, es validiert ein Stück weit die Informationen, die eingegeben werden.

Aber "mitdenken" bedeutet auch, man kann ein PDF so konfigurieren – man kann ein kleines bisschen daran "programmieren" – dass ihr zum Beispiel sagt: "Nur wenn die Druckprüfung über oder unter einem bestimmten Druck ist, wird das Feld rot und gibt einen Alarm, nach dem Motto, das darf nicht sein." Oder: "Nur wenn das Häkchen für Garagentor gesetzt ist, kann man die vier Sachen zur Größe des Garagentors ausfüllen, ansonsten ist es vielleicht eine Haustür." Das heißt, man kann diese PDFs einfach so konfigurieren und einstellen, dass die Mitarbeiter ein bisschen beim Ausfüllprozess geführt werden und total sinnfreie Eintragungen gar nicht möglich sind, sondern einfach eine kleine Warnung kommt und sagt: "Hey, das, was du hier ausgewählt hast, ist nicht sinnvoll." Markus ergänzt: "Ja, oder so Fälle hat man ja auch, das kenne ich auch, dass immer ein bestimmter Teil generell vergessen wird zum Ankreuzen oder Ausfüllen. Sowas ist es natürlich ganz, ganz gut."

"Mitdenken" ist auch ein Beispiel, als wir diese Mengenermittlungsliste für das PDF-Paket erstellt haben, haben wir ein paar von euch gefragt. Die Antwort war: "Hey, ich mache meine Mengenermittlung gerne mit Strichlisten, ähnlich wie im Gefängnis – wie viele Tage muss ich noch absitzen?" Das ist natürlich, wenn man ein PDF-Formular hat, im ersten Augenblick blöd. Wenn ich aus sieben acht oder neun machen muss, ist das von der Usability her schlecht. Für das Aufmaß-PDF haben wir einfach einen Plus- und Minus-Knopf hinzugefügt. Das heißt, wenn ich auf Plus drücke, erhöht sich der Wert im Formular, und wenn ich auf Minus drücke, geht er wieder runter. Wenn ich also durch den Raum oder durch mehrere Räume laufe und mitzähle, muss ich einfach immer nur auf Plus drücken, dann geht es automatisch hoch. Das sind alles Themen dieses "Mitdenkens".

Ein weiterer Vorteil von PDFs: Die meisten von euch wissen das ja, man gestaltet sie so, wie man sie braucht. Das heißt, ich kann natürlich mit einer Vorlage starten, mein Logo einfügen. Man kann es aber auch schlussendlich so weit individualisieren, dass man sagt: "Hey, das sieht jetzt genauso aus, wie alles in meiner Firma aussieht, vom Farbenkonzept, von der Schriftart und so weiter." Das hat auch einen Vorteil: Wenn man dann mal eines hat und sagt, ich will jetzt das nächste machen, dann muss ich nicht noch mal einen Designer fragen und sagen: "Mach mir mal wieder ein neues", sondern ich sage einfach: "Guck mal, das ist zum Beispiel der Regiezettel von MemoMeister, und das ist mein Look and Feel. Jetzt machst du bitte, dass es gleich aussieht." Dann kann man das einfach machen, es kostet nicht viel Aufwand, wenn man einmal eines gestaltet hat und sagt, die sollen immer gleich aussehen, fällt es einem auch leicht.

Weitere Vorteile: Sie sind immer aktuell. Das hat uns damals vor drei Jahren jemand erzählt, der Industrieböden macht. Er sagte, sie hätten letztens erst einen Karton mit 100 oder 200 solcher Vorlagen weggeschmissen, weil sie festgestellt hatten, dass das alte Formular schon wieder ein Feld mehr brauchte, als sie es bestellt hatten. So ein digitales Formular, wenn du es ergänzen oder ändern willst, änderst du es einfach, und es ist sofort wieder aktuell, du musst keine Vordrucke ausdrucken. An dieser Stelle möchten wir kurz auf das Thema Video-Briefing eingehen.

