MM#55 Projektnachbesprechung_ Schlüssel zur Teamstärkung und Projektsteuerung

Systematische Projektnachbesprechungen: Wie dein Team Fehler vermeidet und die Projektsteuerung deines Betriebs optimiert.

Als Chef eines Handwerksbetriebs kennst du das Problem: Nach einem Projekt schleichen sich immer wieder die gleichen Fehler ein oder gute Ansätze gehen verloren. Mit einer strukturierten Projektnachbesprechung gibst du deinem Team ein mächtiges Werkzeug an die Hand, um kontinuierlich zu lernen und die Qualität eurer Arbeit nachhaltig zu steigern.

Das nimmst du mit

• Strukturiere Projektnachbesprechungen, um Fehler zu identifizieren und Best Practices zu etablieren.
• Nutze MemoMeister-Funktionen wie Mappenverschiebungen und Labels zur effizienten Vorbereitung und Dokumentation.
• Ermögliche deinem Team ein kontinuierliches Lernen aus jedem Projekt für nachhaltige Qualitätssteigerung.

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Inhalt

• 01:03 – Vorbereitung auf die Nachbesprechung: Die 50%-Checkliste als Qualitätssicherung
• 03:55 – Projekte effizient zur Nachbesprechung gruppieren und verschieben
• 06:33 – Projektergebnisse bewerten: Labels für Best Practices und Fehlerquellen nutzen

Schaffe eine systematische Struktur für deine Projektnachbesprechungen

Regelmäßige Projektnachbesprechungen sind essenziell, um die Lernkurve deines Teams zu beschleunigen und wiederkehrende Fehler abzustellen. Mit MemoMeister kannst du diesen Prozess nahtlos in deinen Arbeitsalltag integrieren und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in deinem Betrieb etablieren. Sorge dafür, dass dein Team aus jedem abgeschlossenen Projekt wertvolle Erkenntnisse gewinnt.

So sicherst du frühzeitig die Qualität deiner Projekte mit der 50%-Checkliste

Die 50%-Checkliste ist ein proaktives Werkzeug zur Qualitätssicherung, das dein Team einsetzt, bevor ein Projekt vollständig abgeschlossen ist. Dein Team fragt dabei den Kunden nach der Hälfte des Projekts nach dessen Zufriedenheit, um gegebenenfalls frühzeitig nachsteuern zu können. Dies minimiert spätere Reklamationen und stellt die Kundenzufriedenheit sicher.

• [ ] Importiere die '50%-Checkliste' aus der MemoMeister Vorlagensammlung.
• [ ] Weise die Vorlage allen relevanten Mitarbeitern zu.
• [ ] Dein Team nutzt die Checkliste, um Kundenfeedback während des Projekts einzuholen.

Organisiere deine Projekte für die effiziente Nachbesprechung

Um alle relevanten Projekte für eine Nachbesprechung zu bündeln, nutze die Funktion zum Verschieben mehrerer Mappen gleichzeitig. Erstelle eine zentrale Mappe namens 'Projektnachbesprechung', in die dein Team alle Projekte verschiebt, die zur Diskussion anstehen. So hast du alle relevanten Informationen für die Besprechung sofort griffbereit.

• [ ] Erstelle eine zentrale Mappe „Projektnachbesprechung“ in deinem MemoMeister Account.
• [ ] Dein Team wählt in der Projektübersicht alle fertiggestellten Mappen aus.
• [ ] Verschiebe diese Mappen gesammelt in die „Projektnachbesprechung“-Mappe.
• [ ] Nutze den Link in der Statusmeldung, um direkt zum Zielordner zu springen und weiterzuarbeiten.

Nutze Labels, um wertvolle Erkenntnisse aus Projekten zu gewinnen

Um aus jeder Projektnachbesprechung maximale Erkenntnisse zu ziehen, sollte dein Team Memos innerhalb der Projekte mit Labels versehen. Diese Labels helfen, erfolgreiche Vorgehensweisen ('Best Practice') oder Verbesserungspotenziale ('Optimierungspotenzial') systematisch zu dokumentieren. So können Erfahrungen gebündelt und zukünftige Projekte optimiert werden.

• [ ] Erstelle standardisierte Labels wie 'Best Practice' oder 'Lessons Learned'.
• [ ] Dein Team markiert relevante Memos mit diesen Labels innerhalb der Projekte.
• [ ] Besprecht die gelabelten Punkte in der Projektnachbesprechung, um gemeinsam zu lernen.

Optimiere deine Betriebsstruktur für maximale Effizienz

Sollte die aktuelle Struktur deines MemoMeister Accounts nicht optimal zu den Abläufen in deinem Betrieb passen oder du Unterstützung bei der Implementierung dieser Prozesse wünschen, steht dir unser Team zur Seite. Buche einen kostenlosen Power Move Termin, um gemeinsam deine Strukturen zu analysieren und zu optimieren. So stellst du sicher, dass dein Betrieb sein volles Potenzial ausschöpft.

Was dein Team jetzt tun kann

• [ ] Nutze die 50%-Checkliste vor Projektende zur frühen Qualitätssicherung.
• [ ] Verschiebe abgeschlossene Projekte in die Sammelmappe 'Projektnachbesprechung'.
• [ ] Setze Labels wie 'Best Practice' oder 'Optimierungspotenzial' direkt in den relevanten Memos.

