MM#43 Projektbriefing: So sichert dein Team die Qualität auf der Baustelle

Dein Team vergisst wichtige Details, hat Rückfragen oder die Stimmung auf der Baustelle leidet unter Missverständnissen? Ein durchdachtes Projektbriefing löst diese Führungsprobleme und sorgt für klare Prozesse und motivierte Mitarbeiter.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem MacherMittwoch dreht sich alles um das Projektbriefing und die optimale Vorbereitung deiner Mitarbeiter auf der Baustelle. Wir zeigen dir, wie du mit MemoMeister digitale Projektakten erstellst, die alle wichtigen Informationen enthalten und dein Team bestmöglich auf jede Aufgabe vorbereiten. So vermeidest du Kommunikationsfehler und stellst sicher, dass die Qualität im Handwerk sich immer durchsetzt.

Die wichtigsten Learnings

• Video-Memos für präzise Anweisungen: Nutze die Videofunktion in der MemoMeister App, um Pläne zu erklären, kritische Details festzuhalten oder Montageanleitungen aufzunehmen. So verstehen deine Mitarbeiter komplexe Sachverhalte auf den Punkt.
• Digitale Checklisten als Vorlage: Erstelle Text-Memos für wiederkehrende Aufgaben oder sicherheitsrelevante Punkte wie Helmpflicht. Diese flexiblen Checklisten können als Vorlagen dienen und bei jedem Projekt schnell angepasst und abgehakt werden.
• Projekte als Favoriten für schnellen Zugriff: Zeige deinem Team, wie es wichtige Projekte als Favoriten markiert. Dies symbolisiert die Projektübergabe und ermöglicht einen blitzschnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Fotos, direkt aus der Hüfte.
• Best Practices von Kollegen: Lerne aus Beispielen anderer Betriebe, die Projektbriefings nutzen, um beispielsweise Heizungseinstellungen zu dokumentieren, lange Informationswege zu überbrücken oder auch bei Kleinaufträgen eine detailliertere Vorbereitung zu gewährleisten, um Nacharbeiten zu vermeiden.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Video-Memos im Briefing einsetzen: Filmt kritische Stellen im Plan, besondere Kundenwünsche oder spezielle Montagehinweise direkt mit der MemoMeister App und speichert sie im Projekt.
2. Projektbriefing-Checkliste digitalisieren: Erstellt eine Text-Memo-Vorlage mit allen wichtigen Punkten, die vor und während der Projektübergabe beachtet werden müssen. Nutzt diese als Leitfaden für jedes neue Projekt.
3. Projektübergabe symbolisch gestalten: Erklärt euren Mitarbeitern, wie sie das zugewiesene Projekt als Favorit in der MemoMeister App markieren. Dies festigt die Verantwortungsübergabe und den schnellen Zugang zu allen Infos.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Wir starten den MacherMittwoch Nummer 43, und heute geht es um das Thema Projektbriefing. Also alles, was man in der Projektakte vorbereitet, damit die Mitarbeiter auf der Baustelle die wichtigen Informationen direkt zur Hand haben. Wir widmen uns diesem Thema, weil es unglaublich wichtig ist, um die Stimmung im Team dauerhaft besser zu halten. Wir haben heute Praxisbeispiele von Markus, der mit euren Kollegen gesprochen hat, wie sie ihr Projektbriefing machen und warum. Es steckt unglaublich viel im heutigen MacherMittwoch. Wie immer gehen wir zuerst durch das Good to know, also kleine Features bei uns. Dann zeigt Markus, was andere machen, und wir haben zwei, drei Takeaways für euch dabei.