Wenn ihr ein Formular erstellt und es im Unternehmen für die Mitarbeiter zur Verfügung stellt, macht einfach, wenn ihr eine Änderung am Formular vornimmt, ein kleines Video dazu, warum ihr das Formular verändert habt und warum jetzt ein neuer Punkt dabei ist oder ein Punkt wegfällt. Druckt es aus oder macht es am Bildschirm und filmt es kurz ab und erklärt, warum sich das Formular verändert hat und teilt es mit allen Mitarbeitern. Denn wenn ihr ein Formular verändert, müssen sie ja wissen, dass es ein neues gibt – also die Vorlagensammlung aktualisieren – und sie müssen verstehen, warum ihr die Veränderung vorgenommen habt. Manche denken nur an den Mitarbeiter, der heute da ist, machen montags eine Mitarbeiterbesprechung, legen das neue Formular hin und sagen: "In Zukunft füllen wir das so aus", was ja ganz toll ist. Einer hört zu, der andere ist krank, und der, der vielleicht nächsten Monat bei euch anfängt, ist noch gar nicht da. Macht also zu den Formularen vielleicht einfach ein kurzes Video, wenn ihr sie verändert.

Dann haben wir das Thema Kosten. Natürlich wissen wir alle: Ja, Digitalisierung kostet erstmal ein bisschen Aufwand. Ihr müsst ein Formular erstellen, ihr müsst eine MemoMeister-Lizenz haben, ihr müsst ein Handy oder ein Tablet haben und so weiter und so fort. Dem gegenüber muss man sich mal die Kosten der alternativen Prozesse stellen: Papierformular ausdrucken, in die Ablage legen, rumlaufen, wieder einsammeln, hinterher telefonieren, bei unleserlichen Formularen noch mal hinterher telefonieren und fragen, was gemeint war. Bei den digitalen Formularen stehen die Kosten des digitalen Prozesses gegenüber von Systematik, weniger Aufwand und Reproduzierbarkeit. Ein ganz wichtiger Punkt sind auch die Kosten, wenn ein Mitarbeiter in Urlaub geht oder krank wird und der Prozess nicht weitergeht, weil er an der Person hängt.

Ein Nutzer, Marius, der viele Formulare im Einsatz hat und uns auch ein paar Beispiele geschickt hat, sagte, er habe seitdem er die Formulare nutzt, einen richtig coolen Vorteil: Die Prozesse hängen jetzt nicht mehr an einzelnen Menschen, sondern sind definiert und laufen über die Prozesse. Das heißt, wenn der Mitarbeiter, der zum Beispiel gerade die Arbeitskleidung nachbestellt, krank ist oder in Urlaub geht oder das Unternehmen verlassen würde, oder er einen Assistenten bekommt oder jemand dazukommt, ist es allen anderen 70 Mitarbeitern im Unternehmen vollkommen egal, wer den Prozess nachher weitermacht. Sie wissen: Wenn ich Arbeitskleidung bestelle, funktioniert das so. Vorher war da immer: "Marius, kannst du noch? Hier hast du einen Zettel", und es wurde immer im Hof gerufen. Wenn Marius mal zwei Tage lang das Thema nicht gemacht hat, ging es nicht weiter. Das ist einfach auch ein mega Vorteil. Ihr werdet systemischer und sagt: "Okay, dieses Problem X möchte ich nicht haben, und ich möchte auch nicht, dass es in der Inbox im E-Mail-Postfach von irgendjemandem landet."

Kommen wir mal zu den Ideen, das ist der spannendere Teil. Wir hatten euch ja gefragt, und ihr habt uns Formulare zugeschickt. Da kam ziemlich viel. Der eine oder andere erkennt auch bestimmt sein Logo dabei. Was wir persönlich ziemlich cool fanden, ist, dass einige unsere Vorlagenformulare genommen und sie sogar einfach erweitert haben, mit dem, was sie brauchen oder was sie für sich im Prozess ergänzen wollten. Das fanden wir sehr cool. Das ist ja auch einer der Ansätze: Ihr habt in eurem Unternehmen einfach einen anderen Prozess als vielleicht sogar der Dachdecker, der einen Kilometer weiter links oder rechts von euch sitzt, und durch diese PDFs könnt ihr das so machen, wie ihr es wollt. Das fanden wir ziemlich cool, dass ihr die da angepasst habt.