Vollständiges Transkript

[00:00] Jetzt gibt's eine halbe Stunde Input, Input, Input und dann im Anschluss merkt euch eure Fragen oder schreibt es in den Chat und dann beantworten wir die Fragen, wenn irgendwas konkret wichtig ist zu dem Punkt, wo ich gerade erzähl oder erwähne, könnt ihr auch natürlich zwischen reingrätschen, aber die Einladung gilt einfach nachher noch ein bisschen dazubleiben und zuhören, was haben die anderen für Fragen oder eure Fragen auch loszuwerden. Zum Thema vom heutigen Macher Mittwoch oder allgemein zu Themen, wenn ihr ähm zum zum Memo Meister, zum Drumherum einfach Fragen habt. Merkt's euch, bleibt

[00:29] nachher noch dran, dann machen wir so eine halbe Stunde so Community Treffen im Anschluss. Ähm ganz ganz ganz neu und deswegen hat auch der ein oder andere von euch die letzten ein, zwei Tage vielleicht ein kurzes Problem gehabt, wenn er Nutzer einladen wollte, ist, mir haben in den letzten Tagen auch eingeführt, dass man Memo Meister sich jetzt mit Social Logins und Social Accounts einloggen kann. Das heißt, für alle die, die ihre Mitarbeiter auf dem Gmail haben oder auf so einem ähm Google Mail oder auf welchen sozialen Medien Logins, könnt ihr auch jetzt im einmal eingeloggt in Memo Meister auch da damit einloggen. Das kann man auch umstellen im Ding.

[01:03] Also, guckt da mal rein unter den Nutzer Settings, ähm nur Mitarbeiter brauchen im Prinzip dann kein mehrfaches Passwort mehr, sondern wenn sie einmal im Social Login drin sind, können sie auch in Memo Meister reingehen. Das so so auf die Schnelle hier noch mit eingeschoben. Heute geht's um die Projekt Nachbesprechung, wie gesagt, und damit wir da schon mal direkt ein Thema von vornherein mit drin haben, möchte ich euch die PDF Vorlagen mal zeigen, wie die funktionieren und äh da haben wir nämlich eine Vorlage, die 50% Checkliste und diese 50%

[01:41] Checkliste, die findet ihr, wenn ihr in euren Memo Meister Account reingeht unter die Vorlagensammlung geht und dann auf Vorlagen importieren drückt und da oben 50 % einkippt, könnt ihr euch die importieren. Wenn ihr die importiert habt, steht die jedem zur Verfügung, der Zugriff drauf hat, das seht ihr hier. Ich habe in dem Fall standardmäßig alle Mitarbeiter. In der App sieht es dann nachher so aus. Genau. Anmachen.

[02:12] In der App sieht es dann nachher so aus, dass man diese Checkliste, diese 50% Checkliste, jetzt wäre es gut, wenn die es auch käme. nicht Also, ich sehe das noch so aus, ne? Ja, ja. Äh Ich sehe sehe ich auch, das sollte jetzt aber mein mein meine App kommen.

[02:44] Na, starte ich das noch mal. Der Markus hat es vorher schon gesehen. Es hat schon funktioniert im Tech Test. Das stimmt ja. So, na, aber irgendwie scheint da tatsächlich irgendjemand steuert meinen Computer fremd. Jetzt! So, ja, und wenn ihr in einem in dem Projekt drin seid,

[03:08] ich gehe mal jetzt hier in unserer Weiterstraße 29 hier, wenn ihr ein Projekt drin seid und hier eine Mappe habt, wie Qualitätssicherung oder Qualität oder so, dann geht ihr da rein und dann drückt ihr hier unten auf das Plus und dann habt ihr unter Vorlagen Zugriff auf all diese Vorlagen und diese 50% Checkliste, die habe ich gerade in der Vorlagensammlung geholt und die Mitarbeiter haben die jetzt hier und können die jetzt öffnen und dann eben auch anfangen auszufüllen. Der Inhalt dieser 50% Checkliste soll jetzt heute eine kleinere Rolle spielen. Wichtig ist einfach nur, wenn ihr eine 50% Checkliste nutzt bei euren Projekten, dann heißt es einfach ihr fragt den Kunden ein paar Tage, bevor ihr fertig seid,

[03:49] wie ihr wie zufrieden er mit eurer Leistung bisher ist, weil dann kann man es noch reparieren. Habe ich auch ein Podcast schon die ganze Folge drüber gemacht, wenn es euch interessiert. Jetzt hier im Good to Know einfach nur für alle die, die noch nicht wussten, wie einfach das mit den Vorlagen inzwischen geht, so einfach geht es. Mitarbeiter auf Vorlagen drücken und kann sich dann aus der Vorlagensammlung die Vorlage auswählen. Für die Projektnachbesprechung mehr Relevanz hat das Thema mehrere Mappen verschieben. Beim mehrere Mappen verschieben haben wir auch ein neues Tutorial auf unserer Tutorial Seite drin und ihr findet, wenn ihr auf aktive Projekte geht, ja manchmal Projekte,

[04:26] wie jetzt das Ritter Gässle 1, die Berliner der Berliner Platz 21 und der Kirchhamer Weg 45 und all diese Mappen, die möchte ich jetzt auf einmal verschieben. Dann könnt ihr hier in der Mitte auf weitere Mappen gehen und hier wenn ihr hier oben auf Auswählen drückt, könnt ihr einfach die Mappen auswählen, die ihr jetzt z.B. bearbeiten, verschieben, archivieren oder löschen wollt. Manchmal hat man ja in einem Projekt oder in einem Unterverzeichnis Mappen drin, wo man sagt, oh Gott, da muss ich jetzt aufräumen, dann kann man das mit der Mehrfach Selektion machen. In dem Fall verschiebe ich jetzt diese drei Projekte, weil meine Mitarbeiter haben mir gesagt, hey, wir sind tendenziell fertig und bevor ich die Rechnung rausschick, möchte ich mit denen noch einmal drüber sprechen.

