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MM#70 Textmemo Update: Nie wieder Dokumentationschaos im Team

Mit dem neuen Textmemo-Update gibst du deinem Team ein einfaches Werkzeug für strukturierte Notizen und sorgst für lückenlose Projektdokumentation.


Hallo und herzlich willkommen zum Macher Mittwoch Nummer 70! Wir machen heute einen Haken dran, denn wir haben ein wichtiges Update für dich und dein Team: Das Textmemo in MemoMeister wurde grundlegend überarbeitet – sowohl in der Webanwendung als auch vor allem in der App. Viele deiner Mitarbeiter geben draußen jeden Tag ihr Bestes, aber die Dokumentation per Textmemo war bisher oft zu kompliziert. Damit ist jetzt Schluss! Entdecke, wie du diese neue Funktion nutzt, um sicherzustellen, dass dein Team wichtige Informationen strukturiert erfasst, und wie ihr gemeinsam davon profitiert.


Das nimmst du mit


  • Dein Team kann wichtige Infos jetzt direkt und einfach über die neue Textmemo-Funktion in der MemoMeister App erfassen.
  • Nutze Textmemos als Vorlagen, um standardisierte Checklisten für Projekte und Aufgaben bereitzustellen.
  • Verknüpfe externe Ressourcen oder andere Memos direkt in deinen Textmemos, um dem Team alle relevanten Informationen zentral zugänglich zu machen.


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Inhalt



Das neue Textmemo: Deine Lösung für klare Team-Dokumentation


Als Chef weißt du, wie wichtig lückenlose Dokumentation ist. Doch oft scheitert es an der Umsetzbarkeit für dein Team auf der Baustelle. Das neue Textmemo-Update macht es deinen Mitarbeitern jetzt kinderleicht, wichtige Informationen direkt über die MemoMeister App zu erfassen. Was früher umständlich war, ist jetzt intuitiv und effizient gestaltet. Das bedeutet für dich: Du schaffst die Voraussetzungen, dass dein Team zuverlässig dokumentiert und du den Überblick behältst, ohne ständig selbst vor Ort sein zu müssen. Zeig deinen Projektleitern und Monteuren dieses Update und sieh, wie die Qualität der Dokumentation steigt.


Standardisiere deine Abläufe mit Textmemo-Vorlagen


Dein Unternehmen wächst und mit mehr als 15 Mitarbeitern musst du delegieren können. Das gelingt nur mit klaren Prozessen. Nutze die neue Funktion, um Textmemos als Vorlagen zu definieren – genau wie du es schon von PDF-, Projekt- oder Berichtsvorlagen kennst. Integriere zum Beispiel eine 'Showfix'-Checkliste für deine Projektleiter. So stellen sie sicher, dass sie regelmäßig wichtige Punkte für die Besprechung festhalten, statt sich in täglichen Kleinkämpfen zu verlieren. Das fördert die Eigenverantwortung im Team und entlastet dich in der täglichen Kontrolle. Ein Musterbeispiel, wie Fotodokumentation zu einem Führungsinstrument wird.


Wissen zentral bündeln und für dein Team zugänglich machen


Stell dir vor, dein Team hat auf der Baustelle sofort Zugriff auf alle nötigen Infos – ohne langes Suchen. Im neuen Textmemo kannst du nicht nur Text erfassen, sondern auch Links setzen. Verlinke zum Beispiel eine Hersteller-Webseite mit Montageanleitungen, eine Google Maps Draufsicht mit markierten Parkplätzen oder sogar andere Memos in MemoMeister. Wenn ein Mitarbeiter auf den Link klickt, öffnet sich die entsprechende Information automatisch. Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass dein Team stets mit den aktuellsten und relevantesten Daten arbeitet. So verhinderst du Fehler und förderst die Qualität deiner Arbeit auf jeder Baustelle.


Effiziente Checklisten per KI ins Textmemo einfügen


Für die Digital-Enthusiasten unter euch: Das Textmemo basiert auf einer Markdown-Datei – dem gleichen Textformat, das auch moderne KIs wie Chat GPT oder Gemini nutzen. Das bedeutet, du kannst eine von der KI erstellte Checkliste einfach kopieren und direkt in ein Textmemo einfügen. Das spart dir und deinem Team Zeit bei der Erstellung von neuen Abläufen oder Prüflisten. Eine kleine, aber feine Möglichkeit, moderne Technologien zu nutzen, um die internen Prozesse zu optimieren und die Qualität im Handwerk weiter zu steigern.


Was dein Team jetzt tun kann




Vollständiges Transkript


[00:00] Dann hallo und herzlich willkommen zum Macher Mittwoch Nummer 70. Heute machen wir ein Häkchen dran, bekommen den Kopf frei, denn wir haben ein Update in MemoMeister, sowohl in der Webanwendung als auch in der App, was das Thema Textmemo angeht.


[00:16] Und das ist von vielen ein Wunsch gewesen in der Vergangenheit, dass man vor allem auch für unterwegs, für die Mitarbeiter, die jeden Tag draußen ihr Bestes geben oder geben sollten, einen die Textmemo besser machen.


