MM#56 Arbeitsunterweisung: So erfüllst du deine Nachweispflicht im Team

Sicherheitsunterweisungen sind nicht nur eine lästige Pflicht, sondern essenziell, um dein Team zu schützen und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Doch der Aufwand für Dokumentation und Nachverfolgung ist oft enorm.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

Sicherheitsunterweisungen sind ein Muss, doch die Organisation kann zur echten Herausforderung werden. In diesem Webinar zeigen wir dir, wie du die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitsunterweisungen und die dazugehörige Dokumentation in deinem Betrieb mit MemoMeister effizient und nachvollziehbar gestaltest. Wir beleuchten, wie du das Fotochaos und die Zettelwirtschaft vermeidest und sicherstellst, dass dein Team stets auf dem aktuellen Stand ist.

Die wichtigsten Learnings

• PDFs versionieren und Seiten anpassen: Wir zeigen dir, wie du alte Dokumente aktualisierst und neue Inhalte (z.B. Baustellenfotos, Unterschriftenfelder) flexibel hinzufügst. So erstellst du stets aktuelle und projektbezogene Unterweisungen.
• Team über Kommentare (@Gruppen) informieren: Wir erklären, wie du dein gesamtes Team oder spezifische Gruppen schnell und zielgerichtet über neue oder aktualisierte Unterweisungsdokumente benachrichtigst, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen alle erreichen.
• Mitarbeiter-Onboarding digitalisieren: Wir erläutern, wie du neue Mitarbeiter effizient in alle relevanten Sicherheitsvorschriften einweist, indem du alle Dokumente zentral bereitstellst und den Prozess über digitale Checklisten nachverfolgst.
• Nachweispflicht mit Beispielen aus der Praxis erfüllen: Anhand eines Kundenbeispiels wird gezeigt, wie eine digitale Gefahrstoffmappe und allgemeine Gefährdungsanalysen bei Betriebsprüfungen überzeugen und die Einhaltung deiner Pflichten belegen.
• Automatisierte Erinnerungen und Aufgabenverwaltung: Wir geben einen Ausblick, wie du mit Automatisierungstools wie Make oder den neuen Aufgabenfunktionen in MemoMeister wiederkehrende Unterweisungen oder die Erfassung persönlicher Schutzausrüstung effizient verwalten und die Nachverfolgung vereinfachen kannst.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Bestehende Unterweisungen in MemoMeister strukturieren: Beginne damit, deine aktuellen Sicherheits- und Arbeitsunterweisungen als PDFs in MemoMeister hochzuladen und in einer zentralen Mappe (z.B. „Arbeitsschutz“ oder „Infobereich“) zu organisieren.
2. Informationsflüsse für dein Team definieren: Nutze die @Gruppen-Funktion in Kommentaren, um dein Team über neue oder aktualisierte Unterweisungen zu informieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Mitarbeiter die Informationen erhalten und lesen.
3. Onboarding-Prozesse anpassen: Integriere die digitalen Unterweisungsdokumente in deine Onboarding-Checklisten für neue Mitarbeiter, sodass diese sich eigenständig einarbeiten können und du den Überblick über den Bearbeitungsstand behältst.
4. Externe Fachkräfte einbinden: Zeige deinem externen Arbeitssicherheitsbeauftragten, wie MemoMeister zur Dokumentation und Verwaltung genutzt werden kann, um die Zusammenarbeit zu optimieren und die Nachweispflicht deines Betriebs zu stärken.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Hallo und herzlich willkommen zum MacherMittwoch Nummer 56. Heute geht es um das Thema Sicherheitsunterweisung, das jeden regelmäßig berührt – hoffentlich meistens nur durch eine Kontrolle und nicht durch Unfälle, die natürlich immer wieder auf Baustellen oder im Umgang mit Werkzeug und Gefahrstoffen passieren. Niemand möchte Probleme damit haben, aber die meisten haben auch nur begrenzt Lust, sich intensiv mit dem Thema zu beschäftigen.

Markus hat in den letzten Wochen mit einigen von euch telefoniert, um eure Erfahrungen und Vorgehensweisen zusammenzutragen. Im Großen und Ganzen war der Tenor: Wir müssen es machen. Es ist wichtig, dass man es tut, die meisten Regeln sind tatsächlich „mit Blut geschrieben“. Es ist wichtig, dass es diese Regeln gibt. Deswegen haben wir uns gefragt, wie wir euch unterstützen können und was ihr in MemoMeister macht. Wir wollten eine Veranstaltung bieten, in der ihr sehen könnt, was andere machen und was ihr selbst damit erreichen könnt. Darum geht es heute.

Markus bestätigt, dass viele direkt aufgelegt hätten, wenn wir nur über Arbeitssicherheit gesprochen hätten. Nein, Spaß beiseite. Das Feedback, das in die Vorbereitung dieses MacherMittwochs eingeflossen ist, war: Es ist ein wichtiges Thema, das man machen muss, aber es bedeutet auch immer sehr viel Aufwand. Viele lagern es deswegen extern aus. Wenn man es intern macht, gibt es viele Aufgaben: Dokumente austauschen bei Änderungen, Nachhaken, Unterschriften einsammeln und so weiter.