[05:05] Das heißt, wir empfehlen euch allen auf dem auf der Mappen Ebene eine Mappe zu machen, die da heißt Projektnachbesprechung. Wenn euer Account nicht so oder so ähnlich aussieht, sondern äh eine Verwaltungsstruktur hat, die anders ist und ihr möchtet, dass wir mal mit euch zusammen in den Account reinschauen, dann könnt ihr euch gern zum bei Markus zum Power Move anmelden. Halbe Stunde kostenlos einfach mal reingucken bei euch, wie seid ihr organisiert und könnten wir vielleicht die Organisation ein kleines bisschen umändern. Ich habe jetzt hier die die Nachbesprechung als Mappe und genau da verschiebe ich jetzt diese gerade ausgewählten Memos hin. Und jetzt aufgemerkt, ja aufgemerkt, Aufmerksamkeit hoch.

[05:47] Jetzt drücke ich hier auf verschieben und dann geht hier unten links äh so ein kleines so eine kleine Statusmeldung auf und bei der Statusmeldung ist ein Link. Das heißt, wenn ich jetzt hier was verschiebe und dann auf diesen Link drückt er da unten, dann lande ich automatisch da, wo ich es hin verschoben habe. Wenn ich es nur verschieben drückt, bleibe ich da, wo ich bin. Ich mach das jetzt mal, ich verschiebe das jetzt und Projekt Nachbesprechung. Dann äh taucht es hier unten auf und dann drücke ich hier drauf und dann bin ich da, wo ich es hingeschoben habe. Das ist auch bei Memos, bei Mehrfachselektion genau dasselbe. Das heißt, ich springe dann dahin, wo ich es hin verschoben habe, weil da will ich ja weiterarbeiten. Also, ganz kleiner Trick, der aber viel Klickarbeit nachher spart, wenn man dann noch mal rum äh den Weg auch sucht, wo man hin wollte. Jetzt habe ich diese drei Projekte in die Projekt Nachbesprechung verschoben.

[06:33] Jetzt kann ich prinzipiell darüber sprechen, über wie so eine Projektnachbesprechung aussieht und was man damit machen kann. Das hilft uns jetzt der nächste Punkt äh in die in die Richtung zu kommen. Wir haben nämlich bei den äh Memos auch die Möglichkeit Labels in der Mehrfach Auswahl zu setzen. Auch dafür haben wir schon ein Tutorial gemacht, wir zeigen es euch jetzt ähm hier noch mal am Beispiel Projekt von der Weidastraße 29. Jetzt gibt's ja in dem Projekt hier, kennt der eine oder andere ja von euch auch die Möglichkeit im Projekt gar nicht in die einzelnen Mappen zu gehen, sondern einfach hier drauf zu drücken und runter zu scrollen. Es gibt verschiedene Labels, die wir empfehlen zum im Rahmen einer Projektnachbesprechung.

[07:15] Ein Label, das man setzen kann, ist Best Practice. Das machen wir jetzt mal zusammen. Ihr könnt hier auf dieses Auswahlfeld drücken oder hier oben auf das Ausfallfeld drücken. Wenn ihr runter scrollt, ist das Ausfallfeld nur noch hier. Dann drückt ihr da drauf und dann sagt er, hey, das war, das war eigentlich gut Best Practice, weil hier hat der Kollege markiert, wo wir parken können und wo die wo der Anschluss sein soll. Das war Best Practice, da hat der Kollege markiert, wo muss Material abladen sollen und wo man es nicht abladen sollen. Und dann scrolle ich halt so weiter, gehe als Chef quasi einmal schnell über das Projekt drüber und guck, was haben wir denn in diesem Projekt einfach richtig gut gemacht, dass das wir nächstes Mal vielleicht genauso wieder machen können. Ah, das war auch cool, dass der Kollege das Bild gemacht hat, nachdem er alles da eingelagert hat.

[08:01] So, jetzt drücke ich hier unten auf bearbeiten und dann auf Labels bearbeiten und gib hier als Label Best Practice ein. Speichern. Jetzt habe ich quasi die paar Bilder in dem Projekt mit Best Practice markiert. Mit genau dem gleichen Vorgang, Vorgehen kann ich jetzt noch mal durch das Projekt gehen und z.B. äh Qualitätssicherung, also QM Maßnahmen feststellen und dann gehe ich durch und sag, was war denn hier gut? Das äh das ist schon als Gefährdung markiert, das brauche ich jetzt nicht als Gefahr. Hier hier haben wir ein Thema Qualitätssicherung. Hier haben wir ein Thema Qualitätssicherung. Und da und ihr wisst, was ich meine, dann gehe ich so durch, dann drücke ich wieder bearbeiten, setzt es Label und macht das Label QM. Speichern.

