MM#52 MemoMeister Funktionen: So nutzt dein Team die volle Kraft

Chaos auf der Baustelle, fehlende Dokumentation und ineffiziente Abläufe kosten dein Unternehmen wertvolle Zeit und Nerven. In diesem MacherMittwoch zeigen wir dir Funktionen, die nicht nur du, sondern vor allem dein Team kennen und nutzen sollte, um die tägliche Arbeit zu erleichtern und die Kontrolle zu behalten.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem MacherMittwoch tauchen wir tief in MemoMeister-Funktionen ein, die oft unterschätzt werden. Es geht darum, wie du durch smarte Nutzung von Vorlagen, Berichten und Kommunikationstools nicht nur deine eigene Arbeit, sondern vor allem die deines Teams auf der Baustelle optimierst. Wir zeigen dir, wie du Strukturen schaffst, die es deinen Mitarbeitern ermöglichen, selbstständig und fehlerfrei zu dokumentieren und zu kommunizieren.

Die wichtigsten Learnings

• Projektvorlagen aus bestehenden Projekten: Spare Zeit, indem du bewährte Strukturen aus einem abgeschlossenen Projekt als neue Vorlage speicherst. Ideal für wiederkehrende Projekte oder Unterprojekte wie Wohneinheiten in einem Mehrfamilienhaus.
• Das 3-Punkte-Menü als Schweizer Taschenmesser: Dieses oft übersehene Menü ist der Schlüssel zu vielen Kontextoptionen – von ZIP-Exporten für Kunden, die keine Cloud-Freigaben wollen, bis hin zu Rollen-spezifischen Aktionen. Gib deinem Team mit, dass es sich lohnt, dort genauer hinzuschauen.
• Fotodokumentationsberichte als Führungsinstrument: Erstelle aus den Fotos deines Teams einen strukturierten Bericht für Kunden. Das motiviert deine Mitarbeiter, sauber zu dokumentieren, schafft Vertrauen beim Auftraggeber und minimiert Rückfragen zur Rechnung. Du kannst sogar die Reihenfolge der Bilder im Bericht anpassen.
• Emojis für bessere Projektübersicht: Nutze Emojis in Projekt- oder Mappennamen, um eine schnelle visuelle Kategorisierung zu ermöglichen (z.B. rote Emojis für Heizung, blaue für Sanitär). So behält dein Team den Überblick, ohne sich durch zu viele Unterordner zu wühlen.
• Volltextsuche in PDFs: Jedes PDF in MemoMeister ist volltextindiziert. Das bedeutet, dein Team findet wichtige Informationen, Artikelnummern oder Anleitungen blitzschnell – sowohl in der Webanwendung als auch in der App.
• Sortierung nach "Zuletzt geändert": Stelle die Standard-Sortierung in Projekten und Mappen auf "Zuletzt geändert" um. So siehst du und dein Team auf einen Blick, welche Memos zuletzt bearbeitet, kommentiert oder mit Zeichnungen versehen wurden, anstatt nur das Erstellungsdatum zu sehen.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Team-Tutorials anfordern: Wenn dein Team Fragen zu bestimmten MemoMeister-Funktionen hat, die immer wieder auftauchen, bestelle kostenlose Video-Tutorials bei uns. So entlastest du deine Key-User und stellst sicher, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand sind.
2. "Fragen an MemoMeister"-Mappe einrichten: Erstelle eine zentrale Mappe, in der dein Team fortlaufend Fragen, Ideen oder Probleme als Text-, Bild- oder Videomemos sammeln kann. Diese gesammelten Punkte könnt ihr dann strukturiert im nächsten MacherMittwoch oder in einem PowerMove besprechen.
3. Projektvorlagen mit Emojis anpassen: Überprüfe deine aktuellen Projektvorlagen und füge Emojis für eine schnellere visuelle Unterscheidung hinzu. Das hilft deinem Team, Projekte schneller zu identifizieren und die Übersicht zu behalten, besonders wenn sie vielen Gewerken zugeordnet sind.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Wir haben uns heute Funktionen in MemoMeister vorgenommen, die du und vor allem dein Team kennen sollte. Es geht nicht nur darum, dass ihr, die ihr hier zahlreich erschienen seid, diese Funktionen kennt, sondern wie wir daran arbeiten können, dass die Mitarbeiter auf den Baustellen die coolen Funktionen auch kennen und nutzen. Es ist wichtig, dass wir euch Möglichkeiten an die Hand geben, damit dieses Wissen weitergegeben wird. Eine dieser Möglichkeiten haben wir euch im letzten Macher Überblick schon per Mail geschickt und auf die Tutorials hingewiesen. Wir erstellen Tutorials und ihr habt auch die Möglichkeit, Tutorials bei uns zu bestellen.

