MM#53 Projektcover: Zentrale Steuerung für deine Baustellenprojekte

Endlich Schluss mit dem Zettelchaos auf der Baustelle! Wir zeigen dir, wie du mit dem Projektcover deine Projekte von Anfang an strukturiert und übersichtlich aufbaust, damit dein Team immer weiß, was zu tun ist und du den Überblick behältst.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

Der MacherMittwoch #53 dreht sich um das brandneue Feature „Projektcover“ in MemoMeister. Wir zeigen dir, wie du dieses digitale Deckblatt optimal nutzt, um deine Projekte von der Planung bis zur Abnahme sauber zu strukturieren. Es löst das Problem fehlender Übersicht und unklarer Verantwortlichkeiten, indem es alle wichtigen Informationen, Checklisten und Meilensteine an einem zentralen Ort bündelt.

Die wichtigsten Learnings

• Automatisches Anlegen über Projektvorlagen: Wir zeigen, wie du das Projektcover und andere wichtige Checklisten (z.B. Abnahmeprotokoll, Projektbriefing) direkt in deinen Projektvorlagen hinterlegst. So ist es bei jedem neuen Projekt automatisch dabei und deine Mitarbeiter sparen Zeit.
• Kommunikation & Zuständigkeiten klären: Über die Kommentarfunktion im Projektcover kannst du direkt Fragen stellen, Aufgaben zuweisen und den Status von Meilensteinen überwachen. So weiß jeder im Team, wer für was zuständig ist und du behältst den Überblick über den Projektfortschritt.
• Anpassbare Inhalte für verschiedene Projekttypen: Wir erklären, wie du individuelle Projektcover für unterschiedliche Auftragsarten (z.B. Heizungssanierung, Badrenovierung oder Kleinaufträge) erstellst. So sind die relevanten Informationen immer passend für das jeweilige Projekt zur Hand.
• Zentrale Projektübersicht mit dem Dashboard (Beta): Wir geben einen Einblick in unser neues Dashboard (aktuell im Beta-Test), mit dem du alle Projekte auf einen Blick überwachen, Aufgaben zuweisen und Fälligkeiten im Auge behalten kannst. Das erleichtert die Führung und Delegation enorm.
• Erwartungshaltungsmanagement im Team: Wir betonen, wie wichtig es ist, mit deinem Team zu besprechen, welche Informationen ins Projektcover gehören und welche als normales Memo dokumentiert werden. Klare Regeln sorgen für eine reibungslose Kommunikation und motivierte Mitarbeiter.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Projektcover in Vorlagen integrieren: Lege jetzt ein Projektcover in deinen am häufigsten genutzten Projektvorlagen an. Überlege, welche Meilensteine oder Checklisten für deine Projekte unerlässlich sind.
2. Kommentarfunktion aktiv nutzen: Besprich mit deinen Projektleitern, wie sie die Kommentarfunktion im Projektcover für die interne Kommunikation und die Klärung von Zuständigkeiten einsetzen können.
3. Power Move für Dashboard buchen: Wenn du das neue Dashboard testen und gemeinsam mit unseren Experten einrichten möchtest, buche einen Power Move. Wir helfen dir dabei, deine perfekte Projektübersicht zu gestalten.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Herzlich willkommen zum Macher Mittwoch Nummer 53. Heute geht es um ein Thema, das wir schon eine ganze Weile immer wieder bei euch gesehen haben. Verschiedene Kunden hatten das im Einsatz und haben uns beauftragt, eine Vorlage dazu zu erstellen. Bei einigen heißt es Projektakte oder Projektdeckblatt. Wir haben uns überlegt, es Projektcover zu nennen.

Damit ihr gleich seht, worum es heute geht, machen wir das Good to know direkt am Beispiel vom Projektcover. Wenn ihr in euren MemoMeister Account reingeht, habt ihr bei Projektvorlagen immer die Möglichkeit, in der Projektvorlage auch schon Checklisten und andere Dinge zu hinterlegen. Der eine Weg, wie ihr Projektvorlagen nutzen könnt, ist das, was wir euch Anfang dieses Jahres in der App noch mal drastisch vereinfacht haben: Man kann über das Pluszeichen die Vorlagen benutzen. Das sind alle Vorlagen, die man oft braucht und die die Mitarbeiter im Self-Service abrufen können. Einige Vorlagen möchte man jedoch in jedem Projekt schon standardmäßig mit drin haben. Das heißt, unter Projektvorlagen könnt ihr diese auch schon reinlegen. Auf der obersten Ebene, bei der Projektstruktur Entwurf, habe ich ein Projektcover drin. Wir öffnen uns das mal schnell und schauen es uns an.