Bevor wir tiefer einsteigen, gibt es am Anfang des MacherMittwochs immer Einblicke in Features und Tools in MemoMeister, die ihr vielleicht noch nicht kennt oder noch nicht nutzt. Deswegen haben wir diese „Good to Know“-Sektion. Nach dieser „Druckbetankung“ von uns gibt es ab 12 Uhr immer eine Runde für Fragen und Austausch. Jeder, der mit uns über dieses oder eines der 55 anderen MacherMittwochs-Themen sprechen möchte, kann bis 12 Uhr warten. Schreibt eure Fragen gerne in den Chat. Wenn sie ad hoc zum Thema passen, schaltet einfach euer Mikro ein. Wenn ihr eine Frage habt, wartet bis 12 Uhr, dann sprechen wir miteinander. Jeder ist eingeladen, dabei zu bleiben. Okay. Good to Know: Versionieren von PDFs ersetzen.

Wir gehen in einen MemoMeister-Account und zu einem beliebigen PDF, wie zum Beispiel hier in der Mappe „Arbeitsschutz Gebrauchsanweisung“. Wir haben hier eine Vorlage, einen Unterweisungsnachweis. Es könnte sein, dass dieser sich ändert oder ergänzt werden muss. Wenn wir eine neue Version haben, gehen wir einfach auf das Versionierungssymbol. Dort gibt es oben rechts die Möglichkeit, eine neue Version hochzuladen. Das ist für Montageanleitungen, Betriebsanleitungen, Pläne, aber auch für so etwas wie diese Vorlage für den Unterweisungsnachweis eine gute Möglichkeit. Anstatt Dokument und Dokument (1) neu, können wir einfach eine neue Version hochladen. Die oberste ist immer die aktuellste. Kommentare und so weiter bleiben bestehen; es ist wirklich nur ein neues Textdokument, das darüber liegt.

Der zweite Teil ist „Seite hinzufügen“. Dazu gehen wir in ein Projekt, zum Beispiel „Weiderstraße 29“. Hier haben wir ein Foto von einer Baustelle, die unsere Mannschaft betritt. Wir sind alles einmal durchgegangen, um zu prüfen, ob alle Sicherheitsthemen erledigt sind. Vielleicht habt ihr eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder jemand fühlt sich berufen, kurz zu prüfen, ob auf der Baustelle alles in Ordnung ist. Ihr könnt dieses Dokument nehmen und einen Bericht erzeugen. Bei den Berichten habt ihr die Möglichkeit, eigene Berichte hochzuladen, zum Beispiel einen Bericht für das Thema Unterweisungsnachweis. Wir wählen das aus und geben „intern“ ein. Ganz wichtig: Bei „weitere Optionen“ klickt ihr an, dass eine PDF-Version erstellt wird, das ist für den nächsten Schritt notwendig. Jetzt erzeugen wir den Bericht. Das können auch mehrere Bilder mit Textbeschreibung sein, die alle in den Bericht kommen. Dann lädt man sich diesen PDF-Bericht herunter. Wir öffnen ihn noch nicht, das brauchen wir gleich. Jetzt haben wir ihn heruntergeladen und auch das andere Dokument aus den Vorlagen. Jetzt haben wir quasi zwei PDFs in unserem Download-Verzeichnis.

Wir gehen in dem Projekt in die Mappe „Arbeitssicherheit 11“. Wir wissen, dass einige von euch in den Projektvorlagen keine extra Untermappe für Arbeitssicherheit haben. Wir glauben auch nicht, dass man das unbedingt braucht, gerade in kleineren Projekten. Falls man das aber doch möchte und sagt, ich packe das jetzt in meine Vorlage, dann hat man es ja nur ab sofort. Wenn ihr aber sagt, ich möchte das auch bei meinen alten Projekten dabei haben, dann ist der Zeitpunkt gekommen, mit uns Kontakt aufzunehmen und eine kleine Automatisierung zu machen, um bei allen alten Projekten eine Untermappe „Arbeitssicherheit“ hinzuzufügen. Nehmt einfach Kontakt mit Markus oder mir auf. Wir gehen jetzt in die Arbeitssicherheits-Mappe. Da ist jetzt nichts drin. Da legen wir diesen gerade erstellten Unterweisungsnachweis, dieses PDF, hinein und laden es hoch. Das ist jetzt alles schon da, das kann man dann öffnen. Jetzt haben wir dieses PDF hier drin mit diesem Bild. Oben links habt ihr eine linke Leiste. Wenn ihr darauf drückt, seht ihr, aus welchen Seiten dieses PDF besteht. Mit der rechten Maustaste könnt ihr eine Seitenmanipulation durchführen und eine Seite einfügen. Ihr geht auf „Hochladen“ und ladet das Dokument hoch, das wir euch gerade eben schon gezeigt haben. Jetzt haben wir zu diesem Dokument, das in aller Regel mehrere Seiten hat, weitere hinzugefügt. Das kann man hier auch noch umsortieren. Wenn wir das jetzt so speichern, haben wir dieses PDF mit einem anderen PDF ergänzt. Wir können aber auch Sachen wieder rauslöschen. Wenn ihr Regelwerke, Katalogseiten eurer Hersteller oder Dokumente habt, wo die Hälfte irrelevant ist, könnt ihr das aufräumen, Sachen rausnehmen und umsortieren. Ihr könnt es wunderbar benutzen, um auch mehrere PDFs zusammenzufügen und ein großes PDF daraus zu machen. Dann speichert man es. Jetzt haben wir quasi für dieses Projekt in der Weierstraße die Fotodokumentation mit allem, was gemacht worden ist, plus das Unterschriftenfeld darin. Dann können wir unsere Leute einfach den Namen eintragen und unterschreiben lassen und unten selbst als Unterweiser unterschreiben. Das ist quasi das „Good to Know“: Ihr könnt in MemoMeister PDFs mergen, einzelne Seiten rauslöschen und verändern. Im Bereich Sicherheitsunterweisung ist das sehr nützlich, weil man ja nicht nur projektbezogene Sicherheitsthemen hat, sondern auch den Umgang mit Presszange, Höhenleiter und so weiter. Dann könnt ihr sagen, hey, wir können hier immer das Gleiche hinten anfügen, oben drüber noch ein paar Beispiele bringen, wie es bei uns in der Firma gehandhabt wird, und dann den Leuten sagen: Oben sind unsere Fotos und Themen, und unten ist das Feld zum Unterschreiben.