Projektvorlagen aus bestehenden Projekten erstellen

Wir zeigen euch, wie ihr aus einem bestehenden Projekt eine neue Projektvorlage macht. Wenn ihr in einem Projekt seid, zum Beispiel im Projekt Weilerstraße, und sagt, die Projektstruktur hier finde ich richtig gut und hätte sie gerne als neue Projektvorlage, dann könnt ihr oben bei den weiteren Optionen sagen: 'Als Projektvorlage speichern'. Wenn man das macht, gibt man dem einen Namen, zum Beispiel 'Großprojekt'. Diese Vorlage ist dann unter den Projektvorlagen verfügbar, aber ohne die Inhalte. Aus bestehenden Projekten könnt ihr also wunderbar neue Projektvorlagen machen.

Ein Beispiel, wo das sinnvoll ist, sind Projekte mit mehreren Unterprojekten, wie ein Mehrfamilienhaus mit vielen Wohneinheiten. Ihr könnt in diesem Projekt eine Untermappe 'Wohneinheiten' erstellen. Darin erzeugt ihr dann neue Mappen auf Basis der Projektvorlage, zum Beispiel 'Wohneinheit 1'. So habt ihr quasi im Projekt Weilerstraße darunter noch ein Projekt. Das ist nützlich, wenn man mit Hausverwaltungen arbeitet, mehrere Balkone saniert oder ein größeres Quartier macht. So könnt ihr den Teams schon ein bisschen Struktur vorgeben, damit sie nicht nur unter 'Baustellenfotos' arbeiten.

Auch das Thema Baustellenfotos könnte sich so entwickelt haben, dass ihr es in verschiedene Geschosse aufteilen möchtet. Dann könnt ihr die 'Baustellenfotos' als Vorlage speichern und 'Detaillierte Fotostruktur' nennen. Wenn ihr das gemacht habt, könnt ihr diese detaillierte Fotostruktur in jedes beliebige Projekt einfügen. Ihr könnt die Selektion machen, indem ihr die Shift-Taste drückt, um mehrere Mappen auszuwählen. Dann könnt ihr eine geordnete Struktur einfügen, indem ihr die Projektvorlage 'Detaillierte Fotostruktur' auswählt. Ihr könnt also an beliebiger Stelle aus vorhandenen Projekten Projektvorlagen erzeugen.

Zusammenfassung als ZIP-Datei für Kunden

Was wir gerade gezeigt haben, hat sich in der Praxis schon bewährt. Mit Teilabschnitten als Projektvorlage oder dem Fotodokumentationsbeispiel kann man dies auch super mobil anlegen. Es gibt auch die Möglichkeit, eine ZIP-Datei zu erstellen. Das bedeutet, ihr könnt die gesamten Daten gezippt an Kunden per E-Mail verschicken, die sich partout nicht einloggen wollen. Sie können die Baudokumentation dann in ihrem E-Mail-Postfach ablegen und wieder ansehen. Das ist für viele Kunden eine willkommene Lösung, besonders wenn sie keine Cloud-Freigaben akzeptieren.

