MM#58 Berichte & Scanner: So optimierst du deine Baudokumentation

Die Baustelle produziert täglich unzählige Informationen, aber wie stellst du sicher, dass dein Team diese nicht nur erfasst, sondern auch effizient nutzt und teilt? In diesem MacherMittwoch zeigen wir dir, wie du mit neuen Funktionen in MemoMeister deine Baudokumentation auf das nächste Level hebst und Führungsprobleme durch bessere Prozesse löst.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem MacherMittwoch stellen wir dir wichtige neue Funktionen vor, die die Erstellung und Verwaltung deiner Baudokumentation revolutionieren. Wir zeigen, wie dein Team Berichte direkt in MemoMeister speichert, Word-Vorlagen anpasst und den mobilen Dokumentenscanner mit Volltextindizierung optimal für die effiziente Erfassung von Lieferscheinen und Protokollen nutzt. So löst du Führungsprobleme durch klare Prozesse und verbesserst die Informationszugänglichkeit für alle.

Die wichtigsten Learnings

• Anpassbare Word-Berichtsvorlagen: Wir haben die Möglichkeit geschaffen, dass du unsere standardisierten Berichtsvorlagen als Word-Dateien importieren, bearbeiten und wieder hochladen kannst. So passt du jeden Bericht exakt an die Bedürfnisse deines Betriebs an, von der Baudokumentation bis zur Brandschott-Dokumentation, und stellst sicher, dass die erzeugten Berichte genau die Informationen enthalten, die dein Unternehmen benötigt.
• Direktes Speichern von Berichten in MemoMeister: Nach dem Erstellen eines Berichts kannst du diesen nun direkt in MemoMeister speichern, anstatt ihn erst herunterzuladen und dann wieder hochzuladen. Dies vereinfacht den Workflow erheblich, spart Zeit und stellt sicher, dass alle relevanten Dokumente zentral und unmittelbar im richtigen Projektordner abgelegt werden.
• Mobiler Dokumentenscanner mit Volltextindizierung: Mit der neuesten App-Version steht dir ein mobiler Dokumentenscanner zur Verfügung. Dieser ermöglicht es deinem Team, Lieferscheine, Protokolle oder Visitenkarten direkt auf der Baustelle zu scannen. Das Besondere daran: Die erzeugten PDFs werden volltextindiziert, sodass du später nach Artikelnummern, Herstellern oder anderen Details suchen und die Dokumente schnell wiederfinden kannst.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Teste den mobilen Scanner: Gib deinen Mitarbeitern die Anweisung, bei der nächsten Lieferung oder Besprechung Lieferscheine, Protokolle oder sonstige offizielle Dokumente direkt mit der MemoMeister App zu scannen. Fördere damit eine lückenlose und durchsuchbare Dokumentation direkt vor Ort.
2. Nutze anpassbare Berichtsvorlagen: Überlege gemeinsam mit deinem Team, welche Berichte ihr regelmäßig benötigt und ob die Standardvorlagen ausreichen. Passe bestehende Word-Vorlagen an oder erstelle neue, um die Berichtserstellung noch effizienter und passgenauer zu gestalten.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Herzlich willkommen zum Macher Mittwoch 58! Heute sprechen wir wieder über Berichte, da wir eine wichtige neue Funktion vorstellen möchten. Es ist schon über ein Jahr her, dass wir das letzte Mal ausführlich über Berichte gesprochen haben, daher wird es höchste Zeit. Wie immer haben wir ab 12 Uhr eine Fragerunde und die Möglichkeit zum Austausch, also bleibt gerne dran, wenn ihr Fragen an uns habt.

Wir haben euch im letzten Macher Überblick ein Video geschickt, in dem wir die Neuerungen im Bereich „Tipps und Tricks“ vorgestellt haben. Dieser Bereich ist fester Bestandteil des Macher Mittwochs und wird euch im Nachgang als separates Video zur Verfügung gestellt, damit ihr wichtige Infos zu neuen Funktionen oder cleveren Workflows einfach an eure Mitarbeiter weitergeben könnt.