[00:31] Viele von euch machen ja schon Fotos, viele von euch geben Pläne mit raus und bei den Textmemos ist es für den ein oder anderen Mitarbeiter in der Vergangenheit schwer gewesen, das vernünftig zu machen, weil es schon, muss man sagen, ein bisschen kompliziert war.


[00:45] In der Webanwendung sah es immer gut aus, aber in der App war es mal ein bisschen komplizierter.


[00:50] Ist jetzt aber nicht mehr und ihr habt alle seit spätestens letzte Woche Freitag, wenn ihr Updates macht auf euren Endgeräten auch in der Memomeister App die neue Textmemo drin.


[01:03] Braucht ihr jetzt nicht aufmachen. Wir schauen uns das gleich in diesem Macher Mittwoch gemeinsam an.


[01:07] Dazu teile ich meinen Bildschirm, Bildschirm Nummer 1 so.


[01:12] Wir schauen uns gleich dieses kleine Update zusammen an.


[01:16] Ich mache das in Form von einem kleinen Tutorial, dass ihr es auch gegebenenfalls, wenn ihr Lust habt, diese Aufzeichnung an eure Kollegen weitergeben könnt.


[01:24] Wir schauen uns an, wie man das Textmemo in der App verwendet und dass ihr auch natürlich diese Textmemo neben den PDF-Vorlagen, neben den Projektvorlagen und neben den Berichtsvorlagen eben auch Textmemo als Vorlage benutzen könnt.


[01:37] Das ist quasi die Agenda von heute. Und da hätte ich doch gesagt, Markus, starten wir direkt rein, oder?


[01:45] So sieht's aus. Wir haben uns nichts, keine andere Vorgehensweise.


[01:49] Ich muss nur kurz nachfragen, ob ich dich irgendwas vergessen habe. Ah ja, doch, ich habe was vergessen.


[01:54] Wie immer, um 12 Uhr dürfte gern da bleiben und dann können wir einfach quatschen über die Themen, die euch bewegen.


[02:03] Es können Themen sein rund um Memomeister, um vielleicht Sorgen und Nöte, die der ein oder andere Mitarbeiter hat.


[02:07] Es können aber auch Themen sein, wenn ihr für eure Innung oder für euren Verband oder für euren äh Kooperationen oder was auch immer ihr, wo ihr immer euer engagiert seid oder Mitglied seid, wenn ihr wissen, wenn ihr wollt und mir da vielleicht auch eine Kooperation oder irgendwas in die Richtung machen wollt, könnt ihr auch gern einfach um 12 Uhr da sein und den Macher Überblick.


[02:29] Jeder, der den Macher Überblick angeschaut hat, weiß ja schon, dass es das, dass es um das Textmemo geht, der kommt ja einmal im Monat, das ist unser Newsletter und da haben wir Funktionen drin, neue Vorlagen drin und alles Wichtige und nehmen auch die Einladung zum Macher Mittwoch.


[02:42] So, jetzt habe ich es, glaube ich, äh, deswegen steht's ja da auch.


[02:47] Genau, den Macher Überblick gab's ja, Macher ja dann auch immer eigentlich mittlerweile auch regelmäßig so einmal im Monat für die Keyuser so eine persönliche Nachricht mit einem Video, das war ja auch drin.


[02:58] Genau, da muss ich ja nur korrigieren, ja, der Macher Überblick auch eine Überschrift oder auch in im Video sage ich ja, in der App kommt das Update noch. Es ist jetzt aber da, genau, genau.


[03:07] Ist jetzt aber da, genau, genau.


[03:11] Genau, also dann das Update neue Funktion. Textmemo. Textmemo ist für viele von euch technisch gesehen


[03:22] eine Markdown-Datei. Könnt ihr, wenn ihr euch nichts sagt, auch sofort wieder vergessen, aber wenn es euch was sagt, ist es total cool, dass es eine Markdown-Datei ist, weil es genau das gleiche Textformat, mit dem auch in Chat GPT, in Gemini, in Klord und so weiter euch Ergebnisse geben, ihr dem Ergebnisse zurückgeben könnt. Das ist exakt dasselbe.


[03:41] Gucken wir uns nachher aber auch ganz kurz an. Ihr könnt nämlich KI Checklisten da einfach Copy und Paste reinsetzen. Aber als kleines Tutorial.


[03:49] Ein Texteditor, der im Hintergrund eine Textdatei ist, im Vordergrund sich aber anfühlt wie so ein bisschen, sagen wir mal, ein abgespecktes Word, ja.


[04:00] Das heißt, ich kann hier Überschriften auswählen, ich kann Überschriften setzen.


[04:04] Ich habe hier jetzt uns eine kleine Checkliste zum Start mitgebracht für dieses Tutorial.


[04:08] Das ist etwas, das da habe ich auch mit dem Ruben in der Podcast Folge drüber gesprochen, Ruben zum Thema mit den Projekt dann einfach regelmäßig einen Showfix machen, so dass sie diese Projektleiter am vielleicht auch ihr selber oder ihr im Büro sagt, hey, wir müssen nicht jede Woche uns im Häuserkampf bekämpfen, wir notieren uns die wichtigen Sachen und reden einmal im Monat drüber, wie können wir das besser machen.


