MM#59 PDF Scanner: Dokumente digitalisieren & Prozesse optimieren

Schluss mit Zettelwirtschaft und Medienbrüchen! Wir zeigen dir, wie der neue PDF Scanner von MemoMeister deine Dokumentenverwaltung revolutioniert und dein Team effizienter macht.

Dies ist eine Aufzeichnung aus unserer regelmäßigen Webinar-Reihe „MacherMittwoch“.

Worum geht es in diesem MacherMittwoch?

In diesem MacherMittwoch dreht sich alles um unseren neuen PDF Scanner. Wir zeigen dir, wie du damit Dokumente wie Lieferscheine, Messprotokolle oder Etiketten direkt auf der Baustelle digitalisierst. Das löst das Problem des fehlenden Überblicks und der aufwendigen Suche nach wichtigen Informationen, die dein Team vor Ort erfasst.

Die wichtigsten Learnings

• Texterkennung (OCR) für gescannte Dokumente: Der Scanner digitalisiert nicht nur, sondern erkennt auch den Text in deinen Dokumenten. Das bedeutet, du kannst Lieferscheine, Seriennummern oder Artikelbezeichnungen nach dem Scannen jederzeit über die MemoMeister-Suche wiederfinden – auch wenn sie nur als Bild vorlagen.
• Dashboard-Widgets für schnelle Übersichten: Wir zeigen dir, wie du häufig genutzte Suchen als Widgets auf deinem Dashboard speicherst und in Kategorien organisierst. So hast du zum Beispiel immer alle offenen Urlaubsanträge oder die Lieferscheine eines bestimmten Lieferanten der letzten Woche im Blick, ohne jedes Mal neu suchen zu müssen.
• Effiziente Workflows für dein Team: Der PDF Scanner hilft, alte Gewohnheiten zu transformieren. Dein Team kann technische Etiketten, handschriftliche Ladelisten oder eingehende Rechnungen direkt scannen und im Projekt ablegen. Das vermeidet Medienbrüche, spart Kontrollfahrten und stellt sicher, dass alle Informationen zentral und auffindbar sind.
• Einfache Bedienung mit praktischen Funktionen: Der Scanner ist intuitiv zu bedienen. Wir zeigen dir Funktionen wie die automatische Erkennung des Dokumentenrands, Filter (z.B. Monochrom) und die Entzerrung von gekrümmten Oberflächen, um immer optimale Scan-Ergebnisse zu erzielen.

Nächste Schritte für deinen Betrieb

1. Scanner-Funktion testen: Lasst euer Team den PDF Scanner für Lieferscheine oder Etiketten nutzen, die bisher nur fotografiert wurden. Experimentiert mit den Filtern und der Entzerrungsfunktion.
2. Dashboard-Suchen einrichten: Erstellt Widgets für eure wichtigsten Dokumente (z.B. offene Aufgaben, Lieferanten-Lieferscheine der letzten 7 Tage oder Urlaubsanträge), um einen schnellen Überblick zu erhalten und diese bei Bedarf mit eurem Team zu teilen.

Transkript

Hier ist das geglättete Transkript des Webinars. Wir haben es leicht verändert, damit es sich flüssig liest, aber dennoch den authentischen Ton beibehält. Das dient auch dazu, dass du über den Support Chat die Infos aus dem Video schnell wiederfindest.