Ein Projektcover ist im Prinzip nichts anderes als eine Art Deckblatt, das wir früher bei Bauordnern einfach oben drauf hatten. Man macht den Ordner auf und sieht das Cover, das Deckblatt. In diesem Cover kann man sich verschiedene Themen eintragen, die man im Projekt tracken und überwachen will, und zuordnen, wer gerade wofür zuständig ist und was schon erledigt ist. Darauf gehen wir nachher im Detail noch mal ein. Jetzt ist wichtig, dass ich das Projektcover schon im Projekt hinterlegen kann. Ich habe hier auch im Projekt unter Formulare schon eine Checkliste, ein Abnahmeprotokoll, hinterlegt. Ich kann natürlich genauso auch das Projektbriefing oder jede Checkliste, die ich in jedem Projekt immer wieder haben möchte, im Projekt hinterlegen.

Wenn ich dann zu einem neuen Projekt gehe, lege ich eine neue Mappe an. Ich wähle jetzt diese Projektstruktur aus und gebe ihr einen Namen, zum Beispiel „Markus Premium Spa“ oder „Keller Spa“, eine Privatstraße. Ich wähle die Vorlage aus und gebe ihr einen Namen, wie ihr es gewohnt seid. Wenn ich es erstellt habe, seht ihr, dass zwei Memos schon dabei sind. Das erste Memo ganz oben ist das Projektcover. Ihr könnt es auch, wenn ihr möchtet, anpinnen. Dann ist das Projektcover auf jeden Fall immer oben in MemoMeister drin. Das ist das erste Good to know: Nutzt die Projektvorlage und hinterlegt dort schon Themen, von denen ihr wisst, dass ihr sie in jedem Projekt braucht. Das kann auch die 50%- und 100%-Checkliste zum Thema Qualitätssicherungsprozess sein – einfach schon hinterlegen.

Markus ergänzt: Auch bei Textmemos oder Checklisten, die zur Projektvorlage gehören, könnt ihr diese dort anpassen. Wenn ihr über Projekte sprecht und sagt, da müssen wir noch an etwas denken, oder wenn sich das Abnahmeprotokoll komplett ändert, zum Beispiel mit neuem Logo, dann könnt ihr in der Vorlagensammlung das alte löschen und das neue hochladen. Dann ist bei neuen Projekten immer das aktuelle dabei. Ich könnte jetzt zum Beispiel auch die Projektbriefing-Liste reinlegen. Das ist der eine Weg: Ein Mitarbeiter legt sie ins Projekt. Ich kann aber natürlich auch in die Projektvorlage gehen, wieder zur Projektstruktur und unter Formulare das Projektbriefing auswählen. Wenn ich es so mache, dann habe ich es immer bei jedem neu angelegten Projekt automatisch mit drin. Wir kommen auch nachher noch dazu, warum das ein gutes Zusammenspiel ist, solche Checklisten, die man im Projekt braucht, aber anpassen muss, zu haben und ein Projektcover, wo man einen klaren Prozess baut.

Das Schöne ist, wenn ihr das auf diese Art und Weise macht, dann könnt ihr auch sagen, ich habe ein Projektcover, das schon vorausgefüllt ist, zum Beispiel für Heizungssanierung. Da stehen andere Themen drin als bei Badrenovierung oder bei Kleinaufträgen. Und wenn man ganz große Projekte macht, kann man auch sagen, dass wir auf Projektleiterebene dies ein bisschen abstimmen. Man kann auch ein großes Projektcover für alles machen, einen großen Überblick. Aber man kann auch für Teilabschnitte kleinere Cover erstellen und sagen: Für die Rohinstallation sind diese Schritte wichtig. Was es damit auf sich hat: Ich habe das dann im Prinzip in meinem Projekt ausgefüllt. Ich fange dann an, das auszufüllen.

