MM#47 Memolink: So teilt dein Team Informationen sicher und effizient

Dein Team kämpft mit Fotochaos und ineffizienter Kommunikation mit externen Partnern? In diesem MacherMittwoch zeigen wir dir, wie der Memolink als Führungsinstrument die Dokumentation und den Informationsaustausch in deinem Betrieb revolutioniert.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem MacherMittwoch tauchen wir tief in die Möglichkeiten des Memolinks ein. Wir zeigen dir, wie dein Team wichtige Projektinformationen, Fotos und Videos einfach und sicher mit externen Partnern wie Kunden oder Subunternehmern teilen kann. So vermeidet ihr redundante Daten, teure Kontrollfahrten und stellt sicher, dass alle Beteiligten immer den aktuellen Stand haben. Wir stellen auch eine brandneue Funktion in der App vor.

Die wichtigsten Learnings

• Effiziente Baustellenkommunikation: Dein Team kann relevante Projektdokumente, Pläne und 360°-Bilder einfach und sicher mit Kunden oder externen Partnern teilen, ohne große E-Mails zu verschicken. Das schafft Vertrauen und spart Kontrollfahrten.
• Transparente Kundenbindung: Nutze Memolinks, um Kunden am Baufortschritt teilhaben zu lassen – etwa mit täglichen 360°-Bildern. Das fördert Mundpropaganda und stärkt das Vertrauen in die Qualität deines Betriebs.
• QR-Codes für mehr Sicherheit und Service: Erstelle QR-Codes aus Memolinks für Sicherheitsinformationen auf der Baustelle oder Revisionsunterlagen an Anlagen. Dein Team hat wichtige Infos immer griffbereit und bietet Kunden einen Mehrwert.
• Optimierter Angebotsprozess: Erkläre deinen Kunden komplexe Angebote mit einem kurzen Video im Memolink. Das erhöht die Annahmequote und schafft ein höheres Vertrauen in eure Expertise.
• Neuer Upload-Dialog in der App: Wir haben den Upload-Prozess in der App optimiert, sodass dein Team mehrere Fotos gleichzeitig mit Beschreibungen und Labels versehen kann – für eine noch schnellere und präzisere Dokumentation.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Memolinks aktiv nutzen: Ermutige dein Team, Memolinks für die externe Kommunikation einzusetzen – sei es für Baubesprechungen, Kundenupdates oder die Beauftragung von Dienstleistern. Das reduziert E-Mail-Chaos und schafft Transparenz.
2. „Öffentliche Infos“-Mappe anlegen: Erstelle eine spezielle Mappe für öffentliche Informationen. Dein Team legt dort alle Inhalte ab, die sicher extern geteilt werden können, um eine versehentliche Freigabe sensibler Daten zu vermeiden.
3. Neue Dokumentationsrichtlinie einführen: Implementiere das neue Formular zur Dokumentationsrichtlinie, um die Erwartungen an die Dokumentationsqualität im Team klar zu kommunizieren und bei Bedarf auch mit einem Video zu ergänzen.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Wir starten in den MacherMittwoch 47! Wie immer in der Hochsommerzeit verzeichnen wir viele Urlaubsabwesenheiten. Daher wird es auch heute wieder eine Aufzeichnung geben. Wir haben uns entschieden, die MacherMittwoch-Aufzeichnungen nicht mehr öffentlich zu stellen. Solltet ihr jedoch ein Thema noch einmal sehen oder hören wollen, meldet euch einfach bei uns, dann schicken wir euch den Link gerne zu.

Höhe dreht sich alles um den Memolink – ein oft unterschätztes Thema mit vielen guten Anwendungsszenarien. Wir zeigen euch heute, wie ihr den Memolink clever nutzen könnt, um nicht immer große E-Mails verschicken zu müssen. Dabei geht es uns nicht nur darum, eine Funktion zu zeigen, sondern euch auch Prozessideen zu geben, die ihr in eurem Unternehmen umsetzen könnt. Bevor wir aber ins Thema starten, haben wir unser „Good to Know“: Wir stellen euch ein paar Funktionen vor, die ihr in MemoMeister vielleicht noch nicht entdeckt habt, auch im Zusammenhang mit dem Memolink. Zudem gibt es eine neue Funktion, die noch nicht öffentlich in der App ist, aber in den nächsten Tagen mit einem App-Update kommt. Am Ende des MacherMittwochs haben wir außerdem ein neues Formular in unserer Vorlagensammlung, das wir euch kurz erklären möchten.