Hallo und herzlich willkommen zum Macher Mittwoch 59. Heute haben wir ein paar Praxisbeispiele zu unserem neuen PDF Scanner dabei. Letztes Mal beim Macher Mittwoch haben wir ihn ja schon mal kurz gezeigt und wir sind uns sicher, der eine oder andere von euch hat ihn auch schon im Alltag ausprobiert. Wir haben tatsächlich einige coole Zuschriften wegen dieser Funktion bekommen und dann dachten wir, wir machen einen Macher Mittwoch, wo es mal tatsächlich um diesen Scanner geht. Für alle, die nicht genau wissen, was es damit auf sich hat und es noch nicht gesehen haben: Wir fragen in die Runde, wer von euch hat den neuen PDF Scanner auch schon mal ausprobiert? Schreibt es doch mal in den Chat rein und vielleicht sogar, wenn ihr schon dabei seid, für was ihr es ausprobiert habt. Vielleicht gibt es ja auch noch einen Anwendungsfall, den wir noch nicht dabei haben. Dann können wir, wenn wir schon alle so schön beieinander sind und im Austausch sind, vielleicht auch den ein oder anderen Anwendungsfall noch kennenlernen, den wir jetzt noch nicht gehört haben. Also, falls ihr ihn schon kennt, schreibt rein, wenn ihr ihn noch nicht kennt, sagt „Fragezeichen“, und wenn ihr es schon probiert habt, sagt „okay“ oder „ja“, oder „habe ich schon“ und vielleicht sogar die Situation, bei der ihr den PDF Scanner schon benutzt habt. Wäre auf jeden Fall super. Und wie immer, beim Macher Mittwoch: Ab 12 Uhr haben wir auch wieder Platz für eure Fragen, Platz für einen Austausch und vielleicht einen kleinen Ausblick, was so kommt. Bleibt ab 12 Uhr einfach dran, dann können wir noch ein bisschen miteinander quatschen.

Ich mache jetzt schon mal den Chat auf, ein bisschen was wurde ja schon geschrieben. Markus, ist da was dabei, was uns weiterhilft? Die ersten wurden schon geschult, cool, okay, schon geschult, ja, ausprobiert. Keine speziellen Dokumente zum Fotografieren, um das Handling zu testen. Das ist wunderbar, und vielleicht – ich frage die Frage einfach nachher noch mal, weil manchmal ist es ja so: Der Zufall begünstigt den vorbereiteten Geist. Wenn ihr jetzt die Beispiele seht und ein bisschen den Scanner auch noch mal seht, fällt euch ja vielleicht noch das ein oder andere dazu ein. Aber bevor wir da reingehen, Trommelwirbel, haben wir ja unsere kleine Tipps und Tricks Sektion. Hier zeigen wir kurz Themen rund um MemoMeister, die ihr vielleicht noch nicht benutzt oder nur so ein bisschen kennt, damit wir einfach da reinschauen und gucken können, ob das ein oder andere vielleicht für euch noch zu lernen ist.