Die Good to know wollen euch Kleinigkeiten zeigen, die man in MemoMeister machen kann, die ihr vielleicht noch nicht oder für diesen Anwendungsfall noch nicht kennt. Die Videofunktion ist das erste. Ich zeige euch das an einem Beispiel. Ich habe hier einen MemoMeister Account mit einem Plan. Wenn man diesen Plan öffnet, sieht man, was in diesem Bad gemacht werden soll. Da wir heute das Thema Projektbriefing haben, möchte ich euch die Videofunktion in der App zeigen. Ich öffne die App, gehe unter 'Aktive Projekte' und dann in das Projekt 'Schokostück', ins Thema 'Kommunikation und Besprechung'. Hier mache ich jetzt ein Video. Ich drücke auf Plus, dann auf Kamera. Ich mache ein Video von diesem Plan. Im Video kann ich Sachen zeigen, erklären oder verdeutlichen. Zum Beispiel kann ich sagen: 'Leute, wenn ihr das macht, achtet darauf, das ist glaube ich viel zu eng, aber der Kunde wollte das. Falls es dann nachher nicht geht oder was auch immer ihr hier macht, achtet einfach darauf, dass es hier ein ganz kritischer Abstand ist.' So habe ich ein Video gemacht, während ich als Chef diesen Plan anschaue und für meine Monteure etwas Wichtiges festgehalten habe. Das kann natürlich auch eine Montageanleitung sein oder wie wir die Fernbedienung programmieren oder was auch immer für das Briefing wichtig ist. Dann lade ich das hoch. Ich habe euch jetzt die Videofunktion erklärt. Man kann sie natürlich auch in anderen Situationen benutzen. Markus hat gleich noch ein paar Beispiele aus den Best Practice Themen dabei. Benutzt sie und erklärt euren Mitarbeitern, dass man hier auch sehr schön kommunizieren kann. Auch wenn ihr uns mal etwas fragen habt, könnt ihr gerne ein Video aufnehmen und es uns schicken. Man merkt auch selber, wenn man filmt und drüberschaut, dann fällt einem vielleicht noch das ein oder andere auf, was ja auch nicht verkehrt ist. Für die Videofunktion muss man einfach lang auf den Kamera-Knopf drücken. Die Videos sind auf eine Minute begrenzt, damit man auf den Punkt kommt und nicht Popcorn-Abende machen müsst.

Das nächste Good to know ist die Möglichkeit, Textmemos in MemoMeister abzulegen. Das sind kleine Checklisten, die man einfach ergänzen kann. Ihr könnt in einem Meeting mit dem Kunden hier etwas eintragen, oder bei einer Besprechung mit eurem Mitarbeiter. Und eben auch für die Projektvorbereitung, das ist eine Checkliste, die wir nachher noch detaillierter erklären wollen. Die kann man dort auch reinlegen. Es funktioniert ganz einfach: Ihr geht auf 'Memo erstellen', wählt unten 'Text Checkliste' aus. Ihr könnt dann frisch starten oder aus einer Vorlage. Diese Vorlage, die ich euch gerade gezeigt habe, bekommt ihr in den nächsten Tagen von uns zur Verfügung gestellt. Ihr braucht also jetzt nicht screenshotten und das nachbauen. Wir erklären gleich, was es hiermit auf sich hat. Wichtig ist an dieser Stelle nur, es gibt diese Text-Memos, die man nutzen kann und die auch für die Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Wenn ich am Handy bin, habe ich die auch, kann reingehen und sie benutzen und abhaken.

Der letzte Punkt ist, Projekte als Favorit zu setzen und schnell darauf zuzugreifen. Klassischerweise hat man den Mitarbeitern für die Projekteinweisung oder was sie zu tun haben, eine Projektakte oder Baumappe übergeben und gesagt: 'Ab jetzt ist es dein Projekt.' Jetzt haben wir MemoMeister, das ist quasi digital. Was ich euch jetzt zeige, kann man analog auch so benutzen und sagen: 'Ich möchte meinen Mitarbeitern ein Projekt als Verantwortung mit übergeben', als symbolischer Prozess. Das zeige ich euch auch in der App. Wenn ihr unten auf diese Mappen doppelklickt, seid ihr immer ganz oben. Ich gehe jetzt zum Projekt Freitagstraße 18. Hier habe ich oben die Möglichkeit, dieses zu meinen Favoriten hinzuzufügen. Das kann jeder für sich selber machen, aber ich würde euch empfehlen, im Rahmen der Einweisung euren Mitarbeitern zu erklären, was sie auf der Baustelle tun sollen und wo sie die Unterlagen finden. In diesem Rahmen auch zu sagen: 'Bevor wir über das Projekt reden, geht jeder mal kurz rein. Seid alle da, dann drückt ihr oben auf das Drei-Punkte-Menü, macht 'Zu Favoriten hinzufügen'.' Das ist quasi symbolisch: 'Jetzt ist es euer Projekt.' Wenn ich jetzt ins Dashboard gehe, habe ich dieses Projekt auch unter den Favoriten. Es ist deswegen so wichtig, weil man jetzt natürlich auch in MemoMeister, wenn man das gemacht hat, einfach nur ein normales Foto machen kann und dieses Foto teilen kann. Dann kann ich hier beim Einspielen auch den Knopf 'Favoriten' nutzen und dieses Projekt aussuchen. Das heißt, ich bin viel schneller und kann meine Fotos auch wie Lucky Luke so ein bisschen aus der Hüfte schießen. Wenn man ein Projekt in der App als Favorit hinzufügt oder in der Webanwendung in seinem eigenen Account, dann hat man es ja entsprechend auch auf dem anderen Gerät. Wenn ihr im Büro ein Projekt als Favoriten in eurem Account hinzufügt, dann habt ihr das nachher auch in der App an der Stelle.

