MM#57 Gruppen & Zugriffsrechte: So delegierst du sicher und effizient

Dein Team wächst, aber die Kontrolle schwindet? Mit klaren Gruppen und Zugriffsrechten in MemoMeister gibst du Verantwortung ab, ohne den Überblick zu verlieren und schützt sensible Daten effektiv.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem MacherMittwoch zeigen wir dir, wie du Gruppen in MemoMeister optimal einsetzt, um die Zusammenarbeit zu strukturieren und sensible Informationen zu schützen. Wir adressieren das Führungsproblem, das entsteht, wenn dein Team wächst und die Delegation an einzelne Mitarbeiter fehleranfällig wird.

Die wichtigsten Learnings

• Gruppen in Projektvorlagen setzen: Dein Team legt Projekte an, und die Zugriffsrechte für bestimmte Mappen (z.B. Abrechnung) sind automatisch richtig vergeben. Das spart dir und deinen Projektleitern manuelle Arbeit und stellt sicher, dass alle relevanten Personen die nötigen Informationen erhalten.
• Kommunikation mit @-Erwähnungen vereinfachen: Dein Team kann mit einer @-Erwähnung ganze Gruppen benachrichtigen (z.B. @Büro für eine wichtige Info). Das sorgt dafür, dass alle relevanten Mitarbeiter die Informationen erhalten, ohne dass einzelne Namen manuell hinzugefügt werden müssen, und vermeidet Missverständnisse.
• Komplexität bei Vorlagen reduzieren: Du kannst Checklisten und Vorlagen gezielt für bestimmte Gruppen freigeben (z.B. Fahrzeug-Checkliste nur für Servicetechniker). Das reduziert die Informationsflut für dein Team und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter nur die für seine Rolle relevanten Vorlagen sieht.
• Systemgruppen für Automatisierung nutzen: MemoMeister erstellt automatisch Gruppen wie "Alle Mitarbeiter" oder "Projektleiter" basierend auf den Rollen. Diese kannst du nutzen, um Freigaben zu vereinfachen und sicherzustellen, dass grundlegende Zugriffe immer korrekt sind, ohne dass du jede Person einzeln verwalten musst.
• Fokus auf Tätigkeit statt Person: Lege Gruppen nach Tätigkeiten an (z.B. Lager, Personal, Buchhaltung) und weise Mitarbeiter diesen Gruppen zu. Das ermöglicht dir eine einfache Delegation und Vertretung bei Urlaub oder Krankheit, da du nur die Gruppenmitgliedschaft anpassen musst, statt alle Freigaben einer einzelnen Person zu ändern.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Bestehende Freigaben prüfen und auf Gruppen umstellen: Gehe kritisch deine aktuellen Freigaben durch. Wenn du viele einzelne Personenfreigaben auf Mappen siehst, überlege, ob Gruppen hier eine bessere, skalierbarere Lösung wären.
2. Gruppen für Tätigkeiten definieren: Erstelle in MemoMeister Gruppen, die Tätigkeiten in deinem Unternehmen abbilden (z.B. Montage-Team, Service, Einkauf). Ordne dann deine Mitarbeiter diesen Gruppen zu.
3. Gruppen ins Onboarding integrieren: Wenn du neue Mitarbeiter einlädst, weise sie direkt den passenden Gruppen zu. So haben sie vom ersten Tag an Zugriff auf alle relevanten Informationen und Vorlagen, ohne dass du jede Freigabe manuell setzen musst.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Herzlich willkommen zum MacherMittwoch. Heute sprechen wir über Gruppen und Zugriffsrechte. Wir haben unsere Sektion 'Good to Know' in 'Tipps und Tricks' umbenannt. Diese kurzen Videoschnipsel könnt ihr zukünftig für eure Mitarbeiter im Intranet oder per Fax bereitstellen, um sie über relevante MemoMeister-Funktionen zu informieren. Diese Tipps und Tricks passen immer zum jeweiligen MacherMittwoch-Thema.

Heute geht es um Tipps und Tricks zum Umgang mit Gruppen in MemoMeister. Gruppen können von Administratoren und Eigentümern angelegt werden. Diese Gruppen können wir mit Mitarbeitern bestücken, etwa Azubis, Büro-Mitarbeiter oder Servicetechniker. So können wir Freigaben für Gruppen erteilen, anstatt einzelne Mitarbeiter namentlich zu erwähnen. Das ist besonders nützlich in Projektvorlagen. Wenn wir zum Beispiel eine Mappe 'Abrechnung' haben, können wir die Zugriffsrechte direkt der Gruppe 'Büro' zuweisen. Wenn wir zukünftig ein neues Projekt auf Basis dieser Struktur anlegen, hat die Mappe 'Abrechnung' automatisch die Zugriffsrechte für die Gruppe 'Büro'. Wir können jederzeit einsehen, wer Mitglied dieser Gruppe ist. Das Learning ist: Wir können Gruppen bereits in Projektvorlagen definieren, sodass sie in allen zukünftigen Projekten automatisch angewendet werden.