Das erste Tipps und Tricks Thema, da geht es um das Dashboard und um die Suche und wie wir aus einer Suche zu einem Widget kommen. Ihr kennt ja dieses Häuschen hier oben in MemoMeister, da gibt es ja dieses Dashboard. Im Dashboard sind für viele am Start einfach diese Standard-Widgets von MemoMeister: zuletzt geänderte Memos, neueste Kommentare, zuletzt hochgeladene Memos und so weiter. Ich möchte euch jetzt hier am Beispiel der Lieferanten zeigen, was man denn noch machen kann mit diesen Kategorien und diesen Widgets. Das passt dann auch wunderbar zu diesem Kamera-Scanner. Ihr könnt euch ja vorstellen, dass Lieferanten und Lieferscheine und Kamera-Scanner eine gute Idee sein können. Ganz allgemein ist es so: Ihr habt ja in MemoMeister oben, ich bin jetzt ganz normal hier bei „Alle Memos“, ihr habt ja hier oben diese Suche. Wenn ihr in der Suche hier oben etwas sucht und ihr seid bei „Alle Memos“, dann durchsucht das logischerweise alle Memos, so wie es ja auch da steht. Wenn ihr das aber macht, habt ihr die Möglichkeit – ich sage jetzt, ich suche mal nach „Hilgers“ – Hilgers ist in dem Fall jetzt dieser Fahrradladen. Da können wir diesen Filter auch noch einschränken. Wir können zum Beispiel sagen, wir möchten bloß PDFs oder wir möchten bloß Bilder oder Videos oder bestimmte Dateien. Wir können es aber auch einschränken nach Ersteller oder nach zugewiesen an – das sind Funktionen, die da ja schon da sind, die werden erst demnächst kommen, die Betatester haben die schon, wo man den Status, Zuständigkeit und Fälligkeit eben auch noch setzen kann. Ein paar davon habt ihr, nämlich zuletzt geändert in einem gewissen Abstand. Und diese Suche, die man ja vielleicht öfters sucht, die kann man als Widget speichern. Wenn man das macht, als Widget speichern, dann macht er nichts anderes, wie im Dashboard ein Widget anzulegen. Wir haben jetzt hier unter der Kategorie „Lieferanten“ zwei Widgets, nämlich eins ist dieser Fahrradladen Hilgers und das andere ist der Schäfer, dieser Büro-Shop, den der ein oder andere vielleicht von euch auch kennt. Eine Kategorie kann man hier oben anlegen, beliebig viele zu verschiedenen Themen. Das heißt, solche Suchen können wir speichern und dann in Kategorien organisieren. Und wenn wir das gemacht haben, dann können wir die Kategorien auch in der Reihenfolge ändern. Das heißt, die Widgets in der Kategorie können wir ändern, wir können aber auch die Reihenfolge der Kategorien ändern, wenn wir sagen, für uns ist es wichtiger, dass wir die Qualitätsmaßnahmen sehen oder die Arbeitskleidung oder so. Das ist wichtig: Wenn wir eine Kategorie haben, die wir cool finden, als Chef oder als Keyuser, dann können wir die Kategorie auch mit einem Mitarbeiter unserer Wahl teilen und dann hat der die Kategorie automatisch auch in seinem Dashboard. Das heißt, Suchen, die ihr regelmäßig macht, könnt ihr im Dashboard als gespeicherte Suchen speichern. Das macht insofern jetzt für den heutigen Macher Mittwoch Sinn, weil wir euch jetzt zeigen wollen, wie die Kamera-Scannerfunktion einen Lieferschein scannt, der dann automatisch in der Kategorie „Schäfershop“ auftaucht. Dazu sind wir auch in dem MemoMeister Account drin mit unserem Handy und wenn wir da jetzt auf den Zoom Call hier, weil wir das über das normale Bildschirmteilen nicht teilen können, der Scanner, weil das so ein Overlay ist, erscheint da nicht. Dann können wir euch das aber über die Bildschirmfreigabe vom Handy zeigen, das sieht dann so aus, das seht ihr gleich. Bildschirm teilen, freigeben, Bildschirm, Übertragung starten. Es müsste, wenn alles glatt läuft, unser Bildschirm aufpoppen. So, und jetzt gehen wir in die MemoMeister App rein. Wir sind jetzt hier einfach in der Mappe „Scanner Beispiele“ und wir