Bevor wir ins eigentliche Thema des MacherMittwochs starten, geben wir euch einen kleinen Einblick in die neuen App-Funktionen, die in den nächsten Tagen ausgerollt werden. So seid ihr vorbereitet, falls Mitarbeiter Fragen haben. Wir demonstrieren euch den neuen Upload-Dialog in der App. Ihr kennt bereits den Upload-Knopf unten in der App für die Upload-Warteschlange. Neu ist: Wenn ihr in eine Mappe geht, zum Beispiel in den MacherMittwoch 47, Bilder aus der Galerie auswählt und auf „Fertig“ drückt, erscheint ein komplett neuer Dialog. Dort seht ihr, welche Bilder ihr ausgewählt habt. Über ein Icon könnt ihr alle markierten Bilder auf einmal auswählen und eine Beschreibung für die gesamte Auswahl eingeben. Wenn ihr diese Standardbeschreibung ändert, wird sie überall übernommen, außer bei Bildern, für die ihr eine individuelle Beschreibung hinterlegt habt. Ihr könnt auch Gruppen-Labels hinzufügen, die dann für alle ausgewählten Bilder gelten, oder spezifische Labels für einzelne Bilder vergeben. Nach dem Upload seht ihr den Fortschritt im Upload-Tab, und der Upload läuft im Hintergrund weiter, auch wenn ihr die App schließt.

Die weiteren Funktionen, die wir euch zeigen möchten, sind direkt in MemoMeister selbst. Wenn wir auf eine Mappe, wie zum Beispiel die MacherMittwoch-Bilder, klicken und dann „Mappe als Link teilen“ auswählen, sind wir genau beim heutigen Thema: dem Memolink.

Kurz als Info: Wir haben die Funktion für unseren gestrigen Termin genutzt und Maria eine Übersicht zukommen lassen, welche Fotos und Situationen wir auf der Baustelle festhalten möchten, damit sie sich vorbereiten kann. Wir teilen den Link dazu im Chat.

Was man dann teilt, sieht wie eine Einladung aus, in die man auch einen Text eingeben kann. Markus hat diesen Memolink für Maria erstellt, um ihr mitzuteilen, welche Themen und Bilder auf der Baustelle besprochen werden sollen. Einen Memolink erzeugt man, indem man auf „Mappe als Link teilen“ klickt. Wenn ihr den Link aktiviert, habt ihr einen generell gültigen Link, den man auch als QR-Code nutzen kann. Ihr könnt eine Botschaft hinzufügen, die dem Empfänger angezeigt wird. Außerdem könnt ihr eine E-Mail-Adresse eingeben, beispielsweise Markus@memomeister.com, und ebenfalls eine Botschaft hinzufügen. Dann könnt ihr den Link teilen. Markus würde dann den Link per E-Mail erhalten, und ihr seht in MemoMeister, dass ihr den Link mit ihm geteilt habt. Wir können sogar nachvollziehen, ob Markus den Link geöffnet hat, da wir seine E-Mail-Adresse eingegeben haben. Zusätzlich könnt ihr ein Passwort hinzufügen, um den Zugriff zu schützen, ein Ablaufdatum festlegen und bestimmen, ob auch Untermaps über diesen Link sichtbar sein sollen. Mit diesen Einstellungen ist der Memolink entsprechend konfiguriert.

Ein Teilnehmer fragt, ob E-Mail-Adressen für den Memolink gespeichert werden könnten, ähnlich wie Labels. Wir antworten, dass dies aktuell nicht der Fall ist. Für solche Situationen empfehlen wir, den Memolink über Outlook zu verschicken. Das hat den Vorteil, dass ihr in Outlook seht, wem ihr den Link gesendet habt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Datenmenge. Wenn ihr beispielsweise 20 MB große Bilder per E-Mail verschickt, habt ihr diese Daten mehrfach gespeichert: in eurem E-Mail-Backup, im Archiv, beim internen Kollegen (falls im CC) und beim Empfänger. Dies führt schnell zu einem „Schneeball-System“ redundanter Daten. Ein Memolink hingegen ist nur wenige Kilobyte groß. Wenn ihr diesen verschickt, bleiben die E-Mails schlank, was Speicherplatz spart und die Effizienz erhöht.