Der dritte Punkt, „Kommentare @Gruppen“, ist dazu da, wenn ihr ein Dokument reingelegt habt. Wir speichern das mal schnell. Dann habt ihr hier unten im Kommentarfeld, das viele von euch benutzen, die Möglichkeit, einen Kommentar an einzelne Leute zu schreiben. Ihr könnt aber auch eine Gruppe auswählen. Wenn wir die Gruppe „Alle Mitarbeiter“ für dieses Dokument auswählen und sagen: „Schaut euch das an, es ist neu“ und das abschicken, dann würde bei allen Mitarbeitern das Handy klingeln und sagen: „Der hat mich bei der Dokumentation für den Unterweisungsnachweis erwähnt.“ Das macht projektbezogen in aller Regel weniger Sinn. Deswegen schlagen wir den meisten vor, die sich mit dem Thema beschäftigen, dass man das sowohl in der Mappe „Arbeitsschutz“ (auf der obersten Ebene gibt es die Mappe „Arbeitsschutz Gebrauchsanweisung“) als auch zum Beispiel im Mitarbeiterbereich benutzt. Im Mitarbeiterbereich gibt es eine Mappe, die heißt „Infobereich“. In diesen Infobereich kann man Ankündigungen legen, wie „Sommerfest, meldet euch an“, „Wir haben ein neues aushangpflichtiges Gesetz“, „Wir haben ein neues Update“ oder „In fünf Wochen ist wieder Erste-Hilfe-Treffen oder Unterweisung“. Legt es in den Infobereich, geht hinein, markiert unten „Alle Mitarbeiter“ – das war der falsche Shortcut. Geht unten rein, wählt „@all“ aus und markiert es. An dieser Stelle der Hinweis: Dieses „@alle Mitarbeiter“ bezieht sich immer auf die Gruppe, die Zugriff auf die Mappe hat. Wenn ihr in einer Mappe seid und es dort nicht findet, liegt es daran, dass im Infobereich die Gruppe keine Zugriffsberechtigung hat. Markus und ich haben überlegt, dass wir zum Thema Gruppen, Umgang mit Gruppen, Organisieren von Gruppen und so weiter auch einen MacherMittwoch machen. Das wird höchstwahrscheinlich der MacherMittwoch 57. An dieser Stelle ist einfach nur wichtig: Ihr könnt mit Kommentaren @Gruppen etwas aktualisieren, wenn ein neuer Mitarbeiter kommt, und dann sehen die das. Super einfach, super easy, und dann habt ihr das als Kommunikations- und Austauschplattform.

Kurz durchatmen, dann geht es zu den Beispielen. Die Sicherheitsunterweisung beim Projektstart brauche ich lustigerweise gar nicht mehr allzu viel zu sagen, denn das ist das Beispiel gerade schon gewesen. Ihr habt ein unterschreibbares Feld, wo oben drüber steht, welche Vorschriften ihr einhalten wollt, dass ihr die Mitarbeiter coacht. Wir zeigen das Feld noch mal kurz, weil es im Prinzip auch automatisch eine Art Checkliste beinhaltet. Hier zoomen wir mal schnell rein. Die Frage ist, hat der Mitarbeiter das verstanden? Arbeits-, Gesundheits-, Umweltschutzvorgaben, Unfallverhütungsvorschriften, spezielle Sicherheitsvorschriften, Erste-Hilfe-Maßnahmen und so weiter. All das ist im Prinzip auch eine Checkliste, wo man einfach sagt: Habe ich das, hat der Mitarbeiter das verstanden? Lies es dir noch mal durch. Hast du Zugriff, weißt du, wo die Unterlagen sind? Hast du sie jemals schon mal gesehen? Weißt du, was es hier auf der Baustelle bezogen auf dieses Thema Alarmplan, Absturzsicherung, Leitungen, Gerüste bedeutet? Wenn du das alles verstanden hast, unterschreibst du bitte hier. Das ist quasi projektbezogen, und diese einzelnen Unterpunkte sind teilweise projektbezogen, teilweise aber auch firmenbezogen. Dazu kommen wir gleich. Wir machen nur wieder dieses Tab auf.