Aus der ganzen Menge an Formularen, die kamen, haben wir uns ein paar rausgesucht, die wir euch zeigen wollten. Torsten ist ja da. Er kann ja vielleicht einen Satz zu seiner Preisvergleichstabelle sagen. Er hatte uns die geschickt, und wir dachten, das ist wahrscheinlich eine gute Idee, aber uns fehlte ein bisschen die Kreativität, es so auszudrücken, dass es die Kollegen vielleicht verstehen. Torsten sagt dazu: "Ja, war einfach so, dass ich mittlerweile sehr viele oder eigentlich fast alle Anfragen und Bestellungen über die Formulare an den Handel mache. Leider ist es bei uns nicht so schön wie teilweise im SK-Bereich oder so. Wir müssen immer nur alles schön doof fragen, und die Händler sind da, was EV-unterstützte Bearbeitung und Übersendung angeht, doch noch sehr weit zurück. Das heißt, das muss alles irgendwie per E-Mail gehen mit einem PDF hinten dran. Anders funktioniert es nicht, und dann habe ich halt gesagt: Ich möchte ein Formular haben. Wenn ich das mal bei verschiedenen Händlern anfrage, dann kann ich da die Sache eintragen und lasse das berechnen und kriege dann unten drunter die Addition, wer hat welche Kurse, weil die Angebote der Händler selbst sind in der Regel nicht direkt miteinander vergleichbar, weil die teilweise unterschiedliche Verkaufseinheiten zugrunde legen. Dann passt das alles wieder nicht, damit da dann nicht verzerrt wird, aber wie gesagt, dann trage ich das dann einfach da ein." Wir haben uns das Formular auch deshalb ausgesucht, weil es zwei, drei Sachen eigentlich ganz gut zeigt: Wie einfach man so etwas machen kann, dass man nicht für alle Probleme Excel benutzen muss, und dass es eben hier diese Berechnung gibt. Wenn etwas bei dem einen 1 € kostet und beim anderen 12 €, dann sieht man sofort, dass alles durchberechnet wird und da ist. Wenn wir das jetzt speichern, haben wir eine neue Version und haben das für den Mitarbeiter und in dem Projekt einfach auch hinterlegt, archiviert, und wir sehen auch, wie das vielleicht noch vor einer Woche ausgefüllt war, dieses Formular. Vielen Dank, Torsten.

Dann haben wir ein sehr schön gestaltetes Formular, und es kommt nachher noch ein anderes dazu, wo man einfach hier quasi diese verschiedenen Elemente so aufbaut, dass der Mitarbeiter auch sofort weiß, worum es hier geht. Man kann hier einfach auch die Sachen eintragen. Ihr seht, es ist relativ groß, benutzerfreundlich für den Monteur gestaltet und auch hier einfach eine relativ einfache Art und Weise, den Monteur zu unterstützen und gleichzeitig die Information aber auch im Büro zu haben und damit weiterarbeiten zu können. Ein bisschen weiter ausgebaut geht es Richtung Baustellenaufmaß Lüftungskanäle. Michael ist da, hallo Michael. Wir finden auch hier die Gestaltung sehr schön. Michael sagt dazu: "Genau, also das ist oder wir sind vor ungefähr einem Monat mit so einer Beta-Phase mit den Aufmaßblättern gestartet. Das ist so die Abbildung unseres Papieraufmaßes. Lüftungskanäle aufzumessen ist ja immer ein bisschen umfangreicher, weil es verschiedenste geometrische Formen gibt, die aufzumessen sind, und wir haben jetzt so den Standardfall abgearbeitet, und es geht hauptsächlich darum, dass die Kollegen, die das eintragen, gleich eine Berechnung sehen, ihre Werte dann auch noch mal plausibilisieren können und vor allen Dingen dann die Kollegen, die nachher das Ganze dann auch gegenüber den Kunden noch mal erklären müssen, beziehungsweise da zeigen müssen, dass das für alle nachvollziehbar ist. Und wenn das in Papierform gemacht werden soll, dann wird es immer ein bisschen schwierig, vor allen Dingen, weil die Kollegen einige Kollegen bei uns in der Firma auch nicht die allerbeste Schrift haben, und Hieroglyphen zu entziffern nimmt dann doch immer relativ viel Zeit in Anspruch, daher das PDF-Aufmaßblatt." Ja, das ist ja cool, und auch hier sieht man wieder diese automatische Berechnung, und auch das ist an der Stelle eine Unterstützung natürlich sowohl für den, der draußen ist, als auch für die Kollegen, die dann damit weiterarbeiten müssen. Vielen Dank, Michael, dafür.

Wir hatten diesen Rechner, und wir haben vor diesem MacherMittwoch eine Podcast-Aufnahme gemacht. Beim Aufnehmen des Podcasts haben wir drei Bereiche entdeckt, wo PDF-Formulare im Unternehmen Sinn machen. Da könnt ihr euch einfach mal einordnen und überlegen, ob ihr das habt oder machen wollt oder wie ihr dazu steht. Also ihr habt die eine Kategorie Formulare, das sind die, die projektbezogen sind, die die Mitarbeiter draußen brauchen, die man im Projekt hat, die man im Projekt speichern muss. Und dann gibt es die anderen Formulare, das sind so mitarbeiter- oder interne prozessbezogene Formulare, wie die Arbeitskleidung, Urlaubsantrag und so weiter. Das ist die zweite Kategorie. Und dann gibt es noch die dritte Kategorie, und die ist sowohl für euch als Firma, also projektübergreifend wichtig, aber auch projektbezogen wichtig.