Wenn ihr den Link über Outlook teilt, wird dies nicht in MemoMeister als „geteilt mit“ vermerkt. Ihr seht es dann nur in eurem Outlook. Wir möchten euch noch zeigen, dass ihr auch 360°-Kameraaufnahmen in einen Memolink legen könnt. Wenn ihr einen solchen Link mit einem Kunden oder Subunternehmer teilt, kann dieser die 360°-Bilder später in 3D betrachten. Das Ablaufdatum ist standardmäßig auf ein Jahr eingestellt, kann aber individuell verkürzt werden, um zum Beispiel eine zeitlich begrenzte Verfügbarkeit zu schaffen. Die Option, ein Passwort hinzuzufügen und zu erkennen, wann ein Link geöffnet wurde, ist nur verfügbar, wenn ihr den Link direkt über MemoMeister per E-Mail verschickt. Bei Versand über Outlook seht ihr lediglich, ob die E-Mail geöffnet wurde.

Wir hatten zu Beginn des MacherMittwochs eine kleine Umfrage im Chat, die wir euch auch in der Nachbereitungs-E-Mail schicken werden. Es wäre sehr hilfreich, wenn ihr euch die eine Minute Zeit nehmt, um diese Umfrage auszufüllen und uns Feedback zu unserer Kommunikation zu geben. Nun gehen wir zu den praktischen Anwendungsbeispielen über.

Ein klares Anwendungsbeispiel ist die Baubesprechung mit externen Partnern. Ihr könnt im Vorfeld Bilder, Pläne und andere Unterlagen auswählen und diese als Memolink verschicken, damit sich der Partner bereits ein Bild machen kann. Oder ihr legt während der Baubesprechung Bilder in eine Mappe und schaut sie gemeinsam an. 360°-Bilder bieten hier hervorragende Möglichkeiten: Macht am Ende des Tages ein Bild vom Heizraum oder Dach und nehmt den Kunden mit auf die Reise des Baufortschritts. Der Kunde kann so jeden Abend in seine geteilte Mappe schauen, um den aktuellen Stand zu sehen. Das ist besonders nützlich, wenn Kunden nicht immer vor Ort sein können. Wenn er dann Freunden oder Familie stolz die 360°-Bilder seines Kellerumbaus zeigt, ist das eine hervorragende Mundpropaganda, die eure Qualitätsführerschaft unterstreicht.

Mit dem Memolink könnt ihr auch QR-Codes für weitere Informationen erzeugen. Ihr könnt zum Beispiel eine Mappe „Sicherheitsinfos“ anlegen und dort alle relevanten Dokumente für die Sicherheit eines Gerüsts, einer Baustelle oder Gefährdungsbeurteilungen hinterlegen. Auch Akkreditierungen für Mitarbeiter mit speziellen Zulassungen können dort abgelegt werden. Anschließend erzeugt ihr einen Memolink für diese Mappe und generiert daraus einen QR-Code, zum Beispiel mit QR-Code Monkey. Jeder, der diesen QR-Code scannt, landet direkt in der Mappe mit den Sicherheitsinformationen. Ein Kunde von uns hat diese QR-Codes sogar auf die Helme seiner Mitarbeiter geklebt, sodass bei Kontrollen schnell auf die Berechtigungen zugegriffen werden kann. Ebenso könnt ihr QR-Codes für Revisionsunterlagen, Wartungsprotokolle oder Pflegehinweise auf Anlagen wie Wärmepumpen oder Heizkessel kleben. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt, da der QR-Code öffentlich zugänglich ist, sofern er nicht mit einem Passwort geschützt wurde.

Ein weiterer Anwendungsfall ist die Beauftragung von Dienstleistungen. Wir nutzen dies beispielsweise für unsere PDF-Formulare: Wenn ihr ein Formular von uns benötigt, bitten wir euch, ein kurzes Video zu erstellen, in dem ihr erklärt, welche Anpassungen ihr wünscht. Dieses Video schickt ihr uns idealerweise als Memolink, zusammen mit dem Formular selbst. Wir können diesen Link dann direkt an unseren Dienstleister weitergeben, der sofort weiß, was zu tun ist. Diesen Workflow könnt ihr auch nutzen, um Feedback an Lieferanten zu geben. Statt lange E-Mails zu schreiben, könnt ihr ein kurzes Video aufnehmen, in dem ihr beispielsweise die Änderungen an einem Flyer-Entwurf zeigt. Legt den Flyer und das Video in eine Mappe und schickt dem Lieferanten den Memolink. Das spart Zeit und der Lieferant versteht euer Anliegen viel schneller und präziser. Dieser Prozess ist universell einsetzbar, egal ob es um Feedback zu Prospekten, Catering oder Weinpräsenten geht – das Prinzip ist, ein Feedback-Video an Dienstleister zu senden.

