MM#49 Bessere Baustellenfotos: So sorgt dein Team für Klarheit

Schluss mit Fotochaos und unklaren Bildern auf der Baustelle! In diesem MacherMittwoch zeigen wir dir, wie du dein Team dazu bringst, konstant bessere und aussagekräftigere Fotos zu machen, die wirklich weiterhelfen.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem Webinar dreht sich alles darum, wie dein Team auf der Baustelle Fotos erstellt, die echten Mehrwert bieten. Wir behandeln wichtige App-Funktionen, zeigen dir zahlreiche Anwendungsfälle und stellen eine neue Dokumentationsrichtlinie vor. So verwandelst du das Fotochaos in einen strukturierten Informationsfluss, der dein Unternehmen effizienter macht.

Die wichtigsten Learnings

• App-Funktionen für effiziente und hochauflösende Fotos: Wir zeigen dir, wie ihr die Bildqualität firmenweit auf "sehr hoch" einstellt und den Hintergrund-Upload nutzt, damit euer Team immer detailreiche Fotos macht, ohne den Workflow zu unterbrechen.
• Aussagekräftige Beschreibungen und Gruppen-Labels: Erfahrt, warum die Fragen "Wo bin ich?", "Was sehe ich?" und "Warum mache ich das Bild?" entscheidend sind, um Rückfragen zu vermeiden und Fotos sofort verständlich zu machen – besonders bei der gebündelten Dokumentation von Sachverhalten.
• Fotos als strategisches Führungsinstrument: Wir beleuchten diverse Anwendungsfälle, wie Fotos zur Qualitätskontrolle, Absicherung von Nachträgen, Kommunikation von Problemen und sogar für Social Media genutzt werden können, um euer Unternehmen vor Missverständnissen und unnötigem Aufwand zu schützen.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Bildqualität und Upload-Einstellungen prüfen: Geht in den Admin-Bereich eurer MemoMeister App und stellt die Bildqualität firmenweit auf "sehr hoch" ein. Informiert euer Team über den automatischen Hintergrund-Upload, der im Hintergrund arbeitet.
2. Dokumentationsrichtlinie einführen und trainieren: Nutzt unsere neue Vorlage für eine Dokumentationsrichtlinie, um eure Mitarbeiter gezielt zu schulen. So stellt ihr sicher, dass sie Fotos konsistent und aussagekräftig beschriften – vom Onboarding bis zur Problembehebung.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Hallo und herzlich willkommen zu unserem MacherMittwoch 49. Heute dreht sich alles um das Thema bessere Baustellenfotos. Wir wollen dafür sorgen, dass wir in Zukunft noch bessere Fotos von den Mitarbeitern in eurem Unternehmen bekommen, als ihr sie sowieso schon erhaltet. Es geht darum, die richtigen Fotos zu machen, nicht etwa Selfies, wie es ein Kunde von uns anfangs missverstanden hat, als wir um "bessere Fotos" baten. Wir wollen natürlich bessere Baustellenfotos und keine Selfies.

Wir starten wie immer mit den "Good to know"-Punkten, das sind Funktionen in eurer MemoMeister App, die ihr vielleicht noch nicht kennt oder vergessen habt.

Upload Screen und Bildqualität einstellen

Als Erstes möchten wir euch den Upload Screen zeigen. Wenn ihr etwas in einem Projekt hochladet, findet ihr unten das "Upload"-Icon. Hier seht ihr alle eure Uploads und auch die Uploads von anderen. Später erklären wir, was im Hintergrund technisch noch passiert. Ein weiterer wichtiger Punkt für bessere Baustellenfotos ist die Bildqualität. Diese könnt ihr in den Einstellungen der App anpassen. Wichtig: Nur Administratoren können die Bildqualität für den Firmen-Account einstellen. Wir empfehlen die Einstellung "sehr hoch". Diese Einstellung gilt dann für alle Mitarbeiter im Firmen-Account, sodass niemand mehr Fotos in geringer Qualität hochlädt.