Das ganze Thema Projektbriefing ist einfach so cool, was man da alles machen kann und warum man es machen kann. Markus hat die Beispiele dabei. Marius, ein Kollege von euch, hat gesagt, als ihm klar wurde, wie viele Kommunikationsfehler wir eigentlich auf der Baustelle haben und dass viele davon gelöst werden können, indem ich mein Projektbriefing besser mache, war das für uns auch ein wichtiges Thema. Mit MemoMeister haben wir die Möglichkeit, dass ein Projektverantwortlicher schon im Vorfeld das Projekt besser aufbaut, und zwar zu einem Zeitpunkt, bei dem er seine Zeit komplett im Griff hat. Als Projektleiter setze ich mich hin, nehme mir die Zeit, habe gerade das Angebot geschrieben und packe da alles rein. Wenn ich so eine Einweisung, so eine Vorbereitung nicht mache und die Leute nachher auf der Baustelle sind und mich anrufen, unterbrechen sie mich ja immer, wenn ich gerade etwas anderes tue. Das heißt, eine gute Projektvorbereitung, einen guten Ort zu schaffen und die Sachen schon mal da reinzulegen, hilft, dass man als Projektleiter und als Verantwortlicher auch nachher bei anderen Tätigkeiten weniger unterbrochen wird. Aber das erklärt euch Markus jetzt besser. Markus, dein Part.

Ich habe, wie wir es beim neuen MacherMittwoch immer vorhaben und zeigen wollen, Best Practices von Kunden gesammelt. Ich habe die Überschrift 'Herausforderungen und Wichtiges beim Thema Projektbriefing' ergänzt, weil das die Kernpunkte in den Gesprächen waren. Es war tatsächlich auch eine Herausforderung, die entsprechenden Kunden zu kontaktieren und zu erreichen, weil die alle super Projektbriefings machen und dadurch natürlich auch mehr Aufträge annehmen können und schwer zu erreichen sind. Aber ich habe es geschafft und will das kurz mit euch durchgehen. Beim ersten Teil ist ein ganz wichtiger erster Schritt für das Projektbriefing der Vor-Ort-Termin. Bei Ries startet es mit Fotos, wo sie Heizraumzugänge etc. schon im Vorfeld dokumentieren. Der Tipp ist, es wird auch mit Videos gearbeitet, um zum Beispiel Gebäude, Eingänge und Parkplatzsituation besser darzustellen. Das geht mit dem Video natürlich deutlich einfacher als nur mit Fotos. Das ist für die Mitarbeiter, damit die Situation vor Ort schon sehr klar ist. Im weiteren Verlauf wird das Ganze noch mit Besprechungsprotokollen und technischen Zeichnungen ergänzt, sodass die Monteure, wenn das Projekt startet, schon sehr gut informiert sind, wenn sie zum Kunden gehen und das Projekt durchführen. Das heißt, da wird die Übergabe gemacht, und der Mitarbeiter weiß: 'Okay, wenn ich zu dem Kunden gehe, gehe ich in die entsprechende Projektakte und habe alle relevanten Informationen.' Hier hatte das ganze Thema Projektbriefing noch einen weiteren Mehrwert. Bei Heizungsinstallationen hatten sie immer die Werte der Heizung eingestellt. Es gab dann ein paar Fälle, wo die Kunden, weil sie vielleicht ein bisschen gefroren haben, eigenständig an den Heizungen gedreht haben und sich nachher beschwert haben, es wäre falsch eingestellt worden, und dann natürlich entsprechend Unmut da war. Ab dem Zeitpunkt hatten sie gesagt: 'Okay, ganz wichtiger Punkt, weil wir haben alles sauber eingestellt.' Der Kunde sagt, er hat sich beschwert, Heizkosten waren höher, und wir haben dann gesagt: 'Nein, es wurde alles richtig eingestellt.' Dann wurde in das Projektbriefing zukünftig, wenn es um das Thema Heizung geht, aufgenommen, dass die Mitarbeiter immer dokumentieren, dass die Einstellung richtig vorgenommen worden sind. Wenn es dann zu so einem Fall kam, hatte man das natürlich auch als Nachweis.