Die eine oder andere von euch kennt sie schon, das ist diese 50%-Checkliste. Die ist deswegen so spannend, weil sie eigentlich ziemlich viele verschiedene Sachen miteinander verknüpft. Ihr habt in eurem Unternehmen höchstwahrscheinlich alle gute neue Aufträge aufgrund von Kundenempfehlung. Das heißt, ihr habt höchstwahrscheinlich alle Interesse daran, dass die Aufträge, die ihr aktuell ausführt, nachher zu einem positiven Abschluss kommen und die Kunden nachher auch darüber berichten und vielleicht eine Google-Empfehlung oder einen Facebook-Kommentar oder bei "Wir sind Handwerker" bewerten. Die meisten Handwerker, eigentlich die meisten Unternehmen insgesamt, fragen immer am Schluss: "Wie ist denn das bei euch? Wie zufrieden waren Sie mit unserer Leistung?" Und wir sagen euch eins: Am Schluss ist halt die dümmste Stelle, wo ihr fragen könnt, wie zufrieden sie mit uns sind. Markus bestätigt: "War bei mir jetzt bei der Küche genauso, war am Schluss und dann kam alles, was nicht gut war." Das ist natürlich ein dummer Zeitpunkt, einen Kunden zu fragen, denn wie oft macht er ein neues Dach? Bei kleinen Aufträgen geht's vielleicht, aber beim neuen Dach, könnt ihr sagen, nächstes Mal in 30 Jahren wissen eure Kinder, dass das nicht unsere Leistung ist.

Viel besser ist eigentlich zu sagen, deswegen 50%: Ihr nehmt diese Checkliste, habt sie im Projekt, und ihr fragt den Kunden einfach irgendwann während dem Projekt. Es ist definiert, einfach irgendwann, ihr sagt: "Jetzt sind wir mit der Rohmontage soweit fertig" oder immer gleich, alle Mitarbeiter wissen das. Der Kunde wird gefragt: "Wie empfinden Sie uns zum Thema Sauberkeit und Achtsamkeit?" Und dann darf der Kunde schon mal lernen, dass er Sternchen verteilen soll, also 1 bis 5. Nicht 1 bis 10 oder Schulnoten oder sonst irgendwas, nämlich Sternchen. "Wie waren Sie, wie zufrieden waren Sie uns zum Thema Pünktlichkeit?" Da Sternchen verteilen, "Qualität" Sternchen und "Kommunikation". Und wenn er bei irgendeinem von diesen Dingen nicht vier oder fünf Sternchen verteilt hat, ist es natürlich unheimlich spannend für euch zu erfahren, was denn der Grund war und ob er euch die Chance gibt, gegen Ende des Projekts dort besser zu werden und dann doch vielleicht die vier Sternchen zu bekommen. Also fragt ihr noch: "Was würden Sie gern verbessern, und würden Sie uns dann die vier oder fünf Sternchen geben, wenn wir in Zukunft im Projekt voll pünktlich wären?" Markus schlägt vor: "Wir haben die 100%-Checkliste. Du hast ja gerade auch gesagt mit dem Verbessern, und das will man dann auch erreichen. Und wir haben das ja als zwei Formulare, jetzt gerade nur die Idee, dass wir das vielleicht auch in ein Formular packen, weil so bist du ja, wenn du das sage ich mal die 50%-Checkliste ausgefüllt hast, ja, dann bist du dann beim Abschluss vom Projekt noch mal mit dem Kunden gehst es durch die 100%-Checkliste. Musst du ja gegebenenfalls relativ oft springen zwischen den Formularen, und mal zu, das war das, deswegen vielleicht für uns auch eine Verbesserung, dass man das 5000 auf ein eines machen." Dann machen wir ein Formular draus. Das ist eine sehr coole Idee, dann machen wir ein Formular draus und schmeißen entweder das 100 oder 50 % weg, aber die Story ist nichtsdestotrotz dieselbe: Zu dem Zeitpunkt, wo ihr jetzt ein negatives, schlechtes oder verbesserungspotenzielles Feedback bekommt, könnt ihr dem Kunden sagen: "Wir haben ja noch drei, vier, fünf Tage oder zwei Wochen, wir zeigen Ihnen, dass das nicht unser Standard ist und dass wir das besser machen." Und der Mitarbeiter, der das dann erfährt, merkt dann auch: "Okay, der Kunde wird nach dem Thema gefragt." Also ist es vielleicht gar nicht so schlecht, wenn ich 20 Minuten zu spät komme, dass ich den Kunden vielleicht anrufe, dass ich später komme, weil er wird ja vielleicht übermorgen gefragt: "Wie ist es mit dem Thema Pünktlichkeit?" Das heißt, auch für eure Mitarbeiter ist es nicht schlecht zu wissen, dass der Kunde das gefragt wird, weil sie dann auch da ein bisschen Bewusstsein dafür entwickeln.