Fotos mit Beschreibungen und Gruppen-Labels aufwerten

Wir haben ein neues Tutorial erstellt, das zeigt, wie man mehr aus Fotos macht, indem man sie richtig beschreibt. Ihr findet es auf unserer YouTube-Playlist. Wenn ihr Fotos aus der Galerie oder mit der Kamera auswählt, kommt ihr zu einem Screen, wo ihr die Bilder ansehen, darin zeichnen und die Beschriftung ändern könnt. Unten gibt es ein Klebeblatt-Icon: Wenn ihr hier eine Beschreibung eingebt, gilt diese für alle ausgewählten Bilder. Ihr könnt auch ein Gruppen-Label hinzufügen, das ebenfalls für alle Bilder gilt. Wir empfehlen euch, dass eure Mitarbeiter Sachverhalte gesammelt dokumentieren – zum Beispiel vier, fünf Bilder von einem Raum machen und mit einem Label wie "Lüftung" oder "Sanitär" sowie einer Beschreibung versehen. Dann sind alle Bilder zusammen beschriftet und ihr könnt sogar PDFs oder Pläne hinzufügen.

Hintergrund-Upload für hohe Bildqualität

Wenn ihr auf "Upload" drückt, wandern die Sachen in die Upload-Warteschlange. Ihr könnt euer Handy dann in die Hosentasche stecken oder ausschalten – MemoMeister lädt die Daten auf Android und iOS im Hintergrund vollständig hoch. Jetzt wird ein Schuh draus: Ihr könnt die Bildqualität auf "sehr hoch" stellen, weil ihr nicht mehr warten müsst, bis der Upload abgeschlossen ist. Im Upload-Screen seht ihr, was bereits hochgeladen wurde und was noch aussteht. In aller Regel seht ihr dort das Icon "Alle Dateien erfolgreich hochgeladen".

Berichte mit aussagekräftigen Fotos

Wenn ihr Fotos besser macht, habt ihr auch die Chance, bessere Berichte zu erhalten. Wir haben zum Beispiel einen Bericht von einer Baustelle erstellt, bei der Fotos mit Beschreibungen und Gruppen-Uploads versehen wurden. Ein Foto ist immer aussagekräftig, aber ohne Beschreibung kommt es oft zu Rückfragen, die wir vermeiden wollen. Wir haben eine kleine Regel: "Wo bin ich und was sehe ich?". Wenn man diese Informationen in die Beschreibung oder als Label einfügt, ist es deutlich klarer. Zum Beispiel "Sanitär EG". Das ist eine der elementarsten Sachen: Bringt euren Kollegen bei, die Bilder zu beschriften und diese Fragen zu beantworten. Als kleines Add-on solltet ihr auch immer festhalten, warum ihr dieses Bild überhaupt macht.

Usecases: Wann ist gute Fotodokumentation besonders wichtig?

Wir schauen uns jetzt einige Anwendungsfälle an, bei denen es unglaublich sinnvoll ist, eure Mitarbeiter darauf zu trainieren, Situationen zu erkennen und entsprechend zu dokumentieren:

• Qualitätskontrolle: Wenn etwas fertiggestellt wurde, ein Zwischenschritt erreicht ist oder Materialien verbaut wurden, sollen die Mitarbeiter Fotos machen. So wisst ihr, dass es keinen Transportschaden gab und alles ordentlich installiert wurde. Wenn später jemand einen Kratzer verursacht, habt ihr den Beweis, dass es beim Verlassen der Baustelle perfekt war. Sensibilisiert eure Mitarbeiter darauf, auch Einstellungen (Heizung, Elektrik, Schubladen) zu fotografieren, um nachweisen zu können, dass alles korrekt eingestellt war, als ihr die Baustelle verlassen habt.
• Gefährliche Situationen: Das Erkennen, Bewerten und Dokumentieren von Gefährdungen auf Baustellen ist essenziell. Wir haben dazu auch einen Blogbeitrag. Eure Mitarbeiter sollten geschult werden, solche Situationen zu erkennen und festzuhalten, um Abhilfe zu schaffen und schlimmere Folgen zu vermeiden.
• Leistung bezahlt bekommen (Nachträge): Es passieren immer Dinge, die zu Nachträgen oder zusätzlichen Leistungen führen. Schult eure Mitarbeiter darauf, Fotos von allem zu machen, was nicht im Angebot oder LV stand. Beschriftet diese ordentlich und verseht sie mit Labels wie "Nachtrag" oder "Sonderwunsch". So könnt ihr bei der Rechnungsstellung alles nachvollziehen und dem Kunden belegen. Das reduziert nicht nur untergegangene Leistungen, sondern motiviert auch die Mitarbeiter, deren Arbeit dann auch bezahlt wird.
• Absicherung bei Schäden/Fremdgewerken: Sensibilisiert eure Mitarbeiter darauf, zu dokumentieren, wie die Baustelle verlassen wurde und ob Abdeckungen vorhanden waren. Besonders wichtig ist dies beim Übergang zu anderen Gewerken: Wenn euer Team auf etwas aufbaut, das später verdeckt wird oder nicht korrekt ist, muss es dokumentiert werden, um spätere Probleme zu vermeiden. Die Dokumentation führt hier automatisch zu einer besseren Erkenntnisphase.
• Kommunikation: Fotos können Kommunikationsprobleme auf der Baustelle erheblich vereinfachen. Statt langer Telefonate oder unklarer Chatnachrichten, kann ein präzises Foto die Situation sofort erfassen und dem Empfänger ein klares Bild vermitteln. Das spart Rückfragen und Zeit, besonders wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt. Unser Tipp: Bevor jemand anruft, soll er Fotos von der Situation machen, damit direkt über das Problem gesprochen werden kann – idealerweise mit eingezeichneten Kreisen oder Pfeilen.
• Social Media: Für Social Media könnt ihr eine besondere Art von Fotos nutzen: das "Foto über die Schulter". Lasst einen Kollegen den anderen fotografieren, während dieser eine Einstellung dokumentiert oder eine Qualitätskontrolle durchführt. Dies erzählt eine Geschichte und transportiert, warum eure Mitarbeiter bestimmte Fotos machen. Solche Bilder könnt ihr dann mit einem Label "Social Media" versehen, um sie später leicht wiederzufinden.

Technische Tipps für bessere Fotos

• Weitwinkel nutzen: Moderne Handys haben Weitwinkelkameras. Nutzt diese in der MemoMeister App, um den Kontext eines Raumes festzuhalten. Für Detailaufnahmen wechselt in den Zoommodus.
• Galerie-Speicherung: In den Einstellungen der App könnt ihr festlegen, ob Fotos, die mit MemoMeister gemacht werden, auch in der Handy-Galerie gespeichert werden sollen. Diese Einstellung ist pro Endgerät. So könnt ihr entscheiden, ob ihr eine separate berufliche Fotolandschaft bevorzugt oder die Bilder auch in der Galerie haben wollt.
• Text in Bild vs. Beschreibung: Wenn ihr Texte oder Zeichnungen direkt ins Bild malt, sind diese fest mit dem Bild verbunden. Für Beschreibungen, die im Bericht erscheinen, korrigiert oder für andere wichtig sind, nutzt lieber die Beschreibungsfunktion des Memos. Im Bild selbst könnt ihr dann einfach Pfeile mit unterschiedlichen Farben setzen und in der Beschreibung erklären, was die Farben bedeuten (z.B. grüne Pfeile = bohren, rote Pfeile = zuspachteln).
• Lichtverhältnisse: Sorgt für gute Lichtverhältnisse auf der Baustelle. Wir empfehlen, Akkuleuchten als Standard in die Werkzeugkisten zu legen. Viele haben auch eine Powerbank-Funktion. Gutes Licht sorgt nicht nur für besser belichtete Fotos, sondern verbessert auch die Arbeitsqualität. Der einfachste Tipp: Wenn Licht da ist, macht es an!
• Schlechter Empfang: Bei schlechtem Empfang könnt ihr Fotos ganz normal in der Handy-Galerie machen und später teilen. Alternativ nutzt die Offline-Funktion von MemoMeister, um direkt in der Mappenstruktur zu dokumentieren, auch ohne Internetverbindung.