Hier fand ich im Bereich Textmemo sehr smart, wo in einer Textmemo, in einer Checkliste, alle relevanten Punkte aufgelistet wurden, wo der Dachdeckermeisterbetrieb Simon Klut sagt: 'Das sind alles Themen, die uns beschäftigen und bei unseren Projekten wichtig sind.' Alles dort erfasst und es auch als Vorlage genutzt. Wenn ein Projekt startet, nimmt er die Vorlage und hakt einfach nur an, was jetzt für das Projekt relevant ist. Zum Beispiel, mit welchen Geräten sie arbeiten oder ob Helmpflicht bei dem Projekt ist. Das Schöne ist auch bei der Textmemo, man kann sie halt auch immer ganz einfach erweitern und anpassen. Es ist nicht so starr wie zum Beispiel ein PDF-Formular. Er hat auch gesagt, für ihn war es nicht auf der rechtlichen Sicht, aber wenn mal eine Prüfung auf den Baustellen ist und die zum Beispiel keine Helme haben und darauf angesprochen werden, dann hat er auch einfach den Nachweis durch die Versionierung, um zu sagen: 'Meine Mitarbeiter, die wurden darüber informiert.' Auch wenn sie jetzt vielleicht keinen Helm tragen, aber hier ist alles Wichtige erfasst. Auch ein ganz wichtiger Punkt für das Projektbriefing, dass die Mitarbeiter genau wissen, auf was sie achten müssen.

Dann haben wir hier auch ein ganz spannendes Thema, wo eine Herausforderung war, dass dieser Betrieb viele Bereiche abdeckt, und dahingehend ist es natürlich notwendig, dass verschiedene Projektbriefings verwendet werden. Eine Herausforderung ist gerade bei Kleinaufträgen, ich sage mal 'geschluckt', was bei denen unter Kleinauftrag läuft vom Umsatzvolumen her. Da war genau die Herausforderung, dass sie gesagt haben: 'Wir nehmen uns hier bei den Kleinaufträgen mehr Zeit für das Projektbriefing.' Da haben sie ein Projektinfoblatt, das ist tatsächlich detaillierter. Es ist aufwendiger zum Ausfüllen, weil einfach mehr abgefragt wird. Hat aber natürlich den Vorteil, dass wirklich alles mit drin ist und sie vermeiden dadurch, dass noch mal ein Vor-Ort-Termin notwendig ist oder dass viele Rückfragen von den Mitarbeitern kommen, was natürlich bei den Kleinprojekten, wenn dann mehr Aufwand betrieben werden muss, im Endeffekt dann auch den Umsatz schmälern würde. Von daher ist es da auch ein ganz wichtiger Punkt. Es ist intuitiv, gell, dass du sagst, okay, du investierst mehr Zeit in das Projektbriefing bei kleinen Sachen, aber im Endeffekt bringt es deutlich mehr.

Christian Flüter hatte im Telefonat auch noch mal eine andere Sichtweise aufgezeigt. A war das Thema Zeit. Warum Projektbriefing dahingehend bei denen sehr wichtig ist, weil die einfach teilweise vom Erstbegehung oder was er alles aufnehmen bis zum tatsächlichen Projektbeginn eine enorme Zeitspanne haben. Das heißt, Projekte starten dann teilweise auch erst zwei, drei Monate später. Umso wichtiger ist natürlich, dass man, wenn dann das Projekt so viel später startet, die ganzen Informationen griffbereit sind, weil unter Zeit natürlich auch einiges verloren gehen kann. Das ist dann auch der zweite Punkt: lange Wege der Information vom Teamleiter zum Aufmaß bis zur Ausführung. Das sind sehr viele Stationen, wo natürlich auch immer wichtige Informationen verloren gehen können. Durch das entsprechende Projektbriefing und der Erfassung ist das natürlich auch alles sauber hinterlegt und jeder weiß Bescheid. Der Tipp ist, und das ist auch wie Malerbetrieb Ebard Hamburg das nutzt, bei Projektbeginn eine Projektvorlage zu nutzen. Wenn sie ein Projekt anlegen, haben sie direkt die richtigen Mappen für die entsprechenden Informationen, und es kann sauber abgelegt werden. Jeder weiß dann auch, wo die Informationen liegen, wenn das Projekt startet. Ein letzter Punkt war hier das Thema Ausschreibung. Es ist natürlich auch noch mal ein ganz wichtiger Punkt, wenn man schon bei der Ausschreibung zeigen und erklären kann, dass das Hand und Fuß hat, auch im Bereich Projektbriefing. Da hat man dann natürlich auch noch mal einen deutlichen Vorteil gegenüber anderen, die da etwas hemdsärmeliger unterwegs sind. Christian hat mir das erzählt.