Willkommen zur Tipps-und-Tricks-Sektion vom Macher Mittwoch 58 im Themenbereich Exporte und neue Funktionen. Als Erstes möchten wir euch zeigen, dass ihr Berichtsvorlagen in MemoMeister importieren könnt. Ihr findet diese unter „Berichtsvorlagen“. Wenn ihr dort auf „Vorlage importieren“ klickt, erhaltet ihr Zugang zu den von uns erarbeiteten Vorlagen. Diese sind alle offene Word-Dateien, die ihr herunterladen und anpassen könnt. Wichtig ist nur, dass die enthaltene Programmiersprache unverändert bleibt. Ihr könnt also beispielsweise eine Baudokumentation herunterladen, nach euren Wünschen anpassen und dann wieder als neue Berichtsvorlage hochladen. Wir unterstützen euch gerne dabei, wenn ihr Fragen zur Anpassung habt, etwa zur Einbindung der Mappenbeschreibung.

Kommen wir nun zu einer Erweiterung der Funktionen: Wenn ihr einen Bericht erzeugt habt – beispielsweise aus einem oder mehreren ausgewählten Bildern – könnt ihr diesen nun direkt in MemoMeister speichern. Ihr wählt die gewünschten Bilder aus, klickt auf „Bericht“, füllt die notwendigen Informationen aus und erstellt den Bericht. Sobald er fertig ist, habt ihr die Option, ihn herunterzuladen oder direkt in MemoMeister zu speichern. Das bedeutet, ihr könnt die erzeugte PDF-Datei sofort im passenden Kundenprojekt ablegen, ohne den Umweg über einen Download und erneuten Upload. Dies vereinfacht nicht nur den Prozess, sondern eröffnet uns auch zukünftig weitere Möglichkeiten im Bereich der Automatisierung.

Als Nächstes stellen wir euch einen neuen Punkt vor: den mobilen Scanner. Der eine oder andere hat ihn vielleicht schon in der App entdeckt, da das iOS-Update letzte Woche Donnerstag und das Android-Update am Freitag kamen. Wenn ihr in die App geht und auf den Plus-Knopf drückt, seht ihr eine neue Anordnung. Wenn ihr dann auf den Scan-Knopf tippt, öffnet sich ein Dokumentenscanner. Ihr könnt euer Handy über einen Lieferschein, eine Materialliste oder ein Protokoll halten, und die App macht automatisch einen Screenshot. Ihr könnt Einstellungen wie Farbe anpassen und bei Bedarf weitere Seiten hinzufügen. Sobald ihr fertig seid, wird ein normales PDF-Memo hochgeladen, das ihr beschreiben könnt. Das Besondere: Dieses PDF ist volltextindiziert. Das heißt, ihr könnt später über die Suche in MemoMeister nach Artikelnummern, Trackingnummern, Herstellern oder anderen Textinhalten suchen und das Dokument mobil finden. Probiert es einfach mal aus und gebt das Video euren Mitarbeitern, damit sie diesen Workflow direkt auf der Baustelle nutzen können, z.B. beim Scannen von Lieferscheinen.

Die Tipps-und-Tricks-Sektion ist hiermit beendet, und wir wechseln zu den Workflows. Hier sprechen wir über Prozesse, die über MemoMeister hinausgehen und eurem Unternehmen zugutekommen. Ein wichtiger Workflow ist die „Dokumentation der Dokumentation“. Es ist nicht nur wichtig, eine Dokumentation zu haben, sondern auch zu dokumentieren, dass man eine Dokumentation hat. Unsere Kunden berichten immer wieder, dass sie auf Baustellen oder in Besprechungen als kompetenter wahrgenommen werden, wenn sie schnell auf Informationen zugreifen können. Indem ihr Berichte direkt in MemoMeister speichert und eventuell einen Memolink dazu erstellt, habt ihr eine lückenlose Dokumentation der Dokumentation. Wir empfehlen, mit eurem Team zu besprechen, Berichte immer im Projektordner unter „Dokumentation“ zu speichern. So könnt ihr in Teambesprechungen die gesammelten Erfahrungen, wie Bedenkenanmeldungen, Mängelrügen oder Schadensmeldungen, gemeinsam durchgehen und daraus lernen. Eure Mitarbeiter sehen, dass ihre Dokumentation aktiv genutzt wird und nicht in einem digitalen Archiv verstaubt.