[04:31] Ja.


[04:32] Und ähm das ist quasi der Hintergrund von dieser kleinen Textmemo hier. Der Vorteil ist, ich kann hier einfach reingehen und was dazu schreiben.


[04:41] Ich könnt z.B. sagen, Termine finden am besten Freitag Nachmittag.


[04:48] So.


[04:49] Dann schreibt ihr das da rein.


[04:52] Speichert es, habt's aus dem Kopf.


[04:54] So ein bisschen wie dieser Knoten im Taschentuch.


[04:57] Wenn man dann das in den Showfix geht, dann kann man hier eben über diese Themen sprechen.


[05:01] Wenn mir was besonders wichtig ist, dann kann ich da reingehen und sagen, ich möchte das natürlich hier an der Stelle unterschreiben, unterstreichen oder ich kann es auch unterstreichen und highlighten, ich kann es auch unterstreichen, dick machen und highlighten. Und so kann ich im Prinzip in diesem Textmemo auch diesen, diese Editorfunktion benutzen.


[05:18] Eine Funktion, die ein kleines bisschen versteckt ist, wenn ich Unterkapitel machen möchte für ein Thema, dann kann ich auch einfach die Tab-Taste drücken, dann macht er mir hier zu dem Thema noch weitere Punkte rein.


[05:32] Ich kann beliebig viele Überschriften dazu setzen, ich kann es weiterführen und wenn ich das kopiere, dann habe ich es als Text in der Zwischenablage und kann es auch z.B. wieder der KI geben.


[05:43] Für die unter euch, die zum Thema Automatisierung mehr dazu machen wollen, ich gehe heute nicht aufs Thema Automatisierung ein, aber so ein Textmemo mit solchen Hintergründen ist natürlich perfekt geeignet, um auch Automatisierungen mit diesen Inhalten zu machen.


[05:59] So als kleiner Spoiler.


[06:01] Ich kann auch kleine Links setzen und ich habe hier einen Link gesetzt auf dieses Draufsicht generieren von bei Google Maps. Da drücke ich mal drauf. Ich habe hier einfach ein Memo verlinkt. Hoppala. Genau, nee, doch, geht.


[06:13] Ähm ein Memo verlinkt. Das heißt, da ist die Idee, liebe Kollegen, wenn wir ein neues Projekt starten, machen wir von dem äh von der Liegenschaft ein Bild von oben und markieren mal schnell in MemoMeister an zwei, drei Stellen, ähm was es damit auf sich hat,


[06:30] wo man parken kann, wo man gegebenenfalls einen Kran hinstellen kann und und und und und. Und das heißt, was man, was ich hier sagen möchte, ist, ihr könnt in so eine Checkliste auch Webseite vom Hersteller verlinken, eine Montageanleitung in Memomeister verlinken, beliebige andere Sachen verlinken und wenn man draufdrückt, öffnet sich das automatisch.


[06:49] Also ganz coole Sache hier an der Stelle.


[06:51] Und ähm das geht über diesen Link, das heißt, ich drücke irgendwas an, was ich verlinken möchte, dann drücke ich hier oben auf Link erstellen und dann drücke ich hier einfach die URL rein und die URL, also die Adresse ist im Prinzip immer das hier oben von der Adresszeile.


[07:11] Gehen wir mal schnell zurück. Also, das was die Basisideen von dem Editor und was ihr ja nebenher schon gesehen hat, ist diese Checkliste und diese Checkliste hat sich was verändert.


[07:21] Ihr seht hier unten, ich habe null von vier Checkpunkten erledigt und wenn ich eine Sache erledige, dann wird die wegsortiert nach unten und dann dann erledige ich die da rein nach und dann weiß ich, okay, ich habe alles erledigt, das unten wird grün und dann habe ich vier von vier Checkpunkten erledigt.


[07:38] So als Checkliste wunderbar, weil dann muss ich nicht mich, wenn ich eine längere Checkliste habe, immer wieder zwischen den Sachen durchwühlen, sondern ich weiß, die Sachen, die noch zu erledigen stehen, stehen oben, haben wir als Feedback von einigen von euch bekommen, dass das eine total coole Funktion ist und deswegen haben wir sie so eingebaut.


[07:55] Und äh zurück. Genau, Vorlagen und Farben.


[08:01] Wenn ihr, ich speichere das mal schnell. Wenn ihr in Memomeister eine neue Checkliste erstellt, eine neue Textmemo erstellt, dann geht ihr hier unten über dieses Checklistensymbol.


[08:13] Und da gibt's hier unbedingt den Knopf Vorlagen. Da könnt ihr draufdrücken und dann haben wir, habt ihr hier Zugriff eure eure Textmemo Vorlagen, also Checklisten, die ihr äh einmal erstellt und dann immer wieder benutzen könnt.


[08:25] Wir schauen uns nachher auch an, wie das in der App funktioniert und hier an der Stelle so viel gesagt, ihr könnt eben auch, müsst es Rad nicht jedes Mal neu erfinden, sondern ihr könnt hier auf Vorlage gehen und dann die Vorlage auswählen.