Eine Frage kurz von meiner Seite in die Runde: Wir haben auch überlegt, ob man so ein PDF, wie wir es gerade gezeigt haben, auch mit Freitext anpassbar machen könnte, ob wir da etwas zur Verfügung stellen sollen. Da könnt ihr auch gerne mal in den Chat reinschreiben, ob das für euch relevant wäre, dass wir von unserer Seite etwas zur Verfügung stellen. Gut, guter Punkt. Wir haben gesehen, Matthias ist auch da, hat es rechtzeitig reingeschafft. Cool, dass du da bist. Er hat nämlich das kleine Beispiel mit der Gefahrstoffmappe. Das ist tatsächlich von einem Kollegen von euch, vom Matthias, der auch hier ist. Er hat es uns freundlicherweise so zur Verfügung gestellt, dass wir es ein bisschen zeigen können, was da drin ist. Matthias, hast du nichts dagegen? Matthias: Ja, hi. Soll ich das jetzt machen oder was? Wir: Nein, das darfst du gleich, du kannst gleich zwei, drei Sätze dazu sagen. Wir haben nur gerade dein Bild gesehen und dachten, wir sagen dir schnell hallo. Zweiter Punkt bei den Beispielen ist die Wiederholung nach Vorfällen oder Änderungen. Natürlich passiert immer mal wieder etwas, und wenn etwas passiert ist, ist es auch logisch, dass man noch mal reflektiert, reingeht, aktualisiert und überlegt, ob alles mitbekommen wurde. Die meisten von euch haben da ja jemanden an ihrer Seite, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit, intern oder extern, der wird das dann alles schon machen. An der Stelle ist einfach nur dann wieder wichtig: Haben es alle mitbekommen, wenn etwas gemacht und aktualisiert wurde? Dass man einfach auch hier wieder das mit dem Kommentar und so weiter macht und nutzt. Wenn man das so oder so ähnlich aufbaut, ist es natürlich auch ganz wichtig, wenn ein neuer Mitarbeiter kommt. Wenn man ihn dann in die richtigen Gruppen reinsetzt, hat er automatisch Zugriff auf alle diese wichtigen Unterlagen. Wir haben hier bei den Workflows nachher noch einen Einblick, wie man diese Konzepte in das Onboarding des Mitarbeiters miteinbezieht. Ein weiteres Beispiel ist eben die Gefahrstoffmappe, und jetzt, Matthias, darfst du gerne ein paar Sachen sagen. Wir machen sie mal auf, deine Gefahrstoffmappe. Das ist quasi ein Memolink, den wir von dir bekommen haben. Du arbeitest, hast du uns gesagt, auch mit einer externen Fachkraft für Arbeitssicherheit zusammen und hast ihm MemoMeister gezeigt. Er arbeitet mit euch so zusammen, dass du einfach das da drin hast. Erzähl doch mal ein bisschen.

Matthias: Ja, wir haben alle Dokumente, die wir vorher in Papierform hatten, in einem Ordner angelegt, der sich bei uns „Arbeitsschutz und Gebrauchsanweisung“ nennt. Darin haben wir dann alle verschiedenen Betriebs- und Gebrauchsanleitungen digital hochgeladen. Was weiß ich, wie ist mit der Pressmaschine, der Säge, der Flex umzugehen, whatever. Tausende Dokumente, die wir da alle digital hochgeladen haben. Das wird überwacht von unserem externen Arbeitsschutz-Menschen, der das sozusagen extern überwacht. Das heißt, wenn sich irgendwas ändert, treffe ich mich zweimal im Jahr mit ihm, dann passen wir das dementsprechend an. Da sind dann die Dokumente drin, die Handlungsanweisungen von der BG alle. Und wir haben da auch eine 73-seitige Gefährdungsanalyse, die für alle Baustellen allgemein gilt. Die kann ich auf jeder Baustelle dann anwenden. Und ja, wenn jetzt ein neuer Mitarbeiter anfängt, dann schicke ich dem einfach den Memolink zu und sage: „Hey, guck dir das hier alles mal an.“ Normalerweise ist es ja so, dann setze ich mich erstmal einen Tag hier hin und zeige ihm tausende Dokumente am PC. Dann muss er mir das alles unterschreiben. Da sind schon die ersten drei Wochen um, bevor der überhaupt irgendwas gemacht hat. So schicke ich ihm das alles zu, kann er sich das Wochenende vorher schon schön alles angucken, und wenn er montags morgens ins Büro kommt, braucht er nur noch unterschreiben, und das war’s. Wir: Und dann hat sich hier noch Sicherheitsdatenblätter von Herstellern. Matthias: Genau. Wir: Das ist. Matthias: Und das nächste ist jetzt, wir werden dann noch so ein — also jetzt unser nächster Step ist da ein Gefährdungskataster reinzusetzen, weil das ist auch eine Vorgabe vom Thema Arbeitsschutz. Wo man dann sagt, was für Produkte man hat, was für eine Gefährdung davon ausgehen kann und so weiter. Warum haben wir das gemacht? Wir haben eine Betriebsprüfung von der Bezirksregierung bekommen. Dann habe ich einfach den Gunst der Stunde genutzt und die ganzen Dokumente, die ich vorher alle in Papierform in dem Ordner hatte, dann alle da abgelegt. Und als sie das dann gesehen haben, war auch Ruhe. Sie haben dann nichts mehr bemängelt. Wir: Okay. Ja, ja, also das war also eigentlich einfach, oder? Du hast einfach das digitalisiert, was du schon hast, ein bisschen strukturiert und die Verantwortung auch ein Stück weit übergeben mit und über den externen Arbeitsschutzbeauftragten. Matthias: Genau.