Als letzten Anwendungsfall haben wir das Thema Sonderwunsch. Ein Mitarbeiter auf der Baustelle nimmt den Sonderwunsch eines Kunden auf, macht Fotos und eventuell ein kurzes Video, das er zunächst nicht öffentlich im Projekt ablegt. Im Büro kann dann ein Kostenanschlag erstellt werden. Die Bilder werden geprüft, und vielleicht wird ein kurzes Erklärvideo zum Kostenanschlag erstellt. All dies wird in eine Mappe gelegt und dem Kunden als Memolink geschickt. Der Kunde kann sich so in Ruhe alles ansehen und entscheiden, ob er den Sonderwunsch beauftragt oder nicht. Dies stellt sicher, dass er später nicht von einer Rechnung für einen möglicherweise nur nebenher beauftragten Sonderwunsch überrascht wird. Auch hierfür ist der Memolink ideal.

Wir beantworten nun typische Fragen zum Memolink. Der erste Punkt betrifft Untermaps: Diese werden standardmäßig mitgeteilt, es sei denn, ihr entfernt das entsprechende Häkchen in den Einstellungen, wenn ihr eine Mappe als Link teilt.

Die Frage, ob man alle Dateien auf einmal herunterladen kann, beantworten wir mit Nein. Das ist aktuell nicht möglich und wird voraussichtlich auch nicht in dieser Form umgesetzt. Wenn ihr Kunden größere Mengen an Dateien zur Verfügung stellen möchtet, empfehlen wir folgenden Tipp: Wählt alle gewünschten Bilder in MemoMeister aus (z.B. durch Klicken auf das erste Bild, Shift-Taste halten und auf das letzte Bild klicken), ladet sie dann herunter. MemoMeister erstellt daraus eine ZIP-Datei. Diese ZIP-Datei könnt ihr dann einfach wieder in die Mappe legen und dem Kunden über den Memolink zur Verfügung stellen. Wir wissen, dass dies auf den ersten Blick etwas umständlich klingt, aber es gibt gute Gründe, warum wir diesen Weg gewählt haben.

Die Sichtbarkeit von Kommentaren und Labels stellt ihr ebenfalls bei der Freigabe ein. Wichtig ist: Diese Einstellungen werden nicht als Standard gespeichert, sondern müssen jedes Mal beim Teilen des Links neu vorgenommen werden. Unser Best-Practice-Tipp dazu ist, eine dedizierte Mappe namens „Öffentliche Informationen für Extern“ anzulegen. In diese Mappe legt ihr bewusst nur Inhalte, die extern geteilt werden sollen (z.B. Kostenanschläge, Baufortschrittsdokumentationen). So stellt ihr sicher, dass ihr die Inhalte vor der Freigabe sichtet und nicht versehentlich sensible Informationen teilt.

Der Unterschied zwischen dem Versand per E-Mail und einem direkten Link wurde bereits angesprochen: Wenn ihr den Link über Outlook verschickt, könnt ihr nicht nachvollziehen, ob er geöffnet wurde. Gebt ihr die E-Mail-Adresse jedoch direkt in MemoMeister ein, seht ihr, wer den Link geöffnet hat. Die Sichtbarkeit unterscheidet sich auch von der Freigabe einer Mappen-URL, die nur für MemoMeister-Nutzer mit Zugang gilt. Ein über den Memolink geteilter Link ist für jeden zugänglich, der den kryptischen Link kennt. Dieser Link ist nicht erratbar und bietet bereits eine hohe Sicherheit. Wer zusätzliche Sicherheit wünscht, kann den Memolink mit einem Passwort schützen.

Ein Teilnehmer fragt, wie er eine versehentlich gelöschte „öffentliche Mappe“ wiederherstellen kann. Wir stellen klar: Nein, das ist ein Missverständnis. Die Links in der Browserleiste sind absolut sicher. Ihr habt nur Zugriff, wenn ihr einen MemoMeister-Account besitzt und eine Freigabe für die jeweilige Mappe habt. Dies ist unsere Sicherheitsrestriktion. Ein Memolink hingegen, der als Freigabe erstellt wurde, ist dafür gedacht, externen Personen ohne MemoMeister-Account Zugriff auf spezifische Inhalte zu ermöglichen – etwa 360°-Bilder, Kostenanschläge oder Erklärvideos. Euer MemoMeister bleibt immer nur für euch sichtbar, es sei denn, ihr habt eine Mappe explizit als Memolink geteilt. Dann kann jeder, der diesen Link kennt, die geteilte Mappe einsehen.

Wir gehen nun in den zweiten Teil des Angebotsprozesses über, ein Workflow, den wir bereits im Podcast angesprochen haben und der sehr gut zum Memolink passt.