Um es konkreter zu machen: Ein Projektbriefing hat einen entscheidenden Vorteil, nämlich ihr macht euch Gedanken, und zwar nicht nur einmal, sondern regelmäßig, und ihr könnt aus den Erfahrungen der Projekte lernen. Diese Projektbriefing-Checkliste könnt ihr so oder so ähnlich einfach mal durchdenken oder bei euch setzen lassen. Der obere Teil ist quasi das, was die Führungskraft sich selbst überlegt, noch bevor sie mit den Kollegen spricht, und der untere Teil ist dann für das Briefing selbst. Hier gibt es Punkte wie Verkehrssicherung, Parkplatz, wo die Mitarbeiter aufs Klo gehen können und so weiter. Spannend wird es aber an diesem Punkt hier: Ist das Angebot, das ich geschrieben habe und das dem Kunden vorliegt, erklärbar für meine Mitarbeiter? Habe ich vielleicht die Fotos von der Erstbegehung, die Pläne? Weiß ich, welches Material zu dem Zeitpunkt benutzt werden soll? Wir haben ja vorher das mit diesem Video gezeigt. Ich kann es natürlich mit dem Handy vom Computer abfilmen, ich kann aber auch einfach nur meinen Bildschirm aufnehmen und sagen: 'Hey, ich erkläre jetzt für mich als Führungskraft dieses Angebot mal so, als wenn ich es meinen Mitarbeitern erklären würde, zu dem Zeitpunkt, wo ich maximal viel darüber weiß.' Wenn ich das tue, stelle ich vielleicht fest: 'Oh, die Montageanleitung habe ich ja noch gar nicht abgelegt' oder 'Oh, wir haben ja vielleicht tatsächlich bei diesem speziellen Bild, weil ich gerade das Haus von draußen sehe, ein Problem mit dem Parkplatz für den Kran' oder so. So kann ich noch im geschützten Raum, in der Briefing-Vorbereitung, diese Barrieren und Blockaden schon mal aus dem Weg räumen, durch eine E-Mail an den Architekten oder mit dem Kunden noch mal klären, dass man vielleicht doch den Kran braucht, oder was auch immer. Alles noch im Kontrollbereich des Projektleiters. Ich kann gucken, habe ich die wichtigen Protokolle, Markus hat es gerade kurz gesagt, Heizungseinstellungen, Abgas, Messprotokoll, Druckprotokoll und so weiter. Sind die da? Habe ich das erklärbar oder ist es erklärt? Und gibt es Besonderheiten und Abweichungen in diesem Projekt von unserem Standard? Ist das notiert und beachtet? Und dann auch zum Beispiel die Ladeliste vorbereitet, also was sie alles einpacken müssen, damit sie auf der Baustelle auch gut arbeiten können.