[08:48] So, jetzt habe ich quasi im Projekt mehrere Memos markiert mit Best Practice, mehrere Memos markiert mit QM, mehrere z.B. mit Gefährdung. Da darf sich jeder selber überlegen, welche Themen man denn mit dem Mitarbeiter in der Projektnachbesprechung besprechen könnte. Wir sind jetzt mit dem Good to Know Teil durch, also mit den Funktionen, die man in Memo Meister dazu benutzen kann. Jetzt wollen wir ein bisschen in den praktisch theoretischen Teil reingehen. Das ihr es gerade gesehen habt, haben wir ja verschiedene Situationen auf Baustellen, die immer wieder aufpoppen. Und wir wissen es, dass jeder eigentlich seine Mitarbeiter drauf trainieren möchte, dass er zu bestimmten Situationen eben Bilder macht.

[09:30] Jetzt kann man das einmal sagen, mehrfach sagen, beim Unterweisen sagen oder einfach per Zufall irgendwann im Alltag auf Zuruf sagen, hey, denk dran, mach noch die Bilder. Was aber richtig gut ist, ist deswegen eine Projektnachbesprechung zu machen, zu sagen, ihr macht regelmäßig einen Termin, der immer in etwa gleich aufgebaut ist, so als kleine Keimzelle, wo ihr über die Situationen, die eben wichtig sind, noch mal sprecht, weil da sitzen ein paar dabei, die machen es gut. Da sitzen ein paar dabei, die sollten es noch ein bisschen besser machen. Aber dieses wiederholende drüber sprechen über die Situation, die zu dokumentieren sind, ist so eine Projektnachbesprechung sehr sehr sehr sehr viel wert, weil ist der nächste Punkt.

[10:11] Der Mitarbeiter, der möchte ja in aller Regel nicht einmal, also es gibt die guten Mitarbeiter, sagen wir mal so, die die sich auch an die Ideenvorgaben halten, die sofort verstehen, hey, cool, das kann ich da damit machen, die machen das. Die sehen ja aber auch die Mitarbeiter, die es nicht machen oder nicht so vernünftig machen oder nicht so konsequent machen oder nicht so in hohe Qualität machen. Wenn wir jetzt aber als Chef immer wieder einfach in der Projektnachbesprechung die positive Beispiele herauspickt und sagt, das hast du cool gemacht, das hast du cool gemacht. Das war eine richtig gute Idee von dir, zu markieren, wo denn der Kran parken kann. Das war eine richtig gute Idee von dir, äh das, wo ihr das Material eingelagert habt, das Bild zu machen, dass das Material da ist. Und das kann man in eine Projektnachbesprechung machen, weil dann kann ich quasi mein Team führen, an positiv Beispielen und die, die es nicht gemacht haben, die merken, okay, jemand anders bekommt gerade Anerkennung.

[11:02] Dass ihr das machen könnt, haben wir ja gerade äh in Memo Meister auch gemacht mit diesen Labels. Also, ich mache jetzt die Projektnachbesprechung von der Weitastraße 29, dann gehe ich da oben rein und da suche ich einfach nach Best Practice, drückt es an und dann kommen die Bilder, die ich markiert habe als Best Practice. Die habe ich jetzt aber nicht nur für die eine Projektnachbesprechung für die Weitastraße 29, sondern da kann ich am Ende vom Jahr auch hingehen und sagen, lasst uns mal alle Best Practice Bilder vom ganzen Jahr anschauen und gemeinsam die guten Ideen feiern, die wir hatten. Gleichzeitig kann man aber sagen, lasst uns mal alle QM Themen dieses Jahres durchgehen und gucken, was können wir in Zukunft denn besser machen, was haben wir denn noch vom Potenzial? Also, dann gehe ich nicht auf Best Practice, sondern dann gehe ich da oben und suche einfach nach QM. Und dann kommen halt die Punkte heraus, wo man sagt, okay, ähm was können wir besser machen? Ja.

[11:52] Man kann auch, kleiner Einschub, sowas mal Azubi durchgehen lassen und sagen, guck du doch mal einfach nach allen QM Themen in der Vergangenheit durch und überlege, wie hättest du das anders oder besser gemacht. Ähm so. Gute Führung, gutes Werkzeug und jetzt kommt das Thema kein Bock auf Feedback, weil wenn man Feedback eben Mitarbeiter gibt, dann weiß der ja oft, also Mitarbeitergespräch, da gibt's einfach oft eine Stimmung, ein Stimmungsbild, wo die Leute sagen, okay, jetzt jetzt nutzt du wieder und packt alles aus, was man in der Vergangenheit doof gemacht haben. Ich möchte ja euch darauf hinweisen, dass man diese Projektnachbesprechung auch positiv framen kann, dass man diese Best Practice Beispiele hervorheben kann, dass man das gibt da so ein Sandwich Methode zum Feedback geben.