Und dann ist irgendwann der Tag X, und das ist das, was Markus gerade gesagt hat: Irgendwann ist die Abnahme gewesen, irgendwann kriegt er die Rechnung, und er fragt ihn ja noch mal: "Wie fanden Sie uns zu diesem Punkt?" Und dann beantwortet er vielleicht mit vier, fünf Sternchen. Am Schluss könnt ihr natürlich sagen: "Hey, würden Sie uns auch auf Facebook oder sonst irgendwo bewerten?" Macht er dann vielleicht auch. Darum geht es jetzt aber hier an unserer Stelle nicht mehr, sondern wir haben ja gesagt, Formulare helfen euch im Unternehmen ja in Projekten oder im Unternehmen oder wie dieses bei beidem. Weil wenn ihr jetzt sagt: "Okay, ihr habt es als Qualitätssicherungsprozess in jedem Projekt drin", dann könnt ihr am Ende vom Jahr natürlich auch hingehen und sagen: "Das Jahresziel ist, dass wir bei 80 % unserer Projekte auf jeden Fall eine Bewertung haben, besser vier Sterne, weil eine 100%-Checkliste." Und wenn wir das erreicht haben, gibt es noch mal einen Bonus oder wir holen uns einen tollen DJ oder es gibt etwas Besonderes bei der Weihnachtsfeier. Also als Teamleistung rufen wir aus: "Wir wollen bei allen Projekten im Schnitt über vier Sterne sein." Und dann habt ihr natürlich die nächste Frage, die dann aufkommt: "Wie werte ich das jetzt nachher aus?"

Da gibt es einen kleinen Trick, das zeigen wir jetzt aber nicht. Aber wer Interesse daran hat: Wenn ihr 10 Formulare habt, 100 Formulare habt oder 1000 Formulare habt, ganz egal, wie viele, bei Adobe Acrobat gibt es die Möglichkeit, alle Formulare auf einmal zu laden und eine Excel-Tabelle daraus zu erzeugen. Das heißt, ihr seht auf einen Blick – ihr braucht keine zwei Minuten dafür – bei welchen Projekten wir wie viele Sternchen hatten und wie sich das vielleicht auch über das Jahr entwickelt hat. Oder wenn ihr wollt, könnt ihr auch zum Beispiel da einfach einen Mitarbeiter eintragen und sagen, welche Mitarbeiter besonders viele oder besonders wenige hatten. Oder wenn wir es so machen, wie du Markus gerade gesagt hast, dass wir beides reintun, bei wie vielen Projekten waren wir in der Halbzeit bei drei Sternchen und am Ende dann doch auf vier oder fünf? Das ist einfach hier mit solchen Formularen kann man auch im Unternehmen Kontrollprozesse machen. Da hatten wir auch schon mal einen MacherMittwoch dazu. Das heißt, ihr habt einen bestimmten Wunsch, nämlich wir wollen in Zukunft einfach als Qualitätsführer wahrgenommen werden, deswegen haben wir einen Kontrollprozess überlegt, und wir wollen nicht nur sagen, dass wir Qualitätsführer werden wollen, sondern wir wollen am Ende vom Jahr auch mindestens vier oder fünf Sterne Bewertung haben. Und da habt ihr das Thema komplett auch umgesetzt und eure Wünsche geäußert und einen Kontrollprozess dazu installiert und implementiert.