klicken jetzt hier auf dieses Plus und dann drücken wir hier auf „Scannen“ und dann haben wir hier den Lieferschein. Der wird dann automatisch so erkannt und dann macht er auch schon ein Foto. Wenn das gut ist, kann man ansonsten auch das Foto so drücken. Man kann jetzt hier auch auf diesen Knopf hier drücken, auf den unten links. Da kann man dann noch einstellen, dass man gewisse Filter hat, weil beim Lieferschein ist es jetzt vielleicht nicht unbedingt wichtig, dass der bunt und hochauflösend im Sinne von viel Grafik ist, sondern man kann dann sagen, man möchte ihn monochrom. Wir empfehlen hier aber auf jeden Fall mal für den Start einfach auf „Automatisch“ zu gehen. Daneben gibt es noch dieses Gitternetz, das seht ihr hier, wenn man da drauf drückt, dann entzerrt es das. Das ist gerade bei späteren Beispielen, wenn man Etiketten, die auf einem Rohr oder auf etwas Gekrümmten drauf sind, fotografiert, dann entzerrt das und macht es gerade. Und hier kann man noch im nächsten auf dieses „Beschneiden“ drücken, dann kann man auch, falls wir sagen, der hat zu viel oder zu wenig oder etwas komisch erkannt, das hier auch noch ein bisschen zurechtstutzen. Ansonsten haben wir da unten noch die Option, das zu drehen, das ist manchmal nicht schlecht, wenn wir gerade etwas quer haben, was wir eigentlich gerade, also fotografiert haben, was wir eigentlich gerade haben wollen. Und dann drücken wir hier auf „Hinzufügen“, weil manchmal hat so ein Lieferschein ja auch zwei Seiten, in diesem Fall hat er das. Dann gehen wir einfach auf den nächsten, scannen den, und dann haben wir zwei, dann drücken wir hier auf „Fertig“. Wir können es jetzt beschreiben. Wir können es aber auch lassen. Wir gehen jetzt hier in die Beschreibung, nicht „huhu“, sondern irgendwas, was „Müller, Baustelle Müller“ – so irgendwas, was eigentlich überhaupt nicht auf dem Lieferschein drauf steht, damit wir euch zeigen können, wie diese Texterkennung funktioniert. Jetzt drücken wir auf „Upload“ und dann sind wir hier an der Handy App im Prinzip auch schon fertig. Das heißt, wir beenden jetzt dieses Teilen. Grundsätzlich ist es super simpel: auf das Plus drücken, den Scanner öffnen und dann das scannen, was wir vorher vielleicht fotografiert hätten. Sobald es Text beinhaltet, ist es eine gute Option, weil der Text wird dann erkannt. Und das müssen wir euch jetzt einmal im Bildschirm zeigen. Der Text wird dann erkannt. Und wenn wir jetzt diese Suche hier neu starten, dann haben wir diesen Lieferschein, den wir gerade gescannt haben, automatisch im Dashboard unter „Lieferanten“ unter „Schäfer“, weil da drin oder oben steht „Schäfershop“. Wir sehen aber nicht nur, dass er diesen Schäfershop da oben als Ding erkannt hat, sondern wir sehen auch zum Beispiel, wenn wir jetzt die Auftragsnummer – muss ich mir kurz merken, 212424. Wenn wir jetzt quasi irgendwas suchen hier im Häuschen, „Alle Memos“, 212424 und wir suchen danach, dann findet er das auch. Das heißt, wenn ihr Artikelnummern da drin stehen habt oder Bezeichnungen oder Seriennummern da drin stehen habt von irgendwas und eure Mitarbeiter bekommen ein Paket, nehmen den Lieferschein, scannen den so, legen den im Projekt unter „Lieferschein“ ab, dann könnt ihr heute, in zwei Wochen, auch in drei Jahren gucken, wann haben wir denn welchen Artikel, wo, auf welcher Baustelle, an welchem Tag geliefert bekommen. Einfach nur, indem man da oben die Artikelnummer oder die Seriennummer eingibt. Und wir haben hier im Dashboard noch eine Besonderheit, seht ihr ja, da hinten „Letzte 7 Tage“. Das heißt, wir können dieses Widget auch so bearbeiten, dass wir sagen, wir möchten nicht alle Lieferscheine vom Schäfer, sondern wir möchten nur die der laufenden Woche. Oder, oder, oder.