[12:38] Man startet mit was gutem, packt dann vielleicht zwei, drei Verbesserungsthemen mit rein und beendet die Projektnachbesprechung dann auch wieder mit was gutem, z.B. mit äh der Kunde hat schon eine Bewertung bei Google abgegeben oder der Kunde hat eine Weiterempfehlung gegeben oder oder oder, das heißt, ähm in der Projektnachbesprechung nicht die Chance nutzen und zu sagen, jetzt hauen wir es drauf. Was äh ich greif jetzt mal hier vor schon an der Stelle zu diesem Punkt. Was bei einer Projektnachbesprechung elementar wichtig ist,

[13:12] es ist es für euch die Bühne aus dem Alltag Emotionen rauszunehmen. Jetzt seid ihr auf einer Baustelle, Mitarbeiter hat was verbockt oder ein Fremdgewerk hat was verbockt oder ihr seid im Stress, Baustelle läuft nicht, wie ihr wie ihr geplant habt und ihr habt einfach gerade eine nicht so gute Stimmung oder eure Projektleiter oder Kapos Vorarbeiter haben gerade nicht so die perfekte Stimmung, weil einfach irgendwie der Tag halt es gerade so gebracht hat, dass man halt nicht gut drauf ist. Dann kann man, wenn man Projektnachbesprechungen im Unternehmen als Maßnahme hat, im Alltag, im konkreten Alltag ein bisschen die Emotionen rausnehmen und sagen, lass uns jetzt die Kuh vom Eis bekommen, lass uns jetzt das Problem lösen.

[13:52] Ein Kunde wartet oder das Nachgewerk kommt oder oder oder. Jetzt lösen wir das Problem, wir halten es aber fest, machen ein paar Bilder, weil in der Nachbesprechung guck mal, was wir können wir da besser machen, was können wir da draus lernen, wie können wir das so machen, dass wir das Problem in Zukunft nicht mehr so oft haben oder vielleicht gar nicht mehr haben. Und dann ist es auch wieder hier eine Kombination eigentlich eine super Sache, weil die mit der Mitarbeiter, der fährt dann abends nach Hause und hat gesagt, hey, eigentlich hatte ich in der Vergangenheit immer voll den Föhn bekommen und bin frustriert nach Hause gefahren und jetzt hat mein Chef aber äh eine andere Art Umgang mit mir, weil er sagt, mir trennen die Sachebene von der Personenebene und wir sprechen über das Problem an einem anderen Tag mit weniger Emotionen.

[14:34] Und zu guter Letzt hier bei den Beispielen, wenn ihr eine Projektnachbesprechung macht, dann habt ihr und wenn ihr idealerweise macht, bevor ihr die Rechnung verschickt, dann habt ihr die Chance und die Möglichkeit noch mal nachzugucken, ob ihr nicht irgendwelche Leistungen erbracht habt, die ihr vielleicht nicht abgerechnet habt, die der Kunde aber gar kein Problem hat zu bezahlen. Es gibt natürlich auch die Aushandlung Kunden, die dann sagen, habe ich nicht bestellt, bezahle ich nicht. Aber wenn man eine Dokumentation dazu hat und noch mal durchgeht und sagt, hey, guck mal, das haben wir doch mit dem Kunden besprochen, da hat er bestimmt kein Problem damit, weil da haben wir ja für ihn ein Problem gelöst, dann nimmt es damit rein und ändert die Rechnung vielleicht noch mal ab und sagt, wir haben Ihnen noch drei, vier Bilder dazu gelegt.

[15:17] Der Monteur, der Mitarbeiter sieht vielleicht in den Bildern noch mal, was hey, guck mal, da kam doch noch X oder Y oder das haben wir doppelt so viel gemacht, wie eigentlich im Angebot war, weil der Kunde wollte zwei Netzwerk Leitung dahin gelegt haben. Was auch immer aufpoppt, da kann man richtig noch mal Geld verdienen an der Stelle. Und der Mitarbeiter und das auch wieder eine Botschaft, der Mitarbeiter möchte auch, dass ihr die Leistung, die sie erbringen, ordentlich abrechnet, weil er erbringt sie ja und wenn man nachher sagt, ja gut, okay, da habe ich äh umsonst gearbeitet, weil Chef hat's vergessen abzurechnen, macht auch nicht unbedingt die beste Stimmung in der Belegschaft. mal durchatmen.

[15:52] Markus, habe ich da zu den Themen jetzt irgendwas vergessen bisher her?

[15:56] Nee, aber jetzt hast du ja gerade, meine, das sprengt ja äh den Rahmen mit dem Thema, wenn ich Geld verdienen, aber das ist natürlich ein wichtiges Thema, ähm sondern ja, interessiert auch viele und mir planen dazu ja auch, das kann man an der Stelle ja sagen, weil es eben so ein vielschichtiges, ein wichtiges Thema ist, hat mir ja schon mal angesprochen, dass wir so ein bisschen Workshops äh zukünftig auch machen wollen, wo wir gewisse Themen eben detaillierter ähm durchgehen und das ist eben quasi ein ein Thema, das schon mal von der Stelle als als Hinweis für euch, also da auch offen informieren euch da noch mal. Aber das ist glaube ich ein ganz gutes Startthema auch äh für unsere Workshop Geschichte.