Ihr kennt es vielleicht schon, der eine oder andere weiß es: Wenn ihr in MemoMeister seid, könnt ihr bei der Vorlagensammlung oben Vorlagen importieren. Und da haben wir alle unsere PDFs drin von dem aus dem PDF-Paket, und das hier ist zum Beispiel das, wo wir vorhin gemeint haben, wo man auf Plus drücken kann und sich die Menge dann vergrößert. Ihr könnt einfach mal reingehen, könnt euch irgendwelche raussuchen, importieren und ausprobieren. Und dieses PDF-Paket, das kann man sich auch auf unserer Webseite runterladen als Zip-Datei, dann sind dann auch alle drin. Also, wenn ihr jetzt zum Beispiel sagt, ich will das Logo austauschen und will das da runterladen, kann man das auch über die Webseite machen, oder falls ihr eine Empfehlung für jemanden aussprechen wollt, für einen Kollegen oder Partner, könnt ihr sagen, "Kannst du auch mal anschauen", da kann sie dann auch das PDF-Paket direkt mal runterladen. Da haben wir überhaupt keinen Schmerz damit. Es geht sogar soweit, dass es den ein oder anderen unserer Wettbewerber gibt, die Werbung machen mit unseren PDF-Vorlagen. Das ist ja ganz strange, was da passiert, aber wir sehen das positiv, wenn andere eine Version mal mit Fehlern drin machen und hoffen, dass sie die dann nutzen. Ja, da gibt es tatsächlich Facebook-Werbung, wo dieses Formular zu sehen ist, aber egal.

Also, dann kommen wir noch zurück, kurz den Faden verloren. Das PDF könnt ihr euch holen. Dann Tech Talk, wir müssen ein bisschen auf die Tube treten, aber diese PDF-Dinger, die sind super für das, was wir gerade gezeigt haben: Abnahmeprotokolle. Wir haben hier zum Beispiel von einem Heizungskollegen von euch ein Protokoll, so dieses Thema Heizung, wie und wo. Wir blicken nicht ganz genau, was er da alles macht. Jörg hat uns das geschickt, das war unser Formular für die Aufnahme der Heizung für den hydraulischen Abgleich. Und das haben sie komplett selber gemacht. Wir glauben, das ist ein cooles Formular, wenn man weiß, was man macht. Wir fanden es auf jeden Fall so gut, weil es halt auch entsprechende Dropdown-Listen drin hat und alles so macht, wie ihr es für euch in der Firma braucht, und das Formular wahrscheinlich für den nächsten Kollegen einen Kilometer weiter weg schon wieder anders aussehen müsste, weil er einfach andere Hersteller und andere Prozesse hat. Dafür ist es gut.

Wofür ist es nicht gut? Andrea ist ja auch hier. Andrea, wir haben jetzt leider nicht so viel Zeit dafür, aber wir würden einfach mal ein Beispiel nennen, wo es überhaupt nicht gut angebracht ist, wenn ihr auf eurer Webseite zum Beispiel Wartungsaufträge oder Konfiguratoren oder Anfragemululare unterbringen wollt. Da machen PDF-Formulare überhaupt gar keinen Sinn. Weil der Nutzer sich dann ein bisschen fühlt wie beim Bürgerbüro bei uns. Du willst eigentlich ein Formular ausfüllen, aber das Einzige, was du kriegst, ist ein digitales Formular, wo du runterladen musst, ausfüllen musst, und du weißt genau, wenn du das mitbringst, kannst du es wahrscheinlich direkt noch mal ausfüllen. Denkt also an durchgehende digitale Prozesse, und wenn ihr sowieso jemanden habt, der sonntagmittags bei euch eine Wartungsanfrage oder eine Reparaturanfrage gestellt hat, ist ein digitales Formular, ein Zoho-Formular, so wie es die Andrea macht, einfach wesentlich besser geeignet. Und man kann auch diese Teile dieser Prozesse, die man mit zum Beispiel Arbeitskleidung bestellt, kann man mit einem PDF machen, kann man auch mit einem digitalen Formular machen. Und es gibt noch eine andere Kategorie, wo es eigentlich gut geeignet ist, kein PDF zu benutzen. Das sind diese hier.

Das sind unsere Checklisten, wo wir hier einfach nicht genau wissen, wie viele Felder es gibt. Was ist noch zu tun? Wenn ihr jetzt zum Beispiel ein kurzes Protokoll macht, weil ihr eine Baubesprechung macht, dann sagt: "Wir gehen auf die Baustelle und müssen morgen noch das machen, das machen, das machen." Da ist so eine Memo-Notiz besser geeignet als ein PDF. Man kann natürlich auch ein PDF nehmen, aber das ist einfach limitiert, weil man dann nicht mehr so viel eintragen kann. Hier, das ist dynamisch. Thema Einkaufszettel: Wissen wir doch heute noch nicht genau, was wir nächste Woche alles einkaufen wollen, und es wächst und schrumpft einfach, je nach Bedarf. Da haben wir auch einige Vorlagen im System, könnt einfach mal reinschauen. Könnt euch auch Vorlagen importieren, wie so eine Projekt-Start-Checkliste oder Mitarbeiter-Onboarding. Wenn ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen kommt, ist so etwas auch gut geeignet dafür.