Das ist der zweite Good to know Bereich: Die Möglichkeit, über diese Checkliste, über dieses Projektcover, zu kommunizieren. Wenn ihr jetzt sagt, ich habe den Kostenvoranschlag erstellt, oder ich muss ihn noch erstellen, oder ich frage mich als Chef, was ist mit diesem Kostenvoranschlag? Dann kann ich den Kollegen markieren und fragen: „Was ist mit dem KV?“ Dann habe ich hier eine Kommunikation, die im Projekt auf der obersten Ebene stattfinden kann. Das heißt, ich kann ein Stück weit Zuständigkeiten festlegen. Das ist der aktuelle Weg, um zu fragen: „Hast du den Auftrag schon eingeplant, weil ich noch kein Ja oder Nein oder kein Datum sehe?“ Das heißt, auf Führungskraftebene und auf Projektleiterebene könnt ihr, wenn ihr euch die Projektcover anschaut, schnell prüfen: Wer ist zuständig? Was ist der Zustand? Gibt es vielleicht Themen?

An dieser Stelle ist ganz wichtig: Man kann wunderbar die Kommentarfunktion nutzen, um jemandem den Hut aufzusetzen und zu sagen: „Ich habe mir gerade dein Projekt angeschaut und ich habe keine Ahnung, ob ihr die 50%-Checkliste gemacht habt, weil ich das Datum nicht sehe.“ Über die Kommentarfunktion könnt ihr chatten. Ihr könnt den Mitarbeitern auch sagen: „Wenn im Projekt etwas passiert ist, was wir nachher bei der Abrechnung oder bei der Projektnachbesprechung unbedingt beachten sollten, dann kann man Wichtiges in den Kommentaren festhalten.“ So seid ihr, wenn ihr die Kommentare vom Projektcover angeschaut habt, aktualisiert über das Wichtigste informiert.

Der letzte Teil vom Good to know Bereich ist heute das Dashboard. Was ich noch sagen wollte: Ich zeige euch jetzt gleich etwas, das noch nicht jeder von euch hat, weil wir gerade in einem Betatest der neuen Funktion sind. Wenn ihr dranbleibt bis etwa 12 Uhr, dann machen wir unser Community-Treffen mit Fragen und Antworten. Wenn euch also Fragen auffallen, notiert sie euch, schreibt sie in den Chat, und dann können wir um 12 Uhr die Fragen besprechen, die euch vielleicht in dem Zusammenhang in den Sinn kommen. Ab 12 Uhr zeigen wir dann auch noch ein bisschen, was sich hinter den neuen Funktionen verbirgt. Wichtig ist nur, dass das, was ihr jetzt gleich seht, aktuell bei euch im Account nur in einem Bereich funktioniert. Das Dashboard funktioniert schon und ihr könnt euch Kategorien anlegen und in den Kategorien auch Widgets anlegen. Somit könnt ihr über alle eure Projekte, die ihr im Unternehmen habt, über dieses Dashboard quasi Suchen voreinstellen und sagen: „Wenn irgendwas Wichtiges passiert, möchte ich Bescheid wissen.“

Wenn man so ein Dashboard anlegt oder sich das anlegen möchte und ihr gerade nicht genau wisst, wie das geht, dann bucht einfach einen Power Move bei Markus. Das kann man auf unserer Webseite buchen. Wir haben es schon oft angemerkt, bei jedem unserer Macher Überblick gibt es die Möglichkeit, einen Power Move zu buchen: eine halbe Stunde mit Markus quatschen und sagen: „Ich möchte mir ein Dashboard einrichten.“ Markus macht das meistens mit euch im Modus „Was wollt ihr, wie machen wir das?“. Dann hat man das als Chef oder als Key User aufgebaut. Aber vielleicht braucht nicht der Chef oder der Key User ein Dashboard, sondern die Dame im Einkauf, die Dame in der Disposition vom Kundendienst, die Dame, die die Arbeitskleidung macht, oder der Herr, der die Lagerverwaltung organisiert. Meistens ist der, der es aufbaut, nicht der, der es nachher benutzt. Deswegen gibt es hier die Möglichkeit, dass man die Kategorie teilt. Ihr baut hier etwas auf und könnt es dann in den Account von Markus teilen. Jetzt hat Markus in seinem Dashboard die Projektinfos, die ihm zugeteilt wurden, und ein Abnahmeprotokoll, das ihm zugeteilt wurde. Das ist der kleine Spoiler von vorher: In Zukunft kann man beliebige Memos Mitarbeitern zuteilen, einen Status setzen, der noch zu erledigen ist, und auch sagen, bis wann er das zu erledigen hat. Das kann man dann im Dashboard auch einrichten. Darüber sprechen wir aber nachher. Wichtig ist nur, im Zusammenhang mit dem Projektcover wird es richtig elegant, weil ich jetzt nicht nur sagen kann: „Das Projektbriefing muss erstellt werden“, sondern auch noch: „Ich möchte, dass es Markus erstellt und bis zum 30. erledigt ist.“ Wenn man dann noch das Dashboard dazu nimmt, weiß man, dass Markus jetzt im Dashboard ein Cover von einem Projekt bekommen hat, wo er gerade etwas zu tun hat. Der Betatest läuft, wir können auch den einen oder anderen noch mit aufnehmen und sammeln schon Feedback von den Kollegen.