Wir: Das ist auch hier schon ein Punkt jetzt in der nächsten Spalte „typische Fragen“ ist ja immer die Frage, wer ist verantwortlich? Wir waren noch nie und werden auch nie Fachkraft für Arbeitssicherheit werden, aber was man ja weiß, ist bei Betriebsunfällen ist immer die Berufsgenossenschaft diejenige, die dann eben haftet und sie versuchen, herauszufinden. Und müssen herausfinden, hat der Betrieb alles ordentlich gemacht, weil die wollen ja auch. Matthias: Nicht ganz richtig, Achim, da muss ich dich korrigieren. Das ist nämlich ein großes Problem. Das war auch auf meinem Wissenstand, dass die BG dafür zuständig ist, das ist sie aber eben nicht. Die BG versichert dich quasi, aber die sorgt nicht dafür, dass du alles einhältst, dass du die Dokumente zur Verfügung gestellt bekommst und so weiter. Wir: Nee, nein, nein. Matthias: Das musst du alles selber. Wir: Ja, ja, ja, genau, darum geht's ja. Also, die BG ist am Ende des Tages diejenige, die über die Versicherung die Arbeitsunfälle abwickeln muss. Das ist so. Aber sie gucken halt nach, ob du als Arbeitgeber deinen ganzen Pflichten nachgekommen bist. Und wie kommst du den Pflichten nach? Weil du hast ja als Arbeitgeber immer die Nachweispflicht, dass du es ordentlich gemacht hast, dass du es unterschreiben lassen hast, dass du es zur Verfügung gestellt hast, dass du die Unterweisung gemacht hast, dass die Mitarbeiter Bescheid wussten. Selbst wenn der Mitarbeiter nicht unterschreiben und sagt: „Habe ich verstanden, mache ich, bleibt halt mein Ball flach“, hat der Arbeitnehmer nicht die Nachweispflicht, sondern du als Arbeitgeber. Und die BG möchte natürlich, ist ja logisch, so wenig wie möglich Versicherungsfälle. Das heißt, sie möchte so wenig wie möglich Unfälle, deswegen machen die so viel Prävention. Und deswegen gucken die da auch so stark dahinterher und machen regelmäßig diese Außenprüfung und gucken. Aber am Ende verantwortlich bist immer du als Chef und die Verantwortung. Markus hat ja auch schon gesagt, wir haben ja die meisten irgendwie auch nicht so extrem viel Bock, sich mit dem Thema so intensiv zu beschäftigen, ist ähnlich wie beim Datenschutz. Viele geben das ab, und was wir jetzt mit diesem MacherMittwoch hier nur zeigen wollen, ist: Ihr könnt eurem externen Datenschutzbeauftragten ja einfach nur sagen: „Hey, wir arbeiten mit MemoMeister“, ob er einen Weg sieht, ähnlich wie bei dir, Matthias, dass man das hier in der Kombination einfach auch so macht, dass man einfach die Tools, die schon da sind, nutzt, die Sachen da reinlegt, die Sachen zur Verfügung stellt, die Unterschriften einsammelt und die Mitarbeiter über das Tool informiert. Wir wissen, es gibt auch viele einigermaßen coole Arbeitssicherheitstools und Cloud-Anwendungen. Die Frage ist einfach nur immer: Brauche ich das, wenn ich einen externen Datenschutzbeauftragten habe? Soll der nicht diese Tools benutzen und mir das dann so zur Verfügung stellen? Und wenn ihr einen externen Arbeitssicherheitsbeauftragten habt und MemoMeister nutzt, könnt ihr ihm auch gerne einfach mal sagen, er soll sich mit uns in Verbindung setzen und gucken, ob man da eine Möglichkeit findet, das elegant und einfach für die Mitarbeiter zu machen. Und mit dem, was wir euch heute gezeigt haben, die Möglichkeiten sind da. Ob ich jetzt eine Baustelle, eine Abnahme dokumentiere oder eine Arbeitsunterweisung dokumentiere, ist im Prinzip das Gleiche, nur halt in einem anderen Kontext. Und das ist auch die Frage im Prinzip, wann ist genug? Wir persönlich als Unternehmer sagen, genug ist es dann, wenn ich gesagt habe, ich kam meiner Verantwortung nach. Ich habe das Problem, ich habe entweder eine interne Fachkraft für Arbeitsschutz, die auf die Schulung geht, auch diese Erste-Hilfe-Thematik darin habe, oder ich habe einen externen, aber ich habe saubere Prozesse und weiß, wenn eine Betriebsprüfung kommt oder eine Außenprüfung kommt oder in meinem Unternehmen etwas passiert, was wir keinem wünschen würden, dass ich dann sage, ich habe meiner Verantwortung und meiner Fürsorgepflicht genüge getan und alles ordentlich gemacht.