[16:38] Ja, stimmt, hat man im letzten Macher Mittwoch, da hat man es erwähnt, für die, die heute, die da nicht dabei waren. Also, im Macher Mittwoch in der halben Stunde können wir im Prinzip die Themen nicht immer so ausrollen, dass jemand danach in der Lage ist, das im Memo Meister nachzubauen oder nachzuschulen oder das Team zu schulen und deswegen wollen wir so Workshops machen, die vielleicht sogar zwei Stunden lang gehen. So, so die Idee, wo man den theoretischen Teil mit dem praktischen Teil, wie setzen wir das um auch miteinander koppelt. Wozu braucht man das? Typische Fragen, wozu brauche ich eine Projektnachbesprechung und das äh das was ganz oben drüber steht, ist eigentlich nur, ich habe eine viel bessere Fehlerkultur. Ich lerne aus meinen Fehlern,

[17:16] mir können im Unternehmen systematisch die Dinge, die in in den Projektnachbesprechungen aufkommen, versuchen als Best Practice Beispiel im Unternehmen umzusetzen und die Mitarbeiter nehmen es mit, also zu dem Zeitpunkt, weil es ja noch präsent ist und sagen, stimmt, das war nicht gut, das können wir besser machen und in der Projektnachbesprechung ist ein super äh Element und äh partizipativ, also, wenn man sowas noch mal, wenn sowas noch mal passiert, wie reagieren wir dann, da kann man auch ein bisschen mehr drüber sprechen. Das führt mich aber auch zur nächsten Frage. Wie oft muss ich das machen, eine Projektnachbesprechung? Es es gibt Kunden von uns, die machen das bei jedem Projekt.

[17:54] Es gibt aber auch Kunden, die machen das nur manchmal. Egal, wie rum ihr euch entscheidet, ich empfehle euch, nicht nur die Negativ Projektnachbesprechung in die Projektnachbesprechungsmappe zu legen, sondern auch die Positiv Beispiele in die Projektnachbesprechung legen. Positiv Beispiele sind unter anderem die, wo man eine 100% Checkliste hat, nachher vier, fünf Sternchen bekommen hat oder wo man tatsächlich aufgrund von der 50% Checkliste noch mal das Projekt gedreht hat in der Stimmung vom Kunden, dass man sagt, hey, da war die Stimmung eigentlich schon nicht so gut, aber wir haben es rausgefunden und dann war es cool, dass ihr dann noch das geschätzt habt.

[18:31] Das sind so Highlight Projekte, also high ist high und low ist low und auch mal ein Schattenprojekt reinnehmen, wo man sagt, hey Leute, wenn wir sowas noch mal machen, dann äh haben da wir ja alle keine Lust drauf. Wie lange dauert die Projektnachbesprechung? Die dauert so lang, wie ihr sie macht und ich würde euch empfehlen Timeboxen, Snappy sie zu machen, also eine Geschwindigkeit, kein großes Labern, sondern einfach nur drüber sprechen, relativ zügig durchgehen, je nach manche machen zwei Tagesprojekte, manche machen ein halbes Jahr Projekt. Vielleicht braucht man auch mal eine Projekt zwischenbesprechung, kann ja auch sein, aber dass ihr euch einfach nicht hinhockt und die Mitarbeiter denken, okay, jetzt tun wir zwei Stunden lang über rum philosophieren, dass ihr einfach sagt, wir gehen Snappy durch, machen einen Punkt nach dem anderen und aus dem genau aus dem Grund haben wir euch auch was vorbereitet.

[19:24] Und zwar ähm eine Vorlage. Und zwar eine Vorlage, die gibt's offiziell in Memo Meister drin noch nicht, da müsst ihr uns einfach, könnt ihr auch gerne in die Kommentare reinschreiben, wenn ihr die haben wollt. Wir haben eine

[19:38] An der Stelle kann man was sagen, weil das ist ja ein ein Thema, das sind wir heute morgen schon unterweise drüber gesprochen, gesagt, das können wir eigentlich auch so ähm nutzen, also in Demo Meister, weil wir hatten ja schon mal quasi in dem Bereich, das haben wir gerade gezeigt, eine einen Wortbericht Vorlage für die Projektnachbesprechung. Und ähm heute morgen kam uns ja die Idee, es können wir ja eigentlich auch ganz smart um unsere Text Memo, die glaube ich, viele auch nicht vielleicht kennen oder auch so intensiv nutzen, das ist ganz ganz cool.

[20:08] Und diese diese Checkliste hier äh hilft euch, dass ihr das Format der Projektnachbesprechung immer gleich habt. Das ist ein Vorschlag, ihr das passt ihr bitte für euch an, aber hier kann man das Thema mit Best Practice # kommen, wir gehen in Projekt durch, was waren die Best Practices und danach über die Qualitätsmanagement. Ihr denkt, denkt bitte an diese Feedback Methode Sandwich, ja? Und danach vielleicht noch mal äh andere Themen. Und wenn da drin was aufpoppt, wo ihr sagt, okay, das ist tatsächlich systematischer größer, das betrifft nicht dieses eine Projekt, dann nimmt es und diskutiert es nicht tot in diesem Projekt, sondern sagt einfach nur, hey, das ist tatsächlich kommt es ja immer mal wieder vor, wir überlegen uns was, wie wir das in Zukunft besser machen können.

[20:49] Und dann kommt z.B. wieder ein Projekt Briefing zum Einsatz oder ein Memo Meister oder ein anderer Lagerprozess oder irgendwas, was man in den Autos besser macht oder oder oder. Die aus diesen Projektnachbesprechungen landet man und beim äh es gibt so ein super Interview mit so einem Kampfjet Piloten, die sagt, die wichtigste Besprechung ist die Debriefing Besprechung, also, was haben wir aus diesem Einsatz gelernt? Und da eben dieses nehmen für euch anpassen und dann ähm durchgehen. Und kleiner Bonus Tipp an der Stelle für alle die, KI schon im Einsatz haben.