Das Briefing selbst ist der Prozess, wo man die Projektübergabe macht. Wo ich es vorher gesagt habe, als Favorit setzen, den Leuten das erklären. Da gibt es die einen, die machen das in der Werkstatt und schicken dann den Monteur los. Dann gibt es die anderen, auch bei vielleicht größeren Projekten, die gehen mit den Monteuren auf die Baustelle und zeigen es ihnen dort vor Ort. Und dann gibt es noch die dritten bei größeren Baustellen, wo man sagt: 'Ich brauche eigentlich jeden Tag oder jeden zweiten Tag wieder ein kleines Projektbriefing', weil ich sage: 'Heute gehen wir in den nächsten Bauabschnitt oder heute machen wir die nächste Etage.' Auch dafür kann ich es benutzen. Hier ist einfach ein Punkt, den ich besonders cool finde, zu sagen: Wenn ich die Übergabe mache, frage ich natürlich den Mitarbeiter auch: 'Hey, habt ihr das Angebot verstanden, habt ihr die Bilder verstanden, habt ihr verstanden, was ihr da machen sollt? Was würdet ihr noch in die Ladeliste einpacken?' Dann ist die Ladeliste vielleicht auch einfach nur wieder ein Textmemo, wo man dann ergänzt, und ihm fällt vielleicht beim Durchgehen vom Angebot und den Bildern selber etwas ein. Das Schöne ist, dass ihr alles dann strukturiert an einem Ort in MemoMeister habt und beim Erklären an die Mitarbeiter ihnen nicht nur zeigt, was sie zu tun haben, sondern auch in MemoMeister drin zeigt, wo was ist, wo sie was finden und wo sie was abzulegen haben. Das heißt, zu diesem Zeitpunkt, wenn man es den Mitarbeitern erklärt, verstehen sie nicht nur, was das Projekt ist, sondern auch, dass ihr als Führungskräfte das vorbereitet habt und wie sie sich selber helfen können, wenn sie zwei Tage später sagen: 'Da war doch was.' 'Ah ja, stimmt, der hat ja gezeigt, das liegt ja in der Mappe X oder Y.' Das heißt, es hat mehrere Ebenen, auf denen diese Projekteinweisung, wenn man sie so durchführt, wirkt. Es gibt einige, die haben einfach in dem Mitarbeiterbereich einen Bildschirm an die Wand gehängt und haben mit Apple TV ihr Tablet auf dem Bildschirm geteilt. Das ist super einfach, oder du kannst auch mit dem iPhone teilen. Dann sitzen die Mitarbeiter da und sagen: 'Jetzt lass uns mal darüber besprechen, welches Projekt nächste Woche auf euch zukommt, ich habe euch hier schon mal die Unterlagen drin.' Das heißt, ich kann es wunderbar einfach auch im Mitarbeiterraum machen. Da brauche ich nur für 80 Euro oder was es kostet, so ein Apple TV, und schwuppdiwupp, kann ich mein iPhone mit dem großen Bildschirm teilen. Das ist auch ein super einfacher Weg, das zu machen. Und natürlich Verantwortung übergeben: 'Das ist jetzt euer Projekt. Viel Erfolg wünschen.' Und auch zum Beispiel Meilensteine kurz durchgehen und Erwartungshaltung klarmachen: 'Hey, wenn ihr X oder Y erreicht habt, wäre es ganz cool, wenn ihr mich kurz informiert oder wenn ihr die Bilder macht, weil der Kunde mir schon gesagt hat, dass er das gerne haben möchte.'

Im Telefonat mit Christian hat er zum Schluss noch gesagt, für ihn ist Projektbriefing auch extrem wichtig, weil er das auch als Wertschätzung für die Mitarbeiter sieht. Er sagt, wenn ich hier mit gutem Gewissen alles sauber erfasst habe und alles dafür gegeben habe, dass alle relevanten Informationen da sind, dann merken die Mitarbeiter auch: 'Okay, es hat sich jemand Gedanken gemacht, auch gegebenenfalls Probleme, die auftreten können, schon mal festgehalten und nach Lösungen geschaut.' Dann ist das Thema Stimmung bei den Mitarbeitern, wenn sie das Projekt beginnen und wissen: 'Okay, es hat uns jemand sehr gut zugearbeitet und wir sind jetzt in der Lage, wirklich einfach loszulegen', extrem wichtig.