Dann haben wir noch eine Bitte an euch: Welche Kontrolle macht Sinn? Macht nicht zu viel. Mit zu viel meinen wir, macht die Formulare nicht so, dass sie alles abfragen, was irgendwann mal in eurem Unternehmen schief lief, und sagt, das muss jetzt im Formular auch noch ausgefüllt werden. Denn ein Mitarbeiter muss ja auch eingeladen werden, zwischen den Zeilen zu lesen. Beim Piloten, wenn er startet, ist so eine Checkliste super, weil er ja nicht will, dass er den Knopf X oder Y überspringt. Aber bei euren Mitarbeitern und bei euren Projekten können wir uns gut vorstellen, dass zwischen dem Punkt 1 und dem Punkt 2 noch mal ein Kopf anmachen und Mitdenken gefragt ist. Und wenn ihr jemandem sagt: "Mach bitte die Checkliste", dann kommt er und sagt: "Ich habe die Checkliste gemacht" und denkt, da ist fertig, aber eigentlich wollten wir ihn ja auch einladen zu sagen: "Pass mal auf, in der Checkliste ist das Wesentliche drin, aber arbeite das trotzdem nicht beamten-technisch Dienst nach Vorschrift nur die Checkliste ab, sondern da dazwischen gibt es ja vielleicht noch Punkte, die du überlegen musst." Markus ergänzt: "Ganz kurz, eine Ergänzung noch, das ist jetzt ein schnelles Beispiel, das ist so ein bisschen zwischen, welche Kontrolle macht Sinn und Limitationen. Das war auch ein Fall, wo ein Formular, ein digitales PDF-Formular aufgebaut werden sollte und da, ich weiß nicht, wie viele Sachen da reingepackt oder noch ergänzt werden sollten und also man musste im Hintergrund auf jeden Fall es wäre möglich gewesen, aber im Hintergrund ist es ich weiß nicht, wie viel Felder automatisch überprüfen lassen. Wäre alles gegangen, aber das PDF-Formular an sich hat dann so eine Größe bekommen, dass überhaupt keinen Spaß mehr gemacht hat, wenn der Mitarbeiter das mobil da irgendwie mal versucht hat, zu öffnen. Also, das auch immer ein bisschen da bedenken." Wir fügen hinzu: Es gibt tatsächlich Formulare, und da sind diese intelligenten Formulare ganz wichtig. Selbst wenn ihr ein Formular habt, wo ihr sagt, das muss damit rein, kann man mit diesen intelligenten Formularen ein "was wäre wenn" machen. Das heißt, somit sieht das Formular wirklich klein aus, aber wenn etwas wirklich gewusst werden muss oder was an dem Tag gerade anfällt und man klickt es an, dann kann es groß werden und dann macht es Sinn, wirklich da die gesamten Abläufe auch drin aufzugliedern, wenn es gebraucht wird. Das Formular sieht dann aber klein aus. Nur übertreibt es mit dem Kontrollwahn nicht, wie gesagt, man will auch, also meine Frau sagt zu mir, auch wenn du einen Einkaufszettel hast, heißt es nicht, dass das ausreichend ist und du denkst trotzdem drüber nach. Vielleicht brauchen wir noch das ein oder andere drum herum und gehen mit offenen Augen einkaufen. Und wenn ich nur zurückkomme und sage, alles was auf dem Einkaufszettel steht, ist da, dann ist es vielleicht trotzdem kein guter Job gewesen, weil eben mehr hätte machen können. "Hol das Brot, nimm auch die Butter."