Beispiele für gute Projektcover-Inhalte sind immer wichtige Meilensteine. Wenn wir Projektdeckblätter anschauen, sehen wir, dass es beim Dachdecker anders ist als beim Sanitär oder Fensterbauer. Das entwickelt sich auch von der Betriebsgröße; bei kleineren Betrieben sind die Projektdeckblätter anders als bei größeren Betrieben. Das heißt, jeder von euch muss sich überlegen, was wir im Projektcover haben wollen, was die wichtigen Meilensteine sind. Ein spannender Punkt ist, wenn ihr euch als kleine Hilfestellung überlegt, wann Verantwortlichkeiten im Projekt wechseln. Derjenige, der die Rechnung schreibt, ist vielleicht nicht derjenige, der die Abnahme macht, ist vielleicht nicht derjenige, der das Projekt verkauft hat, und ist vielleicht auch nicht derjenige, der die Kundenbefragung oder Google-Bewertung macht. Überlegt euch wichtige Meilensteine, Übergabewechsel von einer Verantwortlichkeit auf die nächste. Und wenn die im Projektdeckblatt drin sind, dann könnt ihr einfach darauf schauen und sagen: „Okay, ich habe meine Schuldigkeit getan, Kommentar an Tralala, jetzt bist du dran.“ Dann könnt ihr im Dashboard oder ganz generell in jedem Projekt die Projektdeckblätter anschauen und seht dann automatisch auch, ob es wichtige Punkte gibt.