Und im Prinzip ist der wichtigste Lifehack, den wir finden, den man an der Stelle braucht, dass man das nicht zu stark überbürokratisiert im Sinne von hier digital, hier ist der Zettel, unterschreibe es, sondern dass man tatsächlich einfach mal auch die eine oder andere Veranstaltung im Unternehmen macht und sagt: „Hey, wir kennen das von Leuten, die sagen, Erste-Hilfe-Kurs, da melden sich immer ein paar, da macht man halt für das Team den Erste-Hilfe-Kurs, macht das auch ein bisschen Teamspirit.“ Freitag, ihr macht den Erste-Hilfe-Kurs, kriegt Pizza, ihr macht es. So kann man das hier auch machen und sagen: „Hey, wir machen ein, zwei, drei Sessions zum Thema Unterweisung, Arbeiten in Höhe, Umgang mit Presszange und so weiter. Und danach machen wir noch eine Unterweisung zum Thema Umgang mit Drogen und Alkohol, und danach gibt's Bier.“ Und dass man dann das so macht, dass man sagt: „Jetzt haben wir das gemacht, und jetzt ist der Teamspirit da, ihr seid alle da, wir hatten vielleicht sogar ein bisschen Spaß dabei. Ihr habt es jetzt alle unterschrieben, habt es verstanden, und jetzt lasst uns noch ein bisschen zusammensitzen.“ Dass man das da ein bisschen aus diesem Thema rausholt. Und an der Stelle auch noch ergänzend nehmen wir den Arbeitsschutz, Arbeitssprävention ist ja auch immer das Thema Ergonomie. Ein Punkt, wo man sagt: „Hey, wenn ihr mit schweren Lasten umgeht, natürlich gibt es Anweisungen, wie man hebt und so weiter, aber es gibt vielleicht auch die Sackkarre mit elektrischer Unterstützung, die irgendjemand irgendwann mal schon mal benutzt hat und sagt, fragt einfach sie. Wäre es eine Erleichterung von euch, wenn wir uns das holen würden? Sollen wir uns mal eine als Leihgabe holen? Hat jemand Lust, es auszuprobieren?“ Dass man ein bisschen Ergonomie mit reinbringt in so einer Veranstaltung. Und wir glauben, dann ist es etwas, wo alle Beteiligten auch wieder ein bisschen Spaß dran haben, wo trotzdem die Dokumente nachher unterschrieben sind, aber seinen Pflichten auch nachgekommen ist, und die Leute, die für euch arbeiten, auch diese Fürsorgepflicht tatsächlich in euren Augen sehen und sagen: „Hey, mir ist es wichtig, deswegen machen wir das, deswegen nehmen wir uns die Zeit.“ Und so eine Veranstaltung ist ja auch immer eine Investition von euch, nämlich die Zeit ist ja da nicht produktiv, ist Arbeitszeit, zumindest bis zu einem Zeitpunkt, wo dann das Bierfasschen aufgemacht wird. Insofern wäre das unsere Empfehlung hier mit zusammen Abstimmung mit den Fachkräften und mit den Experten bei euch im Unternehmen, das so zu machen. Die digitalen Tools als Unterstützung an die Seite zu stellen, aber trotzdem hinzugehen und zu gucken, dass man diesen Teamspirit und das Miteinander mit einlebt, und dann ist, glauben wir, tatsächlich eine coole Geschichte.