Genau, da gibt es dazu. Und dann haben wir das Thema Video-Briefing. Wir wissen, wir überziehen ein bisschen, wir hoffen, ihr verzeiht uns. Video-Briefing, wir haben es vorher schon kurz erwähnt: Wenn ihr ein Formular habt oder erstellt, macht ein kurzes Video dazu, versucht es selber auszufüllen, und dann kriegt ihr ein Gefühl dafür, ist es jetzt zu viel, ist es zu wenig, passt es so, versteht man das, was man hier im Formular machen möchte? Das ist ein Vorteil von digitalen Formularen, dass ihr auch sagen könnt: "Du und du, ihr zwei Mitarbeiter, wir probieren das neue Formular mal eine Woche aus, und wenn wir es dann noch mal anpassen müssen, passen wir es noch mal an." Bei einem Video-Briefing geht es uns aber auch darum, wenn ihr mit einem Dienstleister zusammenarbeitet, der für euch so ein Formular anpasst, könnt ihr natürlich jedes Formular dieser Welt nehmen, als Papier oder digital, und ihm per Video-Briefing erklären, was ihr denn haben möchtet. Das heißt, ihr erklärt es nicht für eure Mitarbeiter, sondern ihr erklärt dem, der das Protokoll oder das Formular für euch erzeugt, im Video. Auch da kommt ihr beim Erklären vielleicht dahinter und sagt: "So, wie ich es jetzt erkläre, ist es eigentlich schon extrem komplex, vielleicht ist es zu viel." Aber was wir aus Erfahrung wissen: Wenn man anfängt, ein Formular textuell beschreiben zu wollen, so nach dem Motto: "Hier ist mein Feedback zu dem Formular zu dir", dann schreibt man so eine lange E-Mail, und andere verstehen trotzdem bloß die Hälfte von dem, was ihr gemacht habt. Das heißt, es ist so oder so eine gute Idee, Sachen, die ihr als Feedback für irgendetwas habt – das können auch Weihnachtsgeschenke sein oder Materialbestellung oder sonst irgendwas – ein Video zu machen und sagen: "Hier, das kam so an, das wollen wir anders, das sieht nicht gut aus. Wir wollen das Formular bitte da, da hast du das, das Logo ist mir zu klein, ist mir zu groß." Das ist in dem Video-Briefing super schnell erklärt, aber wenn wir es beschreiben müssen, ist es kompliziert erklärt. Denkt also einfach daran, nach intern und auch einem Dienstleister kann man so ein Briefing machen.

Und zu guter Letzt der allerletzte Punkt, wir haben es vorher schon mal kurz erwähnt: Es ist immer die Frage, wenn ihr ein Formular erzeugt, ganz egal, ob es eine Checkliste ist, ob es ein digitales Formular mit PDFs ist oder ein Zoho-Formular oder irgendwas anderes ist, denkt beim Erzeugen schon daran, wo ist das Endlager und wo sind die Schritte dazwischen, wo das Ding hin muss? Weil auch ein digitales Formular kann verloren gehen, wenn man sich nicht überlegt hat, wie sind die Abläufe dazwischen? Dann füllt der Mitarbeiter das aus und schickt es per Telegram weg, und der andere nimmt es und tut es per E-Mail irgendwohin, und der Kunde schickt noch mal per WhatsApp was, und am Ende liegt es dann vielleicht da oder vielleicht da oder vielleicht da. Das heißt, überlegt euch bei den Formularen gut, wo würdet ihr es heute suchen, wo würde es im halben Jahr suchen, wo würde es in einem Jahr suchen, und bestimmt den Endablageort und definiert das. Ihr seid ja alle MemoMeister-Kunden, da ist es ja relativ logisch, aber wenn ihr das ordentlich gemacht habt, dann habt ihr auch alle Macht des Dashboards, die euch dabei hilft, mit den PDF-Formularen sinnvoll umzugehen. Da ist so ein offener Arbeitskleider-Bestellprozess im Dashboard bei den Mitarbeitern, die damit weiterarbeiten, sofort da, obwohl es beim Mitarbeiter den Mitarbeiter mal belegt.

Also da einfach die Einladung, den MacherMittwoch noch mal anschauen, die Mitarbeiter-Mappe oder auf uns zukommen, wenn ihr zu euren Formularen noch ein Thema habt, wo soll es dann am Ende eigentlich landen? Die Einladung ist da, ihr könnt euch einfach an den Support wenden, an uns wenden, wenn ihr ein Formular habt und euch nicht ganz sicher seid, was nachher hin soll oder wie ihr da den Prozess damit gestartet habt. Auch die Sachen, wie so ein Zoho-Formular, das ausgefüllt wird, kann über eine Automatisierung in MemoMeister automatisch landen und an den richtigen Ort gelegt werden. Also auch Formulare, die von woanders kommen oder die per E-Mail irgendwo hingeschickt werden, können über Automatisierungen ordentlich sauber strukturiert abgelegt werden. Nehmt es einfach im Hinterkopf mit, dass ihr da einmal das sauber durchdenkt und dann das Thema hoffentlich nie wieder habt oder besser noch, wenn so ein ähnlich gelagertes Thema wieder kommt, ihr schon wisst, wie ihr das System dazu aufbauen wollt.

Aktualisiert am: 27/04/2026