[08:39] Wenn ihr wollt, haben wir unter Einstellungen, ich verwerfe das mal schnell, unter Einstellungen bei der Formularsammlung, bei Vorlagen importieren, auch hier einige Textmemos in unserer Vorlagensammlung, die ihr einfach über importieren bei euch hinzufügen könnt und da eine kleine Bitte.


[08:56] Wenn ihr eine Textmemo Vorlage erstellt oder braucht oder generiert oder immer wieder verwendet, sprecht doch kurz mit uns. Es kann ja sein, dass wenn ihr das benutzt, dass es für andere auch spannend ist und ihr profitiert ja dann auch, wenn der ein oder andere von den Kollegen sowas zur Verfügung stellen und sagt, hey, ist eigentlich eine total coole Idee.


[09:17] Und eine dieser Ideen ist z.B. diese Checkliste zur äh Monteur Integration, also, wie kriege ich eigentlich einen Kollegen onboarded in Memomeister und da kann man eben hier so


[09:30] Ja, den neuen Kollegen schon mal die ganzen Sachen, die wir wissen, die er immer braucht, hier eine Checkliste machen und dann kann man die dann reiner abhaken und wenn der an irgendeine Stelle was hat, wo halt besondere Aufmerksamkeit ist, dann habe ich euch ja vorher gesagt, wie der Texteditor euch dabei helfen kann, das zu markieren.


[09:49] Was auch noch eine Funktion ist, ihr habt's ja vielleicht gerade gesehen bei den Farben.


[09:54] Ihr könnt das Textmemo auch einfärben.


[09:58] Ihr könnt bei euch im Unternehmen sagen, hey, wenn immer eine Checkliste noch offene Punkte hat, die nicht erledigt sind, dann machen wir die rot. Wenn immer eine jetzt die erledigt ist, machen wir sie grün.


[10:08] Ist eine Regel, die man sich geben kann. Ihr könnt aber auch sagen, alle Checklisten Projektbezogen, die wir für Kunden oder mit Kunden machen, für den Alltag machen wir gelb und alle die wir intern benutzen, machen wir blau.


[10:22] Unabhängig davon, wie ihr es macht, es ist nur eben schlau, sich so gewisse Regeln zu geben und diese auch zu kommunizieren und den Kollegen und Kollegen mitzuteilen, wann und an welcher Stelle mit welchen Farben arbeitet.


[10:36] Ich glaube, dadurch, dass wir sie eine Vorlage schon eine gewisse Einfärbung geben, ist es eigentlich total schlau einfach sich so so eine Regel schon in der Vorlage zu geben, weil sind sie automatisch in der richtigen Farbe.


[10:49] Und der ein oder andere von euch fragt sich wahrscheinlich, was ist jetzt der Unterschied oder warum braucht jetzt so eine Textmemo Checkliste, wenn wir doch auch schon diese ganzen vielen äh Formularvorlagen haben.


[11:03] Also diese ähm, ich gehe mal hier kurz rein. in die Formularsammlung, diese ganzen Abnahmeprotokolle, Bugprobenprotokolle, Gefährdungsbeurteile und so weiter.


[11:17] Warum brauche ich dann noch diese Checklisten? Ganz einfache Antwort.


[11:22] Die offizielleren Dokumente, also die Formulare, die Protokolle, die sind dazu da, dass man sie auch später vielleicht mal jemand geben muss.


[11:33] Die kann ich speichern, kann ich mir heute speichern und in vier Jahren kann ich sie aufmachen. Ich kann es jemand anders geben, der kann sie auch aufmachen, weil dieses PDF-Format einfach, das wird nicht mehr weggehen, das ist PDF-Format.


[11:45] Die Textmemo ist etwas, ich sag da gern Einkaufszettel dazu, ja.


[11:51] Da fällt mir was ein, spontan, ich bin auf der Baustelle, wir kommen gleich noch zu Use Cases.


[11:55] Ich mir fällt spontan was ein, ich muss es dazu schreiben. Ich will es nicht vergessen, ich will, dass es notiert ist.


[12:02] Ich weiß nicht, wie viel es wird, will ich dazu schreiben als Gedankennotiz oder, wie ich es auch im Podcast, mit dem Jens Appel im Podcast hatte,


[12:11] wenn ihr ein Sprach, also so ein Mikrofon, so ein Transkriptionstool nimmt, Blord oder Sprachmemos oder so und ihr habt die Transkripte, dann kann man die wunderbar in der Textmemo reinsetzen und allen zur Verfügung stellen.


[12:24] Kann es aber natürlich in ein PDF oder in ein Formular schlecht rein reinsetzen, weil weil es ja immer unterschiedlich aussieht.


[12:32] So, das ist der Einsatzzweck. Zu einem weiteren Einsatzzweck kommen wir dann gleich in Kapitel 3 noch. Wir können nämlich mit diesen Textmemos auch wunderbar die Fehlerkultur und die Lessons learned im Unternehmen verbessern.


[12:44] Haben wir auch in Macher Mittwoch schon zu gemacht zum Thema Lessons learned an der Stelle einfach nur es hat mega cool, dass ich aus den Erfahrungen der Vergangenheit halt auch in der Masse lernen kann, weil die Textmemos stehen mir ja zur Verfügung, mein heutiges und alle aus der Vergangenheit und die kann ich natürlich auch zum Lernen aus Erfahrungen nutzen.