[21:21] Ihr könnt für die Projektnachbesprechung natürlich mit euren Mitarbeitern einfach eine Audioaufnahme mitlaufen lassen. Dann nimmt ihr dieses dokumentiert die Audioaufnahme, gibt's Chat GPT und sagt, füllt bitte die Projektnachbesprechung aus mit dem, was wir besprochen haben. Und das da kann man dann auch Copy und Paste einfach von Chat GPT da reinlegen oder auch da reinlegen. Denkt denkt drüber nach, das ist ein super Element auch rauszufinden, haben wir in der Projektnachbesprechung vielleicht was vergessen und die Mitarbeiter vielleicht so ein kleines bisschen drauf zu trainieren, dass wir solche Sprachprotokolle, da hat man früher vielleicht einen zum Protokoll schreiben abgestempelt, sowas braucht man heute nicht mehr, da nimmt man einfach ein Chat GPT und drückt der Knopf diktieren und dann äh macht man die Besprechung, gibt am Schluss das Check-up und sagt, füllt das bitte so aus, wie wir es besprochen haben und haben wir was vergessen.

[22:10] Und das ist halt da damit super einfach möglich und dann habt ihr eure Projektnachbesprechung auch gleich im Kasten und die Learnings eben auch da drin gestellt. Und wenn ihr dann am Schluss vom Jahr oder zwischendurch Betriebsfeier, könnt ihr halt diese Best Practice Beispiel eben wieder rausnehmen. Also, überlegt euch, wie lange es dauert, macht so kurz, dass die Mitarbeiter nicht geistig wegdriften, ja, dass es schon im Wochenende sind oder äh sagen, die Projektnachbesprechung macht man ins anderen, wirklich so zack zack zack. Wie halte ich die Motivation hoch? Ja? Also, wenn ihr es macht mit der Projektnachbesprechung, dann eben auch konsequent machen und klare Regeln sagen und sagen, wir machen wir gucken, dass wir im Monat mindestens vier Projektnachbesprechungen machen, wir gucken, dass wir alle machen, wir gucken was auch immer, aber dann auch ein Kalendereintrag dazu machen.

[22:53] Äh am besten den Prozess der Einladung abgeben an irgendeinen Mitarbeiter und sag, hey, kannst du dich drum kümmern, dass wir uns alle zwei Wochen Freitags für die Projektnachbesprechung treffen und danach verschicken wir es die Rechnung, die bis dahin aufgelaufen sind. Das ihr hier ein relativ klares Vorgehen habt, wo alle jeder versteht und wo man weiß, okay, es wird auf jeden Fall wieder kommen. Wir haben in den nächsten 14 Tagen haben wir dann da wieder die Projektnachbesprechung zu allen abgeschlossenen Projekten. Und dann die eben auch durchziehen. Das ist ganz wichtig, dieses Talk Your Talk. Das was lernen wir daraus, hat man gerade schon angesprochen. Die 150% und 100% Checkliste haben wir auch schon kurz angesprochen, haben wir auch schon im Macher Mittwoch dazu gemacht, wie gesagt, auch schon eine Podcast Folge dazu gemacht.

[23:34] Die ist hauptsächlich dazu da, dass ihr am Schluss von dem Kunden eine gute Google Bewertung bekommt und dass die Mitarbeiter wissen, der Kunde wird noch mal gefragt zum Thema Qualitätsmanagement, wie denn die Baustelle lief. Und für jeden, der seine Mitarbeiter morgens oder am Montagmorgen irgendwie auf Baustellen schickt und am Freitagabend es wieder sieht, ist es ein sehr cooles Instrument auch rauszufinden oder den Mitarbeitern zu sagen, hey, egal, was du da denkst und machst oder sprichst, wir sprechen mit dem Kunden auch noch mal und fragen ihn, wie er das Projekt fand. Also, da noch mal reingehen. Projekt Regelschleife hatte ich auch gerade schon angesprochen. Durch dieses Debriefing für die Nachbesprechung kommen Punkte raus, die ihr nachher wieder vorne einspeisen könnt.

[24:19] Und das ist elektrotechnisch gesehen eine Regelschleife, also, ihr habt ein Plan auf ein bestimmtes ist, also das Projekt, die Realität da draußen, die wäre perfekt, wenn sie so wäre, wie ihr es plant, so ist sie aber nicht. Und dann trefft ihr die ab, der ist Zustand ist irgendwie anders und dann gibt's ein neues Soll und dann regelt man das Projekt dann nach und für alle die, die Anlagen Mechanik sind so, die wissen genau, was ich meine, dass man sagt, okay, was ist eigentlich mein mein mein Idealvorschand, was weicht davon ab, was kann ich tun, damit ich eine neue Stellgröße habe, dass ich wieder mit dem Idealzustand wieder näher kommen und das ist relativ einfach gemacht und wenn ihr erstmal damit starten wollt, macht die Projektnachbesprechung auch nicht groß, aber fangt an da damit, das ist immer. Und dann hier

[25:00] Ach so, ganz kurz mal hin. Also, ich hoffe, jetzt redet nicht, weil unsere Entwickler, die reden den ganzen Tag nichts, aber jetzt äußern sie sich zu irgendwas aus. Ähm Bei dem Punkt jetzt mit dem Projektbriefing, das kann übrigens auch bedeuten und das kam auch schon vor, dass wenn man auch die Projektnachbesprechung macht, dass dann auf dem Tisch kommt, hey, wir haben oder uns haben gewisse Mappen beim Projekt auch gefehlt, ja? Also, die wussten quasi nicht, wo sie ihre Inhalte äh ablegen oder haben sie auch noch vielleicht was händisch erstellt. Sowas natürlich bitte auch ähm besprechen oder aufnehmen, dann kann man auch eine Projektvorlage. Und weiter anpassen. Gute Punkte. Und das ist dann ja, für so eine Projektnachbesprechung natürlich auch ein ganz wichtiger Punkt, dass zukünftige Projekte das auch alles parat habt.