Das 3-Punkte-Menü: Der Kontext-Helfer

Das 3-Punkte-Menü ist ein wichtiger Punkt, der sich an vielen verschiedenen Stellen in MemoMeister versteckt. Wir haben es entwickelt, weil MemoMeister oft auch an Geräten ohne Maus verwendet wird. Es ersetzt quasi das Drücken der rechten Maustaste, sodass ihr an jeder Stelle, wo es erscheint, weitere Optionen habt. Zum Beispiel bei einem Memo oder einer Mappe, sowohl in der Webanwendung als auch in der App. Wenn ihr viele Bilder habt, die ihr herausgeben wollt, könnt ihr über dieses Menü auch die gesamte Mappe oder sogar das ganze Projekt als ZIP-Datei herunterladen und als Archiv in eurer Branchensoftware oder auf einem lokalen Laufwerk speichern. Am Handy könnt ihr Memos teilen, auswählen oder verschieben.

Wichtig ist, dass die Optionen im 3-Punkte-Menü von der Rolle abhängen, die ihr habt. Eure eigene Rolle findet ihr, indem ihr oben auf das Profilbild klickt. Unter 'Support' gibt es den Knopf 'Nutzerrollen', der euch zu einer Webseite führt, die erklärt, was eure Rolle oder andere Rollen (Mitarbeiter, Mappenmeister, Admin, Gast) können.

Mehrfachselektion in der App

Viele wissen nicht, dass die Mehrfachselektion in der App möglich ist. Wenn ihr auf der Baustelle seid und mehreren Kollegen mehrere Memos auf einmal zur Verfügung stellen wollt, drückt ihr einfach lange auf ein Bild. Dann kommt ein Rahmen darum, und ihr seid im Selektionsmodus. Ihr könnt dann alle gewünschten Memos selektieren und unten auf 'Teilen' gehen. Ihr könnt einen Link aktivieren, kopieren und per E-Mail, WhatsApp oder über andere Kanäle verschicken. Der Empfänger hat dann Zugriff auf die ausgewählten, freigegebenen Memos. Alternativ könnt ihr die Selektion auch über das 3-Punkte-Menü starten und dann 'Auswählen' tippen.

Powermove Sessions für tiefergehende Workflows

Die drei Good-to-know-Punkte sind: Projektvorlagen aus Projekten erzeugen, die Wichtigkeit des 3-Punkte-Menüs (und dieses Wissen im Unternehmen weiterzugeben) und die Mehrfachselektion in der App. Man muss sich trauen, auf das 3-Punkte-Menü zu drücken. Bei Fragen wendet euch an den Key-User oder an uns. Manchmal verbirgt sich hinter so einem 3-Punkte-Menü auch ein Prozess oder Workflow, den man im Unternehmen aufbauen oder umsetzen will. Dazu haben wir seit einigen Monaten den Powermove, einen Online-Treffpunkt mit Markus.

Dieses neue Format sind 30-minütige 1-zu-1-Sessions mit Markus. Wir haben schon über 40 Termine gemacht, und sie waren alle sehr cool. Markus bekommt viel von unseren Kunden mit und kann dieses Wissen dann an andere weitergeben. Es ist wirklich zu empfehlen. Ein Favorit, der sich herauskristallisiert hat, ist der Dokumentationsbericht. Das ist eine schöne Berichtsform, die bei großen Projekten die einzelnen Mappen sauber darstellt und super übersichtlich und nachvollziehbar für den Auftraggeber ist. Nutzt das! Einige Kunden buchen sich sogar einmal im Monat einen Powermove-Termin, um ihre Themen Schritt für Schritt voranzubringen. Wenn euch im Alltag Themen begegnen, bei denen ihr denkt, das könnte ich mit MemoMeister lösen, vereinbart einfach einen Termin bei Markus, um bei Workflows weiterzukommen.

Fotodokumentationsbericht für Kunden und Team-Motivation

Ein wichtiger Bericht ist der Fotodokumentationsbericht, um zusammenzufassen, was auf der Baustelle gemacht wurde. Wir sind große Verfechter davon, diesen Bericht am Schluss als Baufortschrittsbericht mit der Rechnung an den Kunden mitzugeben. Das hat mehrere Gründe: Eure Kollegen auf der Baustelle wissen, dass die Fotos, die sie machen, nicht für die Ablage sind. Kein Mensch macht gerne Fotos, die irgendwo verstauben. Wenn die Fotos Teil eines Berichts sind, der an den Kunden geht, motiviert das. Der Kunde bekommt zu den Revisionsunterlagen eine Nachvollziehbarkeit des Geschehens.