Workflows: Fotos sinnvoll einbinden

Es gibt verschiedene Workflows, in die sich gute Fotodokumentation nahtlos einweben lässt:

• Erstbegehung: Legt am Handy eine neue Mappe aus einer Vorlage an und macht bei der Erstbegehung so viele Fotos wie möglich. Beschriftet diese. Das ist später wichtig für Angebote, Vorher-Nachher-Bilder, Kundendiskussionen und die Einweisung der Mitarbeiter. Fragt den Kunden, ob es in Ordnung ist, Fotos zu machen, und haltet alles fest.
• Saubere Baustelle: Habt den Anspruch, die Baustelle sauber zu verlassen und dies zu dokumentieren. Es geht nicht nur darum, "saubere Bilder" zu haben, sondern eine tatsächlich saubere Baustelle. Diese Bilder können wichtig sein für die Baubetrachtung mit dem Architekten, den Kunden oder für ein Fotobuch.
• Vorher-Nachher-Dokumentation: Gute Fotos ermöglichen eine klare Vorher-Nachher-Dokumentation. Das ist nicht nur für euch, sondern auch für den Kunden wertvoll, der später vielleicht wissen möchte, wo eine Steckdose war oder wie etwas vor dem Umbau aussah. Ein ordentlich dokumentiertes Projekt ist ein großer Mehrwert für den Kunden.
• Sonderwünsche dokumentieren: Überprüft euren Umgang mit Sonderwünschen im Unternehmen. Wenn ihr keinen klaren Prozess habt, wie Mitarbeiter mit Kundenanfragen umgehen sollen, hört euch unsere Podcast-Folge "Brücke Büro Baustelle" dazu an. Hier ist der perfekte Workflow, um die Situation, den Sonderwunsch und alle damit verbundenen Änderungen (Material, Planung, Einsatz) zu dokumentieren. Zeigt euren Kunden, dass Sonderwünsche mehr sind als nur ein paar Stunden Regiearbeit.
• Baufortschritt (15:30 Gespräch): Bevor die Mitarbeiter die Baustelle verlassen, sollten sie den Baufortschritt dokumentieren. Dies ist Teil des sogenannten "15:30 Gesprächs". Dabei geht es nicht nur ums Fotos machen, sondern auch darum, sich Fragen zu stellen.

Dokumentationsrichtlinie als Führungsinstrument

Für Mitarbeiter, die sich nicht immer an die Abmachungen halten, haben wir eine neue "Dokumentationsrichtlinie" in unseren Vorlagen erstellt. Ihr findet sie in der Vorlagensammlung. Diese Richtlinie könnt ihr im Onboarding nutzen oder als disziplinarische Maßnahme bei "Querulanten". Sie verschriftlicht, wie in eurem Unternehmen dokumentiert wird, und kann vom Mitarbeiter unterschrieben werden. Gute Mitarbeiter freuen sich, wenn Führungskräfte auch bei denjenigen, die mal quer schießen, konsequent sind.

Der Mehrwert von besseren Fotos

Bessere Fotos bieten einen enormen Mehrwert:

• Für Kunden: Sie freuen sich über eine klare Dokumentation, können Dinge nachschauen (z.B. Elektriker, Küchenbauer) und erhalten ein ordentlich dokumentiertes Projekt.
• Für Mitarbeiter: Sie können sich absichern, weniger in Erklärungsnot geraten und sind aussagefähig, wenn Wochen später Rückfragen kommen. Gute Mitarbeiter sind stolz auf ihre Arbeit und freuen sich, wenn diese durch Fotos belegt ist.
• Für dein Unternehmen (Führungskräfte/Unternehmer): Wenn Fotos zur "Bringschuld" werden, müsst ihr ihnen nicht hinterherrennen. Indem ihr eure Mitarbeiter auf Situationen trainiert, lobt und anerkennt, versorgen sie euch automatisch mit wichtigen Informationen. Ihr könnt euch darauf verlassen, dass die Dokumentation läuft, ohne ständig kontrollieren zu müssen.

Wir haben auch eine Webseite mit weiterführenden Informationen und eine Podcast-Folge mit einem Kollegen von euch verlinkt, falls ihr noch nicht die richtigen Fotos von euren Projekten bekommt.

Aktualisiert am: 27/04/2026