[25:47] Genau, und dann haben wir hier die Mutter aller Nachbesprechung, die Erfolgskontrolle, äh wenn ihr diese Nachbesprechung macht, dann könnt ihr euch als Führungsteam, als Führungskreis natürlich auch immer mal hinsetzen und sagen, haben wir eigentlich die Themen, die wir angegangen sind, auch umgesetzt, passiert passieren die Dinge im Alltag? Das heißt, eine die die Projektnachbesprechung gehen ja immer operativ um das Projekt und diese Erfolgskontrolle ist quasi die Besprechung über, wie sind denn unsere Nachbesprechungen von der Qualität her äh ändert das was, was wir da dann, welche Best Practice Beispiele sind denn aufgetaucht und was haben wir da draus gelernt und was haben wir da draus umgesetzt?

[26:28] Das heißt, nicht im operativen Geschäft die Projektnachbesprechung immer nur anschauen, sondern auch noch mal einmal auf die Helikopter Ebene gehen und sagen, jetzt lasst uns mal alle Projektnachbesprechung vom letzten halben Jahr anschauen und gucken, was haben wir denn festgehalten, was liefen gut, was liefen schlecht, was haben wir da draus gelernt und haben wir das, was man daraus gelernt haben, auch so umgesetzt, dass es jetzt wirkt. Also, da einfach noch mal auch eine Stufe drüber gehen und das wird halt dadurch möglich, dass ihr es macht. Logisch gesehen. So, äh genau. Jetzt haben wir schon 12 Uhr. Ich möchte euch diesen guten Herrn hier noch ans Herz legen, den Luke.

[27:09] Das ist nämlich von der aktuellen Bauimpulse Podcast Folge. Ähm ist ein Immobilienmakler und ich spreche mit ihm darüber, wie eigentlich Immobilienmakler und Handwerker cool Hand in Hand arbeiten können und voneinander profitieren können und äh mit sogenannten Off Market Deals, also auch wenn du Handwerker bist und du überlegst du oder hast auch schon Immobilien oder möchtest Immobilien kaufen, ist es auch ein cooler eine gute Podcast Folge hinzugehen, so wie komme ich eigentlich an die Immobilien, die vielleicht einfach noch gar nicht auf dem Markt sind? Also, da großartige Folge, nicht wegen mir, sondern was wir zusammen in der Folge ja erarbeitet haben. Da auf jeden Fall reinhören und dann wird es wie immer nach dem Macher Mittwoch ein paar Tage später einen Macher Überblick geben, einen Newsletter von uns, wo ihr noch mal die Highlights der Macher Mittwoch seht.

[28:02] Sobald die Macher Überblick rauskommt, ist der auch in dem geschützten Bereich noch mal als Stream nachzuhören, weil dann ist er hochgeladen. Das heißt, wenn ihr euch jetzt noch mal irgendwas anschauen wollt oder mal nicht zu einem Macher Mittwoch kommt, achtet auf diese E-Mail mit dem Macher Überblick, weil wenn die rauskommt, ist der neueste Macher Mittwoch auch in dem in dem Archiv der Macher Mittwochs mit drin. Und da haben wir auch immer die neuen Tutorials, die wir gemacht haben, mit drin. Die sind ins besonders wichtig, dass ihr die eben euren Mitarbeitern zeigt, die neuen Tutorials, weil es bringt nichts, wenn ihr jetzt die verstanden habt, aber die Leute draußen halt immer noch Mappen löschen äh mit der Hand am Arm und äh eins nach dem anderen und wieder und wieder und wieder, wenn wenn ihr ihnen zeigt, hey, Mehrfachselektion geht so, du kannst viele Mappen auf einmal verschieben oder du mit mehrere Memos auf einmal selektieren, das geht so.

[28:50] Zeigt denen einfach diese Tutorials oder leitet ihnen diese Infos vom Macher Überblick weiter. Nächster Macher Mittwoch ist am 25. Juni, dann hoffentlich wieder aus meinem Homeoffice unten und dann der übernächste ist am 23. Juli und alle anderen Macher Mittwochs von diesem Jahr findet ihr auch auf unserer Webseite im Macher Überblick Nummer 2. Da ist nämlich ein Kalender, da könnt ihr euch den Kalender in Google Kalender und ICS importieren. So. Und jetzt freue ich mich auf den Austausch auf Fragen, falls ihr Fragen habt und dann äh wenn ihr, wie gesagt, Interesse habt an diesem an dieser Checkliste Projektnachbesprechung, einfach kurz schreiben und dann kriegt er die auch oder mir vielleicht schicken wir es ja auch einfach ungefragt im Nachgang rüber. Kann auch sein, mal schauen, ja.

[29:39] Ja, können wir ja auch.

Aktualisiert am: 27/04/2026