Wir haben ein gelbes Symbol hinzugefügt, weil viele von euch vielleicht noch nicht wissen, dass ihr die Reihenfolge der Fotos im Bericht auswählen könnt. Ihr könnt Fotos selektieren, indem ihr sie in der gewünschten Reihenfolge anklickt. Diese Reihenfolge wird dann im Bericht beibehalten. Das ist nützlich für Vorher-Nachher-Situationen. Ihr könnt auch zwischen Raster- und Listenansicht wechseln, um die Auswahl zu erleichtern. Wenn ihr den Bericht erzeugt, hat er die gewünschte Reihenfolge. Das Spannende ist, dass die Mitarbeiter wissen, dass die Bilder nachher rausgehen.

MemoMeister als digitales schwarzes Brett / Pinnwand

Ein weiteres oft unterschätztes Element ist die Nutzung der Pinnwand oder des schwarzen Bretts. Ihr könnt MemoMeister als digitales schwarzes Brett 'missbrauchen'. Ihr habt sowieso einen Kanal und eine App, um mit euren Leuten über Projekte zu kommunizieren. Aber ihr könnt auch wichtige allgemeine Informationen teilen: Sicherheitsunterweisungen, neue Gesetze, neue Vorlagen in MemoMeister und wie man sie benutzt (wie wir im letzten MacherMittwoch über PDF-Vorlagen in der App gesprochen haben). Verwendet dies, um Informationen an das Team und die Mannschaft auszuspielen. Erstellt dazu einfach eine Mappe, die idealerweise ganz oben hängt und auf die jeder Zugriff hat, um wichtige Infos, kleine Videos oder Termine zu posten. Bei Interesse erklären wir das gern ausführlicher in einem MacherMittwoch oder in einem Powermove.

Volltextsuche in PDFs und Dokumenten

Viele wissen nicht, dass die Suche in MemoMeister alle PDFs volltextindiziert. Ihr findet die Sachen über den gesamten Account. Wenn ihr bei 'Alle Memos' einen Suchbegriff eingebt, findet ihr alle Dokumente, in denen dieser Begriff vorkommt. Wenn ihr dann in das PDF geht, ist die Suche dort auch hinterlegt, und ihr seht, wo der Begriff im Dokument vorkommt. Das funktioniert auch in der App. So findet ihr Artikelnummern, Positionen oder Gebrauchsanleitungen schnell wieder. Wichtig ist, die Suche in der App in die Zwischenablage zu kopieren, um sie dann im PDF zu verwenden.

Sortierreihenfolge nach "Zuletzt geändert"

Ein immer wiederkehrendes Thema im Support ist die Sortierreihenfolge. Die meisten haben standardmäßig 'Erstelldatum' eingestellt. Wenn ihr es auf 'Zuletzt geändert' umstellt und den Pfeil entsprechend einstellt, seht ihr immer die neuesten Änderungen – seien es Kommentare, Beschreibungsänderungen oder Zeichnungen in Bildern. Stellt es oben einfach auf 'Zuletzt geändert' um, dann seht ihr nicht nur, wann etwas hochgeladen, sondern auch wann es zuletzt geändert wurde. Ihr könnt 'Zuletzt geändert' auch in den Filtern einstellen, zum Beispiel im Dashboard. Dort könnt ihr euch Filter anlegen, um zum Beispiel alle Abnahmeprotokolle nach 'Zuletzt geändert' sortiert zu sehen, weil diese im Projekt abgeschlossen werden sollen. Kommt einfach auf uns zu, wenn ihr das Thema Dashboard genauer anschauen möchtet, da gibt es einige Dinge zu beachten.