Wenn ihr möchtet, Markus kann seinen Link in den Chat posten. Wenn ihr möchtet, Markus hat heute Mittag wieder Terminslots für euch. Wenn ihr diese Checkliste machen wollt oder generell mal gucken wollt, ob es passt oder ob wir noch Ideen haben und ihr einfach ein bisschen Support und Unterstützung von uns wollt, könnt ihr einfach für heute Nachmittag buchen. Das könnt ihr euch für alle MacherMittwoch in Zukunft merken. Wenn ihr irgendein Thema habt, passend zum MacherMittwoch oder auch darüber hinaus, können wir gerne jetzt oder nachher einen Termin mit Markus ausmachen. Ich glaube, er hat drei, vier Slots für heute Mittag, einfach reinbuchen, auch wenn es bloß 10 oder 15 Minuten sind. Oder ein einfacher Austausch, dass man mal über das Thema spricht, oder wie diese Checkliste funktioniert und ob man sie bei euch einbauen kann. Takeaway für heute: Aus Kundensicht, wenn ihr ein Projektbriefing macht, wie das, was wir euch heute kurz angerissen haben, und der Chef ist schon bei der Erstaufnahme bewusst dabei und sagt: 'Ich muss jetzt hier ein paar mehr Fotos machen', dann ist das immer eine ziemlich coole Botschaft von den Kunden. Der Kunde denkt: 'Der Chef kommt ja nicht, da kommen irgendwelche Mitarbeiter, und die wissen nachher vielleicht nicht, was der jetzt gerade gesehen hat.' Das heißt, das Bild von euch beim Kunden steigt schon mal, wenn ihr bei der Erstbegehung dem Kunden das sagt und sagt: 'Ich muss hier auch ein paar Bilder machen, damit ich meinen Mitarbeitern nachher eine bessere Projektübergabe machen kann.' Das sind einfache Worte, und das Vertrauen des Kunden steigt. Und wenn dann der Mitarbeiter irgendwann kommt, ein bisschen später, und klingelt und der Kunde schon sagt: 'Ich weiß, was hier los ist, er hat vom Chef eine gute Einweisung bekommen', dann denkt der Kunde natürlich: 'Geil, das ist ein gut organisierter Betrieb.' Es ist so einfach, so eine Low-Hanging-Fruit, wenn man das einfach den Kunden auch kommuniziert, warum man das jetzt macht. Aus Mitarbeitersicht: Markus hat vorhin kurz angedeutet, der Mitarbeiter weiß, was auf ihn zukommt und erkennt auch mehr die Erwartungshaltung, weil man eben gesagt hat: 'Achtet darauf, das ist die Besonderheit' oder 'Ich habe für dich das vorbereitet.' Die Mitarbeiter können unterbrechungsfrei arbeiten. Das ist vor allem für die Top-Mitarbeiter ein wichtiges Argument, weil die es mega nervt, wenn man wegen einem einzelnen Bauteil oder wegen irgendetwas, was irgendeiner vergessen hat, aufzuladen, noch mal hin- und herfahren muss. Das ist für euch unproduktiv, aber für den Mitarbeiter auch nicht unbedingt förderlich von der Motivation. Es gibt natürlich Mitarbeiter, die freut es, dass sie noch mal eine halbe Stunde zum Großhändler fahren dürfen, aber ich glaube, das gilt es generell zu vermeiden. Und das, was Markus gerade gesagt hat, der Mitarbeiter nimmt wahr, dass die Führungskraft gut zuarbeitet. Das ist der nächste Punkt: Es ist natürlich für die Führungskräfte klarer im Projekt, und es ist für ihn auch besser, wenn weniger Rückfragen kommen. Wenn man so eine Projektübergabe als strukturellen Prozess im Unternehmen etabliert oder verbessert, weil die meisten es ja schon machen, wir schlagen ja nur vor, dass man das besser macht, dann habe ich eine Möglichkeit im Unternehmen geschaffen, ständig besser zu werden. Als kleines Beispiel: Auf der Baustelle stellt man etwas fest, Mitarbeiter und Kollegen geraten aneinander und sind frustriert, weil irgendjemand scheinbar irgendwas verbockt hat. Dann kann ich als Führungskraft hingehen und sagen: 'Ich sehe, dass ihr da ein Problem habt, und ich überlege mir, wie ich das im Briefing struktureller rausbekomme, dieses Thema.' Und die Ladeliste ist so ein Punkt, wo man sagt: 'Okay, ich habe es jetzt gesehen, ihr habt Probleme, also könnte ich doch im Projektbriefing dafür sorgen, dass wir, wenn ihr losfahrt, alle schon einmal mir die Antwort gegeben habt: Habt ihr alles in der Ladeliste, was ihr glaubt, was ihr braucht?' Und wenn die dann auf der Baustelle sind, geraten die nicht mehr aneinander, weil sie es kollektiv vergessen haben einzupacken. Und dann ist es, was Markus auch gesagt hat, zwischen dem Angebot schreiben und dem Start vom Projekt, da liegt einfach oft Zeit dazwischen, und da kann ich mich ja selbst nicht mehr daran erinnern, was eigentlich bei dem Kunden alles wichtig war. Wenn ich mir aber das Projektbriefing zu dem Zeitpunkt, wo ich das Angebot weggeschickt habe oder wo der Kunde das beauftragt hat, kurz Zeit nehme und sage: 'Moment mal, ich gehe kurz durch und halte das fest in Form von zum Beispiel so einem Video', dann kann ich mir selbst das Video auch acht Wochen später noch mal anschauen, und dann weiß ich, was ich mir überlegt habe, und kann den Mitarbeitern das Briefing geben mit dem Wissen von damals.