Ein Punkt, den Markus schon angedeutet hat und den wir in den Account gelegt haben, ist das Projektbriefing. Ich zeige euch das als Beispiel. Ich habe in diesem Projektdeckblatt, in dem Projektcover, die Frage „Ist das Projektbriefing erstellt? Ja/Nein und an welchem Datum?“ Ich habe es erstellt, ja, und ich habe es heute erstellt. Dann speichere ich das. Es bekommt automatisch eine neue Version, und alle Beteiligten wissen, dass derjenige, der in dem Projekt für das Projektbriefing verantwortlich ist, es erstellt hat. Jetzt ist die Frage, was das Projektbriefing ist; das ist ja sehr allgemein gehalten. Wir haben es vorher in der Vorlage hinterlegt, im Projekt noch nicht. Ich hole es mir trotzdem schnell aus der Vorlage. Ich sage, ich kann da ein „Ja“ machen, wenn ich den ersten Teil hier gemacht habe, nämlich die Projektbriefing-Vorbereitung. Das muss nicht viel sein, das kann auch kleiner sein, das ist ja ein Beispiel. Wir wollen nicht, dass ihr jetzt in extremes Mikromanagement abdriftet und sagt, ich muss jetzt auch noch überprüfen, ob der die Anzahl Nägel abgezählt hat, die er auf die Baustelle mitnehmen soll. Was es aber hier hilft ist, das Projektbriefing, worüber ich auch schon im Podcast gesprochen habe, besteht aus zwei Teilen: das Briefing selbst und die Vorbereitung des Briefings. Das ist ein System, wo man lernt, dass, wenn in der Organisation immer wieder das Thema auftaucht, dass Mitarbeiter drei Tage später auf der Baustelle zum Großhändler fahren und irgendeinen Zettel einsammeln, man sagt: „Können wir da nicht im Projektbriefing in der Vorbereitung vom Projekt vielleicht schon einen Punkt zur Ladeliste machen?“ Dann spricht man darüber und überlegt sich: „Moment mal, lieber bauen wir sogar systematisch im Lager noch einen kleinen Bereich auf für diesen besonderen Artikel.“ Dann kommt man systematisch ins Denken, wer wo an was denken muss. Ihr könnt im Prinzip auf dem Projektcover weitere kleine Checklisten einfach verlinken und sagen: „Wenn die Checkliste erledigt ist, dann darfst du hier einen Haken setzen und ein Datum eintragen, dann wissen wir, es ist erledigt und dann gibst du es weiter.“ Das geht natürlich mit dem Projektbriefing, aber es geht auch mit vielen anderen Sachen, zum Beispiel einer Abnahme-Checkliste. Oder auch mit dem Thema Sonderwünsche: Wenn der Kunde kommt und sagt, er möchte noch etwas anderes, dass man das hier ergänzen kann und sagt: „Es gab hier gewisse Sonderwünsche, die berücksichtigt werden müssen.“ Dann sagt derjenige, der das Deckblatt anschaut: „Ah, stimmt, der wollte das ja anders.“ Das Projektdeckblatt kann also erweitert und ergänzt werden. Wenn man es speichert, gibt es wieder eine neue Version, und man sieht, wer es ergänzt hat und warum. Die 50%-Checkliste hatte ich vorher schon kurz erwähnt, das ist das Thema Qualitätssicherungsprozess. Habe ich auch im Podcast in der Brücke Büro-Baustelle schon drüber gesprochen. Wenn man eine 50%-Checkliste und eine 100%-Checkliste hat, ist die Wahrscheinlichkeit viel höher, dass man eine gute Google-Bewertung bekommt, weil man den Kunden schon vorher gefragt hat, wie glücklich er ist, und noch Möglichkeiten hat, Dinge zu reparieren.

Markus fügt hinzu: Ich finde es auch ganz gut beim Projektcover, was gerade bei Sonderwünschen war, dass man gar nicht ins Detail gehen muss, sondern es ist einfach nur eine Info oder der Haken ist gesetzt, dass es bei den Projekten einen Sonderwunsch gibt. Wenn man dann das Thema Abrechnung hat, guckt man sich das Projektcover an und weiß direkt: „Okay, da war auch ein Sonderwunsch.“ Bevor man die Rechnung verschickt, schaut man sich das Detail noch mal an. So geht auch nichts unter. Das finde ich da auch immer ganz charmant für einen ganz einfachen, schnellen Überblick. Und dann kann man noch mal schauen: „Okay, im Bereich Sonderwunsch beim Projekt, das war das und das“, und das dann mit der Rechnung vergleichen, die ich dann rausschicken möchte. Wir planen ein extra Webinar, kein Macher Mittwoch, weil der Macher Mittwoch dafür zu kurz ist, ein extra Webinar zum Umgang mit dem Sonderwunsch: wie schule ich meine Mitarbeiter, wie dokumentiere ich das, wie mache ich das mit dem Kostenvoranschlag, wie binde ich den Kunden mit ein? Das heißt, wir zeigen wahrscheinlich anderthalb, zwei Stunden lang, wie man von „Ich habe keinen Prozess und es ist irgendwie chaotisch“ zu „Ich habe einen richtig guten Prozess zum Thema Umgang mit der Zusatzleistung Sonderwunsch und meine Mitarbeiter sind auch geschult im Umgang“ kommt. Wenn ihr da Interesse habt, schreibt gerne in den Chat „Sonderwunsch cool“ oder so etwas. Das wird wahrscheinlich im April oder Mai stattfinden, und wir wollen öfters mal solche Webinare machen, wo wir einen Prozess von der grünen Wiese bis hin zum fertig aufgebauten Prozess zeigen.