Optimale Projektstruktur mit Emojis

Die Frage nach der optimalen Projektstruktur ist schwer, da sie vom Gewerk, euren Strukturen und der Mitarbeiterzahl abhängt. Ein Powermove ist hier gut angebracht, da wir viel Erfahrung in verschiedenen Unternehmensgrößen haben. Eine Möglichkeit ist es jedoch, schon in der Projektvorlage Emojis zu verwenden. Zum Beispiel rote oder orange Emojis für Heizungsprojekte, blaue für Sanitär und grüne für Photovoltaik. Eure Projekte haben dann im Bereich der aktiven Projekte diese Emojis, und ihr seht sofort, um welches Gewerk es sich handelt. Das hilft, die Übersicht zu bewahren und spart eventuell Untermappen. So müsst ihr nicht separate Ordner für 'Aktive Projekte Heizung' oder 'Aktive Projekte Bad' anlegen, sondern macht es einfach mit den Emojis. Diese kommen aus der Vorlage. Wenn ihr möchtet, könnt ihr auch über die Gruppen die entsprechenden Gruppen für die Gewerke in der Projektvorlage hinterlegen, sodass Mitarbeiter, die nur Photovoltaik machen, die Sanitärsachen gar nicht sehen. Das Konzept ist dasselbe: Wir wollen, dass die Projektstruktur nicht zu tief verschachtelt ist und andere Mechanismen genutzt werden.

Memos anpinnen für wichtige Dokumente

Wenn ihr eine Mappe mit vielen Bauzeichnungen habt und der Architekt sagt, ein bestimmter Grundriss ist der wichtigste Plan, den ihr immer wieder braucht, könnt ihr diesen Plan anpinnen. Wenn ihr dann in der Mappe seid, ist das angepinnte Memo immer oben. Das funktioniert innerhalb der Mappe, nicht über mehrere Untermappen hinweg. So habt ihr wichtige Pläne immer direkt im Blick. Ob die Reihenfolge mehrerer angepinnter Memos variierbar ist, müssen wir noch prüfen.

Fragen an MemoMeister: Eure persönliche Wissensdatenbank

Wir sind unglaublich dankbar für solche Rückfragen. Ihr könnt am Ende des MacherMittwochs auch einfach im Raum bleiben und eure Fragen stellen. Wir haben uns überlegt, dass ihr eine Mappe 'Fragen an MemoMeister' in eurem Account einrichten könnt, vielleicht nur für euch selbst oder ein kleines Führungsteam. Dort könnt ihr unter dem Monat, wenn Themen aufkommen, ein Textmemo, Video oder Bild von etwas machen und es dort ablegen. Dann könnt ihr diese Fragen zum MacherMittwoch mitbringen, und wir diskutieren sie ab 12 Uhr. Das ist eine sehr bereichernde Geschichte, da oft andere die gleichen oder ähnliche Fragen haben.

Gelöschte Memos im Papierkorb

Eine häufige Frage ist, was mit gelöschten Memos passiert. Egal wer in MemoMeister etwas löscht, es landet immer im Papierkorb. Zugriff auf den Papierkorb haben nur Administratoren und Eigentümer. Dort können Memos wiederhergestellt werden. Nach 90 Tagen werden sie dann komplett entsorgt. Ihr habt also noch die Chance, sie wiederherzustellen.

Prozess für Mappen anlegen

Denkt darüber nach, wann, wie und wer im Unternehmen Mappen anlegt. Legt ihr sie an, wenn die Branchensoftware eine Projektnummer vergeben hat, oder schon bei einer ersten Kundenanfrage? Überlegt, wie ihr diesen Prozess strukturieren könnt und wo die Mappen angelegt werden. Ein Anfrageprojekt kann man auch anders organisieren; kommt dazu gern auf Markus zu, um mehr Struktur zu erhalten. Wir können auch kleine Tutorials mit Screenshots erstellen, damit die Mitarbeiter im Büro Mappen anlegen können. Es ist sogar eine Automatisierung über eine Make-Schnittstelle möglich, dazu kommen in den nächsten Wochen und Monaten noch mehr Infos. Aber im Grunde geht es erstmal darum, wann die Mappen angelegt werden.