Ein weiterer Workflow ist, „dem Kunden etwas Gutes zu tun“. Wenn eure Mitarbeiter auf der Baustelle sind und beispielsweise Rohmontagen oder elektrische Installationen dokumentieren, können sie diese Bilder auch dem Kunden zur Verfügung stellen. Dies sichert nicht nur euch ab – etwa bei der Dokumentation von Vorschäden –, sondern stärkt auch die Kundenbindung. Eure Mitarbeiter können die erzeugten Berichte direkt vom Handy aus mit dem Kunden teilen. Wir versprechen euch: Kunden, die so behandelt werden, sind unglaublich glücklich und werden euch weiterempfehlen. Nutzt diese Dokumentation, um die Qualität eurer Leistung zu transportieren.

Wir beantworten nun typische Fragen. Eine häufige Frage ist: Was passiert mit fehlenden Angaben, kann ich sie einfach ergänzen? Ja, das ist möglich. Sowohl in der Weboberfläche als auch in der App könnt ihr nachträglich Beschreibungen zu Fotos hinzufügen. Um Fotos ohne Beschreibung zu finden, könnt ihr in der Weboberfläche einfach nach „Beschreibung“ filtern. Wählt mehrere Memos aus und fügt eine Beschreibung hinzu, die dann für alle ausgewählten Memos gilt. Diese Mehrfachbearbeitung wird bald auch für Labels, Zustand, Fälligkeit und Status verfügbar sein.

Die nächste typische Frage: Welche Informationen brauche ich wirklich? Wenn ihr Berichte erstellt und dabei feststellt, dass oft Informationen fehlen, ist das ein klares Zeichen, dass die Beschriftung der Fotos verbessert werden muss. Wenn im Büro Rückfragen zu Fotos von der Baustelle entstehen, weil die Informationen unklar sind, müssen die Fotos zukünftig mit Beschreibungen angereichert werden. Es geht nicht darum, alles auszufüllen, was wir anbieten, sondern nur das, was Sinn macht und Rückfragen vermeidet. Wenn ihr es schafft, gute Dokumentations- und Beschriftungsprozesse an den Bildern zu etablieren, ist das die halbe Miete. Fehlende Infos im Bericht bedeuten meist auch fehlende Infos im MemoMeister selbst. Geht lieber zurück und ändert die Beschreibung dort, denn diese Informationen sind auch später wichtig.

Eine weitere Frage ist, wann man ein PDF oder eine Word-Datei benötigt. Wenn ihr noch Ergänzungen im Bericht vornehmen müsst, etwa im Kopfbereich oder um weitere Hinweise hinzuzufügen, dann ist eine Word-Datei ideal. Wenn ihr nur die Bilder mit allen Informationen in einem fertigen Bericht haben möchtet, dann ist ein PDF die beste Wahl, das ihr direkt weitergeben könnt. Für alle Nutzer unserer MemoMeister Desktop Beta App: Wenn eine Word- oder Excel-Datei in MemoMeister liegt und ihr diese öffnet, wird euer lokal installiertes Programm gestartet. Nach dem Bearbeiten und Speichern wird die Datei als neue Version in MemoMeister aktualisiert. Falls ihr Interesse an der Desktop App habt, meldet euch gerne bei uns. Aktuell sind in den Berichten nur Bilder enthalten, keine Bautagsberichte, Formulare oder Textnotizen. Daher ist eine gute Beschreibung wichtig, und die offene Word-Datei bietet die nötige Flexibilität für Ergänzungen. Ihr könnt in MemoMeister auch weitere PDFs an ein bestehendes PDF anhängen oder Unterseiten aus PDFs löschen, was wir in früheren Macher Mittwochen gezeigt haben.

Der nächste Macher Überblick mit der Einladung und dem Thema für den nächsten Macher Mittwoch ist am 24. September. Haltet Ausschau nach unserem Newsletter, dort findet ihr zukünftig alle Informationen zum Macher Mittwoch.

Aktualisiert am: 27/04/2026