Wozu braucht man dieses Projektcover? Wir haben jetzt schon knapp 20 Minuten darüber gesprochen, und wir glauben, dass es bei den meisten von euch schon irgendwo angekommen ist. Die einen finden es gut, die anderen sagen: „Brauche ich nicht.“ Aber wenn man bei irgendeinem dieser Beispiele sagt: „Hey, das würde mir tatsächlich das Leben erleichtern“, dann ist es zum Beispiel, wenn ich Strukturen schaffen möchte, weil ich einen Projektleiter eingestellt habe oder einstellen möchte und ihm einfach Strukturen mitgeben will. Die Organisation soll so sein, dass, falls der mal in Urlaub geht, Mutterschutz hat, krank wird oder das Unternehmen verlässt, man sagt: „Wir haben klare Prozesse.“ Ich mache das Onboarding von Projektleitern, indem ich ihm beibringe: „Wir arbeiten so.“ Dann weiß auch ein anderer Projektleiter, wenn er reinschaut, relativ schnell, was auf der obersten Ebene bei dem Projekt gerade Stand der Dinge und wichtig ist.

Kann man das Projektcover anpassen? Wir haben gerade schon gezeigt, inhaltlich klar, logisch, ihr könnt da reingehen und die Sachen ändern. Und dadurch, dass es ein digitales PDF ist, wie alle unsere Formulare, kann man das auch umgestalten. Ihr könnt es selbst umgestalten oder ihr meldet euch einfach bei uns. Wir haben da einen Dienstleister, wenn ihr sagt: „Ich will hier oben noch vielleicht andere Felder rein“, so wie der Sascha beim Stefan, der wollte das gleich anders. Er hat gesagt: „Das ist cool, aber ich habe hier oben noch zwei andere Felder, die da rein sollen.“ Das kann man natürlich auch machen, weil es wie jedes unserer Formulare anpassbar ist. Was kommt auf das Projektcover drauf? Das ist auch eine typische Frage. Haben wir im Prinzip hier schon ein Stück weit mit beantwortet. Zum Einstieg ist, wie immer bei so etwas, weniger mehr, damit sich jeder im Prinzip an den Prozess gewöhnen kann. Und da kann man ja auch mit dem Team, das kam in Bayreuth letzte Woche beim Heiko raus, alle paar Wochen oder Monate mal zusammensetzen und sagen: „Hey, alle die mit MemoMeister arbeiten, lasst uns mal überlegen, wie könnte man das Projektcover noch anpassen? Was ist in den letzten Wochen passiert? Können wir da noch etwas tun?“ Fällt ein Projekt zwischen die Stühle, dann schaut man irgendwann den Status an und überlegt: „Hätten wir das überwachen können, wenn wir es aufs Projektcover gesetzt hätten?“

Workflows zum Projektcover geben klare Infos. Das heißt, ein Mitarbeiter, der draußen auf der Baustelle ist, kann natürlich situativ Bedenken, Sonderwünsche, Materialdefekte, Anlieferung vom Großhändler und so weiter ganz normal dokumentieren, wie immer in MemoMeister. Jetzt gibt es aber Sachen, wo die Info wichtig ist, dass man sie vielleicht auf der obersten Ebene des Projekts hat. Da kann er reingehen, ins Deckblatt, einen Kommentar auf das Projekt schreiben und sagen: „Hier läuft gerade alles schief, Architekt hat gewechselt.“ Das ist so etwas, wo man sich fragt, soll er da ein Foto machen von dem neuen Architekten oder wo soll er das hinschreiben? Dann kann man so etwas zum Beispiel als Kommentar darauf schreiben. Da ist es nur wichtig, dass ihr – ich bin ein großer Fan vom Erwartungshaltungsmanagement – mit euren Mitarbeitern positive und vielleicht auch negative Beispiele aufnehmt. Besprecht miteinander, was als Info über das Projektdeckblatt kommen soll und was als Memo oder vielleicht als Video kommen soll. Ein Projektcover ist etwas, ich bin mir ziemlich sicher, keiner von euch steht heute Mittag hin und sagt: „Ab sofort machen wir Projektcover.“ Aber das wäre dann, wenn ihr den Prozess im Unternehmen einführen würdet, auch eine schöne Geschichte, hier zu sagen, was ich als Führungskraft erwarte, wie es kommuniziert wird. Und dass ich tatsächlich auch diese negativen Beispiele mache. Nur wenn man die Erwartungshaltung kommuniziert hat, können die Mitarbeiter sie auch erfüllen. Und nur wenn Mitarbeiter Erwartungshaltungen erfüllen, sind sie nachher auch stolz auf das soziale Miteinander, weil sie sagen: „Hey, cool. Mein Chef hat es gesagt, ich habe das genauso gemacht und er konnte mich loben, ich habe Anerkennung bekommen.“ Denkt hier daran, welche Infos ihr über diesen Weg bekommen wollt.