Ein weiteres Learning: Haben wir Gruppen eingerichtet, können wir sie in Kommentaren mit dem @-Zeichen erwähnen, um alle Gruppenmitglieder zu benachrichtigen. Im Projekt oder im Mitarbeiterbereich können wir bei einer wichtigen Telefonnotiz oder einer allgemeinen Information einfach @ eingeben. Anstatt einzelne Mitarbeiter zu suchen, können wir direkt eine Gruppe auswählen, der eine Freigabe für die Mappe erteilt wurde. Im Infobereich des Mitarbeiterbereichs können wir zum Beispiel @Büro eingeben, wenn wir möchten, dass alle Büro-Mitarbeiter eine Information erhalten. Wir wählen die Gruppe 'Büro' aus und schreiben 'Bitte zur Kenntnisnahme'. Alle Mitarbeiter dieser Gruppe erhalten dann eine Push-Benachrichtigung. Das ist ein mächtiges Werkzeug, da es eine Massenbenachrichtigung auslöst, was aber oft genau der gewünschte Effekt ist. Wichtig ist, dass die Mappe, in der wir kommentieren, die entsprechende Gruppe in ihren Zugriffsrechten hinterlegt hat.

Ein weiteres Thema ist das Freigeben von Checklisten und Berichten für Gruppen. In unserer Vorlagensammlung können wir verschiedene Checklisten oder Vorlagen gezielt für bestimmte Gruppen bereitstellen. Wenn zum Beispiel die Checkliste 'Fahrzeug' nur für Servicetechniker relevant ist, können wir die Freigabe entsprechend anpassen. Mitarbeiter, die nicht in der Gruppe 'Service' sind, sehen diese Vorlage dann nicht. So reduzieren wir die Komplexität in der App und stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Vorlagen sieht. Eine Freigabe für einzelne Mitarbeiter ist ein Sonderfall, etwa bei einem Spezialauftrag. Ansonsten empfehlen wir, immer mit Gruppen zu arbeiten.

Nun widmen wir uns den Workflows und dem Hintergrundwissen zu automatischen Gruppen. Wenn wir Mitarbeiter in MemoMeister einladen, erhalten sie eine bestimmte Rolle. Ihr kennt vielleicht die verschiedenen Nutzerrollen wie Gast, Mitarbeiter, Projektleiter, Mappenmeister oder Administrator. Jede Rolle hat spezifische Berechtigungen. Ein Mitarbeiter ist kraft seiner Rolle auch automatisch Mitglied in einer Gruppe. Dies sind Systemgruppen. Sobald ein Mitarbeiter eingeladen wird, ist er automatisch in der Gruppe 'Alle Mitarbeiter'. Die Gastrolle ist hier die Ausnahme. Gäste sind nicht Teil der Gruppe 'Alle Mitarbeiter'. Ansonsten sind in der Gruppe 'Alle Mitarbeiter' alle Rollen enthalten, inklusive Administratoren und Projektleiter. Die Gruppe 'Alle Gäste' sollte mit extremer Vorsicht genutzt werden, da sie alle Gäste unabhängig voneinander verbindet und es so zu ungewollten Einblicken kommen kann. In der Gruppe 'Projektleiter' sind ausschließlich Projektleiter, und in 'Eigentümer' nur Eigentümer. Administratoren und Eigentümer sind in der Gruppe 'Administratoren'. Der Eigentümer kann zusätzlich Lizenzen und Zahldaten verwalten, und es können auch mehrere Eigentümer zugewiesen werden. Diese automatischen Rollen und Systemgruppen nutzen wir standardmäßig in unseren Vorlagen, die ihr aus der Vorlagensammlung importieren könnt, da benutzerdefinierte Gruppen von euch individuell angelegt werden.