[13:05] So.


[13:07] Bevor wir jetzt gleich ins Kapitel 2 gehen, ich habe ja am Anfang gesagt, wir machen nachher Fragen und Austausch um 12 Uhr, trotzdem an der Stelle kurz äh


[13:19] muss ich nämlich selber schnell durchatmen. Ich habe mir eigentlich vorgenommen, haben wir noch ein bisschen langsamer zu machen und ihr habt wahrscheinlich festgestellt, ich bin schon so schnell unterwegs.


[13:28] Ich trinke einen Schluck. Ihr könnt euch kurz Fragen überlegen und wenn ihr Fragen habt, einfach in den Chat reinschreiben, dann können wir uns das ja uns nachher anschauen. Ihr könnt einfach kurz ein bisschen drüber nachdenken.


[13:37] Ich mach's noch mal kurz dazu auf.


[13:39] Das ist das Textmemo, so sehen die z.B. aus.


[13:47] So.


[13:49] Dann hat hat sich das ein bisschen, man das ein bisschen sitzen lassen. So.


[13:55] Kapitel 2, Textmemo in der App. Wie ich es eingangs gesagt habe, alles was ich bis jetzt gezeigt habe, gab's so ähnlich ja schon in der Vergangenheit, jetzt ist es eben auch neu,


[14:08] dass man es in der App angucken kann.


[14:11] Ihr könnt einfach gucken, ob ihr auf euren Apps schon das neue Update habt. Wenn ihr das neue Update habt, könnt ihr das, was ich jetzt euch jetzt zeige, einfach selber nachvollziehen und nachspielen.


[14:21] In der App, wenn ihr reingeht und auf das Plus drückt,


[14:26] wo man ein Foto macht, da gibt's ja auch das Formular und wenn man Formular da macht, kommt man eben auch in diese Vorlagensammlung. Das heißt, eure Mitarbeiter haben ab sofort, wenn sie dann auf dieses Plus drücken, können sofort auch mit diesen Vorlagen der Textmemos starten.


[14:43] Wenn jemand das dann tut, dann äh geht es so auf, das kann so oder so ähnlich aussehen und hier kann ich natürlich an beliebige Stellen reindrücken und hier unten gibt's verschiedene Editor Icons, die ich wählen kann und dann kann ich eben auch so ein To-Do Icon einfach per Klick da wählen.


[15:00] Und dann kann ich eine Sprachaufzeichnung machen und das einfach dann ein diktieren.


[15:05] Und so kann ich auch die verschiedenen ähm warum dreht sich jetzt hier dieser Drehbalten?


[15:14] So, na ja, also probiert ihr einfach aus, man sieht's ja hier schon, ja, da drückt ihr dann auf's Mikrofon und dann kann man diese einzelnen Checklisten Items einfach auch eindiktieren.


[15:26] Und dann drücke ich auf Enter und dann kann ich die nächste Zeile eindiktieren. Funktioniert wunderbar und dann kann ich meinen Mitarbeitern sagen, hey, bevor ihr abends die Baustelle verlasst, geht einfach noch mal schnell durch.


[15:37] Wir haben dann auch so eine 16 Uhr Checkliste und diskutiert das schnell oder überlegt schnell, macht auf jeden Fall klar die Fotos, aber wenn ihr die Fotos gemacht habt, haltet vielleicht einfach noch mal kurz die wichtigsten Erkenntnisse in so einem 16 Uhr Protokoll fest.


[15:53] Und was auch ist und was auch geht ist, dass man dann in dem Textmemo und das ist jetzt im Prinzip das besondere und das neue eben auch reingehen kann und auch dort hier direkt Sachen markieren kann, die Icons hier unten auswählen kann, Highlight setzen kann und äh das Ganze eben benutzen kann, wie man es eben in der Webanwendung auch gesehen hat.


[16:15] Wenn jemand denn sowas macht und sagt, hey, das müssen wir unbedingt nacharbeiten, logischerweise kann man dann auch die Kommentarfunktion nehmen oder die Aufgabenfunktion benutzen, die sind davon unabhängig, aber hier ist einfach jetzt jeder in der Lage ist wirklich idiotensicher in diesen Textdemo Dateien zu arbeiten.


[16:35] Wenn ein Mitarbeiter das draußen tut und auch speichern drückt, wird automatisch auch wieder eine neue Version erstellt.


[16:42] Also, das was wir hier in unseren


[16:48] Versionierung haben,


[16:52] wird automatisch eine neue Version erstellt.


[16:56] Das heißt, ihr ihr und die Mitarbeiter brauchen sich keine Sorgen drum machen, dass die ähm Informationen da vielleicht aus Versehen aus irgendeinem Grund verloren gehen oder überschrieben werden, weil man kann einfach die alte Version auch wieder anschauen.


[17:12] Zumindest alle, die in der Webanwendung sind, ist es für den Mitarbeiter draußen unterwegs nicht möglich, für den sieht es einfach so aus, als ob er in der Datei in der Datei arbeitet.