Bis dahin: Habt ihr Fragen an uns? Wenn nicht, dann kommen wir zu dem nächsten Tipp und Trick. Alle Fragen, da müssen wir euch jetzt bitten, die Fragen, die jetzt vielleicht aufgekommen sind, euch zu merken und nachher um 12 Uhr zu stellen. Unter „Mappe mit Label“, das ist ein Tipp und Trick, den möchten wir euch zeigen am Beispiel von dem Mitarbeiterbereich und zwar Urlaubsanträge. Ihr habt ja hier vielleicht es schon mal gesehen, dass man ja hier diese Label setzen kann bei Mappen. Und wir haben jetzt hier das Label „Urlaubsantrag offen“. Das heißt, sobald ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag in seiner Mitarbeitermappe legt, bekommt dieser das Label „Urlaubsantrag offen“ automatisch, der muss gar nichts machen. Und jetzt in der Kombination mit dem Scanner, den wir euch ja gerade auch noch mal vorgeführt haben, könnt ihr auch hingehen und sagen, alle Mitarbeiter, die vielleicht noch nicht diesen digitalen Urlaubsantrag machen wollen, sondern unseren Vordruck von 1960 nutzen wollen, können das tun. Sie sollten danach einfach nur den ausfüllen ganz normal und dann hier mit der App scannen und in ihrem Mitarbeiterbereich ablegen. Dann wird es automatisch verschlagwortet mit „Urlaubsantrag offen“ und das hat natürlich dann den Vorteil zusammen mit dem, was wir euch gerade im Dashboard gezeigt haben, dass wir uns dann hier auch eine Suche erstellen können und sagen, wir möchten alle offenen Urlaubsanträge. Und wenn wir diesen offenen Urlaubsantrag dann bearbeitet haben, dann verschieben wir den einfach auf die Untermappe „von Führungskraft freigegeben“, verschieben und dann ist die hier im Dashboard nicht mehr unter „Urlaubsantrag offen“ zu finden. Das Coole ist, dass man mit diesem Scanner eben dann auch die Mitarbeiter abholen kann, die vielleicht noch nicht so super gern digitale PDFs ausfüllen, aber vielleicht ein Foto machen können vom Engelbert Strauß Katalog und sich die Hose einkreisen, die sie kaufen oder die sie gerne hätten oder eben den Urlaubsantrag ausfüllen, wie bisher. So geht es und jetzt gehen wir einen Schritt weiter zum letzten Punkt, der Double Touch, der ist so einfach, der geht schnell. Kennen aber einige nicht. In der MemoMeister App habt ihr unten, ganz unten drin, dieses Mappen-Icon. Wenn man da zweimal drauf drückt, dann springt MemoMeister einfach an die oberste Kategorie. Müst einfach mal ausprobieren, das ist manchmal ist man ja in irgendeinem Projekt irgendwo drin und sagt, wo bin ich eigentlich und wo will ich hin? Unten auf dieses Mappen-Icon zweimal drauf drücken, dann ist man ganz oben. Tipps und Tricks Section vorbei.