Nun zu den benutzerdefinierten Gruppen. Wir können ganz einfach eine neue Gruppe anlegen, ihr gebt ihr einen Namen, zum Beispiel 'Lager', und fügt alle Mitarbeiter hinzu, die für das Lager verantwortlich sind. Haben wir die Gruppe 'Lager' angelegt, können wir sie in Prozessen verwenden, zum Beispiel für einen wöchentlichen Fotocheck des Lagers auf dem Dashboard. Der Vorteil: Sobald wir jemanden haben, dem wir diese Aufgabe delegieren möchten, fügen wir ihn einfach der Gruppe 'Lager' hinzu, und er hat sofort alle nötigen Zugriffe. Beim Einladen neuer Mitarbeiter können wir diese direkt den passenden Gruppen zuweisen. So erhalten sie automatisch Zugriff auf alle relevanten Bereiche, für die diese Gruppe Freigaben besitzt. Dieses Vorgehen erleichtert die Delegation, besonders im Urlaubs- oder Krankheitsfall. Wir können einen Mitarbeiter temporär einer Gruppe hinzufügen, damit er Vertretungsaufgaben übernehmen kann. Das Arbeiten mit Gruppen reduziert die Komplexität für alle. Zudem können wir damit rechtliche Aspekte berücksichtigen, indem wir zum Beispiel den Zugriff auf Personalakten nur für die Gruppe 'Personal' freigeben. So stellen wir sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter sensible Daten einsehen können. Dies ist auch relevant für Dashboard-Prozesse, bei denen wir konfigurieren können, wer welche Informationen sehen darf.

Zusammenfassend gibt es automatische Systemgruppen und benutzerdefinierte Gruppen, die wir nach Tätigkeiten im Unternehmen anlegen sollten. Idealerweise trennen wir dabei die Gruppe von der aktuell ausführenden Person.

Als Best Practice empfehlen wir, nach Möglichkeit keine einzelnen Personenfreigaben auf Mappen zu erteilen. Stattdessen sollten wir Freigaben für Gruppen definieren. Das Beispiel von Sebastian und Max zeigt, wie aufwendig es ist, einzelne Freigaben zu verwalten, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder im Urlaub sind. Mit Gruppen können wir einfach die Gruppenmitgliedschaft anpassen, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und Nacharbeiten erspart. Ein Warnsignal: Einzelne Personenfreigaben sind riskant, selbst für dich als Chef. Fällst du aus, ist es besser, wenn Zugriffe über eine Gruppe wie 'Führungsteam' geregelt sind, anstatt über deinen persönlichen Namen. So bleibt die Arbeitsfähigkeit deines Betriebs auch bei Abwesenheit gewährleistet. Eine Ausnahme bildet die Mitarbeiter-Mappe. Hier ist es sinnvoll, den Namen des Mitarbeiters einzutragen, da es sich um individuelle Daten handelt und eine Gruppe pro Mitarbeiter nicht praktikabel wäre.

Das Thema Mitarbeiterbereich haben wir bereits in einem früheren MacherMittwoch ausführlich behandelt. Für eine individuelle Beratung und um zu besprechen, wie ihr diese Konzepte in eurem Betrieb umsetzen könnt, bieten wir den 'Power Move' an. Hier könnt ihr eine halbe Stunde mit Markus sprechen.

Gruppen vereinfachen das Onboarding erheblich. Kommt ein neuer Mitarbeiter hinzu, weisen wir ihn einfach den passenden Gruppen zu, und er hat sofort Zugriff auf alle relevanten Bereiche. Im Büro können wir Gruppen noch feiner unterteilen, zum Beispiel in 'Büro', 'Personal' und 'Buchhaltung', anstatt alles unter einem allgemeinen 'Büro'-Begriff zu fassen. Das fördert ein prozessuales Denken: Wer braucht welche Freigaben wofür? Auch Team-Strukturen wie 'Team Boden legen' oder 'Team Fassade' können als Gruppen abgebildet werden. Wichtig ist hierbei, bei Kommentaren oder Aufgaben nicht die gesamte Gruppe anzusprechen, wenn nur eine Person gemeint ist, um Missverständnisse zu vermeiden. Es geht darum, die Gruppen feiner zu granulieren und prozessuale Gedanken dazu zu machen.

Bei der Veränderung und Verteilung interner Freigaben ist Vorsicht geboten. Wenn ihr eure Mappenstrukturen und Freigaben umstellen möchtet, achtet darauf, nicht versehentlich die Zugriffsrechte für alle Untermappen zu überschreiben. Eine solche Änderung kann die gesamte Freigabestruktur zerstören und erfordert manuelle Nacharbeit, da es sich nicht um einen Datenverlust, sondern um eine geänderte Einstellung handelt. Seid ihr unsicher, meldet euch bei uns für einen 'Power Move' mit Markus. Bei größeren Umstrukturierungen können wir auch unsere Automatisierungsschnittstelle nutzen, um Änderungen in den Mappen automatisiert vorzunehmen.