[17:21] Genau, ganz ganz essenzieller Punkt ist einfach das, was du gerade in der App gezeigt hast, wie es wie es aussieht. Das war vor dem Update, wenn du quasi Textmemo erstellt hast oder auch bearbeitet hast, äh ich weiß jetzt nicht, wie da die technische Bezeichnung ist oder wie das.


[17:39] Du hast in dem Quelltext der Datei rumgeschrieben und das sah nachher natürlich


[17:41] Genauso, das ja gerade auch, wenn man jetzt so Checkboxen verwendet hat, äh sah dann natürlich äh auch ein bisschen ja, anders aus oder ist gerade nicht gerade Nutzer Nutzerfreundlich und jetzt hat man das halt direkt so, wie es früher auch in der fertigen Ansicht dann war direkt dann beim Bearbeiten.


[17:59] Genau.


[18:00] Und für uns aus, dass ihr das auch wisst, als Hintergrund ist, wir haben den diesen neuen Texteditor, da haben wir den ganzen Unterbau geändert und haben das jetzt auf eine ziemlich coole Basis gestellt, das heißt, wir können auch in Zukunft da die ein oder andere Funktion noch hinterherschieben.


[18:15] Es ist für uns einfach auch strategisch wichtig gewesen, dass wir dieses Textmemo jetzt auf eine neue Ebene stellen. Für euch, ich hatte gerade schon die 16 Uhr Checkliste angesprochen, gibt's natürlich auch das Thema Besprechungsprotokoll.


[18:28] Wenn ihr sowas wie Plaud im Einsatz habt, ich weiß nicht, ob ihr das kennt, die meisten sollten es inzwischen kennen. Ja, das ist so ein Aufzeichnungsmikrofon, das kann einfach aufzeichnen.


[18:40] Da kann ich so ein Besprechungsprotokoll nehmen, eins zu eins kopieren in der Textmemo legen und dann habe ich die Besprechung in Memomeister da.


[18:48] Aufpassen, man muss halt vorher eine Einwilligung holen von allen Beteiligten und sagen, ist es okay, wenn ich diese Besprechung mit aufzeichne, dann habt ihr das da drin.


[18:56] Und wenn ihr den Prompt in eure KI so benutzt und sagt, mach mir eine Markdown-Datei mit Checklisten Items, dann habt ihr gleich die Checklisten Items in dem Textmemo und Memomeister mit drin.


[19:06] Für alle, die es automatisieren, kann man das sogar automatisieren.


[19:10] So, ähm Plaud kann nämlich kleine Automatisierungen starten.


[19:14] Aber das soll heute nicht das Thema sein.


[19:17] Ähm Onboarding haben wir schon gezeigt. Was natürlich total cool ist, in neue Mitarbeiter kommt zu euch ins Unternehmen und ihr legt ihm so eine Onboarding-Checkliste mit rein, wo er so Stück für Stück den richtigen Menschen kennenlernen kann, die richtigen Werkzeuge kennenlernen kann, die richtigen Prozesse vielleicht entdecken kann,


[19:36] dann nutzt der beim Abhaken von dem schon das Tool, dass er später im Alltag auch benutzen soll, dann habe ich gemacht, habe ich gemacht. Oh, das ist mir was eingefallen, muss ich noch was machen, notiere ich dazu.


[19:46] Also hier, das ist mega bringt mega viel diese Onboarding-Geschichten in MemoMeister mit so einer Textmemo aufzubauen.


[19:55] Und Sprach.


[19:56] Ja, einfach noch mal als als als Selbstkontrolle dann auch gerade beim neuen Mitarbeiter.


[20:00] Ja, genau. Wir hatten ja das beim letzten oder nicht das letzte Mal, aber da wo wir auch das Thema hatten beim Macher Mittwoch, hat ja auch jemand gesagt, so, ihm hat es jetzt äh schon geholfen, weil er hatte gerade äh vor kurzem neuen Mitarbeiter und zack, es ist halt passiert, dass dann das ich äh Führerschein Kopie äh nachher gefehlt hat, und das noch gefehlt hat, und hätte er das jetzt einfach so als Checkliste drauf gucken,


[20:18] Äh nochmal, nochmal abgleicht, habe ich alles und dann


[20:24] Vergiss mir.


[20:26] Es ist ja, es ist ja auch so, wenn jemand neuen Unternehmen reinkommt, dann hat so so viele Eindrücke, so viele Namen und so viele Themen, ja, da da läuft man ja immer mit so einem Zettel rum oder mit so einem Notizblock oder so und versucht sich irgendwie alles zu merken. Und ihr könnt den geistig, mental, kognitiv entlasten, indem wir sagt hier,


[20:44] nutzt doch einfach das Werkzeug, das wir vor unsere Baustellen nachher auch benutzen und dann lernt er direkt mit dem ersten Tag da damit der Umgang und seitdem sie es so elegant und einfach funktioniert, ist es ja doppelt cool.


[20:56] Was ihr.


[20:57] Man kann es, man kann es nachher lesen vor allem, ja, die ganzen Titel aufgeschrieben hast.