Im Angebotsprozess geht es darum, dass ihr Bilder von der Begehung, dem Grundriss und eure Gedanken in MemoMeister ablegt. Anschließend erstellt ihr das Angebot, berücksichtigt optionale Positionen oder potenzielle kritische Punkte. Ist das Angebot fertig, legt ihr es in eine dafür vorgesehene Mappe, wie die „öffentlich für externe freigegeben“. Dann erstellt ihr ein kurzes Video (z.B. als Screen Recording oder mit dem Handy), in dem ihr dem Kunden das Angebot erklärt, Positionen durchgeht und gegebenenfalls Bilder aus MemoMeister zeigt, um bestimmte Punkte zu verdeutlichen. Dieses Video, das etwa 2 bis 5 Minuten dauert, verschickt ihr zusammen mit dem Angebot als Memolink. Fügt auch einen klaren Call-to-Action hinzu, etwa die Aufforderung zur Unterschrift oder einen Link zu eurem Terminkalender. Dieser Prozess steigert die Angebotsannahmequote signifikant. Eine hohe Annahmequote kann wiederum ein Indikator dafür sein, ob eure Preise angemessen sind. Der Kunde hat durch das Video einen höheren Vertrauensvorschuss, da seine Fragen direkt beantwortet werden und er sich sicherer fühlt, den richtigen Handwerker beauftragt zu haben – besonders im Vergleich zu Konkurrenzangeboten, die nur aus einem Blatt Papier bestehen. Auch für euch ist es hilfreich, da ihr bei einer späteren Beauftragung das Video noch einmal ansehen könnt, um genau zu wissen, was dem Kunden verkauft wurde.

Zu den wichtigsten Erkenntnissen: Wenn ihr Fragen zum Memolink oder zu den Prozessen habt und sehen möchtet, wie dies in eurem Unternehmen funktioniert, vereinbart einen Termin mit Markus. Aus Kundensicht steigt das Vertrauen erheblich, wenn ihr sie in den Baufortschritt einbezieht und dies bereits vor der Beauftragung kommuniziert. Aus Mitarbeitersicht ist es wichtig zu wissen, dass der Memolink nicht nur im Web, sondern auch direkt in der App erzeugt werden kann: Wählt dafür einfach mehrere Memos aus und tippt auf „Als Link erzeugen“. Aus Unternehmenssicht spart ihr euch redundante Anhänge und E-Mails, da ihr nur noch einen wenige Kilobyte großen Link verschickt.

Wir haben eingangs erwähnt, dass es ein neues Formular gibt. In der Vorlagensammlung findet ihr unter „Vorlage importieren“ eine Dokumentationsrichtlinie.

Markus erklärt, dass dieses Formular auf Kundenwunsch entstanden ist und wir es als sehr wichtig erachten. Wir haben es so aufgebaut, dass ihr es für eure spezifischen Bedürfnisse ergänzen könnt.

Dieses Formular dient als Arbeitsanweisung für eure Mitarbeiter. Es legt fest, wie mit MemoMeister dokumentiert wird, und kann von den Mitarbeitern unterschrieben werden, um das Verständnis zu bestätigen. Es soll auch als Anregung dienen, um die Verbindlichkeit bei der Dokumentation zu erhöhen, insbesondere bei Mitarbeitern, die sich damit schwertun.

Ihr könnt dieses Formular sehr gut mit Erklärvideos kombinieren, besonders für neue Mitarbeiter. So müssen bestimmte Punkte nicht immer wieder neu erklärt werden. Zusammen mit den unterschriebenen Richtlinien erhalten neue Mitarbeiter eine sehr gute Einweisung, wissen, worauf sie achten müssen, und ihr habt einen effizienten Prozess, der Zeit spart und die Einarbeitung beschleunigt.

Wichtig ist, die Dokumentationsrichtlinie nicht mit dem Fotodokumentationsleitfaden zu verwechseln. Letzterer ist ein mehrseitiges Dokument, das erklärt, wie man bessere und rechtssichere Bilder auf der Baustelle macht. Solltet ihr diesen Leitfaden noch nicht kennen, meldet euch gerne bei uns, dann schicken wir ihn euch zu.

Der nächste MacherMittwoch findet am 25.09. statt und widmet sich dem Thema 360°-Kameras, inklusive Geräteempfehlungen. Wir freuen uns, wenn ihr dabei seid. Bitte nehmt euch auch noch eine Minute Zeit, um unsere Umfrage auszufüllen, die wir im Chat gepostet haben.

Der offizielle Teil ist beendet. Wir starten nun ins Brainstorming zum Memolink.

Aktualisiert am: 27/04/2026