Wie viele Gruppen können wir anlegen und kostet das extra? Bei MemoMeister gibt es keine Limitierungen für die Anzahl der Gruppen. Ihr könnt so viele Gruppen anlegen, wie ihr für sinnvoll erachtet. Wir raten euch jedoch, jede Gruppe bewusst zu definieren und ihre Vor- und Nachteile auf Prozessebene zu bedenken, um keine 'Gruppenleichen' zu schaffen, deren Zweck unklar ist. Gruppen können jederzeit nachträglich umbenannt werden, etwa von 'Azubis' zu 'Azubis, BA & Duale Studis', wenn sich die Zusammensetzung ändert.

Sehen Mitarbeiter die Mappen? Diese Frage kommt oft auf, besonders im Hinblick auf die Mappenstruktur. Nehmen wir als Beispiel eine Projektvorlage mit der Mappe 'Abrechnung', die nur für die Gruppe 'Büro' zugänglich ist. Mitarbeiter, die nicht in der Gruppe 'Büro' oder 'Admin/Eigentümer' sind, sehen diese Mappe nicht. Wenn wir jedoch in einem Projekt die Freigabe für eine übergeordnete Mappe wie 'Aktive Projekte' auf eine spezifische Gruppe wie 'Solaröre' beschränken und ein Mitarbeiter in einer Untermappe Zugriff hat, dann sieht er die übergeordnete Mappe dennoch. Die anderen Mitarbeiter sehen die übergeordnete Mappe zwar, können aber die Inhalte nicht einsehen, es sei denn, sie haben explizit Zugriff auf eine Untermappe. Das bedeutet: Hat ein Mitarbeiter Zugriff auf eine Mappe auf einer tieferen Ebene, sieht er die darüberliegenden Mappen, um dorthin navigieren zu können. Es ist wie in einem Hotel: Man sieht die Gänge und verschlossenen Türen, um zu dem Zimmer zu gelangen, das man betreten darf. Mitarbeiter sehen in der Regel die Untermappen nicht, wenn sie keinen Zugriff haben. In Bereichen, in denen sie Zugriff auf untergeordnete Mappen haben, sehen sie jedoch die Navigation dorthin.

Was passiert beim Verschieben von Mappen? In MemoMeister sind alle Freigaben explizit für die jeweilige Mappe definiert. Im Gegensatz zu Systemen, in denen Untermappen die Rechte von übergeordneten Mappen erben, ist das bei uns nicht der Fall. Ändern wir eine Mappe, betrifft dies nur diese spezifische Mappe. Es gibt zwar eine Option, Änderungen auf alle Untermappen zu übertragen, diese sollte jedoch im Bereich der Zugriffsrechte mit äußerster Vorsicht genutzt werden, um ungewollte Änderungen zu vermeiden. Verschieben wir eine Mappe, zum Beispiel von 'Aktive Projekte' nach 'Erledigte Projekte', behält die verschobene Mappe ihre ursprünglichen Rechte und erbt nicht die Rechte der neuen übergeordneten Mappe. Wir sind uns bewusst, dass dieses Verhalten in manchen Fällen, etwa wenn 'erledigte Projekte' andere Zugriffsrechte haben sollen, nicht ideal ist. Wir arbeiten an einer Lösung und laden euch ein, mit uns darüber zu diskutieren, falls ihr Anwendungsfälle habt, bei denen eine automatische Rechtevererbung beim Verschieben wünschenswert wäre.

Ein bewährter Workflow betrifft den Mitarbeiterbereich. Beim Erstellen einer neuen Mitarbeiter-Mappe können wir eine Platzhaltergruppe nutzen. Diese wird später durch die tatsächliche Gruppe, zum Beispiel 'Büro', ersetzt. So werden alle Untermappen und Rollen korrekt angepasst. Wenn ihr diesen Workflow nutzen möchtet, meldet euch gerne bei uns. Das Einbinden ins Onboarding ist logisch: Beim Einladen neuer Mitarbeiter können wir direkt festlegen, welchen Gruppen sie angehören sollen. Sobald sie die Einladung annehmen, sind sie bereits in den entsprechenden Gruppen. Zum Onboarding gehört auch die Möglichkeit, eine Onboarding-Checkliste in MemoMeister zu hinterlegen. Durch die Freigabe über Gruppen hat der neue Mitarbeiter sofort Zugriff und kann diese abarbeiten. Damit sind wir inhaltlich durch.

Aktualisiert am: 27/04/2026