Ein Punkt dazu noch, weil es vielleicht ein bisschen untergegangen ist: Es geht natürlich nicht nur, wenn eine Prüfung wirklich stattfindet, dass man dann auch die Inhalte oder die Dokumente schnell griffbereit hat. Es betrifft ja aber auch die Mitarbeiter, je nachdem, welches Thema das ist, auch selber. Also, dass wie man das jetzt regelt, ob man es dann über den Mitarbeiterbereich oder halt der obersten Ebene einen Bereich geschaffen hat, aber zum Beispiel bei Alarmplänen. Man weiß ja auch in den Gesprächen, wenn jetzt ein Arbeitsunfall ist, man kann ja da auch nicht zu jedem Doktor gehen, wie ich erfahren habe. Dann gibt es ja auch Vorgaben, aber dass der Mitarbeiter natürlich auch in der Lage ist, schnell die notwendigen Informationen oder das Dokument zu finden. Und da hilft es letztlich nicht nur eine gute Struktur zu haben, sondern auch die Suche. Wir können anhand von dem ersten Beispiel auch kurz unsere Suche zeigen. Wir haben ja auch quasi die Volltextsuche drin von PDFs, gerade genau das hier jetzt. In dem Dokument haben wir ja irgendwo „Prävention“ drinstehen. Wenn ich da oben bei „Alle Memos“ nach „Prävention“ suche, dann finde ich die Dokumente, wo „Prävention“ drinsteht, jetzt in dem Fall die Vorlage und auch eben das von uns gerade erstellte Dokument. Wenn ich darauf drücke und es öffne, dann macht MemoMeister auch automatisch diese Suche auf mit diesem gelben Punkt, und ich sehe, an welcher Stelle „Prävention“ drinsteht. Also, wenn jemand da ist und von euch etwas wissen will, könnt ihr sagen, gib mal einfach da oben ein, und dann kommt das Dokument, und dann macht man es auf und sagt: „Hier ist es.“

Wir glauben tatsächlich, dass das, was du ja auch gemacht hast, Matthias, diesen Schritt von „wir digitalisieren es jetzt einmal“ natürlich dann auch einen Ort geschaffen hat, wo jeder weiß, wo es ist, wo es hingehört, wie es wiederfindet, wie es organisiert ist und für den neuen Mitarbeiter, der dann dazukommt. Und das ist dann hier der Punkt „Einbindung ins Onboarding“ eben auch mit eingebunden werden kann, so wie du es gerade erzählt hast. Und das haben wir hier auch als Beispiel. Wenn ihr einen Mitarbeiterbereich in MemoMeister habt, dann könnt ihr von dem neuen Mitarbeiter, wenn er angelegt ist, in der Onboarding-Mappe auch so eine Checkliste hinterlegen. Also: Hat er den Personalfragebogen ausgefüllt? Ja. Hat er die betriebliche Arbeitszeitverordnung gelesen und verstanden? Ja. Betriebsvereine, Urlaubsplanung? Ja. Firmenleitfaden? Ja. Und dann hier die ganze Arbeitsunterweisung auch. Und da zeigt man es ihm natürlich, ja? Und dann sagt man: „Hier ist es, da ist es“, und dann geht ihr diese Checkliste durch, und man kann sie überprüfen und sagen: „Ja, hat er es verstanden.“ Und was automatisch nebenher verstanden wird, ist, dass es das Tool gibt, in dem Tool kann ich Checklisten haben, ich kann die Checklisten abarbeiten, und jeder sieht: „Okay, die Handynutzungsvereinbarung habe ich ihm noch gar nicht vorbereitet, habe ich ihm noch gar nicht reingelegt in seinen Mitarbeiterbereich und so weiter.“ Das heißt, so etwas kann man auch fürs Onboarding benutzen, und da ist die Unterweisung, das ganze Unterweisungsthema, ein Aspekt davon, der aber eine hohe Relevanz hat.