Jetzt kommen wir zu Workflows, Wissen und Weiterkommen und hier haben wir ein paar Beispiele, was man denn scannen kann. Prinzipiell alles, was Etiketten sind. Das können bei Dachdeckern diese Anschlagpunkte sein, bei Heizungsbauern sind es Seriennummern von Wärmepumpen oder Plaketten vom Druckprüfung beim Druckausgleichsgerät oder vom Pufferspeicher oder Auszüge aus irgendwelchen Thermotransferdruckern. Und Auszüge aus Thermotransferdruckern sind Messprotokolle, sind aber auch Quittungen bei der Tankstelle. Das ist überall, wo wir sagen, hey, hier haben wir etwas, und das beinhaltet Text, ist aber eigentlich ein Bild, das wir hier machen, kann man es logischerweise einscannen. Und dann finden wir das nachher auch eben, wie wir es gerade schon gezeigt haben, über diese Textsuche. Das ist insbesondere deswegen cool, wenn wir Installationen haben mit irgendwelchen Seriennummern und oder solchen Dingen, wie zum Beispiel – hier haben wir einfach mal die Fritzbox fotografiert bei uns – und dann können wir danach nach der Fritzbox suchen, nach der Seriennummer suchen, nach der Artikelnummer suchen und dann kommt immer dieses und dann wissen wir, okay, wann hat unser Mitarbeiter wo das aufgenommen. Das heißt, im Unternehmen als eine super Gewohnheit, allen Mitarbeitern zu sagen, hey, wenn wir irgendwo ein technisches Ding installiert haben, das kann auch Brandschott sein, dann scannen wir das in Zukunft ab und legen es im Projekt ab, weil dann, wie gesagt, ist es eben auch in der Indizierung mit dabei. Das Thema, das immer wieder aufkam, auch das ist im Prinzip so ein Bereich zu der handschriftlichen Frage, zu den typischen Fragen: Handschriften werden in diesen Dokumenten nicht wirklich gut erkannt. Dazu müssten wir dann – wenn man Informationen hat, die man per Handschrift auslesen will – tatsächlich eine kleine Automation machen. Das kann man mit Make machen und mit einer KI, zum Beispiel Open AI, dass man sagt, ich habe hier Informationen, die handschriftlich, tatsächlich handschriftlich ausgefüllt werden und da ist dann die KI ziemlich gut und die kann man, wenn ihr da Themen habt, einfach uns ansprechen, da kann man auch gucken, ob man die entsprechend automatisieren kann. Ein Beispiel sind Ladelisten, die uns zugeschickt worden sind, wo Mitarbeiter einfach Ladelisten haben und ausfüllen und abstempeln und abhaken, die tatsächlich einfach von Hand noch da sind. Da kann man sagen, hey, wenn du fertig bist, fotografiere die Ladeliste. Scanne die Ladeliste, ist ja der richtige Begriff, und lade sie hoch. Und dann gibt es auch immer wieder Lieferungen und Schriftverkehr ins Büro, das ist hier ein weiterer Punkt, dass dann die Mitarbeiter im Büro auch die App installiert haben, weil dann kommt eine Rechnung per Post. Und dann kann man sagen, hey, ich scanne die mit dem Scanner und lege die im Projekt ab, weil was hat man sonst vorher gemacht? Man hat die Dinge genommen, wäre zum Scanner gelaufen und hätte sie im Scanner reingelegt und hätte sie dann eingescannt und dann hätte man sie irgendwie von dem Scanner speichern, Dingsbums, wieder nehmen müssen und irgendwo anders hin speichern. Und so könnt ihr einfach sagen, hey, jeder, der im Büro ist und MemoMeister hat, ihr könnt auch die Sachen, die per normaler Post zu uns kommen, die im Projekt irgendwo abgelegt werden müssen, so speichern und oder können dann natürlich auch machen, im Mitarbeiterbereich, bei dem Mitarbeiter so eine Scan-Eingangsmappe anlegen und sagen, wenn da was kommt, was jetzt nichts mit MemoMeister oder mit Projekten zu tun hat, aber du es trotzdem scannen möchtest, leg es doch da rein, hast ja auch Zugriff und kannst es bearbeiten. Das zu dem Thema Beispiele und vielleicht hat der ein oder andere von euch ja jetzt auch noch weitere. Logischerweise kommen wir jetzt zum nächsten Punkt, zu den typischen Fragen. Logischerweise ist der Papier-Digital-Prozess ja etwas, wo viele sagen, ich will eigentlich von dem Papier komplett loskommen. Manchmal geht es eben ja auch noch nicht und dann ist es einfach wichtig, dass ihr die Bedienung trainiert habt. Und wir haben es ja vorher kurz gezeigt, es ist nicht schwer, auf Kamera scannen gehen, gucken, auf automatisch stellen bei den Filtern. Wenn was krumm oder schräg ist, wir müssen mal kurz gucken, ob das in diesem Account drin ist. Ja, genau, wir haben hier zum Beispiel eine Bierflasche mal fotografiert, die war dann krumm und wenn man dann drauf drückt, dann ist es nachher gerade und dann sieht man, wie cool diese Entzerrung auch funktioniert. Drehen haben wir schon gehabt und dann einfach, wenn es mehrere Seiten sind, vielleicht alle Seiten zusammenfügen. Das ist zum Thema Bedienung. OCR, OCR heißt Character Recognition, also Erkennung von Buchstaben und da funktioniert das System super gut, wenn es Textbuchstaben sind, die vom Computer geschrieben worden sind, die irgendwelche Etiketten und Labels und so weiter. Und wie gesagt, vorher bei handschriftlicher Erkennung geht es manchmal, da dann bitte einfach auf uns zukommen und zu gucken, ob man das dann mit KI Vision machen kann. Wenn ihr weitere Fragen habt, dazu, heute oder auch in Zukunft einfach merken, aufschreiben, in MemoMeister vielleicht in der Mappe reinlegen, Fragen an MemoMeister und dann können wir die jetzt von jetzt an, glaube ich, knapp 10 Minuten einfach miteinander besprechen. Wenn wir hier diesen Scanner haben, können wir natürlich Medienbrüche anfangen noch mehr zu vermeiden, indem wir sagen, diese Dokumente, der Lieferschein ist so ein klassisches Beispiel. Der ein oder andere Mitarbeiter findet den ziemlich uninteressant. Der wird aber halt dann interessant, wenn man einen Artikel sucht, der bestellt worden ist, aber man denkt, der war in der Lieferung drin, der Lieferschein steht aber, dass der erst morgen kommt. Dann muss man nicht eine Stunde lang auf der Baustelle diesen Artikel suchen, sondern da guckt man einfach in dem Lieferschein nach und stellt fest, der ist nicht da. Das heißt, hier ist es unglaublich wichtig, einfach diese Gewohnheiten anzusprechen und zu sagen, wenn solche Schriftstücke auf der Baustelle aufkommen, dann scannen wir die in Zukunft. Und das ist es, was wir mit Transformation der alten Gewohnheiten auch meinen. Das ist erstaunlich, wir sind nämlich jetzt schon mit dem Workflow Wissen und Weiterkommen durch. Jetzt ist der offizielle Teil vom Macher Mittwoch rum.

Aktualisiert am: 27/04/2026