[20:59] Genau. Und wir kann ja auch gucken, Spracheingabe, also das, was ich vorhin im kleinen Video zeigen wollte, äh ich weiß jetzt nicht, warum das dann nicht abgespielt ist, aber das kann man natürlich auch einfach ähm nutzen und den Leuten sagen, wenn du


[21:14] manche sind halt Rechtschreibtechnisch nicht so sonderlich begabt, ja. Aber sagen, geh mal einfach rein und diktiert er doch einfach rein, was du hast. Und ich habe, ich habe auch schon ähm Leute gesehen, die der deutschen Sprache fast gar nicht mächtig waren, die dann einfach in ihrer Übersetzungs App das, was sie sagen wollten, übersetzt haben und einfach dann Copy und Paste da reingestellt haben, weil äh wenn du, wenn du Mitarbeiter hast, die es halt nicht so gut können, dann ist es auch ein wunderbarer Weg, dass die sagen, ich habe ja eine wichtige Information oder mir ist was Wichtiges aufgefallen und ich ich habe es jetzt vielleicht nur dem Azubi gesagt oder nur dem Kunden oder nur dem wem auch immer, Architekten, dem kann man die Möglichkeit geben und sagen,


[21:55] gib's doch einfach da ein. Speicher das da ein, weil wenn du das, so kannst du sogar deiner Sprache da reinmachen, weil durch die neuen modernen Tools können wir das ja sofort übersetzen lassen. Also, das ist auf jeden Fall ein mega Mehrwert.


[22:08] Und dann kommen wir zum Thema 3. Ich hatte es vorher schon kurz gesagt, habe ich vorgegriffen, die Textmemo auch als Vorlage zu benutzen.


[22:17] Das heißt, diese Vorlagensammlung, die ich euch gezeigt habe, gehen wir mal da weg, verwerfen.


[22:24] Die Formularsammlung von uns da oben auf Textmemo umstellen, die einfach mal durchblättern, euch das importieren, was euch interessiert.


[22:34] Aber, und das ist eigentlich das der spannendere Punkt, der ist zwar auch cool, aber der spannendere Punkt ist dieses aus Fehlern lernen.


[22:42] Wenn ihr mit diesen Textmemos Stück für Stück arbeitet und das, wie ich es vorher gesagt habe, immer wieder einfach ergänzt zu, hey, wir haben eine Ladeliste. Bevor wir losfahren, gehen wir einfach kurz diese Ladeliste durch und besprechen kurz, haben wir für dieses Projekt alles äh im Auto, was wir brauchen.


[22:59] Und wenn da was einfällt, dann kann man einfach in Projekt in die Ladeliste gehen und dann da noch was dazu schreiben.


[23:04] Selbst wenn ich auf der Baustelle bin und sag, das brauchen wir morgen höchstwahrscheinlich, weil aus Gründen, dann gehe ich einfach da rein und schreibt es dazu, dann wird der die Ladeliste besser.


[23:14] Jetzt habe ich ja aber nach einer Weile mehrere Ladelisten oder mehrere Onboarding-Listen und mehrere Erkenntnisse und ich kann ja dadurch aus dieser Quintessenz, was hat sich eigentlich im letzten halben Jahr bei uns in dem Bereich X oder Y oder Z getan, kann ich in Memomeister auch über die Suche hier oben super schnell finden.


[23:32] Weil alles, was in dem Textmemo drin ist, ist ja volltext iniiert und sofort auffindbar. Das heißt, ihr könnt auch eine Sammlung an Textmemos nehmen und dann sagen, lasst uns doch eine neue Vorlage da draus generieren, damit man in Zukunft mit den Erkenntnissen von den letzten Monaten eine neue Vorlage haben.


[23:50] Und das ist so so ein Feedback, so ein Regelkreislauf, wir macht was, ist soll und ist ist unterschiedlich, aber es passieren irgendwelche Dinge. Wir lernen da draußen, wir sorgen dafür, dass es Zukunft, wenn wir wieder ein Projekt oder wieder dieses Art Problem haben, wieder ein Onboarding haben oder wieder das Thema haben, dass unsere Checkliste ein kleines bisschen besser wird.


[24:09] Und da ist eine Textmemo halt unheimlich dankbar, weil ich brauche da kein PDF gestalten, ich brauche mir da keine große Aufwand machen, ich gehe einfach ein Textmemo, kopiere mir das, setze es in die Vorlagensammlung und dann habe ich das.


[24:21] Keine Nachfragen, Hashtag, keine Nachfragen, ist vielleicht ein bisschen arg hochgegriffen, aber sagen wir mal, weniger Nachfragen, erklärt das Ziel von uns, dass ihr bei euch im Unternehmen einfach weniger Nachfragen habt, sondern dass ihr die Mitarbeiter, eure Mannschaft, das ganze Unternehmen befähigt, mit den Werkzeugen, die wir zu mit zur Verfügung stellen, wir sind ja nicht die einzigen, aber mit zur Verfügung stellen, dass man einfach bei ein paar mehr Regeln, bisschen klarere Abläufe hat, eine klare Kommunikation hat und sagen kann,


[24:49] schau doch einfach danach. Ich habe es dir da rein notiert. Der Chef kann da nachschauen. Wenn es eine Gewohnheit in der Organisation wird, dann guckt man einfach rein, dann sieht man allein durch zuletzt geändert, wenn ihr Memomeister da oben ja die Einstellung habt.