Und dann haben wir noch das Thema „Erinnern bei Nichtreaktionen“. Das ist auch bei Markus seinem Telefonat rausgekommen, dass es immer ein bisschen anstrengend ist, nachzuverfolgen: Wer hat es denn jetzt unterschrieben, wer hat es jetzt nicht unterschrieben, wie ist der aktuelle Stand, bei der Führerscheinkontrolle genauso, bei allem Möglichen. Deswegen haben wir es einigen von euch auch schon gezeigt: MemoMeister hat eine Schnittstelle zu Make, und Make ist ein Automatisierungstool, wo man sich regelmäßige Aufgaben tatsächlich einfach in Make automatisieren kann. Und dann erstellt es in MemoMeister diese Checkliste zu abgelegten, fest konfigurierten Zeitpunkten, quasi hier in dem Fall immer wieder regelmäßig. Und wie haben wir es eingestellt? Jeden dritten im Monat wird die Checkliste „Persönliche Sicherheitsausrüstung anlegen“ erstellt, und wenn man in die Checkliste reinguckt, dann sieht man, dass da steht: „Bedarf vom Mitarbeiter erfassen, aktueller Lagerbestand prüfen, Lieferanten und Produkte für blablabla.“ Also das, was ihr wollt, was ihr den Mitarbeiterinnen oder der Mitarbeiter zum Thema Arbeitskleidung macht. Genauso kann man aber auch die Führerscheinkontrolle regelmäßig automatisch initiieren oder die andere Unterweisungen, die man regelmäßig macht, da einfach reinsetzen und prüfen lassen. Und für alle, die für so etwas Interesse haben, meldet euch einfach bei uns. Da gibt es auch Möglichkeiten, wie man so etwas machen kann, und mit Make kann man solche Checklisten zum Beispiel auch nachher mit einer KI überprüfen lassen, ob die ausgefüllt worden ist und wenn ja, auf welchem Stand die ist. Da geht viel, da ist viel möglich, da machen wir auch schon einiges mit einigen von euch. Wäre an der Stelle nur die Einladung, wenn ihr euch für das Thema interessiert, einfach da kurz uns anpingen und sagen: „Hey, kannst du mir mal kurz eine kleine Schnupper-Einführung zeigen, was das denn ist, was damit möglich ist.“ Ist im Prinzip ein anderes Tool, und das kann alle Tools bedienen, die Cloud-fähig sind. So wie zum Beispiel beim Lars, der hat Make schon im Einsatz und hat seine ERP-Software damit gekoppelt, und einige andere von euch haben auch Make im Einsatz, um sich da das ein oder andere zu automatisieren. Und eben diese Erinnerung bei Nichtreaktion gibt es noch einen zweiten Punkt. Wir haben in MemoMeister eine neue Funktion in der Entwicklung. Einige von euch testen die gerade im Beta-Test, und das ist, dass man auf ein Memo setzen kann: „Die ist noch offen, das zu bearbeiten vom Markus Krieg und jetzt zu bearbeiten bis zum 31. was auch immer.“ Also, dass ich aus einem Memo eine Aufgabe machen kann und dann nachverfolgen kann, ist sie noch offen, ist sie zu erledigen, ist sie fällig, ist sie überfällig, und man sieht die dann sogar auf seiner Handy-App und sagt: „Das sind die offenen Aufgaben für mich.“ Und das könnte zum Beispiel eine Arbeitsunterweisung sein, die ich noch unterschreiben muss, oder eine Checkliste beim Onboarding, die ich noch nicht fertig ausgefüllt habe oder oder oder. Also, da arbeiten wir auch dran, und das benutzen einige von euch schon. Einladung für die, die es schon benutzen, uns einfach auch mal nur mit Feedback zu schreiben, wie weit ihr seid, was ihr gut findet, was man noch besser machen kann. Und für alle, die da noch nicht dabei sind, der aktuelle Beta-Testlauf ist gerade geschlossen, aber wir werden mit der nächsten Aktualisierung der Funktionen noch weitere aufnehmen, da einfach sich bei uns melden und sagen: „Ich würde gerne diese Funktion mit ausprobieren“, dann können wir euch in den Beta-Test mit aufnehmen. Und der zweite Version Beta-Test ist dann schon ein bisschen umfänglicher. An der Stelle möchten wir euch jetzt zum Schluss noch ans Herz legen, dass ihr bitte doch gern mal in den Bau Impulse Podcast reinhört, wo ich mich mit dem Patrick Diewald, das ist ein Kollege von euch, über das Thema unterhalte, dass seine wichtigste Ressource seine Mitarbeiter sind. Deswegen ist er auf seinen Baustellen anders als früher, der hat schon ein paar Jahre Berufserfahrung, nicht mehr ganz so konfrontativ auf den Baustellen unterwegs, sondern öfters auch mal kooperativ und streitet sich manchmal ein bisschen weniger, weil mit den anderen Gewerkschaften und mit allen Leuten, weil es ihm wichtig ist, dass seine Mitarbeiter auch gerne auf die Baustellen fahren. Und da sprechen wir im Podcast drüber in der Folge 127. Achtet bitte auf den Macher-Überblick, auf die E-Mail, die kommt. Die wird in den nächsten ein, zwei Wochen an euch kommen, weil sobald die E-Mail kommt, gibt es auch die Aufzeichnung zu dem neuesten MacherMittwoch, also jetzt in dem Fall zu diesem hier. Und da müsst ihr uns nur kurz schreiben, dann bekommt ihr von uns den Link zu allen Aufzeichnungen im MacherMittwoch, da gibt es ein kleines Passwort dafür, das ist nicht mehr frei zugänglich, aber jeder MemoMeister-Kunde bekommt natürlich Zugang zu den aufgezeichneten MacherMittwochs. Schreibt uns einfach kurz, wenn euch die Aufzeichnung dieser oder einer alten Aufzeichnung interessiert, dann bekommt ihr da gerne den Link und könnt die alle – das ist ein Link mit allen Aufzeichnungen – reinschauen. Merkt euch bitte die Termine, tragt sie euch schon mal ein. Ihr könnt auf der Webseite bei uns das auch in euren Kalender importieren, in euren Outlook-Kalender, in euren Google-Kalender, dann habt ihr alle MacherMittwochs schon mal drinstehen. Wir schicken aber wie immer am Freitag vorher und auch am Tag vorher noch mal eine Erinnerung raus, dass ihr doch bitte dran denkt, dass wieder MacherMittwoch ist. Und wir glauben, der nächste MacherMittwoch wird das Thema Gruppeneinstellung, warum Gruppen, wie Gruppen, Umgang mit Gruppen, was sind gute Gruppen und so weiter beinhalten.

Aktualisiert am: 27/04/2026