Markus ergänzt: Kurz nur dazu mit dem neuen Architekten. Gerade das mit dem Projektcover und der Kommentarfunktion finde ich ein sehr gutes Beispiel, denn wenn tatsächlich mal ein Architekt oder wer auch immer wechselt und ein neuer Ansprechpartner da ist. Wir haben ja auch bei unseren Projekten diese Projektinfos auf der Mappenebene, und da könnte ich dann ja auch sagen: „Okay, hier ist jetzt der neue Architekt mit den Kontaktdaten hinterlegt.“ Und dann bei dem Projektcover über einen Kommentar zu schreiben: „Hier @alle Mitarbeiter, es gibt jetzt hier einen neuen Architekten als Ansprechpartner als Info“, finde ich eigentlich mega charmant. Und die Info hilft dann, glaube ich, auch. Von daher kann man das schon sehr gut auch mit dem, was wir gezeigt haben, für solche Infos nutzen. Ja, genau, dass du sagst: „Hey, ich habe hier eine Änderung gemacht, guck mal da rein.“ Das ist ja eigentlich auch dann schön mit der Benachrichtigung, ein gutes Beispiel.

Dann Workflows. Wir haben es vorher schon kurz angesprochen, wenn man mit den Kommentaren und dem Deckblatt jetzt schon arbeitet, kann man Workflows bauen. Und die werden noch eine Stufe besser, wenn man die neuen Funktionen in MemoMeister hat. Für alle, die jetzt schon in diesem Betatest drin sind und sich überlegen, das mit dem Dashboard vielleicht abzubilden, meldet euch auch vielleicht sogar zum Power Move an. Weil dann können wir da im Dialog schon mal auch ein bisschen das Feedback einsammeln und euch ein Dashboard aufbauen, wie eine Zuständigkeit, Fälligkeit und Status, den ihr schon habt. Einige, die das haben, fühlen sich jetzt bestimmt angesprochen, und ihr könnt euch dann einfach direkt melden. Es gibt super viele Workflows, die man damit machen kann. Einen haben wir jetzt immer wieder gesagt, und das ist hier auch die Einladung: Meldet euch bei uns, wenn ihr Lust auf so einen Workshop habt. Ich bin mir ziemlich sicher, dass jeder, der hier eine kleine Stufe besser wird, am Ende des Jahres stressfreier mit weniger Umorganisierungen arbeiten muss, weil ein Mitarbeiter einfach vier Stunden länger gemacht hat, weil er aus Versehen noch etwas gemacht hat für den Kunden, das man nachher gar nicht bezahlt bekommt, weil man es vergessen hat. Ich bin mir ziemlich sicher, dass es jeden Betrieb betrifft, und wenn ihr Lust habt, dass wir euch alle auf ein neues Level bringen können, selbst wenn ihr da schon sehr gut seid, glaube ich, gibt es ein paar Dinge dabei bei dem Workshop, die man lernen kann. Dann gebt uns Bescheid, da laden wir dazu ein und dann geht es da weiter.

Markus, wir haben einen Macher Mittwoch, wo wir drei Minuten nach 12 Uhr schon im Prinzip durch sind. Ich möchte euch wie immer auf den Bauimpulse Podcast hinweisen. Die letzte Folge zum Beispiel, da habe ich mit Burkhard Remmers über Nachhaltigkeit gesprochen. Er arbeitet bei Wilkhahn, die hochwertige Bürostühle herstellen. Da ging es darum, was als Handwerker auch zum Thema Wiederaufarbeitung von Tätigkeiten gehört. Im Prinzip heißt es Sanierung, aber in der Tischlerei kann man anders sanieren als zum Beispiel im Heizungsbau. Es geht darum, dass viel Handwerk einfach mit Reparaturmöglichkeiten zusammenhängt. Hört da gerne mal rein oder auch in andere Folgen vom Bauimpulse Podcast. Die Folge davor ging es um Umsatzrückgang im Handwerk. Da habe ich mit Dominik Heckner über Strategien gesprochen, wie man mit Online Marketing vielleicht seine Traumzielgruppe erreichen kann und dass es gar nicht so viel Aufwand und gar nicht so teuer ist, wenn man sich mit dem Thema Umsatzrückgang befasst oder wenn die Auftragsbücher nicht mehr ganz so voll sind, und überlegt, wie man aktiv ins Marketing gehen kann. Das ist der Bauimpulse Podcast.