Es gibt zwei Möglichkeiten. Die eine Möglichkeit ist diese Checkliste, deren Zugang ihr in den nächsten Tagen höchstwahrscheinlich bekommt, oder ihr geht mit Markus ins Gespräch, dann könnt ihr es direkt auch bei euch einbauen. Das andere ist, es gibt jetzt schon in euren Vorlagen in MemoMeister die Projekt-Checkliste, das ist ein ausfüllbares PDF, wo man diese Sachen eintragen kann und die kann man ja auch eintragen und dann als Vorlage speichern. Wer nicht genau weiß, wovon ich rede, der kann auch mit Markus darüber reden. Man kann natürlich hier auch schon vorausgefüllte Checklisten als ausgefülltes PDF in die Vorlagen legen. Hier hat man dann den Vorteil, dass man nicht nur Ja/Nein machen kann, sondern auch sagen kann, an welchem Datum habe ich es erledigt. Und wie alle unsere ausfüllbaren PDFs ist es da hinten ein Datumsfeld. Ihr drückt nur drauf, kommt automatisch der Kalender, und ihr drückt auf 'Weiter'. In den nächsten Tagen bekommt ihr dann von uns wieder so eine E-Mail, wo alles drin steht, auch die Aufzeichnung zu diesem heutigen MacherMittwoch, dass ihr es noch mal anschauen oder Kollegen vorführen könnt. Es gibt im Bauimpulse Podcast eine Podcast-Episode 'Die Brücke zwischen Büro und Baustelle', wo ich auch noch mal über das Thema Projektbriefing spreche. Eine Einladung für alle von euch: Ich halte einen Vortrag. Ihr kennt ja vielleicht alle den Bauimpulse Podcast. Wir haben eine Episode, die heißt 'Die Brücke zwischen Büro und Baustelle', bei der ich viele verschiedene Prozesse anreiße, erkläre, mit Schaubildern in dem Handout. Es gibt am 7. Mai um 16:30 Uhr bis 17:30 Uhr einen Vortrag zu 'Die Brücke zwischen Büro und Baustelle'. Das ist jetzt für euch, aber gerne, wenn ihr jemand kennt, oder wenn ihr einen befreundeten Unternehmer habt oder im Erdkreis jemand habt oder irgendwo in der WhatsApp-Gruppe seid, wo es spannend sein könnte, da freuen wir uns, wenn ihr diesen Vortragstermin hier teilt. Da kann man sich kostenfrei anmelden und mitmachen, und das ist alles Teil von einem Projekt im Ausbauhandwerk, wo ich im Beirat drin bin. Deswegen gibt es diesen Vortrag. Ich poste das jetzt auch in den Chat. Wenn ihr wollt, könnt ihr euch da anmelden oder diesen Link mit anderen teilen. Dann haben wir den nächsten MacherMittwoch am 15.05., das ist dann der MacherMittwoch Nummer 44. Da gibt es zwei Themen zur Auswahl. Das eine ist, was man mit Memolink alles machen kann, und das andere ist, angelehnt an diese Good-to-know-Tipps und Tricks, die wir am Anfang vom MacherMittwoch immer haben, einfach noch ein paar mehr Tipps vorzuführen und auch drum herum ein bisschen zu zeigen, wie man mit uns besser in Dialog treten kann, wie bei uns der Support funktioniert, wie man mit uns im Support noch besser interagieren kann. Also, wie ihr vielleicht auch Features euch wünschen könnt und so weiter. Das wäre Thema Nummer 2. Da wäre es einfach nur cool, wenn ihr es schnell in den Chat reinschreibt, welches dieser beiden Themen euch mehr interessiert: Eins oder Zwei. Bisher haben die meisten, die abgestimmt haben, zwei gewählt. Also ihr Lieben, merkt euch den 15.05. Ihr bekommt natürlich wie immer eine E-Mail vorab, und dann freuen wir uns auf euch in drei Wochen. Wie immer sind wir jetzt noch hier im Raum, also, wenn ihr Fragen habt oder mit uns sprechen wollt, wir bleiben noch ein paar Minuten da. Könnt gern uns direkt auch ansprechen. Ansonsten ist es jetzt vorbei. Danke fürs Teilnehmen. Tschüss!

Aktualisiert am: 27/04/2026