[25:04] Hoppala, die Einstellung habt, zuletzt geändert, dann seht ihr ja, was hat sich denn heute geändert, dann seht ihr, die haben an dem Projekt X und an Projekt Y und Projekt Z an der Checkliste was gemacht, dann kann man da reingehen und sieht, welche Änderungen da sind.


[25:18] Das heißt, ich muss nicht nachfragen, ich muss nicht proaktiv, was, was ist denn los? Hat alles funktioniert? Und sondern ich kann sagen, wenn wir uns das angewöhnt haben, am Ende vom Tag da so ein paar Einträge zu machen, dann habe ich das.


[25:29] Und da vielleicht ein kleiner, was heißt vielleicht, ein kleiner Tipp am Rande.


[25:35] Man kann in so eine Textmemo auch einfach reinschreiben, heute lief alles wunderbar, ohne besondere Vorkommnisse, dann weiß ich zumindest, dass sie sich Gedanken gemacht haben und es nicht einfach vergessen haben.


[25:48] Ja.


[25:50] Das ist auch meine Empfehlung ganz generell, wenn ihr Foto bei der Fotodokumentation äh seid auch bei Projekten, die problemlos laufen. Viele laufen ja mit relativ wenig Problemen.


[26:05] Sagt euren Mitarbeiter am Ende vom Tag, wenn ihr am Ende vom Tag ein Bild hochladet, wo einfach auf dem Bild sichtbar ist, was er heute gemacht hat und du drunter schreibt, heute lief alles wie am Schnürchen.


[26:16] Ist das auch eine Information, die andere im Unternehmen ein bisschen Stress rausnimmt, ein bisschen sagt, okay, lief, weil


[26:24] wenn man ein Bild hochlädt, wo man drunter schreibt, lief alles ohne Probleme,


[26:29] dann muss man sich ja kurz zumindest Gedanken gemacht haben, gab's heute Probleme.


[26:34] Und dann hätte man entweder kein Bild hoch, alles lief ohne Probleme, sondern ergänzt es. Oder es tatsächlich heute ein Tag alles ohne Probleme, aber ich als Mitarbeiter, als Chef, als Projektleiter weiß dann, ich muss nicht nachfragen, weil die haben mir ja gerade berichtet, dass es heute keine Probleme gab.


[26:51] Also auch wenn ihr bei euch im Unternehmen immer wieder Themen habt, wo ihr sagt, brauche ich eigentlich nicht, weil es läuft ja.


[26:57] Überlegt euch, ob ihr nicht sagen wollt, am Ende vom Tag ein, zwei Bilder mit der Beschriftung, läuft, alles lief ohne Probleme, hilft auch hier.


[27:06] Genau, hatte ich vorher schon gesagt, unabhängig von dem Textmemo an sich, könnt ihr natürlich immer sagen, ich möchte, dass dieses Textmemo eine Aufgabe wird. Ich möchte es


[27:17] äh es blockiert gerade, weil der Architekt irgendwas tun muss. Und ich möchte, dass es bis Ende dieser Woche erledigt wird und ich weiß es jetzt dem äh Markus zu.


[27:28] Dann ist dieses ganze Textmemo jetzt quasi im Verantwortungsbereich von Markus gelandet und der weiß, okay, ich muss hier was tun.


[27:38] Das heißt,


[27:40] das hier ist feingliedrigere, lebende Checkliste und das hier ist das Thema, wir müssen das hier noch erledigen bis dahin, sonst fällt uns das voll auf die Füße.


[27:51] Also das ist quasi organisatorisch


[27:54] mit mehr die Metaebene und das hier ist die feine Detailebene, wo ich sag, die muss ein bisschen leben können, die muss atmen können, da gibt's mal Ergänzungen, da fällt mal wieder was raus.


[28:06] Und das in Kombination sorgt halt am Ende dafür, wenn ihr ein Projekt eine Rechnung schreibt, dass ihr sagen könnt, wir gucken mal schnell rein, ist in der Checkliste eigentlich alles abgearbeitet, ja, dann kann ich sagen, die ist erledigt und dann passt es auch.


[28:19] So.


[28:20] Das war quasi das Textmemo, das Update, das wir dazu haben.


[28:25] Wir haben 12 Uhr, wir haben Punktlandung, hat sich doch gelohnt, dass ich ein bisschen schneller geschwätzt habe.


[28:31] Wenn ihr jetzt Fragen dazu habt, haben wir jetzt den offiziellen Teil beendet und dann könnt ihr gerne mit euren Fragen zu diesem Thema oder zu jedem beliebigen anderen Thema kommen und ähm dann


[28:44] Ja, das ist, dass ich einen coolen Podcast macht, das kennt ihr wahrscheinlich alle und dass man da mal reinhören sollte, ist auf jeden Fall eine Top Empfehlung.


[28:53] Und vielleicht genau am Schluss noch hier Ende September, 23. September kommt.

Aktualisiert am: 20/08/2026

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