Dann habt ihr wahrscheinlich gesehen, dass wir jeden Monat den Macher Überblick machen, ich glaube, seit November, das ist jetzt der vierte oder fünfte. Immer nach dem Macher Mittwoch machen wir eine kleine Zusammenfassung mit Coach, mit kleinen Videoschnipseln vom Macher Mittwoch, aber auch von neuen Funktionen, von neuen Formularen und vor allem von neuen Tutorials. Und das sei an der Stelle noch gesagt: Wenn wir neue Tutorials machen, sind die immer in der App unter „Einstellungen“ bei „Video Tutorials“ sichtbar und immer in der MemoMeister Applikation hier oben unter „Support“ und „Video Tutorials“. Diese Video Tutorials machen wir zum einen für euch, also als Key Users und Chefs, aber wir machen sie natürlich auch für die Anwender. Das heißt, wenn der Macher Überblick kommt, ist es total gut, wenn ihr reinschaut und euch das neue Video Tutorial anschaut und dann einfach in eure Belegschaft bei allen Anwendern sagt: „Hey, es gibt ein neues Tutorial bei MemoMeister“, wenn es Sinn macht. Wenn ihr sagt: „Hey, das ist gut, das ist wichtig, da gibt es ein Update, das sollten alle wissen“, dann kommuniziert es intern weiter. Weil wir teilweise einfach Leute haben, die ein Feature, das schon seit einem halben Jahr da ist, nicht verwenden, aber andere in der gleichen Organisation verwenden das. Wenn ihr diesen Macher Überblick bekommt, ist das eigentlich immer ein gutes Signal zu sagen: „Ah, ich schaue mal rein, ob es da ein Tutorial gibt, das ich an meine Mitarbeiter weitergeben muss.“ Und wenn es so ist, dann macht das bitte. Oder trefft euch vielleicht einfach einmal im Monat, einmal im Quartal und sagt: „Hey, kleine Infos von uns, Updates zum MemoMeister, es gibt jetzt diese drei Tutorials, die schauen wir uns zusammen an und üben ein bisschen.“ Ihr seid die Multiplikatoren, die das in eure Organisation tragen sollen. Und da ist der Macher Überblick einfach immer so der Anstupser.

Gut, dann haben wir das auch. Dann geht es im Prinzip darum, dass wir uns im nächsten Macher Mittwoch, das ist nach Ostern, am 30. April wieder treffen, das ist dann der Macher Mittwoch 54. Das Thema zum Macher Mittwoch verschicken wir dann immer wie gehabt eine Woche vorher. Aber ihr könnt euch jetzt schon den Termin eintragen. Auf der Seite von MemoMeister gibt es auch den Kalender, den müssen wir noch einbauen. Es gab leider Feedback vom letzten Mal, dass wir den auch auf der Macher Mittwoch-Seite einbauen. Gerade aktuell findet man den Kalender von den Macher Mittwochs unter dem Blog, und zwar hier unter dem Macher Überblick Nummer 2. Da ist es drin, da ist Google Kalender und Outlook Kalender. Wenn ihr Google Kalender nutzt, dann könnt ihr da drauf gehen und dann gibt es unten „zu Google Kalender hinzufügen“. Wenn ihr da drauf drückt, dann habt ihr das automatisch in eurem Kalender, also alle Termine. Ganz einfach, da drauf gehen und dann dazu. Jetzt freue ich mich, jetzt haben wir 12 Uhr, jetzt freue ich mich auf Fragen und Antworten und auf weitere Themen. Vielleicht hat der eine oder andere von euch noch Fragen.

Aktualisiert am: 27/04/2026