Überarbeitete Gruppenverwaltung

Das Thema Gruppen ist neu und stark überarbeitet worden, um noch einfacher, schneller und intuitiver zu funktionieren. Unter dem Zahnrad findet ihr die Gruppenverwaltung. Neben den Systemgruppen (basierend auf eurer Rolle, z.B. 'Alle Mitarbeiter') könnt ihr eigene Gruppen erstellen, zum Beispiel 'Büro', 'Abrechnung', 'Lager', 'Monteure' oder 'Azubis'. Eine neue Gruppe legt ihr mit einem Namen an und wählt dann die Mitglieder aus. Sobald die Gruppe erstellt ist, könnt ihr sie immer wieder verwenden, anstatt einzelne Namen einzugeben. Das ist sehr wertvoll, wenn Mitarbeiter kommen oder gehen, da ihr nur die Gruppenmitglieder verwalten müsst, nicht die Zuordnung in jedem Projekt. Bei Fragen zum Thema Gruppen unterstützen wir euch gerne bei der Umsetzung.

Neues Formular: Fahrzeug Quartals Checkliste

In der Vorlagensammlung gibt es ein neues Formular: 'Fahrzeug Quartals Checkliste'. Für alle, die Fahrzeuge haben und von ihren Mitarbeitern, die die Fahrzeuge benutzen, einmal im Quartal einen Überblick über den Zustand haben möchten. Sucht es in der Vorlagensammlung und schaut, ob es für euch passt. Ihr könnt den Inhalt gegebenenfalls anpassen, auch die Textfelder sind anpassbar.

Bauimpulse Podcast Empfehlungen

Jede Woche gibt es eine neue Folge des Bauimpulse Podcasts. Wir möchten euch zwei Folgen besonders ans Herz legen: 'Microsoft Teams auf der Baustelle', wo wir darüber sprechen, warum Teams aus Kundensicht nicht ideal für die Baudokumentation ist, aber dennoch im Unternehmen genutzt wird. Und eine Folge über 'Kooperationen von Handwerkern', um Skaleneffekte zu erzielen. Hört gern mal rein, wenn ihr unterwegs seid.

Macher Überblick und individuelle Tutorials

Wir schicken immer einen 'Macher Überblick' per E-Mail raus, einige Tage nach dem MacherMittwoch, der die Inhalte zusammenfasst. Wenn dieser Überblick kommt, ist auch die Aufzeichnung des Webinars verfügbar, falls ihr nicht dabei sein konntet oder einen Ausschnitt noch einmal ansehen möchtet. Dort findet ihr auch neue Formulare und Tutorials. Wenn ihr im Alltag das Gefühl habt, etwas zwei- oder dreimal erklären zu müssen, und denkt, wir könnten das besser erklären, schreibt uns! Wir erstellen euch ein zwei- oder dreiminütiges Video-Tutorial (gerne auch hochkant im TikTok-Stil), das ihr euren Kollegen zeigen könnt. Eines der letzten Tutorials, die wir gemacht haben, erklärt zum Beispiel, wie man unterwegs Vorlagen benutzt. Die Tutorials findet ihr unter 'Einstellungen' bei 'Video Tutorials'. Ihr könnt natürlich auch selbst Tutorials für euer Team erstellen, das ist dann wieder das Thema 'Schwarzes Brett'.

Die MacherMittwoch-Termine für die nächsten Monate stehen schon fest und sind auf unserer Webseite verfügbar, inklusive Google- und Outlook-Kalender-Integration. Eine Woche vorher und ein paar Tage davor schicken wir Erinnerungen. Im Anschluss an den MacherMittwoch gibt es immer ein Community-Treffen, wo ihr eure Fragen stellen oder den Diskussionen der anderen zuhören könnt. Wir sind gespannt, welche Themen ihr habt, auch zu dem, was wir heute gezeigt haben.

Aktualisiert am: 27/04/2026